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管理費の滞納督促

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

久しぶりに投稿します。

皆さんのマンションでは、どのように管理費の滞納督促されていますか?
どうやら外にお住いの方が何ヶ月も滞納を続けているのですが、管理会社が連絡しても無視しているのか、なかなか連絡がとれず支払いが滞っています。

マンションに住んで入ればまだどうにかできると思うのですが、、、。

督促の手が多いに越したころは有りません。
良いアイデアを頂けないでしょうか。

みんなの回答

 催告の手順は別の回答者に譲るとして、少し別のお話をします。
 管理組合は管理費や修繕積立金を組合員から回収できなくても、あまり心配はいりません。滞納のあるマンションは、将来いつかは売却、競売、相続などによって所有者が変更となります。解り易く言えば管理費等を滞納しているような困った組合員は、善良な組合員にいつかは世代交代します。管理組合の債権は区分所有法に守られており、特定承継人(売買、贈与、競売などで新たに合員になった人)や包括承継人(相続人)に対しても請求することが可能です。滞納をした旧来の組合員と新たな組合員は連帯してこれを支払う義務があります。連帯債務は滞納した本人と同じ責務を負い、その全額を支払う義務を負います。(本人と割り勘にすべきだとか、まずは本人が支払うべきだといった抗弁は通用しないのです。)
 ついうっかり滞納となった場合は遅延損害金を付すことすら必要ないかもしれませんが、長期滞納者には警告的かつ懲罰的に高い割合で遅延損害金を課すこととしてはどうでしょうか。(例えば一年を超える滞納があった場合は遅延損害金を年率3割程度に引き上げるのです。損害金には利息制限法や出資法の上限利息の制限はありませんからご心配なく。)
 滞納する人は自分の判断で放置すると大変なことになる支払いを優先しているにすぎません。日常生活を送っているのですから、最低限の支払いは行おうとすれば可能なはずです。高額な遅延損害金の設定は「長期間放置すると、どんどん負債が膨らみますよ。マンションを売却しようにも、売却後の所有者に高額の遅延損害金が請求され、売却が困難になりますよ。」との管理組合からの警鐘です。規約を改定する際に本件の趣旨をきちんとアナウンスすれば、滞納者には一定の歯止めになるように思います。
 

一般的に以下の手順で督促・回収を行うことになります。

1.管理組合の名前で内容証明郵便を発送する
 これは「管理費等を支払いなさい」という催告を意味するもの。文書の作成は、管理会社に依頼。

2.代理人の弁護士名で内容証明郵便を発送する
 1でダメなら、弁護士に依頼することになります。この段階で回収が可能になるケースはかなり多いようです。

3.簡易裁判所に支払い督促の申し立てをする
 申し立ては、滞納者の重処置を管轄する簡易裁判所で行います。このメリットは、書類も弁護士に依頼しなくても、窓口の指示に従えば簡単に作成することができることです。

4.簡易裁判所で少額訴訟を起こす
 60万円以下の金額であれば、簡易裁判所で即日判決の手続きが取れるこの方法の方が3より有効とも言えます。ただし、滞納者が最初の期日において弁論をするまでに、通常の訴訟に移ることを求めた場合は、通常の訴訟に移ることになります。

5.通常の訴訟を起こす
 少額訴訟が適用されないときは、通常の訴訟の手続きに入ります。これに関しては、弁護士に依頼するほうがよいでしょう。

何回か同じような質問で回答していますが「何か月も滞納している方」には裁判をするしかないというのが私の考えです。「裁判することになりますよ」と伝えたことはありますが滞納の件で裁判をしたことはまだありません。

アドバイスありがとうございます。
最終手段では裁判ですね。しかし、住みにくくなってしまうというのも心情的に決行しずらいところもありますね。。

裁判することを決めるのは総会決議ですからそこまで気にする必要はないと私は思います。

滞納督促でちょっと気を付けていただきたいことがあります。
当事者つまり理事長が払ってくださいというのは問題ではないのですが、管理会社などが払えというと弁護士法第72条に抵触してしまう場合があります。
本当にバカみたいな話ですが、相手方が法律に詳しかったら反対に通報されてしまうかもしれません。
大手の管理会社が、支店長名で内容証明を出したなんてこともありますがアウト。
理事長名を代理で語ってもアウト。
本当にバカみたいな話なのですが現実です。
では どうするの? ということになります。
督促はあくまで理事長本人がする。
そんなこと やっているところはないでしょう。
だって管理会社が委託契約の中に入れているのですから。

