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駐車場使用料の未収トラブルについて管理会社の責任は?

管理組合の運営

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

当マンションは管理業務を某大手管理会社に委託しておりますが、管理会社のミスにより駐車場使用料の未徴収の問題が3年に渡り続き、100万円の未収金が発生している事が、前期(一昨年)に管理会社の内部調査で発覚しました。
発覚時(一昨年)は、管理会社から前理事長に報告された(前理事長は否定)だけで理事会には報告されず、管理会社が使用料未払者と勝手に相談し1年半4回の分割払いとし、今月最後の未収金26万円が支払われる予定となっています。

本件については最近になり、監事が会計報告を見て気が付き管理会社に指摘したところ、上記事実が発覚したことから詳細調査を要請しましたが報告が無く、今月には未収金の返済は終わり実損がないことから、担当のフロントを配置替えする事で問題解決としたいとの提案が来ています。
当マンションは意識の高い住民が多く管理会社に対し厳しい住民も多いことから、毎年総会では厳しい追求が飛び総会が大荒れとなりますので、理事会では上記未収金の問題を管理会社の提案通りで了解してよいのか心配する声があります。

駐車場未収金の問題を今期の定期総会(今年5月)で報告した場合の、理事会メンバーからの心配点を列記すると
(1)内容をボカして報告しても理事会の議事録や資料の開示請求があり見せた場合には問題が大きくなるのでは?
(2)上記のリスクに対し、本件は前期理事会の問題であるということから今期総会では報告しないでも問題ないか?
(3)未収金の回収に長期間要しているにもかかわらず、管理会社の要請で延滞遅延金は無しとしたが、善管注意義務違反を問われないか?
(4)前期定期総会での会計報告では未収金の件は一切説明されていないが、前期理事会が善管注意義務違反を問われる心配は無いか?
(5)総会で上記(1)〜(4)の問題を指摘された場合に「本件は未収金が全て回収され解決済み」の回答で乗り切れるか?

過去の理事会の時代の管理会社のミスによる問題でありますことから、今期理事会としては無難に乗り切りたいと思いますので、善管注意義務違反に問われる心配が無く無難に乗り切る方法をご教示下さい。

みんなの回答

1. asaka50さんの質問⑸について
 「未収金回収済み」の回答で(1)ないし(4)の問題の指摘を乗り切れるとは到底考えられない。①ミスは管理会社にあったのみでなく、管理組合にもあったのではないか、②管理会社は使用料未払者と未払金(以下「本件未払金」という。)の分割払いの合意(以下「本件合意」という。)をする権限はなく本件合意は無効だったのではないか、③前理事長は本件合意の報告を受けたが、本件合意の承認はしていないとすれば、管理組合は本件合意に拘束されないのではないか、④本件合意に基づく未納者支払いは未払い債務に充当するとして、遅延損害金を含まないから、管理組合はその請求をすべきでないか、(5月の総会後は新理事長の義務)、⑤前理事長のみでなく会計担当理事及び監事は管理組合に対し善管注意義務違反はあり、遅延損害金が回収不能となった場合にはその金額の賠償責任が生じ、管理組合はその責任を追及すべきである(新理事長義務)。上記のことは、asaka50さんのマンションの管理規約がマンション標準管理規約(単棟型)(平成28年3月改訂版)(以下「管理規約」という。)と同じであり、管理組合と管理会社との管理委託契約がマンション標準管理委託契約書(平成30.3.9国交省局長通達)(以下「管理委託契約書」という。)と同じであるとすれば、至極当然の事理と思います。
2.管理規約60条1項は29条所定の駐車場使用料等は徴収日に徴収することとし、2項は未払い金額について遅延損害金及び違約金等の請求ができるとし、3項は管理組合は納付すべき金額を納付しない組合員に対し督促など必要な措置を講ずるものとすると定めている。そしてマンション標準管理規約(単棟型)コメントは、「60条関係」の③において「滞納された管理費等の滞納者に対する必要な措置を講じることは管理組合(理事長)の最も重要な職務の一つであるといえる。」、④において遅延損害金の利率につき利息制限法や消費者契約法等の遅延損害金利率を上回る設定も考えられるとしている。
3.管理委託契約書の10条「管理費等滞納者に対する督促」は、管理会社は管理組合の組合員による使用料等の督促を行っても、当該組合員が支払わないときには、その責めを免れるものとし、その後の収納の請求は管理組合が行うものとする。同条引用の別表第1のⅠ(2)②には、管理会社は滞納状況を管理組合に毎月報告すること、滞納あるときは、最初の支払期限から起算して●月間、電話等乗法法により支払いの督促を行うとし、督促しても支払いがないときは、管理会社の業務を終了する、としている。●の個所はあなたのところの管理委託契約の定めによる。
4.上記のように、管理費等の徴収の第1の責任は管理組合(理事長)にあり、管理会社はその補助的立場であり、また、管理委託契約には管理費等の滞納があった場合に未納者と和解する権限を認めた規定はない。
 

管理会社との管理委託契約の内容として、駐車場利用料の請求書の送付が含まれていると思いますので、管理会社はその契約の履行を怠ったといえると思います。

しかしながら、そもそも駐車場利用料は請求書の送付がなくとも支払わなければならないものですので、管理会社の請求書の不送付と駐車場利用料の未払いとの間に因果関係があるとは思えず、管理会社には損害賠償責任はないと思われます。未収金額を拡大させたといえなくはないかもしれませんが、やはりそもそもの問題は未払者にあるので、管理会社の責任を追及するのは難しいと思います。

