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管理組合の運営

建物の維持管理

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管理組合の運営

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管理組合の運営

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管理業の委託

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管理組合の運営

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大規模修繕工事

エレベーターの改修工事に1700万!!

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住まいのトラブル

管理組合の運営

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建物の維持管理

大規模修繕工事

大規模修繕について

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管理規約

管理業の委託

管理人の有給休暇

64

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機械式駐車場を3段式から2段式とする提案は特別決議ですか?

建物の維持管理

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

機械式駐車場の更新に際して、空きパレットを最小限にするため、機械式駐車場を3段式から2段式とする提案を普通決議で総会に提出しました。
ところが、総会において、一部住民より機械式駐車場の仕様変更(3段式⇨2段式)は「特別決議」が一般的であり、「コンメンタール マンション標準管理規約」にも機械式駐車場更新で台数が変わる場合は「特別決議」と明記されているとの事です。
上記の発言で総会は大混乱となりましたが、総会では賛成多数で「普通決議」で決議はしましたところ、一部住民は決議の無効を主張し臨時総会の開催を要求されています。
ついては、機械式駐車場の仕様変更(3段式⇨2段式)が「特別決議」で決議されるべき議案であるのか否かを教えてください。

バイク置き場の契約は賃貸の方まで認めてますか?

管理規約

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

おせわになります。
理事をやっております。

マンションの駐車場は4台しかなく
区分所有者専用で賃貸には貸し出してない状態です。
でも、自転車は、区分所有者&賃貸もOKとなっております。

そこで住民の中で、区分所有者以外の賃貸の方からも
最近バイクを置きたい人が増えてきております。

車よりの考えでは、区分所有者専用のみOK
自転車よりの考えでは、区分所有者と賃貸もOK

賃貸の方からのバイクの置き場使用は。。。。OK・NG?
規約では月極の金額のみで、現在どこまでOKでよいか理事会で迷っております。
ご意見頂けると幸いです。。。

マンション管理における機械式駐車場の長期修繕計画のトラブルについて

大規模修繕工事

建物の維持管理

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

2021年10月現在で、マンション管理組合の理事長です
当マンションは、39戸で2006年に建設し15年目
機械式駐車場が23台分(3段4棟、3段5棟の2台)設置
マンション管理は、管理委託会社(A)に任せており、建設当初から、Aよりマンション管理組合あて、2036年の時点で、2,300万円を計上した長期修繕計画書が提出
2018~2019年にかけて機械式の長期停止トラブルがあり、2019年に300万円を掛けて、電気系統の緊急工事を実施
その後、機械式の管理会社(B)→Aあて「今後、機械式のチェーン交換が必要。修理費は800万円程度必要。」との提案あり
機械式の高額修理が続く可能性があり、A→Bあて、「今後、2045年まで、機械式の管理コストが、機械式の建替えを含め、15,000万円程度必要。」との見積が提出
また、長期修繕計画もよく確認すると、機械式の修理等で2026年に2,300万円の経費を支出すると、マンション全体の修繕積立金が-3,000万円程度になり、何も修繕積立がされていないことが判明
先日、住民説明会で、「機械式の経費が、2,300万円→15,000万円になった」旨説明したところ、住民側より、「マンション建設会社とAに責任を認めさせ、機械式を立て直しささせ費用を負担させろ。認めないなら弁護士等に依頼して裁判しろ。」とのこと要望を受けています。
本案件は、現実的に裁判等起こすべきものでしょうか?
仮に、裁判を起こした場合、マンション建設会社とAに責任を認めさせる可能性はあるでしょうか?
仮に訴訟を起こすとして、どの程度の費用が想定されるでしょうか?
同じような裁判判例はありますでしょうか?

機械式駐車場の電装部品交換

大規模修繕工事

建物の維持管理

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

築9年のマンションで、立体機械式駐車場の修繕工事の見積もりを管理会社から提示されています。
以下の経緯ですが、私自身は細かい技術面の話が分からずとても困っています。

電装部品のみの部品交換で1台40万円程度の交換工事という内容で、車は全台を順番に一週間程度移動させるといった大掛かりな工事になるようです。
電装部品は耐用年数が5年のものが多いと思いますが、現在の定期点検では特に不具合が頻発しているわけではありません。管理会社からは、電装系は消耗や劣化は検査などで交換すべき時期は分からず、止まってしまうと独立系の会社では部品が手に入らずに車の引き出しや稼働再開に時間を要する可能性があり、実施しておくということを勧められています。
交換部分は、落下防止装置・リミットスイッチ・ゴムスイッチ・光電センサー・ゲートワイヤー・ゲートワイヤー吊りボルト(モーター、シーケンサ)、基盤・インバーターとの記載です。
お詳しい方やご経験者の方で、以下についてお知恵をお借りできませんでしょうか。

①電装部品系の工事は、車を出して全台部品交換するといった工事が一般的なのでしょうか?
②上記の交換部品は、劣化状況に関わらず9年目程度では全て一括で交換しておくことが妥当なのでしょうか?(不具合が出た箇所のみ工事していくのでは、車が取り出せなくなったり駐車場が長期間使えなくなるなどといったリスクが高いのでしょうか?)
③この電装部品の工事で1台当たり40万円というのは妥当なのでしょうか?