これは脅しではありません。
滞納のことではないのですが、最近知り合いが非弁行為で通報されてしまったのです。
嘘のような本当の話です。

督促をするのでしたら弁護士さんに依頼するしかないみたいですね。
おかしな話です。
気を付けてください。

アドバイスありがとうございます。
本当に馬鹿げた話ですね。。。悪いのはどちなのかという本質が消えてしまっていますね。。
記載内容から推測ですが、理事長名での内容証明を承諾を得た上での代理であれば大丈夫そうですね。

【皆さんのマンションでは、どのように管理費の滞納督促されていますか? 】→
以前は管理会社に全てお任せ状態でした。今期役員になり、滞納状況の説明を受け督促状況を確認したら、文書送付と電話及び訪問により対応していると回答されました。しかし、詳細を確認したら文書送付の記録が無く、電話も月一度のみで応答無ければ留守電に入電したと、訪問もしたが不在だったと。
幸いにも管理規約、細則に遅延損害金の請求や弁護士費用の請求が出来るようになっていたので、理事会で次の様に決議しました。
1ヶ月目:未納通知書送付。
2ヶ月目:未納通知書を送付し、電話連絡。 不在等であれば少なくとも時間帯を変えて3回実施し記録。
3ヶ月目:未納通知書と遅延損害金の請求予告文書を送付し、更に訪問し入金要請。
4ヶ月目:未納通知書を送付し、遅延損害金も請求。
5ヶ月目:未納通知書と弁護士費用加算予告文書を送付。
6ヶ月目:弁護士より請求文書送付し、未納金遅延損害金弁護士費用を請求。
7ヶ月目以降:弁護士に法的手続きを委任。
理事会決議事項は組合員へ上記内容をお知らせしました。また、各種通知文の内容も、不適切な表現のある管理会社案を修正しました。
残高不足により口座引き落とし不能となっても、1~2回の未納に対して遅延損害金を請求するのはやり過ぎと判断し上記内容としました。また、理由書の提出により理事会が遅延損害金を免除する事も出来ることとしました。

よろしければ参考にしてください。また、プーアルさんの組合の規約細則もご確認ください。

アドバイスありがとうございます。
毎月の内容を決めていくと良いですね。
規約も確認してみます。

プーアル様のところで使えるかどうかわかりませんが、当方の経験をお話しします。

最初は管理会社に依頼して管理費未納の連絡をしましたが相手からは返事がありませんでした。
次に文書で支払いの要求をさせていただき、文面は「もし 支払われない場合は弁護士を通じて給料の差押えの手続きに入る予定です。」との内容で連絡していただきました。

その後滞納者の方から管理会社経由で連絡があり、分割払いで払ってもらえることになりました。
「弁護士から勤務先に連絡」というのが効果があったのではないかと思います。

アドバイスありがとうございます。
弁護士に依頼するという点がハードルとなりそうですが、実際に動くとすると大変有効に感じました。

弁護士を使うことも含め、滞納者への対応手順は管理会社でマニュアルがあるので、安心して管理会社任せればよいと思います。
管理規約にも上記の手順が明記されていると思いますので、訴訟費用も含め総会決議無しで迅速に対応できます。

滞納管理費等回収については、国交省のマンション標準管理規約(単棟型)の平成28年3月の改訂版のコメントの別添3「滞納管理費等回収のための管理組合による措置に係るフローチャート」及びその解説が詳細かつ要領よい説明をしています。大変参考になります。ご一読ください。

アドバイスありがとうございます。
参考にしてみます。

これこそが管理組合の理事会がやるべき業務です。

未納者を放置すれば、未納者が増殖し、やがて管理組合の会計が破綻します。

督促は管理会社が管理組合の名前で根気強くやっていく必要がありたす。

管理委託契約で定められた督促期間(3ヶ月?)が経過していたら、理事長名で訴訟すると滞納者に通知すれば、滞納者はすぐに滞納金を払う筈です。

アドバイスありがとうございます。
まずは理事長名での訴訟通知ですね。

督促は管理会社がしていますか?理事会が直接していますか?
管理委託契約で定められた管理会社による督促期間(3ヶ月など)が経過していたら、理事会が直接 滞納者に連絡をとりましょう。