また、仮に管理会社に損害賠償責任があるとしても、管理組合様も管理会社の報告を見過ごしていたわけですので、管理組合様にも過失があるといえ、その過失割合に応じた金額しか請求できないと思います。

管理会社の責任を追及するのではなく、未払者に対して、駐車場利用料の支払を請求し、回収することを目指すのが合理的な判断だと思います。

asaka50さん、
あなたも管理会社や前理事長と同じく隠蔽したいなら、ここで質問は止めて黙って隠蔽すれば良いだけですよ~・・・、て書こうと思ってましたが、公表する事に変わったようで安心しました。

では、老婆心ですが、

・管理会社のミスなら議案が終わってから最後に、本件をお知らせとして管理会社から報告させる。
・質疑応答も管理会社が応えるように議長が采配する。
・その時に管理会社には前理事長には報告済みとして話をさせる。
・前理事長から引き継ぎが無かったことも報告する。
・金利は管理会社が負担すべきですが、これから交渉してはいかがでしょうか? 
・・その「意識高い系」の出席者もそう要求するはずですよ。
・総会で出そうな質問ですが、
・・駐車場代金を払っていない住人はなぜ黙っていたか?
・・管理会社に未請求に関し問い合わせたはずです。こういった質問も予想されます?
・・・よって管理会社に総会前に詳細を確認しておきましょうよ。 
・隠蔽しないことで「善管義務」は果たしたことになりますよ。

・「意識高い住人」ですが、こんな事が無いように次や次の次の理事をやってもらいたいとお願いしましょう!  
・・その住人ってモンスタークレーマーの事ですよね!
・「意識高い住人」は管理会社の呆れる説明を、きっと打ちのめすと思います。 
・大荒れの総会はそれらの住人と管理会社の間でやってもらいましょう。
・・議長にはそのように進行するように理事長とも打ち合わせしておきましょう。 
・その他、出そうな意見を想定して対応を準備することをお勧めします。 

今期の理事会には何も責任が無いのですから過剰に責任を感じる必要はありません。 
そういう姿勢で総会に臨むと良いと思いました。

ヨコオ様

アドバイスありがとうございます。
ヨコオ様のアドバイスを参考に対応したいと思います。

具体的には
>・管理会社のミスなら議案が終わってから最後に、本件をお知らせとして管理会社から報告させる。
→会計報告の中で管理会社から報告してもらおうと思います。

>・質疑応答も管理会社が応えるように議長が采配する。
→その様に議長に采配してもらおうと思います。

>・その時に管理会社には前理事長には報告済みとして話をさせ、前理事長から引き継ぎが無かったことも報告する。
→前理事長が否定し記録にも残っていないので、その事実は無いと判断しています。

>・金利は管理会社が負担すべきと思ったので、これから交渉してはいかがでしょうか?
→管理会社の顧問弁護士の見解を元に、延滞遅延金の取り扱いを決定する予定です。

>・その「意識高い系」の出席者はそう要求するはずですよ。
→総会で延滞遅延金の質問があった場合は、管理会社の方から顧問弁護士の見解を回答させる。もし回答に不満がある場合は、総会後に管理会社と話して貰います。

>・総会で出そうな質問ですが、 ・・駐車場代金を払っていない住人はなぜ黙っていたか? ・・管理会社に請求に関し問い合わせた住人はいるはずです。 こういった質問が出ませんか?
→上記質問を想定し、総会では管理会社から回答させます。

>・隠蔽しないことで「善管義務」は果たしたことになりますよ。
→その通りだと思います。

>・「意識高い住人」ですが、こんな事が無いように次や次の次の理事をやってもらいたいとお願いしましょう!・・その住人ってモンスタークレーマーの事ですよね!
→優秀なモンスタークレーマーで、しかも以前の理事会役員なので、過去の総会でも質問が的確かつ辛辣で、回答に詰まり紛糾してきました。

>・「意識高い住人」は管理会社の呆れる説明をきっと打ちのめすと思います。 
→その様になる可能性が高いと思います。

>・大荒れの総会はそれらの住人と管理会社の間でやってもらいましょう。 ・・議長にはそのように進行するように理事長とも打ち合わせしておきましょう。 
→その様な場合、質疑応答は打ち切り、総会後に管理会社とモンスタークレーマーの間で話して貰う様にしたいと思います。

>・その他、出そうな意見を想定して対応を準備することをお勧めします。 
→管理会社で準備させようと思います。

ヨコオ様が言う通り、今期の理事会には何も責任が無いので上記対応で乗り切りたいとは思いますが、大手管理会社と言えどもレベルが低過ぎてウンザリしています。

優秀なクレーマーなら本件では管理会社の責任だけを追究すると思います。

管理会社と言うよりフロントマンの資質に大きく依存する残念な業界です。
その担当者を信頼できなくなったなら、今回の件で交代を申し入れてはいかがでしょうか? ただし、もっと悪くなるリスクもあります。

「完全に知らん顔しておけばいいんじゃないですか。
バレたときにはすべて管理会社のせいにしてしまえば。」

というような回答をお望みなのでしょう。
このサイトは向上心の高い方が、健全な組合運営のために切磋琢磨しているところです。
asaka50さんらしくない態度ですね。
皆さんの回答が正当だと思います。