掲示物の承認

住まいのトラブル

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理会社が作成した掲示物を理事会が承認するのはなぜでしょうか?
承認できる根拠は規約などにあるのでしょうか?
どこのマンションでも管理組合名などで生活音の相談、ベランダでの排水など禁止行為の注意喚起文書を掲示されていると思います。

特に禁止する根拠が曖昧なベランダでの排水などへの注意喚起は気になります。
単に管理会社が作成した掲示物を管理者として承認しているだけなのでしょうか?承認する際は決議も必要になるのでしょうか?
理事会の決議事項にもないし、よくわからなくなりました。

理事会決議での委任契約解除について

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

当マンションではマンション管理士、税理士を理事会決議において解約しています。委任契約の際は勿論総会決議を行っていますが、その決議に用いた契約書「期間内であっても甲において総会もしくは理事会において解約の決議があった場合もしくは信頼関係を著しく・・・」の条項に基づき理事会で決議し通知を行っています。相手先はどちらも個人事務所ではなく、管理士はNPO法人〇〇マンション管理組合連合会でしたが何ら問題もなく処理されています。なお年次総会では解約を活動報告し承認もされています。解約に総会決議を必要とするのは解約項目に理事会決議が明示されていない場合と思われますが、皆さまの管理組合では如何でしょうか?

専有部同士の漏水工事の調査費用を組合にあてるの?

建物の維持管理

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

素朴な疑問です

漏水箇所は専有部内台所下のエルボー配管 各世帯の水道弁以降は専有部なので
→止めたら漏水は止まりました
→管理会社立会

漏水なので下の階の専有部に被害

なので、、、、
上階 専有部→ 下の階 専有部の
専有部同士の同氏の保険やり取りと思いましたが。。。

管理会社より
配管のピンホール部修繕は専有部者
調査費用は管理組合対応、調査費で保険会社に請求
まずは組合で立て替えて下さいとの事

組合は専有部間なので、管理会社がメインで工事する場合は
ご自由にどうそのスタイルでした
注文書は交わしておりません

あれ????疑惑です
これ合ってますでしょうか?
私は専有部→専有部なので全部当事者間の争と思っております。

共有財産(専用庭樹木)の処分

建物の維持管理

管理規約

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

お世話になります。 
修繕積立金不足解消のため、管理費削減に奔走しているところです…

当マンションの専用庭には分譲時から樹木が植えられており、その管理にマンション全体の植栽管理費の半分が使われています。
この共有財産である専用庭樹木の伐採について、以下2点についてお教えください。

① 専用庭の樹木は分譲時に緑化基準を満たすために植えられたと思われますが、現状、専用庭は隣接するマンション・戸建て住宅の裏(主に壁)に面しており、マンションの外から見えず、マンションの景観に寄与する資産価値とはいえないと考えられます。この考え方に問題はあるでしょうか?

理事会で専用庭使用者を対象にアンケートを行った結果、半数「目隠しのため伐採反対」、半数は「伐採希望」でした。
「目隠しのため」という個人の利益のために管理費を充てるのは、財政難のなかやはりおかしいと理事会で意見が出て、
管理組合としては基本的に伐採、
伐採反対の住戸については、樹木を私有財産にしてもらい、費用負担してもらう(剪定等は共用部と同時に行う)
という方向で総会議案を検討しては、となっています。
② この専用庭樹木を
伐採(共有財産の処分) または
共有財産→私有財産
するにあたり、法的にクリアにしておく問題はあるでしょうか。

どうぞ宜しくお願いいたします!

理事会の録音について

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

先日の理事会で、理事会の録音は禁止、との通達がありました。議事録を作成しているのは管理会社、その議事録を理事長が承認になるので、録音は必要ない、が理由でした。ただ、それでも、会議の意見の真意と議事録の間違いは発生する可能性があるので、エビデンスとしては必要かと思いましたが、どうも、管理会社はかなり強硬な姿勢でした。というのは、理事会の司会を管理会社が行っており、司会者はかなり録音に関してはかなり強硬に反論していました。これって、録音が管理会社にとって、管理会社側の論理でしょうか。理事の一人からは自由に意見が言えなくなる、との意見もありましたが、組合員の中での話なので、組合員全員がオブザーブ可能であり、残されたら困ることを言うことに、疑問を感じますが。いかがでしょうか。

理事会の書面決議

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

理事です。コロナのため、理事会を書面決議にて行うと管理会社から理事長経由で連絡がきました。
規約には理事会の書面決議について規定がありません。
(総会については全員が賛成すれば行うことができるとあります)
そもそも理事会を集まらずに行ってよいのかわかりません。

長期修繕積立金の見直し(修繕委員)

その他

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    タワー型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

みなさま、お世話になっています。m(__)m
築6年目、150超住戸と商業施設1つの、複合型タワーマンションです。
22階建て、内廊下でもないので、私的には「なんちゃってタワマン」と思っていますが、大規模修繕となったら大変だろうな・・と心配です。

分譲時にいただいた計画表では、次期(7期)に修繕積立金が上がることになっています。
具体的な数字をご覧ください。m(__)m
※月額です。
1~6年  住宅合計 ㎡単価77.3円
      商業施設合計 ㎡単価47.5円
      合計 ㎡単価72.8円
7~12年  住宅合計 ㎡単価170.9円
     商業施設合計 ㎡単価111.0円
      合計 ㎡単価161.7円
13 ~18年 住宅合計 ㎡単価212.8円
     商業施設合計 ㎡単価121.0円
      合計 ㎡単価198.7円
19~24年  住宅合計 ㎡単価235.8円
     商業施設合計 ㎡単価121.0円
      合計 ㎡単価218.2円
25~30年  住宅合計 ㎡単価280.9円
     商業施設合計 ㎡単価121.0円
      合計 ㎡単価256.3円
13229.96㎡のうち、商業施設は2033.32㎡です。

「修繕委員」に就任したのは3名です。
修繕委員が理事会に「1名、修繕委員に就任して欲しい」と申し入れたところ、「理事は兼務しない。建物担当理事が打ち合わせには出席する。」・・と決まったようです。
管理組合の役員は理事7名、監事1名体制で、どのような役職があるかさえ知らされていませんが、おそらく建物担当1名、町内会担当は2名だと思います。あとは何かな?