過去に、古い滞納金の回収をした際、管理会社が送ったはずの督促状が先方に届いていなかったことがわかりました。郵便の事故だったのか、管理会社が送っていなかったのか、滞納者が捨ててしまったのかは不明ですが、結果として滞納者は理事長からの手紙を受け取った直後に滞納金を支払いました。(支払い能力はあったわけです。)こんな行き違いだったとは思いもよりませんでした。全戸に配布している理事会議事録にも未収金の話は書かれていましたが、実名は伏せていたため、それを読んだ滞納者は自分の事だとは思っていなかったそうです。

理事会が直接督促する場合には、差出人の名前を理事長の個人名にし、理事長の肉筆で書くと良いそうです。(上記はその方法を使って解決した実例です。)事務的な手紙はゴミ箱に直行でも、個人名、肉筆の手紙を受け取ればぎょっとするものです。同じ立場の組合員から督促することも効果があるそうです。

アドバイスありがとうございます。
督促は管理会社が行っています。
理事長名での肉筆の宛名は有効な気がしますね。

プーアルさんのところで使えるかどうかわかりませんが、強烈に効果があったことをお知らせします。
実家に連絡して、親から息子さんに連絡していただきました。
てきめんでした。
その後も払っては溜め、払っては溜めの状態が続きましたが、親から連絡していただくと払ってもらえます。
本人には連絡が取れませんが、実家と連絡ができるので、少し滞納が続いても様子を見ています。

アドバイスありがとうございます。
大人になってオーナーとして所有しているのに、いい年になって親から言われるのも大変恥ずかしい話ですね。
さらに質問になって恐縮ですが、親(実家)の連絡先はどのように入手したのでしょうか?
緊急連絡先か何かでしょうか?

私のところは、管理会社に提出する居住者名簿のほか、緊急用住民名簿を管理組合で保管しています。
もちろん個人情報保護法に基づき、鍵のかかる金庫に入れています。
この名簿は5年に1回新しく書き直していただいています。
滞納ばかりでなく別のケースもありました。
実は夜逃げされたこともあるのですが、これも実家との連絡で解決しました。
そのまま逃げないで、任意売却を勧めてあげたら親が間に入って何とかうまくいき、夜逃げ者(?)にも良い結果となったこともありました。
しかし、初めに名簿を作るときは結構抵抗がありました。
それも回を重ねて理解が進んだのか、今は全戸で提出されています。

プーアルさんのところで使えるかどうかわかりませんが、強烈に効果があったことをお知らせします。
実家に連絡して、親から息子さんに連絡していただきました。
てきめんでした。
その後も払っては溜め、払っては溜めの状態が続きましたが、親から連絡していただくと払ってもらえます。
本人には連絡が取れませんが、実家と連絡ができるので、少し滞納が続いても様子を見ています。

アドバイスありがとうございます。
大人になってオーナーとして所有しているのに、いい年になって親から言われるのも大変恥ずかしい話ですね。
さらに質問になって恐縮ですが、親(実家)の連絡先はどのように入手したのでしょうか?
緊急連絡先か何かでしょうか?

私のところは、管理会社に提出する居住者名簿のほか、緊急用住民名簿を管理組合で保管しています。
もちろん個人情報保護法に基づき、鍵のかかる金庫に入れています。
この名簿は5年に1回新しく書き直していただいています。
滞納ばかりでなく別のケースもありました。
実は夜逃げされたこともあるのですが、これも実家との連絡で解決しました。
そのまま逃げないで、任意売却を勧めてあげたら親が間に入って何とかうまくいき、夜逃げ者(?)にも良い結果となったこともありました。
しかし、初めに名簿を作るときは結構抵抗がありました。
それも回を重ねて理解が進んだのか、今は全戸で提出されています。

滞納督促でちょっと気を付けていただきたいことがあります。
当事者つまり理事長が払ってくださいというのは問題ではないのですが、管理会社などが払えというと弁護士法第72条に抵触してしまう場合があります。
本当にバカみたいな話ですが、相手方が法律に詳しかったら反対に通報されてしまうかもしれません。
大手の管理会社が、支店長名で内容証明を出したなんてこともありますがアウト。
理事長名を代理で語ってもアウト。
本当にバカみたいな話なのですが現実です。
では どうするの? ということになります。
督促はあくまで理事長本人がする。
そんなこと やっているところはないでしょう。
だって管理会社が委託契約の中に入れているのですから。