大手だからと言って優れた会社ということではないです。
こんな隠ぺいをする会社は他にも何か隠すかもしれません。
こんな盗人猛々しいことを言う管理会社は見たことない。
それでも皆さんはブランドがいいということでしょうか。
中身がないのに見てくれつくろったってしょうがないと思うのですが。
皆さんは意識が高いのではなくプライドが高いだけなのではないですか。
それか、ただ口うるさいだけ。

失礼とは思いますが、不適切なことに力を貸すようなことはしたくないです。


美夕様

いつも適切なアドバイスありがとうございます。
確かに皆様が言われることが正論だと思います。

ただ当マンションの財閥系大手管理会社でさえこの程度なので、
この業界では隠蔽、法令違反は日常茶飯事の様ですね。
しかし皆様のアドバイスで一般常識で行動しても構わないと、
分かりましたので、その方向で努力したいと思います。

ただこの業界は一部上場の財閥系大手管理会社と言えども、
一般の大手企業と比べ、能力が低い上に勉強不足の人材が多く、
何よりもコンプライアンス意識が皆無なのが問題だと思います。

中小の管理会社は、詐欺、横領、何でもありの会社もあるのでは!

おう! なんという偏見 無知なのでしょう。
だから大手が安心だと思われているのですか?
信じられないほどの無知だと思います。

かえって中小のほうが信用を高めるために必死にいい仕事をしています。
親身になれるのも中小ならではの小回りでしょう。

それよりも、実際にはフロントの能力、コンプライアンスが一番問題なのです。

この業界は会社ではなくフロントの良し悪しで決まるものです。

偏見から脱却してください。

最善の策は、皆様が言う通り全てを情報公開し「意識の高い住民」と共に管理会社を追求し、最終的に悪徳な管理会社をリプレイスすることです。

もしそれが出来ないなら、次善策として、財閥系の大手管理会社と一連托生で、駐車場未収問題を完全に隠蔽することです。

中途半端な対応では最悪の結果しか生みません。

理事会としては駐車場未収問題を完全に隠蔽したいとの方向です。
しかしながら、隠蔽の事実が発覚した場合のリスクを考えると
理事会としてどの様に対応してよいか思案しております。

同じような問題が2016年8月6日shinzoさんから質問されています。
現ページではP39になります。
shinzoさんはいきなり使用料が払われていませんと言われた立場のほうです。
使用者側の気持ちを読んでみてください。

ところでなぜ管理会社をかばうのでしょうか。
総会で紛糾するのが面倒だということでしょうか。
起こったことは起こったことで報告しなければいけないのではないですか。

管理会社の言い分はおかしいですけれど
それをそうだなと飲む理事会のほうがおかしいでしょう。

管理会社が理事会を責める根拠は毛の先ほどもないでしょう。

それを穏便に済ませようとするほうが組合に背いていると思います。
管理会社の言い分に、それも一理あると思うのはどうにも理解できません。

このみ様

>何故管理会社をかばうのですか?
→管理会社は評判ランキングでも上位の大手管理会社です。またP39のコメントにもあるように、「管理費、修繕積立金の額は当然組合員ですからわかることですので、駐車場使用料が漏れていることに気が付くことができるはずですよね。」が管理会社と理事会の統一した見解です。
(要は3年間、請求漏れを分かっていながら頰被りしたのでは?との見解です。)

>穏便に済ませるようとするほうが組合に背いていると思います。
→確かにご指摘の通りですので、理事会の方針が決まらずに困っています。ただ未納状態が解消し既に解決した問題を今更総会で説明することに躊躇しています。その場合、理事会と管理会社が傷を負う(理事会は総会の混乱、管理会社は変更要求)可能性があり、理事会としては1年間の任期を平穏無事に運営し、管理会社も変更する手間は避けたいというのが本音で、そのためのアドバイスをお願い出来ればと考えています。

管理会社の対応や発覚時以降の進展にとても不自然な点があります。組合として駐車場契約者と直接お話され、支払わなかったことを確認されたのでしょうか。

質問の内容のみから判断すると、フロントの配置換えをすると管理会社が提案してきたのですから、彼(彼女)が契約者から現金で徴収し、銀行口座に入れずに着服した可能性もあります。管理会社が詳細報告を拒否したことや、一年半に渡って4分割支払いと勝手に契約者と決めたことも、不自然です。金銭的な帳尻を合わせ、不祥事を隠したいというのであれば、総会での論点は、全く別のものになるでしょう。

「意識も高く、管理会社に厳しい住人が多い」とのことですので、日頃から多くの住人が管理会社に不信感を持っているとお察しします。もし上記が証明されたら、リプレイスの良い機会かもしれません。延滞遅延金免除による善管注意義務違反を心配するより、事実や原因を徹底的に調べるのがまず先だと思います。

>組合として駐車場契約者と直接お話され、支払わなかったことを確認されたのでしょうか。
→大規模マンションですので、理事会が区画所有者と直接会う事はありません。

>彼(彼女)が契約者から現金で徴収し、銀行口座に入れずに着服した可能性もあります。
→財閥系の大手管理会社ですので、そのような不正は無いと思います。

>不祥事を隠したいというのであれば、総会での論点は、全く別のものになるでしょう。
→その様な可能性はありませんので、当方の質問への回答をお願いします。

>リプレイスの良い機会かもしれません。
→財閥系の大手管理会社相手なので他の管理会社にリプレイスが難しいとの認識ですが、もし可能ならばその手順をご教示下さい。

財閥系だからという理由で、管理会社を盲信する方は初めてですし、財閥系だからリプレイスが難しい理由もわかりません。契約書名簿があるはずですので、契約者とコンタクトが取れない理由もわかりません。意識が高く厳しい住人が多いからこそ、きちんと原因を解明して報告しない限り、ぼかして報告しても、全く報告しなくても、いずれ何らかの形でやり玉にあげられるような気がします。ご検討を祈ります。

当マンションは意識の高い住民が多く管理会社に対し厳しい住民も多いことから、毎年総会では厳しい追求が飛び総会が大荒れとなりますので、理事会では上記未収金の問題を管理会社の提案通りで了解してよいのか心配する声があります。 →意識が高い住民が多いのにこんなことがあったのですか?