管理会社の長期修繕計画案見直し業務は別契約。これまでの会計処理を考えると、外部専門家にご依頼した方が安心?という気はいたします。
当該計画案作成の他、何をするにも費用がかかりますが、細則を定めた方がいいのでしょうか。
皆様のマンションでは、長期修繕積立金の見直しに際し、専門委員会を設置されましたか?
任期、広報等、どのようにされていましたか?
お気づきの点、ご教示いただけることがございましたら、よろしくお願いします。m(__)m

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は、郵便法上問題はありませんか?管理会社のスタンスにも問題は生じませんか?個人情報の漏洩とも絡めて疑問を禁じえません。

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は、郵便法上問題はありませんか?管理会社のスタンスにも問題は生じませんか?個人情報の漏洩とも絡めて疑問を禁じえません。

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は、郵便法上問題はありませんか?管理会社のスタンスにも問題は生じませんか?個人情報の漏洩とも絡めて疑問を禁じえません。

住戸内の消防設備点検について

建物の維持管理

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

当マンションは「共同住宅用 自動火災報知設備」を設置のため
管理室よりの遠隔点検を行なって来ました。
点検会社が変わり、住戸立入りの点検を実施しました。
遠隔点検で十分なのではないのですか?
又、この遠隔点検は住戸内の全ての部屋の点検を網羅しているのでしょうか?
実地点検は不在も多いですし、全部屋に立入れるかも不明なのに、実施したと記録されることも、考えられます。

管理費徴収金の間違え(?)の処理方法について

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

理事です。当マンションの管理費徴収額(a)は、専用面積割り(b)+町内会費(c)+インターネット接続料(d)で、町内会費とインターネット接続料は、各区分所有者同額です。徴収額(a)はマンション当初から変わっていません。面積割りの単価は購入当初はどの区分所有者も同額でした。プロバイダーの入れ替え等で接続料(d)は約7割程度に下がっています。特段管理会社から徴収金の減額の提案もありませんし(担当者に変更しないの?と口頭で聞いたような気がするだけです。そのような内訳になっていることも知りませんでした)、財政的な利点も考えて管理費徴収金額は減額しないのかなと思っていました。結果的、インターネット接続料が下がった分だけ、面積割りに(b)上乗せされています。その結果、面積割りの単価が、専用面積ごとにばらばらになっており、一番安価な単価で修正すると、マンション全体で約10万円/年ほどの違いとなっており返金が必要です。過去のトータルでは100万円を超える金額となっています(当方の指摘で気が付いたようですが、担当者はまだ理解していません)相談ですが、①臨時総会を開催し説明。現在の徴収金の減額変更(面積単価を同じ)を行う。②差額分を返却すべきと思いますが、毎年決算(監査)報告しているので返却しないでよいのか?管理会社に対応はと投げかけていますが回答はありません。
放置していると、差額が大きくなるばかりです。

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は

その他

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は郵便法上問題はありませんか?またマンション管理会社の行為としても問題はありませんか?

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理人が管理費の督促状を個人のポストに投函する行為は郵便法上問題はありませんか?またマンション管理会社の行為としても問題はありませんか?

マンション自主管理について

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

賃金アップ等の理由により、管理委託を打ち切りする管理会社があると、聞いています。儲からなくかったから、止めますとは理不尽で、管理会社の責務も感じられません。(管理が難しいマンションほど切られるような気がします)。管理組合として、対抗する方策を考える必要があるともいます。上手くいっている自主管理(自主管理上の工夫)とか、管理会社への対抗方法とか、何かできないでしょうか?ちなみに当方のマンションは、管理会社お任せですが①複数者競争による委託費を削減②管理会社経由の見積もりよりも大幅に削減③マンションに移住する方から備品の寄付④ボランテァの募集とか。(管理会社からの提案無しです)

総会決議事項と思うが、どうかをお尋ねします。

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

大規模修繕工事で、総会の決議を経てコンサル会社が決定して、進めているが、新理事会が突然コンサル会社に解約通知書を出すと組合員通知してきた。 解約は、総会に諮って決めるものと思っているが、理事会独自で通知書を出すことができるのかとの疑問を持っています。どうかお教え願います。

