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民泊禁止等で管理規約を変更したいのですが特別決議では可決できません

その他

管理規約

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

10年以上改訂されていない管理規約を、最近問題になっている(民泊禁止)(暴力団員の排除)を標準管理規約に合せ下記の様に改訂しようとしています。

(専有部分の用途並びに民泊の禁止)
第12条・・・・・・・・・・・
2 区分所有者は、その専有部分を住宅宿泊事業法第3条第1項の届出を行って営む同法第2条第3項の住宅宿泊事業に使用してはならない。
3 区分所有者は、その専有部分を国家戦略特別区域法第13条第1項の特定認定を受けて行う国家戦略特別区域外国人滞在施設経営事業に使用してはならない。

(暴力団員の排除)
第19条の2 区分所有者は、その専有部分を第三者に貸与する場合には、前
条に定めるもののほか、次に掲げる内容を含む条項をその貸与に係る契約に
定めなければならない。
一 契約の相手方が暴力団員・・・・・・・・

ただ、管理規約は特月決議で住民の3/4以上の賛成が必要ですが、総会では委任状を出さない、議決権を行使しないで欠席する住民が圧倒的に多く特別決議で可決する見通しがありません。

マンションは築25年で老朽化が進みスラム化する危険性がありますので、マンションの資産価値の低下を防ぐために(民泊禁止)(暴力団員の排除)を明文化したいのですが、どのように対応すれば良いのでしょうか?

みんなの回答

特別決議を可決させるには大変な努力が必要です。
もし是非に特別決議を可決させたいと考えるなら委任状・議決権行使書を、あらゆる手段を使って搔き集めるしかありません。
議案書に必要性を分かりやすく書き全戸に配布すると共に、掲示板に掲示し、組合員の関心を引くようにし、皆様に提出をお願いしましよう。

総会数日前になっても提出の無い部屋には、提出をお願いする書面を再配布し、それでも提出されない組合員にはフロントに直接訪問して貰いましよう。

とにかく特別決議を可決させるには最大限の努力が必要です。

ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

私ののマンションでも特別決議を可決させるには大変な努力をしています。
もし是非に特別決議を可決させたいなら委任状・議決権行使書を、あらゆる手段を使って搔き集めるしかありません。
頑張って下さい。

ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

あらゆる手段とはどの様なものですか?

竜巻さん
心配いただきましてありがとうございます。

よく分かりませんが会社での経験での私見を申し上げます。
(1) 総会資料はお年寄りにも解りやすく、文字を大きく、図を多くして見易くされてはと思います。
(2)「理事会かわら版」を全戸に配布して、管理組合と居住者の距離を縮めては如何でしょうか?

ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

理事会で議案書に纏めて総会で議案説明するものだと認識しています。
規約改正については、特別決議でありますことからマンション管理士に依頼することを総会で承認取る必要があると認識しています。
従って皆様が言う通り地道に対応すべき事案ではと思慮します。

ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

管理(さん)のお答えの一部に疑問をもちましたので、敢えて投稿します。議決権行使方法についての①、②及び⑥は適法と思いますが、③、④及び⑤の方法が適法であるとは思いません。また、民泊禁止及び暴力団 排除の規約の改正議案が特別決議の要件を充たさず廃案になった場合、民泊禁止及び暴力団排除を使用細則の改正とする議案に切り替えことができるかにも疑問があります。いずれも管理規約事項であること、また、総会の招集通知の議案の要領には使用細則改正案としてはされていないことからも、使用細則改正とするやり方は無理だと思います。暴力団員が暴力団排除規定の無効を主張して総会決議無効訴訟を提起した場合に、総会招集手続にも、集会における決議にも違法の点のないことを明らかする必要がありますから、適法にいささかでも疑問のあるやり方は避けるべきだと思います。無効とされれば、理事の責任も問われることになります。

jsmendy様、ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

票集めに最善の努力をするのが一番です。テクニカルなアドバイスは以下の通りです。
①総会会日を1カ月程度先に設定して総会開催案内を行う。
②総会開催までの間、管理会社と理事が協力して組合員に電話、訪問などにより議決権行使書又は委任状を集める。
③記名押印の委任状や議決権行使書の本紙が届かなくても、FAXや電子メールの添付ファイルも可とします。
④電話で議長などへの委任の意思表示が確認できれば、此れも有効な代理人による出席と扱い(電話番号、電話の日時、会話した当事者双方の氏名、会話内容のメモを作成保管しましょう)更に総会後に委任状を提出してもらえば万全です。
⑤電子メールやLINEで総会案内をし、メールの返信やSNSで議決権を行使してもらう。(記名押印は不要)
⑥出席予定と回答する人にも、万一急遽出席できない場合に限り有効とする議決権行使書を提出してもらう。(本人出席の場合はこれを優先し、本書は無効とすると書き込む。)