質問ですが約3年間駐車場利用者からお金が引き落とされてなかったということですか?

>意識が高い住民が多いのにこんなことがあったのですか?
→逆に意識の高い住民が多いので管理会社が隠蔽したと思います。

>約3年間駐車場利用者からお金が引き落とされてなかったということですか?
→その通りです。管理会社の手続きミスで引き落としがされていませんでした。

>約3年間駐車場利用者からお金が引き落とされてなかったということですか?
→その通りです。管理会社の手続きミスで引き落としがされていませんでした。→みなさん普通に回答されていますが利用者が3年間引き落とされていないことに気づかないのはあり得ないので利用者の「人間性」の問題であり誰が悪いと言う以前の話だと思います。あなたのマンションのどこに「意識が高い住民」がいるのでしょう?

〈当マンションは意識の高い住民が多く管理会社に対し厳しい住民も多いことから、毎年総会では厳しい追求が飛び総会が大荒れとなります〉とのことで、大変かとは思いますが、無難に乗り切ろうと思わずに、積極的にこの問題の「原因の究明」「再発の防止」を考えてはいかがですか?

善管注意義務違反を追及されることを恐れても仕方はありません。これまで気付かなかった事は真摯に反省し、今後同様の事が発生しないようにするにはどうしたら良いかを、意識の高い人たちを交えて話し合ってはいかがでしょうか。

この未収金の存在が「管理会社の内部調査で発覚した」点は、不幸中の幸いです。さもなくば管理組合は「駐車場貸し損」状態が続いていたかも知れません。踏み倒されずに回収を終える見込みが立っているようですし、総会席上で管理会社から顛末を報告させてはいかがですか?

理事会も堂々とこの問題を総会の議場に上げて、「管理会社はフロント担当の配置替えを提案していますが、それで再発の防止は図られるでしょうか?皆さんどう思われますか?」「管理会社のミスが原因の遅延で借主に遅延損害金を請求できるでしょうか?皆さんのご意見は?」と意識の高い人たちの知恵を借りて解決方法を見出すのはどうでしょう?
このマンションをより良くしたいという思いは、役員も一般組合員も同じだと思いますので。
理事会が一般組合員に戦々恐々としているようで少し不思議です。

三毛猫様

貴重な意見を有難うございます。

総会で正直に報告するのも一つの解決法とは思いますが総会が紛糾し、
他の議題が審議出来なくなります。
また管理会社の見解でも、建前上は理事会の責任とのことですので、
管理会社は自分達には大きな責任は無いと逃げています。
(管理会社の見解は、会計資料を見れば気がつく問題とのことです。)

また管理会社の変更についても理事会で議論はしてきましたが、
相手が大手管理会社であることから、他の管理会社に変えるのは、
ハードルが高く出来ないとの結論です。
そのため、今回の駐車場の未収金の問題については今期総会でも
前期同様に一切触れない様にする事で問題の沈静化を図る方向です。
ただ隠蔽の事実が分かると大ごとになるので対応に苦慮しています。

何れにしても、今期理事会もこの一年を無難にやり過ごす事を優先し、
一般組合員にも管理会社にも戦々恐々としているのが実情です。

管理会社は職業として管理業務を有償で引き受けています。一方で管理組合の役員は職業としてやっているわけではありません。無報酬または、雀の涙程度の役員報酬ですよね?
2つの善管注意義務は全く異なる重さです。それなのに、管理会社に責任はなく理事会に責任があるような話をされているんですか?
すみませんが、管理会社に丸め込まれているようで気の毒です。
理事会がそんな管理会社の隠蔽工作に加担するような事をして、それが後々発覚したらと思うと…気の毒でなりません。

この未収は、使用者の都合による滞納ではなく、管理会社の不注意による徴収漏れだと思います。
そうしたら遅延損害金を科すのはおかしいでしょう。
徴収方法については、管理会社の責任で使用者と取り決めればいいことですので、勝手に相談しても問題ではないと思います。
ただ、経緯は理事会に報告して了承を取っておくべきだったのでしょう。
前期理事長が管理会社から報告を受けていないとしているので、前期理事会は善管注意義務違反ではないと思います。
理事会が使用状況を把握し、毎月使用料が正確に入っているか確認することが義務になっているのでしたら別ですが、通常は、そういうことについては管理会社に任せているのではないでしょうか。
総会で何も報告しないというのもおかしいと思います。
未徴収の分の回収は、いくら分割といっても使用者にも大きな負担がかかったと思います。
そんな管理会社をどうするかを問題にすべきではないでしょうか。
遅延損害金を科すというなら、管理会社が払うべきです。
遅延損害金どころか組合運営の損害、使用者の大きな負担に対して慰謝料を払ってもいいくらいなのでは。