修繕費や設備の更新費用が法外に高いが・・・

建物の維持管理

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

設備の管理費や修繕費、その他のサービスについて、管理会社が持ってくる案件は法外に高いことが分かってきました。管理会社はだいたい3社の見積りを理事会に提出します。1社は安く、残りの2社は高額です。管理会社は「A社が頑張ってくれましたのでA社で進めたいのですが」とA社を勧め、理事会メンバーには相場観がないので「A社は安いな」と思ってしまい承認します。
昨年から管理会社が持ち込んだ案件は理事会でも独自に見積りを取るようにしました。すると、安いと思っていたA社の見積りが、理事会で取得した見積りの中で一番高いものよりも1.2倍から1.5倍程度、一番安いものと比較すると最大2倍程度高いことが判明しました。管理会社の取り分(マージン、リベート等)が含まれているためこのようなことになっているようですが、そもそも管理会社が見積書の金額をつり上げ、自社の利益のために管理組合に損害を与えることが許されるのでしょうか。(管理会社はマージンを取っていたことは認めましたが、金額は明らかにできないと言っています。)
私は下記の理由で許されないと思っていますが、どこが間違っているのでしょうか。
・共用部分を管理する責任は区分所有者(管理組合)にある。
・管理組合は共用部分の管理のすべてを管理会社に委託している。(全部委託しています。)
・管理会社は管理委託費を受け取り共用部分の管理のすべての受託しているので、管理組合と同じ価値観や基準に基づいて行動せねばならず、管理組合が共用部分の管理において通常選択しないようなこと(管理組合の不利益になること)は行ってはならない。常に管理組合の利益を考え業務を遂行しなければならないので、管理会社が自社の取り分を確保するために見積金額を膨らませ、管理組合に請求することは不可。
・管理会社が業者から見積書を取り付け、管理組合に提示する業務についてはタダ働きではなく、事務管理業務費として支払っている。
・管理会社が事務管理業務費を受け取りながら見積書の金額を上乗せしマージンを取る行為は、二重取りにあたり違法。

330%値上げ 修繕積立金

大規模修繕工事

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理会社から、第一回大規模修繕工事の実施時期検討の最終段階で、改訂した長期修繕計画表とともに330%の修繕積立金値上げ案が示されました。この値上げを受け入れるのは現実的に厳しいので、工事費を削減したり、管理費の値下げの可能性を考えてみたり、理事会で対応策を模索しています。

対応策のひとつとして、工事時期の延長を検討しています。2009年竣工のマンションで、来年が12年目になります。大規模修繕工事は、13年目までに実施しなければ、建築基準法第12条に違反することになり、場合によっては罰則も適用されるのでしょうか?

https://www.teikihoukoku.net/gaiheki-zenmendashin/

工事の延期で費用の削減を考えているのですが、この部分がボトルネックになっています。例えば、2年間延長できれば、少なくとも1000万円以上の費用捻出効果があるので、可能性があれば延期できないかと考えています。

どなたか詳しい方がいらっしゃいましたら、お知恵を拝借できればありがたいのですが。。。

機械式駐車場の更新で台数が変更の場合は特別決議でしょうか?

建物の維持管理

大規模修繕工事

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    単棟型
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    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

私共のマンションは約100台の機械式駐車場があり上段は満杯状態となっていますが、中下段は稼働率は50%以下で、全体としては約60%の稼働率で、空きパレットが40台近く有ります。

理事会としては機械式駐車場の更新に際して、空きパレットを最小限にするため、機械式駐車場を3段式から2段式とすることで稼働率を90%近くまで引き上げる提案を今期の総会で出しました。

理事会での会合では、管理会社より駐車場の台数変更については「特別決議」で提出するようアドバイスがありましたが、台数変更には管理規約の改訂は必要なく、かつ「著しい変更」には該当しないと判断したことから、「普通決議」で提案しました。

ところが、総会において、一部住民より機械式駐車場の仕様変更(3段式⇨2段式)は「特別決議」が一般的であり、マンション管理のバイブルと言われている?「コンメンタール マンション標準管理規約 :稻本 洋之助 (著)」中に機械式駐車場更新で台数が変わる場合は「特別決議」にすべきであると明記されているとの事です。

実際にその本を掲げ追及されたところ、管理会社のフロントマンまで「特別決議にすべきものと指摘しましたが理事会が無視しました」と発言し大混乱となり「普通決議」で決議はしましたが、一部住民は決議の無効を主張し臨時総会の開催を要求されています。

ついては、機械式駐車場の仕様変更(3段式⇨2段式)が本当に「普通決議」で決議されるべき議案であるのか教えて頂ければと思います。

ただ最近の車離れによる駐車場の使用台数減は一般的な傾向でありますことから、平面化工事が「特別決議」であることは国交省のガイドラインでも明確ですが、機械式駐車場の仕様変更(3段式⇨2段式)まで「普通決議」との主張には納得出来ません。

総会に業者を呼ぶか

管理組合の運営

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  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

防犯カメラを付けたい、インターネットの全戸一括契約をしたい、高額な設備を交換したい、等で多額の出費がある場合、総会に諮ると思いますが、その際に、普通業者も呼ぶものですか?
議案書にはなぜ必要でなぜその業者を選んだのか詳細に書かれており、理事はほとんどが説明できます。住民向けの説明会も開催しました。
業者が総会の場にいる必要はないと思うのですが、皆さんのマンションでは総会の席に業者が控えていますか?