これは脅しではありません。
滞納のことではないのですが、最近知り合いが非弁行為で通報されてしまったのです。
嘘のような本当の話です。

督促をするのでしたら弁護士さんに依頼するしかないみたいですね。
おかしな話です。
気を付けてください。

アドバイスありがとうございます。
本当に馬鹿げた話ですね。。。悪いのはどちなのかという本質が消えてしまっていますね。。
記載内容から推測ですが、理事長名での内容証明を承諾を得た上での代理であれば大丈夫そうですね。

プーアル様のところで使えるかどうかわかりませんが、当方の経験をお話しします。

最初は管理会社に依頼して管理費未納の連絡をしましたが相手からは返事がありませんでした。
次に文書で支払いの要求をさせていただき、文面は「もし 支払われない場合は弁護士を通じて給料の差押えの手続きに入る予定です。」との内容で連絡していただきました。

その後滞納者の方から管理会社経由で連絡があり、分割払いで払ってもらえることになりました。
「弁護士から勤務先に連絡」というのが効果があったのではないかと思います。

アドバイスありがとうございます。
弁護士に依頼するという点がハードルとなりそうですが、実際に動くとすると大変有効に感じました。

弁護士を使うことも含め、滞納者への対応手順は管理会社でマニュアルがあるので、安心して管理会社任せればよいと思います。
管理規約にも上記の手順が明記されていると思いますので、訴訟費用も含め総会決議無しで迅速に対応できます。

これこそが管理組合の理事会がやるべき業務です。

未納者を放置すれば、未納者が増殖し、やがて管理組合の会計が破綻します。

督促は管理会社が管理組合の名前で根気強くやっていく必要がありたす。

管理委託契約で定められた督促期間(3ヶ月?)が経過していたら、理事長名で訴訟すると滞納者に通知すれば、滞納者はすぐに滞納金を払う筈です。

アドバイスありがとうございます。
まずは理事長名での訴訟通知ですね。

【皆さんのマンションでは、どのように管理費の滞納督促されていますか? 】→
以前は管理会社に全てお任せ状態でした。今期役員になり、滞納状況の説明を受け督促状況を確認したら、文書送付と電話及び訪問により対応していると回答されました。しかし、詳細を確認したら文書送付の記録が無く、電話も月一度のみで応答無ければ留守電に入電したと、訪問もしたが不在だったと。
幸いにも管理規約、細則に遅延損害金の請求や弁護士費用の請求が出来るようになっていたので、理事会で次の様に決議しました。
1ヶ月目:未納通知書送付。
2ヶ月目:未納通知書を送付し、電話連絡。 不在等であれば少なくとも時間帯を変えて3回実施し記録。
3ヶ月目:未納通知書と遅延損害金の請求予告文書を送付し、更に訪問し入金要請。
4ヶ月目:未納通知書を送付し、遅延損害金も請求。
5ヶ月目:未納通知書と弁護士費用加算予告文書を送付。
6ヶ月目:弁護士より請求文書送付し、未納金遅延損害金弁護士費用を請求。
7ヶ月目以降:弁護士に法的手続きを委任。
理事会決議事項は組合員へ上記内容をお知らせしました。また、各種通知文の内容も、不適切な表現のある管理会社案を修正しました。
残高不足により口座引き落とし不能となっても、1~2回の未納に対して遅延損害金を請求するのはやり過ぎと判断し上記内容としました。また、理由書の提出により理事会が遅延損害金を免除する事も出来ることとしました。

よろしければ参考にしてください。また、プーアルさんの組合の規約細則もご確認ください。

アドバイスありがとうございます。
毎月の内容を決めていくと良いですね。
規約も確認してみます。

一般的に以下の手順で督促・回収を行うことになります。

1.管理組合の名前で内容証明郵便を発送する
 これは「管理費等を支払いなさい」という催告を意味するもの。文書の作成は、管理会社に依頼。

2.代理人の弁護士名で内容証明郵便を発送する
 1でダメなら、弁護士に依頼することになります。この段階で回収が可能になるケースはかなり多いようです。

3.簡易裁判所に支払い督促の申し立てをする
 申し立ては、滞納者の重処置を管轄する簡易裁判所で行います。このメリットは、書類も弁護士に依頼しなくても、窓口の指示に従えば簡単に作成することができることです。