以前 同じようなことがあり、未収分の3分の1は管理会社、知らないとはいえ放っておいた責任で3分の1は管理組合、残りの3分の1は使用者が負担して解決したことがあります。
当然その管理会社には辞めていただきました。

cocoa様

貴重な意見を有難うございます。

総会で報告していないのが問題とのことですが、今期総会で説明すると
前期総会で一切説明していないことが追求され、総会が紛糾します。
当マンションでは、総会での会計説明資料は管理会社が原案を作りますが、
建前上は管理組合の責任で作成し、理事が説明することになっており、
管理会社の見解は、今回の駐車場未収金問題は、会計資料の数字を細かく
チェックすれば確認できたので、前期の総会で説明しなかった責任は
主に前期理事会にあるとの見解で、管理会社は管理組合が作成した資料の
不備を指摘出来なかったことが軽微な善管注意義務違反との見解です。

それと管理会社の変更についても理事会で議論はしてきましたが、
管理会社を変えることの負荷を考えると出来ないというのが結論です。
そのため、今回の駐車場の未収金の問題については今期総会でも
前期同様に一切触れない様にする事で問題の沈静化を図る方向です。
ただ隠蔽の事実が分かると大ごとになるので対応に苦慮しています。
(尚、100万円の延滞者は分割払いで納得し、もうすぐ完済します。)

「完全に知らん顔しておけばいいんじゃないですか。
バレたときにはすべて管理会社のせいにしてしまえば。」

というような回答をお望みなのでしょう。
このサイトは向上心の高い方が、健全な組合運営のために切磋琢磨しているところです。
asaka50さんらしくない態度ですね。
皆さんの回答が正当だと思います。

大手だからと言って優れた会社ということではないです。
こんな隠ぺいをする会社は他にも何か隠すかもしれません。
こんな盗人猛々しいことを言う管理会社は見たことない。
それでも皆さんはブランドがいいということでしょうか。
中身がないのに見てくれつくろったってしょうがないと思うのですが。
皆さんは意識が高いのではなくプライドが高いだけなのではないですか。
それか、ただ口うるさいだけ。

失礼とは思いますが、不適切なことに力を貸すようなことはしたくないです。


美夕様

いつも適切なアドバイスありがとうございます。
確かに皆様が言われることが正論だと思います。

ただ当マンションの財閥系大手管理会社でさえこの程度なので、
この業界では隠蔽、法令違反は日常茶飯事の様ですね。
しかし皆様のアドバイスで一般常識で行動しても構わないと、
分かりましたので、その方向で努力したいと思います。

ただこの業界は一部上場の財閥系大手管理会社と言えども、
一般の大手企業と比べ、能力が低い上に勉強不足の人材が多く、
何よりもコンプライアンス意識が皆無なのが問題だと思います。

中小の管理会社は、詐欺、横領、何でもありの会社もあるのでは!

おう! なんという偏見 無知なのでしょう。
だから大手が安心だと思われているのですか?
信じられないほどの無知だと思います。

かえって中小のほうが信用を高めるために必死にいい仕事をしています。
親身になれるのも中小ならではの小回りでしょう。

それよりも、実際にはフロントの能力、コンプライアンスが一番問題なのです。

この業界は会社ではなくフロントの良し悪しで決まるものです。

偏見から脱却してください。

この未収は、使用者の都合による滞納ではなく、管理会社の不注意による徴収漏れだと思います。
そうしたら遅延損害金を科すのはおかしいでしょう。
徴収方法については、管理会社の責任で使用者と取り決めればいいことですので、勝手に相談しても問題ではないと思います。
ただ、経緯は理事会に報告して了承を取っておくべきだったのでしょう。
前期理事長が管理会社から報告を受けていないとしているので、前期理事会は善管注意義務違反ではないと思います。
理事会が使用状況を把握し、毎月使用料が正確に入っているか確認することが義務になっているのでしたら別ですが、通常は、そういうことについては管理会社に任せているのではないでしょうか。
総会で何も報告しないというのもおかしいと思います。
未徴収の分の回収は、いくら分割といっても使用者にも大きな負担がかかったと思います。
そんな管理会社をどうするかを問題にすべきではないでしょうか。
遅延損害金を科すというなら、管理会社が払うべきです。
遅延損害金どころか組合運営の損害、使用者の大きな負担に対して慰謝料を払ってもいいくらいなのでは。

以前 同じようなことがあり、未収分の3分の1は管理会社、知らないとはいえ放っておいた責任で3分の1は管理組合、残りの3分の1は使用者が負担して解決したことがあります。
当然その管理会社には辞めていただきました。

cocoa様

貴重な意見を有難うございます。

総会で報告していないのが問題とのことですが、今期総会で説明すると
前期総会で一切説明していないことが追求され、総会が紛糾します。
当マンションでは、総会での会計説明資料は管理会社が原案を作りますが、
建前上は管理組合の責任で作成し、理事が説明することになっており、
管理会社の見解は、今回の駐車場未収金問題は、会計資料の数字を細かく
チェックすれば確認できたので、前期の総会で説明しなかった責任は
主に前期理事会にあるとの見解で、管理会社は管理組合が作成した資料の
不備を指摘出来なかったことが軽微な善管注意義務違反との見解です。

それと管理会社の変更についても理事会で議論はしてきましたが、
管理会社を変えることの負荷を考えると出来ないというのが結論です。
そのため、今回の駐車場の未収金の問題については今期総会でも
前期同様に一切触れない様にする事で問題の沈静化を図る方向です。
ただ隠蔽の事実が分かると大ごとになるので対応に苦慮しています。
(尚、100万円の延滞者は分割払いで納得し、もうすぐ完済します。)