コロナ下での定期総会の開催の手順

管理規約

管理組合の運営

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    2001年〜

マンション管理組合の役員を務めていますが、コロナウイルス対応として理事会が開催できないことから5月の定期総会は中止となりました。

確かに理事会すら開けない状況のため現在の役員が暫定的に延長することになりました。
ただ役員の皆様(私を含め)からは最大3ヶ月の延長は我慢するがそれ以上なら全員退任するとのことです。。

従って8月には万難を排して定期総会を実施する必要がありますが、350名の組合員がいて毎年100名程度の出席があることから、マンションの集会場のスペースでは開催できません。
また理事会が開けていないので総会議案書は未だ出来ていません。

このような状況でどうのように定期総会を開催すればよいのかアドバイスをお願いいたします。

監事に役割と権限

管理組合の運営

管理組合の会計

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    2001年〜

今年の6月から監事を担当しております。

「管理組合の業務の執行及び財産の状況」を確認するため過去の資料を確認したところ、大きな疑惑が発生しました。

疑惑とは昨年実施した大規模修繕修繕で1000万円を超える支出項目があり。
具体的には大規模修繕の項目に無い「応接セット」を前期の最後の月(5月)に発注され、10月に入荷1000万円の支出があったので、理事長宛(前期から継続して理事長)に下記の様な質問状を提出しました。
(1)大規模修繕に無い項目の応接セット更新を、前期の最後(5月)に発注しているが、何故大規模修繕項目に乗せていなかった?
→応接セットの更新内容、金額が不明だったので項目に入れていなかった。
(2)何時から応接セットの必要性を認識していたのですか?
→大規模修繕の当初から認識はしていた。
(3)見積りが提出されたのは何時ですか。
→本年5月です。
(4)規約にも、原則相見積りとなっているが、高額な見積りにもかかわらず相見積もりをとらない理由。
→発注した店しか高品質の応接セットが無いため。

監事である私の質問状に対し、上記の様な誠意の無い回答なので、理事会に出席し追加質問を行いました
(a)大規模修繕項目に無い項目の大規模修繕からの出費は規約違反
(b)国産なら200万円の応接セットに1000万円を支出するのは不適正な行為
(c)規約に違反し相見積もりを取らないのは規約違反
(d)高額家具を5月に見積り徴収し当月に発注する事は悪意を感じる
等々の質問をしたところ、前期理事会で全会一致で決議し、前監事も了解した事案で、今期理事会で議論する内容では無いと議論を打ち切られました。

また管理規約41条に基づき臨時総会の開催を要求したところ、法令違反に相当する不正行為の明確なエビデンスが無いので臨時総会の開催は拒否されました。

(追伸)
理事長(前期から再任)からは、前期(2018年6月〜2019年5月末)の案件で今期理事の職務権限の範囲外と言われています。
しかしながら理事会の業務年度は6月〜翌年5月末、会計年度は4月〜3月末、となっていますので、本年5月末の発注は会計年度では今期となりますので、私が監事として意見できると考えていますが、この様な判断は正しいのでしょう?

管理会社より来期の委託業務費の大幅値上げの要求が来ています。

管理組合の会計

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理会社より来期の委託業務費の大幅値上げの要求が来ています。
昨年までは剛腕の理事長が10年以上に渡って業務委託費は値下げを管理会社に要求し、当初60百万円(税抜)であったものが今期は40百万円(税抜)まで下げていました。
(前理事長は退任し、引っ越しをされました。)

ところが事理長が替わった途端、管理会社が手のひら返しで40百万円(税抜)から55百万円(税抜)への大幅値上げを要求してきました。
内訳として大きいものは、一般管理費が2百万(5%)から11百万円(25%)への9百万円の大幅値上げ、事務管理業務が3百万円から6百万円と3百万円の3百万円の大幅値上げです。

上記値上げ幅が認められなければ、管理を辞退するとまで言われており対応に苦慮しております。
確かに最近人手不足で人件費の値上げ分については理解できますが、過去の10年間の値下げ分を、人手不足を理由に強引に値戻ししようとする管理会社の姿勢には納得が出来ません。

理事会は輪番制の素人ばかりで、管理会社の変更は負荷が高く難しく、どの様に対応すればよいか皆で戸惑っている状況です。
この様な場合には皆様はどのように対応されるか教えていただければ助かります。

善管注意義務違反で理事長を訴える場合の良い方法を教えてください。

その他

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

最近の夏の暑さと少雨(夕立が無い)により、マンション内の植栽が弱っておりますことから、人による水遣りに代わって、自動散水装置を設置することを決めました。

ところが新しい理事長は経費節減で人による水遣りを止め、更に散水装置の設置も中止しました。
(毎月の水道代が増えることに猛反対で、過去10年以上自然降水だけで十分だったとの考えで誰も反論出来ません。)

このままでは最近の夏の暑さと少雨で多くの植栽が枯れると思われますので、お灸をすえるという意味で理事長を善管注意義務違反で訴えたいと思います。

ただその場合の訴訟費用は訴えられる理事長は理事会持ちで、訴える我々は自費では割りが合いませんので、理事長にお灸をすえる何か良い方法はありませんでしょうか?

