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守秘義務とは何処まで必要なの?

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    タワー型
  • マンションの戸数 :
    501戸〜
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理組合活動で、何処までの情報を守秘義務として遵守しなければいけないのか?専門家では無いので分かりません。なので、事案ごとに理事会で議論審議し、その目的の範囲でのみ許可すると理事会で決定しました。 外部との交流に大きな足かせとなるのですが、何処までが守秘義務なのか?わかる方はいませんか?また、管理組合の情報の一部でも漏らしたらどういう制裁があり得るのでしょうか?管理組合の理事会が制裁裁判化すかもしれないので教えて下さい。

みんなの回答

個人情報保護法が2017年に改正されマンションの管理組合も対象となりました。
具体的には「取り扱う個人情報の数が5000人以下の事業者を法規制の対象外」
としていた制度を廃止したことからマンションの管理組合も対象となります。
これによってマンションの管理組合にも利用目的の特定や、適切な保管が要求
されるようになりました。

従って、マンションの管理組合は以下の点に注意する必要があります。
(1)管理組合も個人情報保護法の規制対象となったことを管理規約に明記。
(2)情報の取得・利用については個人情報保護法に従って運用する必要あり。
(3)管理組合で保管する提出書類や名簿を施錠して管理する。
(4)期限を過ぎた古い個人情報は適切に消去する必要があること。
(5)第三者への個人情報の提供は、基本的には本人の同意が必要であること。
(6)個人情報の開示や問合せ先を掲示するなどのルールづくり。

<外部との交流に大きな足かせとなるのですが、何処までが守秘義務なのか?>

=具体的にどんな情報を提供したいのか? 大きな足かせとは何かお教えて下さい。 
理事会活動で提供する情報の範囲で交流の足かせになるような物はあり得ないと思います。 
よって何か勘違いしてるか、リスクを誇大に考えてるように想像してしまいます。 

=足かせが何か分らないと、皆さんの回答自体が間違った情報になったり、無意味になりますよ。

なお、守秘義務と個人情報は別物ですが、共通する部分もあります。
 
以上

あなたのマンションの規約には、役員の守秘義務が規定されているのでしょうか。
標準管理規約の「役員の誠実義務等」にも守秘義務は記載されていません。
高度な管理規約を定めているところでは「役員は在任中および役員でなくなった後も、その任務に関して知ることができた個人情報を他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。」というような規定を設けています。
そのような規定がなければ規約上「守秘義務」を課していることにはならないでしょう。
規約で課していないものに対して、制裁を行うことはないでしょう。

まずは、守秘義務に関する規約の制定をすべきでしょう。

(1)「秘密」とは、ある人・会社等の団体・国が他の人・会社等の団体・国などに与えるのを意図的に差し控えている情報です。日経の1月11日朝刊一面トップ記事は「米、技術情報流出規制一段と」はその典型例です。管理組合も個人情報保護法の適用を受けるが、同法の個人情報と「秘密」とは異なった概念です。個人情報保護法ガイドライン(通則)2の定義参照。
(2) 守秘義務は、法律によって課されている職種(公務員、医師、弁護士等)があり、また、契約に基づき守秘義務が生じるが(会社の合併交渉の場合などには特定の事項については守秘契約が締結される。)、マンション関係当事者(区分所有者、管理組合の理事、監事)について守秘義務を課した規定は見当たりません。管理会社については、「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」80条(秘密保持義務)は「マンション管理業者は、正当な理由がなく、その業務に関して知り得た秘密を漏らしてはならない。マンション管理業者でなくなった後においても、同様とする。」と規定し、この義務違反に対しては、国土交通省が管理会社に対して業務停止15日の監督処分を課すとされています(マンション管理業者の違反行為に対する監督処分の基準別表12)。
 法律及び契約に基づき守秘義務が課されない場合でも、相互に特別な信頼・期待関係が生じる場面においては、信義則(民法1条2項)に基づき守秘義務があるとされると思われますが、具体的状況による。
(3)「管理組合活動で、何処までの情報を守秘義務として遵守しなければいけないのか」の問題については、その管理組合活動の内容が不明ですので、的確な回答は困難です。
 貴殿のマンションの管理規約は分かりませんが、標準管理規約と同じとして、その第2節の業務及び54条の事項のうちある特定の業務又は事項を決定するための理事会において、意見が激しく対立したが、賛成者多数で決定した場合を想定して論じてみます。結論としての決定と会議での議論の内容とは分けて考える必要があります。理事会の議事については、議事の経過の要領及びその結果を記載した議事録の作成、保管及び閲覧可能とすることが義務とされとされています(53条、49条1,2、3項)。理事は区分所有者と委任契約関係にあるので、理事は民法645条により、委任者・区分所有者の請求があるときには委任事務処理結果の報告義務があります。私のマンションでは、区分所有者の請求がなくても、理事会の結果については、その都度区分所有者に書面での報告があります。以上のとおり、理事会の議事の経過の要領及びその結果は秘密とはいえないし、秘密とすることは違法と思われます。「陽の当たらないところにはウジがわく」との考えが情報公開の根底にあります。秘密は不正を生みます。
 しかし、理事の議案に賛成理事、反対理事の名前を具体的にすること、理事の賛成、反対の理由が理事の個人的利益を図ることにあるのではないかなどの中傷的発言、それを示す根拠等などについては、前述の信義則に基づく守秘義務の対象になると思います。理事は管理組合及び区分所有者の受任者であり、管理組合及び区分所有者のためになることのみを考えて行動すべき善管注意義務がありますが、この観点から意見の対立があっても、健全というべきものです。理事会の上記のような内容が外部に漏れることがあると、理事会の議論が萎縮して、理事が受任者としての業務ができなくなります。
 理事が信義則上の守秘義務に反して、会議の議論の内容を外部に漏らした場合には、管理組合及び区分所有者との委任契約上の善管注意義務違反となり、理事解任の理由となると思われます。

