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理事会の代理出席要件について

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

理事会の代理出席を「配偶者又は一親等の親族に限る」という文言を追加した規約変更案が届きましたが、「成人に限る」の文言は追加しなくても良いのか、ふと気になりました。皆さんの規約ではどのようになっていますか?

みんなの回答

私の意見ではないが、国交省の標準管理規約平成28年3月改訂版の53条(理事会の会議及び議事)のコメントとして、次のように記載されている。
「① 理事は、総会で選任され、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとされている。このため、理事会には本人が出席して、議論に参加し、議決権を行使することが求められる。
② したがって、理事の代理出席(議決権の代理行使を含む。以下同じ。)を、規約において認める旨の明文の規定がない場合に認めることは適当でない。
③ 「理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族(理事が、組合員である法人の職務命令により理事となった者である場合は、法人が推挙する者)に限り、代理出席を認める」旨を定める規約の規定は有効であると解されるが、あくまで、やむを得ない場合の代理出席を認めるものであることに留意が必要である。この場合においても、あらかじめ、総会において、それぞれの理事ごとに、理事の職務を代理するにふさわしい資質・能力を有するか否かを審議の上、その職務を代理する者を定めておくことが望ましい。なお、外部専門家など当人の個人的資質や能力等に着目して選任されている理事については、代理出席を認めることは適当でない。
④ 理事がやむを得ず欠席する場合には、代理出席によるのではなく、事前に議決権行使書又は意見を記載した書面を出せるようにすることが考えられる。これを認める場合には、理事会に出席できない理事が、あらかじめ通知された事項について、書面をもって表決することを認める旨を、規約の明文の規定で定めることが必要である。
⑤ 理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる。
⑥ 第2項は、本来、①のとおり、理事会には理事本人が出席して相互に議論することが望ましいところ、例外的に、第54条第1項第五号に掲げる事項については、申請数が多いことが想定され、かつ、迅速な審査を要するものであることから、書面又は電磁的方法(電子メール等)による決議を可能とするものである。
⑦ 第3項については、第37条の2関係を参照のこと。」。
 私はこの考えに従うのが相当であると思うので、ご参考にするのがよいのではないでしょうか。

ありがとうございます。参考にさせていただきます。

他のところに成人に限るとの文言はありませんか?

回答ありがとうございます。無いようでしたので質問させていただきました。他の皆様のマンションの実態を伺えて大変参考になりました。

私のマンションは役員資格要件を「理事及び監事は対象物件に現に居住する組合員又は組合員と同居する配偶者及び2親等以内の成人のうちから、総会で選任する」に数年前に変えました。

クロロさんの質問とは少し違いますが。
代理出席自体を認めていません。
役員は総会で皆さんから委任されます。
代理出席ができるということなら、〇〇さんではなく、〇号室ということで総会で承認するのと一緒です。
また、代理は再委任になってしまいます。
代理は委任と一緒ですから、代理を認めるなら理事会でも議決権行使書を認めるべきではないでしょうか。
ずっと理事会で検討してきた問題を、急に代理できた人が議決するのも変ですし。
理事会出席率が悪いからといって、このような方法を認めるのは、ただ数だけ集めればいいということのように感じます。

なるほどと思いました。ありがとうございます。標準管理規約だけを見るのではなく、自分のマンションの実態を考えて規約を考えてみます。

理事は自分の1票に責任を持たなければいけないでしょ。
マンション全体のことに責任を持つのは、やはり成人でなければと考えます。
入れなくても常識的に成人に決まっているというかもしれませんが、念のために入れておいたほうがいいかなと思います。
入れることで困ることはないですし、それこそお母さんに言われて中学生が来たら帰れという正当な理由がないことになります。
ひとり親家庭で、親は仕事で忙しいなんて場合に、責任感の強い青年が親の負担を軽くしようと代わりに来るかもしれません。
まぁ あり得はしないでしょうけれど。
あと現に居住するとか、同居するという条件も検討すべき課題だと思います。
外部に住む家族に頼んだらどうなるかなんて問題も起こるかもしれません。
ところで成人って18歳以上でしたっけ?