ちなみに理事長はくじ引きで当たっただけですので、不信任で解任されることは大歓迎だと公言しており、他の理事も理事長をしたくないので、不正行為が無ければ理事長の好き勝手にやらせるつもりです。

「自力救済」違反について

その他

住まいのトラブル

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    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

新たに賃貸で入居された居住者の方が駐輪場を使っていますが、入居以来8ヶ月以上使用料の支払いがありません。
私達のマンションでは、駐輪場等の共用施設の使用料は銀行引き落としとなっており、駐輪場未払いの居住者も入居の際に銀行口座の設定をしましたが、判子が相違するとの事で現在迄引き落とし口座の設定が出来ていません。
(電話、インターホン、手紙で連絡しようとしても連絡が取れません。)

この為、先々月、使用料の不払いによる契約解除を文書で通知し、先月中にマンション外に移動するよう要求しましたが、居住者からは相変わらず返信はありません。
この為、不法占拠自転車を共用部の別の場所に移動し、チェーンで固定する様に管理会社に指示しましたところ、管理会社からは、自転車の移動、チェーンでの固定の何れの行為も「自力救済」違反で違法行為と言われて動いてくれません。

私達理事会では不法占拠自転車の廃棄は「自力救済」違反と認識しておりますが、マンション内の移動、チェーンでの固定迄も「自力救済」違反と言われると、規約義務違反者に対抗する手段がありません。
この様な使用料を払わない規約違反自転車を撤去する何かいい方法はないのでしょうか?
この場合、警察に言っても無駄でしょうか?

総会決議無しで細則の改訂は違法では?

管理規約

管理組合の運営

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    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

今年の総会で駐輪場の増設と運営の変更が下記の様に決議されました。
① 敷地に10区画の駐輪場を増設し、160⇨170区画に変更します。
② 新設する駐輪場10区画の使用者決定は管理組合に一任する。
③ 毎年の更新時期に、管理組合の判断で駐輪場の自転車の置き換えを実施。
等が提案され、特別決議として承認されました。

議案書には仕様細則の改訂とは記述されていなかったにもかかわらず、駐輪場使用細則が大幅に改定され、全戸配布されましたが、上記①〜③以外の多くの項目が追加されていました。

例えば
(1)使用料の滞納が半年以上の場合は解約
(2)子供用自転車は原則駐輪場利用禁止で各戸玄関
(3)新設駐輪場はチャイルドシート付自転車限定
また区画数も議案では10区画増設にもかかわらず、実際は12区画増設で172区画となっています。

私は下記疑問点を理事会にぶつけたところ下記の様な回答がありました。
(a)総会で駐輪場細則の変更が提案されず細則の変更は規約違反?
➡︎細則にすることは敢えて議案書に書く必要はない。
(b)利用制限等提案されていないものを細則化するのは規約違反?
➡︎理事会の裁量の範囲
(c)総会議案区画数170⇨172への変更は違反?
➡︎理事会の裁量の範囲

上記のように私の指摘に対し理事会は自らの誤りを認めようとはせず、次回総会で関係細則の承認議案を提出する必要は無いと言っています。
更に実害が無いものを手続き論で騒ぐのはクレーマーだと言われ、今後はクレーマーは相手にしないとまで言われました。

このような場合泣き寝入りするしかないのでしょうか?
今後、どの様に対応していけばよいのか教えて頂けないでしょうか?

一般管理費が13%、管理報酬が7%の計20%の管理費は高過ぎませんか?

管理組合の会計

管理組合の運営

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    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理会社より来期の委託業務費(案)が理事会に提示されました。
組合運営業務費、保守点検業務費、管理員業務費は特に問題無いとは思いましたが、一般管理費が13%、管理報酬が7%と計20%には違和感がありました。

複数の理事からも疑問視する声が出ましたが、管理会社より常識的な数字との説明があり、理事長からも昔からの数字で問題無いとの話がありました。
複数の理事からは納得出来ないとの指摘があったことから保留となりました事から質問させていだだきます。

(1)一般管理費が13%、管理報酬が7%と計20%には高過ぎると違和感がありますが、マンション管理業界では普通なのでしょうか?
(2)管理報酬との言葉は初めて聞きましたが、マンション業界では管理報酬を徴収するのは一般的なのでしょうか?
(3)管理会社に一般管理費、管理報酬のパーセンテージ見直しを要求するのは非常識なのでしょうか?

宜しくお願いいたします。

ZOOMを使っての理事会開催についての問題点

管理規約

管理組合の運営

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    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

最近のコロナ騒ぎでZOOM等を使って理事会を開催しているところが増えているのは理解できますし、私のマンションでも3月からZOOMを使った理事会を始めました。

私のマンションでは6月に定期総会が開催されますので、先週のZOOM理事会で議決権行使をZOOM出席者も議決権行使者と認め議案可決しました。

私から重要事項の議決権行使は出来ないのではと質問すると、理事長からは管理規約でZOOM等での出席は通常出席との国交省コメントがあるので問題は無いとのことでした。

さらに理事長からは今後は恒久的にZOOM理事会で議決権行使を続けていくと言われましたが、今のZOOM理事会は以下の問題があります。
(1)無料版のZOOMなので40分毎に切れ再接続に時間がかかります。
(2)ZOOMを使えない一部役員は通常通り出席しますが、ZOOM出席者との意思疎通が図れません。
(3)理事長等数名は個人のノートパソコンと無線LANを持参しZOOM出席者同士で話していますが、通常出席者は全く話が見えません。
(4)理事会で議決権行使で賛否を取る場合にZOOM出席者の賛否が見えないので、通常出席者が理事長のパソコンで確認しなくてはなります。
(5)上記のような問題があり、議決権行使がある場合には通常の理事会の倍以上の時間がかかっています。

上記の(2)の問題を指摘したところ、ZOOM対応のPCが無ければスマホを持参してスマホで参加するように言われましたが、その場合の通信費は役員個人負担とのことです。

このように現状のZOOM理事会は問題が多いことから、来月の定期総会で「ZOOM理事会の導入」を議案に追加し、ZOOMのインフラを整備するように進言しましたが、世間一般では普通にZOOM理事会が行われており、総会決議は不要との見解でした。

ただコメントを見ると「理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる。」とあります。
もしZOOM理事会へ移行するのであれば、総会で住民に周知し、管理規約を変更し、最低限のインフラ整備をするべきだと思いますが、理事会メンバーは聞く耳を持ちません。

世間一般のZOOM理事会でも総会決議を経ずにこのように一部不利益を得る理事を無視したような運営をしているのでしょうか?