かなり荒っぽいと思われるかもしれませんが、区分所有法では、「書面又は代理人により議決を行使できる」と定めているだけです。自筆の署名と押印を必須としてはいません。特に委任は委任者と代理人の口頭での同意もでも有効です。本人、代理人双方が委任成立の認識があれば(電話や口頭で意思を確認できれば)有効な委任であり代理人を出席扱いすべきです。
書面に関しては、電子メールやSNSは昭和58年の区分所有法改正時には無かった書面の一形態と解してよいと思います。

此れでも4分の3が未達の場合は、次の議案で「先の議案が承認されなかった場合は本議案を総会に上程いたします。」と条件を付して、通常決議で使用細則を変更することをお勧めします。
規約変更ができるに越したことはありませんが、使用細則の専有部分の禁止事項に民泊や暴力団排除を盛り込めば、一定の拘束力は出てきます。裁判で争う場合でも管理組合で何も取り決めていない状態で、民泊や暴力団に対して対抗するよりよほど有効です。とことんこじれれば訴訟による解決しかありません。その場合は、迷惑行為の実害の程度と管理組合のルール(使用細則を含めて)が争点になると思います。 特別決議での可決を諦めないことが第一ですが、それでもだめなら次善の策を講じましょう。

私の回答に関してご意見を頂いたので追加補足いたします。
尋常なやり方では4分の3の規約変更ができないとお悩みの東京急行さんのご質問に答えているあくまで規約変更ができない場合の次善の策としてのアドバイスであることをご留意ください。③④⑤の意思表示は信用できない。瑕疵あるものとして訴訟等で争いとなった場合は、これら意思表示を行った人に「あれでよかったんですよね。」と追認をお願いし、追認のある意思表示は有効と主張して争いましょう。
https://kotobank.jp/word/%E8%BF%BD%E8%AA%8D-167447
争いとなった時、①が完璧なのは言うまでもないのですが、以下の順番で最も下策なのが④です。
①規約事項を規約に規定する>②規約事項を承知の上であえて使用細則に規定する>③規約事項を総会普通決議で組合員間で申し合わせる>④規約が成立しななったので何も取り決めない
②や③で組合員の過半数の合意があり、それを違反者の組合員も承知の上で、違反行為により他の組合員に迷惑を及ぼした場合に④より②,③が管理組合の拠り所となる可能性があるのですから、できる限りのことを行うべきと私は思います。
仮に①であっても、区分所有者が暴力団と婚姻し同居を始め、とはいえマンション内では何ら問題行為を行わず、良き家庭人として暮らしていた場合、①だけを理由に追い出したり、専有部分を使用禁止にできるかははなはだ疑問です。憲法に保障される基本的人権は強固な権利で、管理規約の規定だけで制限を加えられるでしょうか。訴訟で勝つには迷惑行為の実態を証拠を示して裁判員にどれだけ訴求できる材料を持っているかが大切だと思います。その際に②や③を示して、組合員が決めたルールに違反していると主張できるのは意義深いことです。誤解を恐れず云えば、不当な組合員を相手に喧嘩に勝つ(喧嘩の過程で当方に少々反則があっても、それらを考慮されても尚、勝訴する)ためのアドバイスです。だって質問が「(通常のやり方では)規約は変更出来ないがどうすればいいですか。」ですから。

管理(すが さとし)様、ありがとうございます。
詳細かつ具体的なアドバイスを参考に頑張ってみます。

築35年49戸マンション管理員3年目。

こちらも今月10日に共用部リノベーションの特別総会が開かれます。特別決議案件です。

私見を申し上げます。
① 総会資料はお年寄りにも解りやすく、文字を大きく、図を多くして見て頂く工夫があると良いと思います。
② 今回の推進者は理事長、総務担当、管理会社営業担当、と管理員の私4名でした。
③ 総会資料が管理会社から届いたら、「誰に」配ったか解るようにしておくこと。これが居住者の出欠の確認資料になります。期限の3日前に理事長からまだ出されていない方へのメールボックスへの依頼文の投函が行われました。
一方、外部居住者への推進は難しいのが現状です。
④ 総務担当役員さんや、管理員の直接の声掛けは効果が大きいです。
⑤ また、日ごろから理事会が開かれる都度、「理事会だより」を全件に配布して、管理組合と居住者の距離を縮めていくことが大事かと思います。

