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予備費の範囲内の支出について

管理組合の会計

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

皆様のマンションでは、予備費の範囲内の支出をどのように承認していますか?

設備の不具合があり、「高くても10万円以下らしいので、修理を発注して良いですか?」という承認の求め方を管理会社からされました。
10万円は、予備費と同じ金額です。

このようなラフな方法の背景には、口頭によるバックリとした見積りでも
「予備費の範囲内だったらかまわないよ。」という返事がもらえた歴史があるように感じました。
新任の理事長さんが緊急性が無いと判断し、見積書の取得と金額の交渉を指示しましたので、安易な承認は回避されています。

マンションによって、又は役員さんの人柄によって異なる運営がされていると思います。
皆様のマンションではどのように承認をしているか、実際のところを教えてください。
よろしく御願いします。


みんなの回答

当方では一般管理費の中に予備費を入れておりますが、使い方にルールは無くてその時々の理事会の判断で使っています。 これが普通と思いますが経験事例を一件投稿します。

配水管に穴が空いたので応急処置を行い、その後直ぐに完全な修理を行うのに100万円もかかりました。 この場合は数万円の応急処置で済ませておいて、次年度の修繕積立金で負担すべきだったと思います。

緊急に完璧な修理まで必要がないなら、例えば30万円程度を限度に理事長決済に制限を設けてはどうでしょうか?  管理会社は理事長が了解すれば組合が了解したとして高額な工事を発注しまからね。 

当方はメールを活用して全理事に問題をお知らせしたり、合意を取ったりして1両日程度で理事全員の総意を確認していました。 メールを活用すれば情報共有が遅滞なく出来るし、素早く意志決定が出来るので他の理事の意見も聞けます。
逆に管理会社はノンビリ対応していられません。  

すでに「石山 佳夫」さんから模範解答が出ておりますので、単に経験事例紹介でした。

実際のところを教えてくださってありがとうございます。
組合運営の機動性のために予備費がある、とも言えますね。緊急性が高いものは次の理事会まで待っていられない現実もあると思います。
理事長就任中に、機械式駐車場のゲートが故障して車の出し入れができなくなったときは、修理の見積りを職場のパソコンに送ってもらい、理事長判断だけで承認したこともあります。管理組合には駐車場の貸し主としての責任もありますから契約車を立ち往生させたままにはできなくて。1時間くらいで復旧できました。あれも予備費の範囲内でした。
理事長の決裁権限を設けておけば不適切な事態は避けられそうですね。
ヨコオさん、ありがとうございました。

【皆様のマンションではどのように承認をしているか】→
当方では理事会で審議した額を支払いします。とは言っても、今期理事会での支払いはまだありません。
今期理事会発足前に、避雷針点検等で数万円が支払われていましたが、前期理事会議事録に無い出費でしたので、改めて今期理事会で審議し追認としました。
委託業務費を除く管理費の約8%が予備費として予算計上されています。来期予算としては、3分の1以下に修正する予定です。
管理会社のフロントによれば、小規模マンションで10万円程度、中規模マンションで20万円程度が相場らしいです。

新米理事さん、ご回答ありがとうございます。やはり、きちんと審議をしていらっしゃるのですね。
前期の決算後~通常総会の間に支出された場合は今期の理事会が発足後に追認審議もするのですね。
予備費の相場の情報もいただきまして、感謝申し上げます。

三毛猫のマンションと同様に予備費の費目がありますが、設備不具合の修理でしたら、当方のマンションは修繕費の費目となります。

もし修繕費の予算額ををオーバーしていても、理由があれば理事会決議で大丈夫だと思いまし、次の総会で修繕費が赤字になった理由を会計報告で説明すれば問題ないと思いますが?

それよりも管理会社が自社の利益のために、10万円の予備費を狙っている可能性もありますので、修理の必要性も含め、相見積もりを取り正当な値段で発注されるように注意した方が良いと思います。

まずは必要性があるのか?次の理事会に相見積りも含めた見積書を出して、役員みんなで検討するのが王道ですね。それが待てないほど緊急性のある不具合でもないのです。
asaka50 さん、ご回答ありがとうございました。

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ご回答、ありがとうございます。
マンション管理センターから発行されている手引書で、予備費に関しここまで具体的なコメントがされているとは存じませんでした。良い指針となります。