同じような問題が2016年8月6日shinzoさんから質問されています。
現ページではP39になります。
shinzoさんはいきなり使用料が払われていませんと言われた立場のほうです。
使用者側の気持ちを読んでみてください。

ところでなぜ管理会社をかばうのでしょうか。
総会で紛糾するのが面倒だということでしょうか。
起こったことは起こったことで報告しなければいけないのではないですか。

管理会社の言い分はおかしいですけれど
それをそうだなと飲む理事会のほうがおかしいでしょう。

管理会社が理事会を責める根拠は毛の先ほどもないでしょう。

それを穏便に済ませようとするほうが組合に背いていると思います。
管理会社の言い分に、それも一理あると思うのはどうにも理解できません。

このみ様

>何故管理会社をかばうのですか?
→管理会社は評判ランキングでも上位の大手管理会社です。またP39のコメントにもあるように、「管理費、修繕積立金の額は当然組合員ですからわかることですので、駐車場使用料が漏れていることに気が付くことができるはずですよね。」が管理会社と理事会の統一した見解です。
(要は3年間、請求漏れを分かっていながら頰被りしたのでは?との見解です。)

>穏便に済ませるようとするほうが組合に背いていると思います。
→確かにご指摘の通りですので、理事会の方針が決まらずに困っています。ただ未納状態が解消し既に解決した問題を今更総会で説明することに躊躇しています。その場合、理事会と管理会社が傷を負う(理事会は総会の混乱、管理会社は変更要求)可能性があり、理事会としては1年間の任期を平穏無事に運営し、管理会社も変更する手間は避けたいというのが本音で、そのためのアドバイスをお願い出来ればと考えています。

最善の策は、皆様が言う通り全てを情報公開し「意識の高い住民」と共に管理会社を追求し、最終的に悪徳な管理会社をリプレイスすることです。

もしそれが出来ないなら、次善策として、財閥系の大手管理会社と一連托生で、駐車場未収問題を完全に隠蔽することです。

中途半端な対応では最悪の結果しか生みません。

理事会としては駐車場未収問題を完全に隠蔽したいとの方向です。
しかしながら、隠蔽の事実が発覚した場合のリスクを考えると
理事会としてどの様に対応してよいか思案しております。

〈当マンションは意識の高い住民が多く管理会社に対し厳しい住民も多いことから、毎年総会では厳しい追求が飛び総会が大荒れとなります〉とのことで、大変かとは思いますが、無難に乗り切ろうと思わずに、積極的にこの問題の「原因の究明」「再発の防止」を考えてはいかがですか?

善管注意義務違反を追及されることを恐れても仕方はありません。これまで気付かなかった事は真摯に反省し、今後同様の事が発生しないようにするにはどうしたら良いかを、意識の高い人たちを交えて話し合ってはいかがでしょうか。

この未収金の存在が「管理会社の内部調査で発覚した」点は、不幸中の幸いです。さもなくば管理組合は「駐車場貸し損」状態が続いていたかも知れません。踏み倒されずに回収を終える見込みが立っているようですし、総会席上で管理会社から顛末を報告させてはいかがですか?

理事会も堂々とこの問題を総会の議場に上げて、「管理会社はフロント担当の配置替えを提案していますが、それで再発の防止は図られるでしょうか?皆さんどう思われますか?」「管理会社のミスが原因の遅延で借主に遅延損害金を請求できるでしょうか?皆さんのご意見は?」と意識の高い人たちの知恵を借りて解決方法を見出すのはどうでしょう?
このマンションをより良くしたいという思いは、役員も一般組合員も同じだと思いますので。
理事会が一般組合員に戦々恐々としているようで少し不思議です。

三毛猫様

貴重な意見を有難うございます。

総会で正直に報告するのも一つの解決法とは思いますが総会が紛糾し、
他の議題が審議出来なくなります。
また管理会社の見解でも、建前上は理事会の責任とのことですので、
管理会社は自分達には大きな責任は無いと逃げています。
(管理会社の見解は、会計資料を見れば気がつく問題とのことです。)

また管理会社の変更についても理事会で議論はしてきましたが、
相手が大手管理会社であることから、他の管理会社に変えるのは、
ハードルが高く出来ないとの結論です。
そのため、今回の駐車場の未収金の問題については今期総会でも
前期同様に一切触れない様にする事で問題の沈静化を図る方向です。
ただ隠蔽の事実が分かると大ごとになるので対応に苦慮しています。

何れにしても、今期理事会もこの一年を無難にやり過ごす事を優先し、
一般組合員にも管理会社にも戦々恐々としているのが実情です。

管理会社は職業として管理業務を有償で引き受けています。一方で管理組合の役員は職業としてやっているわけではありません。無報酬または、雀の涙程度の役員報酬ですよね?
2つの善管注意義務は全く異なる重さです。それなのに、管理会社に責任はなく理事会に責任があるような話をされているんですか?
すみませんが、管理会社に丸め込まれているようで気の毒です。
理事会がそんな管理会社の隠蔽工作に加担するような事をして、それが後々発覚したらと思うと…気の毒でなりません。

当マンションは意識の高い住民が多く管理会社に対し厳しい住民も多いことから、毎年総会では厳しい追求が飛び総会が大荒れとなりますので、理事会では上記未収金の問題を管理会社の提案通りで了解してよいのか心配する声があります。 →意識が高い住民が多いのにこんなことがあったのですか?

質問ですが約3年間駐車場利用者からお金が引き落とされてなかったということですか?