ありがとうございます。
皆様のアドバイスを参考に頑張ってみます。

当方のマンションでも特別決議を可決させるには大変な努力をしています。もし是非に特別決議を可決させたいとお考えなら委任状・議決権行使書を、あらゆる手段を使って搔き集めるしかありません。

議案書に必要性を分かりやすく書き全戸に配布すると共に、掲示板に掲示し、組合員の関心を引くようにし、皆様に提出をお願いしました。

総会数日前になっても提出の無い部屋には、提出を促す書面を再度配布し、それでも提出されない組合員にはフロントに直接訪問して貰いました。

当日の朝になっても足りない分は、管理会社のフロントが再度各部屋に直接交渉し、委任状・議決権行使書を集めて貰い、やっと3/4以上が集まり無事に可決することができました。

とにかく特別決議を可決させるには最大限の努力が必要です。

asaka50さん、ありがとうございます。
皆様もご苦労されているのですね。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

具体的にどうように頑張っておられるのでしょうか?

asaka50さん
ご心配いただきましてありがとうございます。

待っていても委任状など向こうからは、やってこないでしょう。
出席票等の提出期限(特別決議がある場合には早めに期限を切っています。)になったら、理事さんたちで手分けして個別訪問をして、提出のお願いをしています。
それでも足りない場合には管理会社のフロントに電話をしていただいたり、再度訪問していただいたりします。
民泊や反社のことでしたら、そんなに心配しなくても大丈夫だと思いますよ。
いくら無関心でも社会問題のように取り上げられたことですので、皆さん関心はあると思います。

暴力団排除のことなのですが、私のところは貸与だけでなく譲渡も禁止としています。
これは財産権のことになりますから、裁判になった時に有効かどうかはわかりませんが入れてあります。

ありがとうございます。
確かにその通りですね。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

民泊禁止の議案に限った事ではありませんが、特別決議を可決させたいなら委任状・議決権行使書を、あの手この手を使って搔き集めることをお勧めします。
当方では下記のようにしました。ご参考になさって下さい。

1.「あなたの無関心が マンションの資産価値を下げます。」というドキリとするキャッチコピーを使った書面を 掲示板・EVかご内など、目に付くところに掲示し、組合員の関心を引き、提出を促しました。

2.総会数日前になっても提出の無い部屋には、提出を促す書面を再度配布しました。

3.当日の朝になっても足りない分は、管理会社のフロントマンがエントランスのインターホンからピンポンして各部屋に直接交渉し、委任状・議決権行使書を集めに走り回って下さいました。

お陰様で3/4以上が集まり無事に可決できました。絶望する前に考えつく事はすべてやってみましょう。

三毛猫様、ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

待っていても委任状など向こうからは、やってこないでしょう。
出席票等の提出期限(特別決議がある場合には早めに期限を切っています。)になったら、理事さんたちで手分けして個別訪問をして、提出のお願いをしています。
それでも足りない場合には管理会社のフロントに電話をしていただいたり、再度訪問していただいたりします。
民泊や反社のことでしたら、そんなに心配しなくても大丈夫だと思いますよ。
いくら無関心でも社会問題のように取り上げられたことですので、皆さん関心はあると思います。

暴力団排除のことなのですが、私のところは貸与だけでなく譲渡も禁止としています。
これは財産権のことになりますから、裁判になった時に有効かどうかはわかりませんが入れてあります。

ありがとうございます。
確かにその通りですね。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

当方のマンションでも特別決議を可決させるには大変な努力をしています。もし是非に特別決議を可決させたいとお考えなら委任状・議決権行使書を、あらゆる手段を使って搔き集めるしかありません。

議案書に必要性を分かりやすく書き全戸に配布すると共に、掲示板に掲示し、組合員の関心を引くようにし、皆様に提出をお願いしました。

総会数日前になっても提出の無い部屋には、提出を促す書面を再度配布し、それでも提出されない組合員にはフロントに直接訪問して貰いました。

当日の朝になっても足りない分は、管理会社のフロントが再度各部屋に直接交渉し、委任状・議決権行使書を集めて貰い、やっと3/4以上が集まり無事に可決することができました。

とにかく特別決議を可決させるには最大限の努力が必要です。

asaka50さん、ありがとうございます。
皆様もご苦労されているのですね。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