4.簡易裁判所で少額訴訟を起こす
 60万円以下の金額であれば、簡易裁判所で即日判決の手続きが取れるこの方法の方が3より有効とも言えます。ただし、滞納者が最初の期日において弁論をするまでに、通常の訴訟に移ることを求めた場合は、通常の訴訟に移ることになります。

5.通常の訴訟を起こす
 少額訴訟が適用されないときは、通常の訴訟の手続きに入ります。これに関しては、弁護士に依頼するほうがよいでしょう。

督促は管理会社がしていますか?理事会が直接していますか?
管理委託契約で定められた管理会社による督促期間(3ヶ月など)が経過していたら、理事会が直接 滞納者に連絡をとりましょう。

過去に、古い滞納金の回収をした際、管理会社が送ったはずの督促状が先方に届いていなかったことがわかりました。郵便の事故だったのか、管理会社が送っていなかったのか、滞納者が捨ててしまったのかは不明ですが、結果として滞納者は理事長からの手紙を受け取った直後に滞納金を支払いました。(支払い能力はあったわけです。)こんな行き違いだったとは思いもよりませんでした。全戸に配布している理事会議事録にも未収金の話は書かれていましたが、実名は伏せていたため、それを読んだ滞納者は自分の事だとは思っていなかったそうです。

理事会が直接督促する場合には、差出人の名前を理事長の個人名にし、理事長の肉筆で書くと良いそうです。(上記はその方法を使って解決した実例です。)事務的な手紙はゴミ箱に直行でも、個人名、肉筆の手紙を受け取ればぎょっとするものです。同じ立場の組合員から督促することも効果があるそうです。

アドバイスありがとうございます。
督促は管理会社が行っています。
理事長名での肉筆の宛名は有効な気がしますね。

滞納管理費等回収については、国交省のマンション標準管理規約(単棟型)の平成28年3月の改訂版のコメントの別添3「滞納管理費等回収のための管理組合による措置に係るフローチャート」及びその解説が詳細かつ要領よい説明をしています。大変参考になります。ご一読ください。

アドバイスありがとうございます。
参考にしてみます。

何回か同じような質問で回答していますが「何か月も滞納している方」には裁判をするしかないというのが私の考えです。「裁判することになりますよ」と伝えたことはありますが滞納の件で裁判をしたことはまだありません。

アドバイスありがとうございます。
最終手段では裁判ですね。しかし、住みにくくなってしまうというのも心情的に決行しずらいところもありますね。。

裁判することを決めるのは総会決議ですからそこまで気にする必要はないと私は思います。

 催告の手順は別の回答者に譲るとして、少し別のお話をします。
 管理組合は管理費や修繕積立金を組合員から回収できなくても、あまり心配はいりません。滞納のあるマンションは、将来いつかは売却、競売、相続などによって所有者が変更となります。解り易く言えば管理費等を滞納しているような困った組合員は、善良な組合員にいつかは世代交代します。管理組合の債権は区分所有法に守られており、特定承継人(売買、贈与、競売などで新たに合員になった人)や包括承継人(相続人)に対しても請求することが可能です。滞納をした旧来の組合員と新たな組合員は連帯してこれを支払う義務があります。連帯債務は滞納した本人と同じ責務を負い、その全額を支払う義務を負います。(本人と割り勘にすべきだとか、まずは本人が支払うべきだといった抗弁は通用しないのです。)
 ついうっかり滞納となった場合は遅延損害金を付すことすら必要ないかもしれませんが、長期滞納者には警告的かつ懲罰的に高い割合で遅延損害金を課すこととしてはどうでしょうか。(例えば一年を超える滞納があった場合は遅延損害金を年率3割程度に引き上げるのです。損害金には利息制限法や出資法の上限利息の制限はありませんからご心配なく。)
 滞納する人は自分の判断で放置すると大変なことになる支払いを優先しているにすぎません。日常生活を送っているのですから、最低限の支払いは行おうとすれば可能なはずです。高額な遅延損害金の設定は「長期間放置すると、どんどん負債が膨らみますよ。マンションを売却しようにも、売却後の所有者に高額の遅延損害金が請求され、売却が困難になりますよ。」との管理組合からの警鐘です。規約を改定する際に本件の趣旨をきちんとアナウンスすれば、滞納者には一定の歯止めになるように思います。
 

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