水道料金滞納者に対する給水停止の規約作成

管理規約

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

はじめまして、マンションの理事長をしていますが、現在約2年間に渡り水道料金の滞納を継続している占有者がいます。(賃貸での入居者)
約2年前に入居して最初の水道料金請求額が約12000円前後で、その請求に対しては6000円位支払いをしただけで、それ以降一度も入金が有りません。

裁判を起こして確定判決ももらっていますので近日中に強制執行を予定していますが、恐らく財産の差し押さえは難しいと認識しています。 

確定判決後は嫌がらせのように、恐らく水道を出しっぱなしにしているようで、9月の水道料金(減免申請されています)が5万以上になっており、先日11月請求分の検針をしたところ8万を越えています。

そこで、マンションの規約に水道料金の滞納者に対して給水停止をする事を明記したいのですが、どの様な文面が良いのでしょうか?

給水停止を行った場合、最悪は管理組合が賠償請求の対象になることも承知しています。
ただ、相手は全く支払いの意志はなく、話し合いにも応じず判決も無視しています。
おまけに、水道料金は前回が5万、今回が8万、このまま垂れ流しを放置するわけにはいけません。仮に訴訟になってもしょうがないと考えています。電気、ガスは滞納すると止められるので支払いをしているようです。

この様な悪質な水道料金の滞納者に対しては、管理組合は水道の給水停止を行う。との内容で
規約を作りたいので教えて下さい。

質問者には結果も報告してもらいたいのですが・・・

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

色んな助言を受けて感謝している質問者も多くいると思います。 主にどの助言が有効で問題解決に役立ったかの結果報告もお願いしたい。

その為の専用の記入欄があれば書いてもらいやすくなると思ったのですが、皆さんいかがでしょうか?

最高裁の判決について

その他

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

現在は不動産系の大手管理会社ですが、人件費高騰を理由に大幅値上げの要求があったことから、管理会社のリプレイスを検討しております。

数社を比較検討したところ独立系管理会社が同じスペックでも、大幅に安い値段を出して頂いたことからリプレイス先の本命としようとしていたところ、現管理会社より独立系管理会社について、下記の記事の提供がありました。

「管理組合理事長を相手に、名誉・信用が毀損されたと、などとして管理会社・〇〇が理事長個人に一千万円の損害賠償と組合員への謝罪文の送付等を求めた訴訟で最高裁は十月九日、〇〇側の上告申し立てを受理しない決定をしました。
 一審・二審ともに〇〇側の敗訴に終わっており、今年二月の広島高裁判決が確定することになります。
 今年二月の高裁判決によれば、〇〇は管理組合理事長名で配布された臨時総会議案書添付書類に記載された「不明経理が発生している」「訳のわからない金の流れ」などの表現」で、「会社の名誉・信用が毀損された」などと主張したが、資料に記載された内容・表現には違法性はみられませんでした。 」

上記の記事を独立系管理会社に提示したところ、事実無根のフェイクニュースだと強く否定されましたが、ネットで調べると同様の記事が複数あります。

https://ameblo.jp/a11079244/entry-12243942783.html

https://blog.goo.ne.jp/arthouse-mansion/e/315298c84ab845699992390bab4bf6b1

https://www.sutekicookan.com/合人社計画研究所

もし上記記事について知っている方がおられましたら、真偽並びに事実関係を教えて頂けないでしょうか?

新たな長期修繕計画の作成は総会決議の筈ですが!

管理組合の会計

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

昨年に1回目の大規模修繕が終わりました。

来月実施予定の総会議案が事前に配布されましたので議案書を確認したところ「新長期修繕計画の件」とあり、既に長期修繕計画が作成されその結果を踏まえ来期より修繕積立金を値上げするとの内容でした。

お金おかけ長期修繕計画の見直しを実施するには「総会決議」が必要な筈なので、理事会に質問状を送ったところ、「大規模修繕の一環として実施したものなので総会決議は不要」との回答を貰いましたが納得出来ません。

私としては総会の決議を経ないでの長期修繕計画の作成は違法だと思いますので、この議案を提出する事自体がダメだと思います。

総会で既に完成した長期修繕計画を後追い承認する訳にいきませんが、総会ではどの様に追及すれば良いのでしょうか?

理事会役員の責任を追及して理事会役員の辞任を要求しても任期が1年で全員退任するので意味がありません。
例えば理事会役員に長期修繕計画の作成費用を役員個人に要求する事は可能でしょうか?
また最低限の罰として理事会役員の役員報酬を返上させる(細則では理事会に出席するだけで報酬が支払われる)事は可能でしょうか?

何れにしても(確信犯的に)規約に違反し総会を経ないで長期修繕計画を作成した行為に対し罰を与えたいと思いますが何か良い方法はありませんでしょうか?