現に居住するか否かも考えてみる必要がありそうですね。ありがとうございます。標準管理規約だけを見るのではなく、自分のマンションの実態を考えて規約を考えてみます。

役員の資格及び理事会代理出席については 「クロロ」さんのマンションの改定案と同じです。

お母さんに言われて中学生が出て来る訳もないので、要らぬ心配だと思います。

ありがとうございます。私も要らぬ心配とは思いましたが皆さんの状況が分かって参考になりました。

クロロさん、

・当方では「成人に限る」が抜けているので追加したいと考えています。 近隣ではこの条件が入っている組合があるので、これに気が付いたようです。

・この件を考えていたときに、現に居住とは「住民票の現住所」になっているべきだけど、そこまで確認すべきか? との疑問を持ちました。 

・なお、役員不足なら「外部居住者」も役員就任可能としている組合があるので、これも検討してもらってはいかがですか? その場合は「国内在住」も入れた方が良さそうです。

・法人所有の場合はどうするかも?

色々な視点でのアドバイスありがとうございます。参考にさせていただきます。

質問を勘違いしていたようです。

代理出席とは、組合員の代りに指定の親族が理事に就任するとの意味だと理解していました。

しかし、理事に代わりその日だけ代理を立てるのは不適切なので、欠席なら代理は不可で、理事長一任が適切と思います。 

役員の資格及び理事会代理出席については
・現に同居する
・成人に達した
の要件を入れています。
お母さんに言われて中学生が出てきても困りますし。
本当は代理出席は認めたくありません。
現状では役員本人の出席率がよく、代理での出席はありません。

他のマンションの管理規約は参考になります。ありがとうございます。

クロロ様おはようございます。

当方のマンションも下記の標準規約の通りで「成人に限る」との文言は入っていません。
ただ標準規約を参考に、しかるべき理由があるのでしたら「成人に限る」等の文言を追加する事は問題ないと思います。

クロロ様から理事会に対し「成人に限る」等の文言の追加を要請すれば良いだけだと思います。

標準管理規約
ーーーーーーーーーーーーーー
第3節 (役員)
3 前項の規定により役員に選任された組合員は、あらかじめ総会の承認を
経て、その配偶者又は一親等の親族(いずれも○○マンションに現に居住 する者に限る。次項において「配偶者等」という。)に役員の職務を当該組 合員に代わって行わせることができる。
4 前項の場合において、組合員は、当該組合員に代わって職務を行った配 偶者等の行為について責任を負わなければならない。

管理規約の前に一般常識かと思うのでいちいち細かく指摘するつもりは無かったのですが皆様の意見、大変参考になります。ありがとうございます。

役員の資格及び理事会代理出席については
・現に同居する
・成人に達した
の要件を入れています。
お母さんに言われて中学生が出てきても困りますし。
本当は代理出席は認めたくありません。
現状では役員本人の出席率がよく、代理での出席はありません。

他のマンションの管理規約は参考になります。ありがとうございます。

クロロさんの質問とは少し違いますが。
代理出席自体を認めていません。
役員は総会で皆さんから委任されます。
代理出席ができるということなら、〇〇さんではなく、〇号室ということで総会で承認するのと一緒です。
また、代理は再委任になってしまいます。
代理は委任と一緒ですから、代理を認めるなら理事会でも議決権行使書を認めるべきではないでしょうか。
ずっと理事会で検討してきた問題を、急に代理できた人が議決するのも変ですし。
理事会出席率が悪いからといって、このような方法を認めるのは、ただ数だけ集めればいいということのように感じます。

なるほどと思いました。ありがとうございます。標準管理規約だけを見るのではなく、自分のマンションの実態を考えて規約を考えてみます。

理事は自分の1票に責任を持たなければいけないでしょ。
マンション全体のことに責任を持つのは、やはり成人でなければと考えます。
入れなくても常識的に成人に決まっているというかもしれませんが、念のために入れておいたほうがいいかなと思います。
入れることで困ることはないですし、それこそお母さんに言われて中学生が来たら帰れという正当な理由がないことになります。
ひとり親家庭で、親は仕事で忙しいなんて場合に、責任感の強い青年が親の負担を軽くしようと代わりに来るかもしれません。
まぁ あり得はしないでしょうけれど。
あと現に居住するとか、同居するという条件も検討すべき課題だと思います。
外部に住む家族に頼んだらどうなるかなんて問題も起こるかもしれません。
ところで成人って18歳以上でしたっけ?