ご質問は役員の守秘義務に対してですか?
管理組合の守秘義務というのは、法律で言う守秘義務とは違い罰則などはなく、あくまで守ってくださいというお互いの了承にすぎません。
よくあるのが、役員になると住民のトラブルや滞納問題などを知ってしまうことになりますので、そのようなことは口外しないで下さいというものです。
外部に対しては、住民の名簿に入っていることなどの漏洩はご法度になります。
守秘義務とは少し違いますが、自治会から名簿の請求などがあっても、個人情報保護法に基づき拒否することができます。
2017年5月に個人情報保護法が変わり、管理組合も対象になっていますので、個人の情報を漏らすと法律に反することになります。
> 外部との交流に大きな足かせとなるのですが、
とはどういうことを想定しているのかわかりませんが、自治会関係でしたら組合として情報を開示するのはまずいと思います。

あなたのマンションの規約には、役員の守秘義務が規定されているのでしょうか。
標準管理規約の「役員の誠実義務等」にも守秘義務は記載されていません。
高度な管理規約を定めているところでは「役員は在任中および役員でなくなった後も、その任務に関して知ることができた個人情報を他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。」というような規定を設けています。
そのような規定がなければ規約上「守秘義務」を課していることにはならないでしょう。
規約で課していないものに対して、制裁を行うことはないでしょう。

まずは、守秘義務に関する規約の制定をすべきでしょう。

ご質問は役員の守秘義務に対してですか?
管理組合の守秘義務というのは、法律で言う守秘義務とは違い罰則などはなく、あくまで守ってくださいというお互いの了承にすぎません。
よくあるのが、役員になると住民のトラブルや滞納問題などを知ってしまうことになりますので、そのようなことは口外しないで下さいというものです。
外部に対しては、住民の名簿に入っていることなどの漏洩はご法度になります。
守秘義務とは少し違いますが、自治会から名簿の請求などがあっても、個人情報保護法に基づき拒否することができます。
2017年5月に個人情報保護法が変わり、管理組合も対象になっていますので、個人の情報を漏らすと法律に反することになります。
> 外部との交流に大きな足かせとなるのですが、
とはどういうことを想定しているのかわかりませんが、自治会関係でしたら組合として情報を開示するのはまずいと思います。

個人情報保護法が2017年に改正されマンションの管理組合も対象となりました。
具体的には「取り扱う個人情報の数が5000人以下の事業者を法規制の対象外」
としていた制度を廃止したことからマンションの管理組合も対象となります。
これによってマンションの管理組合にも利用目的の特定や、適切な保管が要求
されるようになりました。