具体的にどうように頑張っておられるのでしょうか?

asaka50さん
ご心配いただきましてありがとうございます。

民泊禁止の議案に限った事ではありませんが、特別決議を可決させたいなら委任状・議決権行使書を、あの手この手を使って搔き集めることをお勧めします。
当方では下記のようにしました。ご参考になさって下さい。

1.「あなたの無関心が マンションの資産価値を下げます。」というドキリとするキャッチコピーを使った書面を 掲示板・EVかご内など、目に付くところに掲示し、組合員の関心を引き、提出を促しました。

2.総会数日前になっても提出の無い部屋には、提出を促す書面を再度配布しました。

3.当日の朝になっても足りない分は、管理会社のフロントマンがエントランスのインターホンからピンポンして各部屋に直接交渉し、委任状・議決権行使書を集めに走り回って下さいました。

お陰様で3/4以上が集まり無事に可決できました。絶望する前に考えつく事はすべてやってみましょう。

三毛猫様、ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

築35年49戸マンション管理員3年目。

こちらも今月10日に共用部リノベーションの特別総会が開かれます。特別決議案件です。

私見を申し上げます。
① 総会資料はお年寄りにも解りやすく、文字を大きく、図を多くして見て頂く工夫があると良いと思います。
② 今回の推進者は理事長、総務担当、管理会社営業担当、と管理員の私4名でした。
③ 総会資料が管理会社から届いたら、「誰に」配ったか解るようにしておくこと。これが居住者の出欠の確認資料になります。期限の3日前に理事長からまだ出されていない方へのメールボックスへの依頼文の投函が行われました。
一方、外部居住者への推進は難しいのが現状です。
④ 総務担当役員さんや、管理員の直接の声掛けは効果が大きいです。
⑤ また、日ごろから理事会が開かれる都度、「理事会だより」を全件に配布して、管理組合と居住者の距離を縮めていくことが大事かと思います。

ありがとうございます。
皆様のアドバイスを参考に頑張ってみます。

票集めに最善の努力をするのが一番です。テクニカルなアドバイスは以下の通りです。
①総会会日を1カ月程度先に設定して総会開催案内を行う。
②総会開催までの間、管理会社と理事が協力して組合員に電話、訪問などにより議決権行使書又は委任状を集める。
③記名押印の委任状や議決権行使書の本紙が届かなくても、FAXや電子メールの添付ファイルも可とします。
④電話で議長などへの委任の意思表示が確認できれば、此れも有効な代理人による出席と扱い(電話番号、電話の日時、会話した当事者双方の氏名、会話内容のメモを作成保管しましょう)更に総会後に委任状を提出してもらえば万全です。
⑤電子メールやLINEで総会案内をし、メールの返信やSNSで議決権を行使してもらう。(記名押印は不要)
⑥出席予定と回答する人にも、万一急遽出席できない場合に限り有効とする議決権行使書を提出してもらう。(本人出席の場合はこれを優先し、本書は無効とすると書き込む。)

かなり荒っぽいと思われるかもしれませんが、区分所有法では、「書面又は代理人により議決を行使できる」と定めているだけです。自筆の署名と押印を必須としてはいません。特に委任は委任者と代理人の口頭での同意もでも有効です。本人、代理人双方が委任成立の認識があれば(電話や口頭で意思を確認できれば)有効な委任であり代理人を出席扱いすべきです。
書面に関しては、電子メールやSNSは昭和58年の区分所有法改正時には無かった書面の一形態と解してよいと思います。

此れでも4分の3が未達の場合は、次の議案で「先の議案が承認されなかった場合は本議案を総会に上程いたします。」と条件を付して、通常決議で使用細則を変更することをお勧めします。
規約変更ができるに越したことはありませんが、使用細則の専有部分の禁止事項に民泊や暴力団排除を盛り込めば、一定の拘束力は出てきます。裁判で争う場合でも管理組合で何も取り決めていない状態で、民泊や暴力団に対して対抗するよりよほど有効です。とことんこじれれば訴訟による解決しかありません。その場合は、迷惑行為の実害の程度と管理組合のルール(使用細則を含めて)が争点になると思います。 特別決議での可決を諦めないことが第一ですが、それでもだめなら次善の策を講じましょう。