管理会社の役目

管理業の委託

  • マンションタイプ :
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    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

理事会で理事さんたちが管理会社に「こちらはお金を払って契約しているのだから、皆が大船に乗った気分でいられる管理をするべきだ。」と言いました。
確かに一理はあるのでしょうけれど、私は少し違和感を持ちました。
管理会社に任せて、自分たちは何も気にしなくていいということが最上と言えるのでしょうか。
でも、確かに報酬は払っているのですから、そうなのでしょうか…
皆さんはどうお考えになられますか。

長期修繕計画の見直し案について

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

築6年 約100戸のマンションです。管理会社から長期修繕計画が理事会に出され入居時計画より工事費3億7千万円増加しています。
当マンションは委託管理費見直しを行っており委託管理費差額30年分と駐車場等使用料等35年分合わせて大体3億6千万円位になります。要するに財政に合わせて工事予算を上げたのではないかと疑いたくなります。まだ、建物調査もしていない段階でこの値上げ額はおかしいと管理組合は考えていますが、管理会社から出されたものをそのまま組合員にまず通知してから見直しを依頼すべきか、そのままでは組合員が混乱するのである程度交渉してから総会でお知らせし決議するべきか、どういう対応が良いのでしょうか?

理事長の権限

管理組合の運営

管理業の委託

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  • 竣工年 :
    2001年〜

すみません、以前にも投稿させていただいたトラブルの経過で生まれた事柄なのですがご回答頂ければ幸です。管理組合員素人で面倒臭く思われるかもしれませんが…

話を聞いて事実やこちらの事情をよく理解して穏やかに謝罪してほしい今後の改善につなげて欲しいし脅かされている今の暮しを助けてほしい理解がほしい件がありました。輪番制理事長に話しましたが理事長は私の話の触りしか聞かず、理解のズレた内容で理事会に掛け、物事を決めていきました。理事長はその後アクセスしても無視で、管理会社にも終始理事会で話したい誰か他の方を入れて(話を理解してもらいたくて)話したいと訴えてきましたが、いつも誠意ある対応には遠くじらされ、そして答えはいつも却下(何も進展しない)でした。
3ヶ月後理事長に最度管理事務同席で会えたので今までの不満を話したけれどやはり理解をしてもらえませんでした。管理会社側にとって都合の良い態度なので管理会社も態度がフェアーではありません。
そして、理事長が逆ギレし「もう話は聞かない」と言われました。
それに伴って、理事長が話を聞かないというから、管理会社も対応できないと言ってきましたが、本当に理事長の言葉により管理会社は対応できないでしょうか。
理事長さんにはもう話が分からなそうなので今の1対2のままで、こちらが頑張りアクセスする意義は無いかと感じるのですが管理会社にはまだ正したいことや理解してほしい事、行ってもらわないと困る事が有るのですが、理事長が言えば管理会社も対応できないのでしょうか。

お聞きしたいのは最後の数行ですが、よろしくお願い致します。

通常総会を開催するのに2〜3部制は本当に無効なのでしょうか

管理規約

管理組合の運営

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    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

緊急事態宣言の中今月末に予定していた通常総会を来月に延期しました。

通常総会はマンションの会議室で開催していいますが、毎年100名位の組合員の方が出席され、会場入り切れず廊下に人が溢れることもあります。

ただ今年の総会はコロナ対応とのことで、理事会役員は必要最小限の3名としても、ソーシャルディスタンスを取ると組合員の方は最大20名しか入れません。

このため、総会の3週間前に議案書を出して事前質問の受付と回答も行い、議決権行使書又は委任状により議決権を行使してもらうようにお願いしましたが、40名以上の組合員も方々が出席の意向を示されています。

このためやむ得ず、午前、午後の2〜3部制で総会を開こうとしたところ、10名以上の組合員の方々が連名で、2〜3部制の総会は法律的に無効なので、総会は再度延期し、2m以上のソーシャルディスタンスを確保出来る大きな会場を準備し開催するような要求がありました。

もし2〜3部制の総会が本当に無効であるのであれば、多くのマンションが大きな会場を確保するのは容易ではなく、総会が開催出来ないことになると思いますが、2〜3部制の総会は本当に無効なのでしょうか?

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管理委託契約書について

私共の管理組合が管理会社との間で契約時期に当たり更改するというので、中味を見ますと、10年前のものと変わらない部分が有り、標準管理委託契約書と違う文言が有りましたので、理事会に提言しましたが、管理会社は他の管理組合にも同じ内容で契約していると応じた事で理事会は安心してそのままで更改するようです。 管理運営に関心のある方々の管理組合は如何でしょうか? 内容は「マンションの維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」の内容ですが 管理会社は長期修繕計画を作成するために必要な基礎データーを取りまとめ、長期修繕計画へ反映し、管理会社の技術的な判断を基に作成し、書面又は電磁的方法で提出する、また、その長期修繕計画案と修繕積立金会計の資金状況を基に 、資金計画案を作成し・・・」等とありますが、何も実施しておりませんし、 5年に一度、参考にも成らない長期修繕計画なるものを提出するだけです。 まだ、他に文言が有りますが、管理会社は修繕、設備更新等、全て、管理会社が実施するものだという意味が見られます。 私共の、管理組合のお粗末さが残念です。 ちなみに、管理会社はひし。

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