>意識が高い住民が多いのにこんなことがあったのですか?
→逆に意識の高い住民が多いので管理会社が隠蔽したと思います。

>約3年間駐車場利用者からお金が引き落とされてなかったということですか?
→その通りです。管理会社の手続きミスで引き落としがされていませんでした。

>約3年間駐車場利用者からお金が引き落とされてなかったということですか?
→その通りです。管理会社の手続きミスで引き落としがされていませんでした。→みなさん普通に回答されていますが利用者が3年間引き落とされていないことに気づかないのはあり得ないので利用者の「人間性」の問題であり誰が悪いと言う以前の話だと思います。あなたのマンションのどこに「意識が高い住民」がいるのでしょう?

管理会社の対応や発覚時以降の進展にとても不自然な点があります。組合として駐車場契約者と直接お話され、支払わなかったことを確認されたのでしょうか。

質問の内容のみから判断すると、フロントの配置換えをすると管理会社が提案してきたのですから、彼(彼女)が契約者から現金で徴収し、銀行口座に入れずに着服した可能性もあります。管理会社が詳細報告を拒否したことや、一年半に渡って4分割支払いと勝手に契約者と決めたことも、不自然です。金銭的な帳尻を合わせ、不祥事を隠したいというのであれば、総会での論点は、全く別のものになるでしょう。

「意識も高く、管理会社に厳しい住人が多い」とのことですので、日頃から多くの住人が管理会社に不信感を持っているとお察しします。もし上記が証明されたら、リプレイスの良い機会かもしれません。延滞遅延金免除による善管注意義務違反を心配するより、事実や原因を徹底的に調べるのがまず先だと思います。

>組合として駐車場契約者と直接お話され、支払わなかったことを確認されたのでしょうか。
→大規模マンションですので、理事会が区画所有者と直接会う事はありません。

>彼(彼女)が契約者から現金で徴収し、銀行口座に入れずに着服した可能性もあります。
→財閥系の大手管理会社ですので、そのような不正は無いと思います。

>不祥事を隠したいというのであれば、総会での論点は、全く別のものになるでしょう。
→その様な可能性はありませんので、当方の質問への回答をお願いします。

>リプレイスの良い機会かもしれません。
→財閥系の大手管理会社相手なので他の管理会社にリプレイスが難しいとの認識ですが、もし可能ならばその手順をご教示下さい。

財閥系だからという理由で、管理会社を盲信する方は初めてですし、財閥系だからリプレイスが難しい理由もわかりません。契約書名簿があるはずですので、契約者とコンタクトが取れない理由もわかりません。意識が高く厳しい住人が多いからこそ、きちんと原因を解明して報告しない限り、ぼかして報告しても、全く報告しなくても、いずれ何らかの形でやり玉にあげられるような気がします。ご検討を祈ります。

asaka50さん、
あなたも管理会社や前理事長と同じく隠蔽したいなら、ここで質問は止めて黙って隠蔽すれば良いだけですよ~・・・、て書こうと思ってましたが、公表する事に変わったようで安心しました。

では、老婆心ですが、

・管理会社のミスなら議案が終わってから最後に、本件をお知らせとして管理会社から報告させる。
・質疑応答も管理会社が応えるように議長が采配する。
・その時に管理会社には前理事長には報告済みとして話をさせる。
・前理事長から引き継ぎが無かったことも報告する。
・金利は管理会社が負担すべきですが、これから交渉してはいかがでしょうか? 
・・その「意識高い系」の出席者もそう要求するはずですよ。
・総会で出そうな質問ですが、
・・駐車場代金を払っていない住人はなぜ黙っていたか?
・・管理会社に未請求に関し問い合わせたはずです。こういった質問も予想されます?
・・・よって管理会社に総会前に詳細を確認しておきましょうよ。 
・隠蔽しないことで「善管義務」は果たしたことになりますよ。

・「意識高い住人」ですが、こんな事が無いように次や次の次の理事をやってもらいたいとお願いしましょう!  
・・その住人ってモンスタークレーマーの事ですよね!
・「意識高い住人」は管理会社の呆れる説明を、きっと打ちのめすと思います。 
・大荒れの総会はそれらの住人と管理会社の間でやってもらいましょう。
・・議長にはそのように進行するように理事長とも打ち合わせしておきましょう。 
・その他、出そうな意見を想定して対応を準備することをお勧めします。 

今期の理事会には何も責任が無いのですから過剰に責任を感じる必要はありません。 
そういう姿勢で総会に臨むと良いと思いました。

ヨコオ様

アドバイスありがとうございます。
ヨコオ様のアドバイスを参考に対応したいと思います。

具体的には
>・管理会社のミスなら議案が終わってから最後に、本件をお知らせとして管理会社から報告させる。
→会計報告の中で管理会社から報告してもらおうと思います。

>・質疑応答も管理会社が応えるように議長が采配する。
→その様に議長に采配してもらおうと思います。

>・その時に管理会社には前理事長には報告済みとして話をさせ、前理事長から引き継ぎが無かったことも報告する。
→前理事長が否定し記録にも残っていないので、その事実は無いと判断しています。

>・金利は管理会社が負担すべきと思ったので、これから交渉してはいかがでしょうか?
→管理会社の顧問弁護士の見解を元に、延滞遅延金の取り扱いを決定する予定です。

>・その「意識高い系」の出席者はそう要求するはずですよ。
→総会で延滞遅延金の質問があった場合は、管理会社の方から顧問弁護士の見解を回答させる。もし回答に不満がある場合は、総会後に管理会社と話して貰います。