私の回答に関してご意見を頂いたので追加補足いたします。
尋常なやり方では4分の3の規約変更ができないとお悩みの東京急行さんのご質問に答えているあくまで規約変更ができない場合の次善の策としてのアドバイスであることをご留意ください。③④⑤の意思表示は信用できない。瑕疵あるものとして訴訟等で争いとなった場合は、これら意思表示を行った人に「あれでよかったんですよね。」と追認をお願いし、追認のある意思表示は有効と主張して争いましょう。
https://kotobank.jp/word/%E8%BF%BD%E8%AA%8D-167447
争いとなった時、①が完璧なのは言うまでもないのですが、以下の順番で最も下策なのが④です。
①規約事項を規約に規定する>②規約事項を承知の上であえて使用細則に規定する>③規約事項を総会普通決議で組合員間で申し合わせる>④規約が成立しななったので何も取り決めない
②や③で組合員の過半数の合意があり、それを違反者の組合員も承知の上で、違反行為により他の組合員に迷惑を及ぼした場合に④より②,③が管理組合の拠り所となる可能性があるのですから、できる限りのことを行うべきと私は思います。
仮に①であっても、区分所有者が暴力団と婚姻し同居を始め、とはいえマンション内では何ら問題行為を行わず、良き家庭人として暮らしていた場合、①だけを理由に追い出したり、専有部分を使用禁止にできるかははなはだ疑問です。憲法に保障される基本的人権は強固な権利で、管理規約の規定だけで制限を加えられるでしょうか。訴訟で勝つには迷惑行為の実態を証拠を示して裁判員にどれだけ訴求できる材料を持っているかが大切だと思います。その際に②や③を示して、組合員が決めたルールに違反していると主張できるのは意義深いことです。誤解を恐れず云えば、不当な組合員を相手に喧嘩に勝つ(喧嘩の過程で当方に少々反則があっても、それらを考慮されても尚、勝訴する)ためのアドバイスです。だって質問が「(通常のやり方では)規約は変更出来ないがどうすればいいですか。」ですから。

管理(すが さとし)様、ありがとうございます。
詳細かつ具体的なアドバイスを参考に頑張ってみます。

理事会で議案書に纏めて総会で議案説明するものだと認識しています。
規約改正については、特別決議でありますことからマンション管理士に依頼することを総会で承認取る必要があると認識しています。
従って皆様が言う通り地道に対応すべき事案ではと思慮します。

ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

よく分かりませんが会社での経験での私見を申し上げます。
(1) 総会資料はお年寄りにも解りやすく、文字を大きく、図を多くして見易くされてはと思います。
(2)「理事会かわら版」を全戸に配布して、管理組合と居住者の距離を縮めては如何でしょうか?

ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

私ののマンションでも特別決議を可決させるには大変な努力をしています。
もし是非に特別決議を可決させたいなら委任状・議決権行使書を、あらゆる手段を使って搔き集めるしかありません。
頑張って下さい。

ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

あらゆる手段とはどの様なものですか?

竜巻さん
心配いただきましてありがとうございます。

管理(さん)のお答えの一部に疑問をもちましたので、敢えて投稿します。議決権行使方法についての①、②及び⑥は適法と思いますが、③、④及び⑤の方法が適法であるとは思いません。また、民泊禁止及び暴力団 排除の規約の改正議案が特別決議の要件を充たさず廃案になった場合、民泊禁止及び暴力団排除を使用細則の改正とする議案に切り替えことができるかにも疑問があります。いずれも管理規約事項であること、また、総会の招集通知の議案の要領には使用細則改正案としてはされていないことからも、使用細則改正とするやり方は無理だと思います。暴力団員が暴力団排除規定の無効を主張して総会決議無効訴訟を提起した場合に、総会招集手続にも、集会における決議にも違法の点のないことを明らかする必要がありますから、適法にいささかでも疑問のあるやり方は避けるべきだと思います。無効とされれば、理事の責任も問われることになります。

jsmendy様、ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

特別決議を可決させるには大変な努力が必要です。
もし是非に特別決議を可決させたいと考えるなら委任状・議決権行使書を、あらゆる手段を使って搔き集めるしかありません。
議案書に必要性を分かりやすく書き全戸に配布すると共に、掲示板に掲示し、組合員の関心を引くようにし、皆様に提出をお願いしましよう。

総会数日前になっても提出の無い部屋には、提出をお願いする書面を再配布し、それでも提出されない組合員にはフロントに直接訪問して貰いましよう。

とにかく特別決議を可決させるには最大限の努力が必要です。

ありがとうございます。
アドバイスを参考に頑張ってみます。

回答がありません。