従って、マンションの管理組合は以下の点に注意する必要があります。
(1)管理組合も個人情報保護法の規制対象となったことを管理規約に明記。
(2)情報の取得・利用については個人情報保護法に従って運用する必要あり。
(3)管理組合で保管する提出書類や名簿を施錠して管理する。
(4)期限を過ぎた古い個人情報は適切に消去する必要があること。
(5)第三者への個人情報の提供は、基本的には本人の同意が必要であること。
(6)個人情報の開示や問合せ先を掲示するなどのルールづくり。

(1)「秘密」とは、ある人・会社等の団体・国が他の人・会社等の団体・国などに与えるのを意図的に差し控えている情報です。日経の1月11日朝刊一面トップ記事は「米、技術情報流出規制一段と」はその典型例です。管理組合も個人情報保護法の適用を受けるが、同法の個人情報と「秘密」とは異なった概念です。個人情報保護法ガイドライン(通則)2の定義参照。
(2) 守秘義務は、法律によって課されている職種(公務員、医師、弁護士等)があり、また、契約に基づき守秘義務が生じるが(会社の合併交渉の場合などには特定の事項については守秘契約が締結される。)、マンション関係当事者(区分所有者、管理組合の理事、監事)について守秘義務を課した規定は見当たりません。管理会社については、「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」80条(秘密保持義務)は「マンション管理業者は、正当な理由がなく、その業務に関して知り得た秘密を漏らしてはならない。マンション管理業者でなくなった後においても、同様とする。」と規定し、この義務違反に対しては、国土交通省が管理会社に対して業務停止15日の監督処分を課すとされています(マンション管理業者の違反行為に対する監督処分の基準別表12)。
 法律及び契約に基づき守秘義務が課されない場合でも、相互に特別な信頼・期待関係が生じる場面においては、信義則(民法1条2項)に基づき守秘義務があるとされると思われますが、具体的状況による。
(3)「管理組合活動で、何処までの情報を守秘義務として遵守しなければいけないのか」の問題については、その管理組合活動の内容が不明ですので、的確な回答は困難です。
 貴殿のマンションの管理規約は分かりませんが、標準管理規約と同じとして、その第2節の業務及び54条の事項のうちある特定の業務又は事項を決定するための理事会において、意見が激しく対立したが、賛成者多数で決定した場合を想定して論じてみます。結論としての決定と会議での議論の内容とは分けて考える必要があります。理事会の議事については、議事の経過の要領及びその結果を記載した議事録の作成、保管及び閲覧可能とすることが義務とされとされています(53条、49条1,2、3項)。理事は区分所有者と委任契約関係にあるので、理事は民法645条により、委任者・区分所有者の請求があるときには委任事務処理結果の報告義務があります。私のマンションでは、区分所有者の請求がなくても、理事会の結果については、その都度区分所有者に書面での報告があります。以上のとおり、理事会の議事の経過の要領及びその結果は秘密とはいえないし、秘密とすることは違法と思われます。「陽の当たらないところにはウジがわく」との考えが情報公開の根底にあります。秘密は不正を生みます。
 しかし、理事の議案に賛成理事、反対理事の名前を具体的にすること、理事の賛成、反対の理由が理事の個人的利益を図ることにあるのではないかなどの中傷的発言、それを示す根拠等などについては、前述の信義則に基づく守秘義務の対象になると思います。理事は管理組合及び区分所有者の受任者であり、管理組合及び区分所有者のためになることのみを考えて行動すべき善管注意義務がありますが、この観点から意見の対立があっても、健全というべきものです。理事会の上記のような内容が外部に漏れることがあると、理事会の議論が萎縮して、理事が受任者としての業務ができなくなります。
 理事が信義則上の守秘義務に反して、会議の議論の内容を外部に漏らした場合には、管理組合及び区分所有者との委任契約上の善管注意義務違反となり、理事解任の理由となると思われます。

<外部との交流に大きな足かせとなるのですが、何処までが守秘義務なのか?>

=具体的にどんな情報を提供したいのか? 大きな足かせとは何かお教えて下さい。 
理事会活動で提供する情報の範囲で交流の足かせになるような物はあり得ないと思います。 
よって何か勘違いしてるか、リスクを誇大に考えてるように想像してしまいます。 

=足かせが何か分らないと、皆さんの回答自体が間違った情報になったり、無意味になりますよ。

なお、守秘義務と個人情報は別物ですが、共通する部分もあります。
 
以上

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