現に居住するか否かも考えてみる必要がありそうですね。ありがとうございます。標準管理規約だけを見るのではなく、自分のマンションの実態を考えて規約を考えてみます。

クロロ様おはようございます。

当方のマンションも下記の標準規約の通りで「成人に限る」との文言は入っていません。
ただ標準規約を参考に、しかるべき理由があるのでしたら「成人に限る」等の文言を追加する事は問題ないと思います。

クロロ様から理事会に対し「成人に限る」等の文言の追加を要請すれば良いだけだと思います。

標準管理規約
ーーーーーーーーーーーーーー
第3節 (役員)
3 前項の規定により役員に選任された組合員は、あらかじめ総会の承認を
経て、その配偶者又は一親等の親族(いずれも○○マンションに現に居住 する者に限る。次項において「配偶者等」という。)に役員の職務を当該組 合員に代わって行わせることができる。
4 前項の場合において、組合員は、当該組合員に代わって職務を行った配 偶者等の行為について責任を負わなければならない。

管理規約の前に一般常識かと思うのでいちいち細かく指摘するつもりは無かったのですが皆様の意見、大変参考になります。ありがとうございます。

役員の資格及び理事会代理出席については 「クロロ」さんのマンションの改定案と同じです。

お母さんに言われて中学生が出て来る訳もないので、要らぬ心配だと思います。

ありがとうございます。私も要らぬ心配とは思いましたが皆さんの状況が分かって参考になりました。

クロロさん、

・当方では「成人に限る」が抜けているので追加したいと考えています。 近隣ではこの条件が入っている組合があるので、これに気が付いたようです。

・この件を考えていたときに、現に居住とは「住民票の現住所」になっているべきだけど、そこまで確認すべきか? との疑問を持ちました。 

・なお、役員不足なら「外部居住者」も役員就任可能としている組合があるので、これも検討してもらってはいかがですか? その場合は「国内在住」も入れた方が良さそうです。

・法人所有の場合はどうするかも?

色々な視点でのアドバイスありがとうございます。参考にさせていただきます。

質問を勘違いしていたようです。

代理出席とは、組合員の代りに指定の親族が理事に就任するとの意味だと理解していました。

しかし、理事に代わりその日だけ代理を立てるのは不適切なので、欠席なら代理は不可で、理事長一任が適切と思います。 

私の意見ではないが、国交省の標準管理規約平成28年3月改訂版の53条(理事会の会議及び議事)のコメントとして、次のように記載されている。
「① 理事は、総会で選任され、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとされている。このため、理事会には本人が出席して、議論に参加し、議決権を行使することが求められる。
② したがって、理事の代理出席(議決権の代理行使を含む。以下同じ。)を、規約において認める旨の明文の規定がない場合に認めることは適当でない。
③ 「理事に事故があり、理事会に出席できない場合は、その配偶者又は一親等の親族(理事が、組合員である法人の職務命令により理事となった者である場合は、法人が推挙する者)に限り、代理出席を認める」旨を定める規約の規定は有効であると解されるが、あくまで、やむを得ない場合の代理出席を認めるものであることに留意が必要である。この場合においても、あらかじめ、総会において、それぞれの理事ごとに、理事の職務を代理するにふさわしい資質・能力を有するか否かを審議の上、その職務を代理する者を定めておくことが望ましい。なお、外部専門家など当人の個人的資質や能力等に着目して選任されている理事については、代理出席を認めることは適当でない。
④ 理事がやむを得ず欠席する場合には、代理出席によるのではなく、事前に議決権行使書又は意見を記載した書面を出せるようにすることが考えられる。これを認める場合には、理事会に出席できない理事が、あらかじめ通知された事項について、書面をもって表決することを認める旨を、規約の明文の規定で定めることが必要である。
⑤ 理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる。
⑥ 第2項は、本来、①のとおり、理事会には理事本人が出席して相互に議論することが望ましいところ、例外的に、第54条第1項第五号に掲げる事項については、申請数が多いことが想定され、かつ、迅速な審査を要するものであることから、書面又は電磁的方法(電子メール等)による決議を可能とするものである。
⑦ 第3項については、第37条の2関係を参照のこと。」。
 私はこの考えに従うのが相当であると思うので、ご参考にするのがよいのではないでしょうか。

ありがとうございます。参考にさせていただきます。

他のところに成人に限るとの文言はありませんか?

回答ありがとうございます。無いようでしたので質問させていただきました。他の皆様のマンションの実態を伺えて大変参考になりました。

私のマンションは役員資格要件を「理事及び監事は対象物件に現に居住する組合員又は組合員と同居する配偶者及び2親等以内の成人のうちから、総会で選任する」に数年前に変えました。

回答がありません。