>・総会で出そうな質問ですが、 ・・駐車場代金を払っていない住人はなぜ黙っていたか? ・・管理会社に請求に関し問い合わせた住人はいるはずです。 こういった質問が出ませんか?
→上記質問を想定し、総会では管理会社から回答させます。

>・隠蔽しないことで「善管義務」は果たしたことになりますよ。
→その通りだと思います。

>・「意識高い住人」ですが、こんな事が無いように次や次の次の理事をやってもらいたいとお願いしましょう!・・その住人ってモンスタークレーマーの事ですよね!
→優秀なモンスタークレーマーで、しかも以前の理事会役員なので、過去の総会でも質問が的確かつ辛辣で、回答に詰まり紛糾してきました。

>・「意識高い住人」は管理会社の呆れる説明をきっと打ちのめすと思います。 
→その様になる可能性が高いと思います。

>・大荒れの総会はそれらの住人と管理会社の間でやってもらいましょう。 ・・議長にはそのように進行するように理事長とも打ち合わせしておきましょう。 
→その様な場合、質疑応答は打ち切り、総会後に管理会社とモンスタークレーマーの間で話して貰う様にしたいと思います。

>・その他、出そうな意見を想定して対応を準備することをお勧めします。 
→管理会社で準備させようと思います。

ヨコオ様が言う通り、今期の理事会には何も責任が無いので上記対応で乗り切りたいとは思いますが、大手管理会社と言えどもレベルが低過ぎてウンザリしています。

優秀なクレーマーなら本件では管理会社の責任だけを追究すると思います。

管理会社と言うよりフロントマンの資質に大きく依存する残念な業界です。
その担当者を信頼できなくなったなら、今回の件で交代を申し入れてはいかがでしょうか? ただし、もっと悪くなるリスクもあります。

管理会社との管理委託契約の内容として、駐車場利用料の請求書の送付が含まれていると思いますので、管理会社はその契約の履行を怠ったといえると思います。

しかしながら、そもそも駐車場利用料は請求書の送付がなくとも支払わなければならないものですので、管理会社の請求書の不送付と駐車場利用料の未払いとの間に因果関係があるとは思えず、管理会社には損害賠償責任はないと思われます。未収金額を拡大させたといえなくはないかもしれませんが、やはりそもそもの問題は未払者にあるので、管理会社の責任を追及するのは難しいと思います。

また、仮に管理会社に損害賠償責任があるとしても、管理組合様も管理会社の報告を見過ごしていたわけですので、管理組合様にも過失があるといえ、その過失割合に応じた金額しか請求できないと思います。

管理会社の責任を追及するのではなく、未払者に対して、駐車場利用料の支払を請求し、回収することを目指すのが合理的な判断だと思います。

1. asaka50さんの質問⑸について
 「未収金回収済み」の回答で(1)ないし(4)の問題の指摘を乗り切れるとは到底考えられない。①ミスは管理会社にあったのみでなく、管理組合にもあったのではないか、②管理会社は使用料未払者と未払金(以下「本件未払金」という。)の分割払いの合意(以下「本件合意」という。)をする権限はなく本件合意は無効だったのではないか、③前理事長は本件合意の報告を受けたが、本件合意の承認はしていないとすれば、管理組合は本件合意に拘束されないのではないか、④本件合意に基づく未納者支払いは未払い債務に充当するとして、遅延損害金を含まないから、管理組合はその請求をすべきでないか、(5月の総会後は新理事長の義務)、⑤前理事長のみでなく会計担当理事及び監事は管理組合に対し善管注意義務違反はあり、遅延損害金が回収不能となった場合にはその金額の賠償責任が生じ、管理組合はその責任を追及すべきである(新理事長義務)。上記のことは、asaka50さんのマンションの管理規約がマンション標準管理規約(単棟型)(平成28年3月改訂版)(以下「管理規約」という。)と同じであり、管理組合と管理会社との管理委託契約がマンション標準管理委託契約書(平成30.3.9国交省局長通達)(以下「管理委託契約書」という。)と同じであるとすれば、至極当然の事理と思います。
2.管理規約60条1項は29条所定の駐車場使用料等は徴収日に徴収することとし、2項は未払い金額について遅延損害金及び違約金等の請求ができるとし、3項は管理組合は納付すべき金額を納付しない組合員に対し督促など必要な措置を講ずるものとすると定めている。そしてマンション標準管理規約(単棟型)コメントは、「60条関係」の③において「滞納された管理費等の滞納者に対する必要な措置を講じることは管理組合(理事長)の最も重要な職務の一つであるといえる。」、④において遅延損害金の利率につき利息制限法や消費者契約法等の遅延損害金利率を上回る設定も考えられるとしている。
3.管理委託契約書の10条「管理費等滞納者に対する督促」は、管理会社は管理組合の組合員による使用料等の督促を行っても、当該組合員が支払わないときには、その責めを免れるものとし、その後の収納の請求は管理組合が行うものとする。同条引用の別表第1のⅠ(2)②には、管理会社は滞納状況を管理組合に毎月報告すること、滞納あるときは、最初の支払期限から起算して●月間、電話等乗法法により支払いの督促を行うとし、督促しても支払いがないときは、管理会社の業務を終了する、としている。●の個所はあなたのところの管理委託契約の定めによる。
4.上記のように、管理費等の徴収の第1の責任は管理組合(理事長)にあり、管理会社はその補助的立場であり、また、管理委託契約には管理費等の滞納があった場合に未納者と和解する権限を認めた規定はない。
 

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