この管理組合は予算の立て方に問題があった(数年前まで余剰金…数百万が全額予備費の科目に入れっぱなしになっていました。現在は改善されています。)一方で、良識のある役員さんたちにより運営がされており、(一般組合員が知りうる総会資料の情報からは)不適切な支出は無いようでした。
今期初めて役員(監事)に就任し理事会内部から見る機会を得て、今回の質問のような「違和感のある歴史」を垣間見ました。不健全な慣例があれば任期中に改善したいと思っています。今後ともご指南よろしく御願いします。

ご指南なんてとんでもございません。こちらこそ、ご指導お願いします。

予備費は何が起こるかわからないので入れてあります。
金額はマンションの規模にもよるのではないでしょうか。
予備費の範囲内だったら構わないということではなく、理事会決議で使える限度額などを決めておけばいいのではないでしょうか。
予備費を使うと言っても、1回で全部使ってしまうということでもないでしょうし、細かなことに何回も使う場合もあるかもしれません。
何かあるたびに総会を開催というわけにもいかないと思います。
ざっくりした予算案を作るのもおかしいかなぁと思います。
毎年、毎年予算と実績がかけ離れているということになっては予算を作る意味もないですし。

これは、どの科目で予算計上されていようが、執行機関による承認の限度額を定めないと解決しない問題なのですね。
承認を求めるメールの末尾に「〇月〇日までに回答がなければ承認されたものと見做して発注します。」という一文があり私(監事)は強引さを感じました。総会の決議無く承認が出来る限度額とその承認方法のルール整備が必要ですね。
海さん、アドバイスをありがとうございました。

管理会社もやることやらなければいけないので、お尻突っつくのでしょうけれど、ちょっと強引な表現ですね。
天邪鬼ならわざと無視したくなる(笑)
「〇月〇日までにご回答ください」でいいのにと思います。

変なこと考えました。
総会の出席票ですが「〇月〇日までにご提出いただけない場合には、議長に委任とさせていただきます。」
というのはどうでしょうか。
飛躍のし過ぎですが…

海さん、鋭いですね。正にその通りなんです。そのマンションの出欠票には「出欠票が期限までに提出されない場合は賛成と見做します。」という「見做し賛成規定」があるのです!上場投資法人の投資主総会でもあるまいし、マンション管理組合でこれをやっているのは珍しいですよね。

オッと それが有効かどうかこのサイトに聞いてみましょう。

私のマンションでは管理費でも修繕積立金でも予備費という項目はなく修繕費で多めに予算取りしています(修繕積立金の場合は修繕A200万修繕B300万といった感じ)。予算オーバーしたらその都度総会決議しています。

クッシーさん、ご回答ありがとうございます。
私の質問の表現が悪くて、趣旨が伝わりませんでした。改めて質問させていただきます。
平たく言いますと「そこにお金があるから、使って良いですか?」という問に理事長・理事会など執行機関は見積りが無くてもYESと言って良いものか?というのが質問の趣旨で、皆様がどの程度、柔軟or厳格になさっているのかが知りたかったのです。

申し訳ありません(笑)
私の場合は私の耳に入ったら基本は見積もりは出してもらっています。もう長い間理事長していますが見積もり無しでやっといていいですか?と言われた経験はありませんねぇ。

再びのご回答、ありがとうございました。普通、見積りを取りますよね。それがたとえ1万円でも。

予備費は何が起こるかわからないので入れてあります。
金額はマンションの規模にもよるのではないでしょうか。
予備費の範囲内だったら構わないということではなく、理事会決議で使える限度額などを決めておけばいいのではないでしょうか。
予備費を使うと言っても、1回で全部使ってしまうということでもないでしょうし、細かなことに何回も使う場合もあるかもしれません。
何かあるたびに総会を開催というわけにもいかないと思います。
ざっくりした予算案を作るのもおかしいかなぁと思います。
毎年、毎年予算と実績がかけ離れているということになっては予算を作る意味もないですし。

これは、どの科目で予算計上されていようが、執行機関による承認の限度額を定めないと解決しない問題なのですね。
承認を求めるメールの末尾に「〇月〇日までに回答がなければ承認されたものと見做して発注します。」という一文があり私(監事)は強引さを感じました。総会の決議無く承認が出来る限度額とその承認方法のルール整備が必要ですね。
海さん、アドバイスをありがとうございました。

管理会社もやることやらなければいけないので、お尻突っつくのでしょうけれど、ちょっと強引な表現ですね。
天邪鬼ならわざと無視したくなる(笑)
「〇月〇日までにご回答ください」でいいのにと思います。

変なこと考えました。
総会の出席票ですが「〇月〇日までにご提出いただけない場合には、議長に委任とさせていただきます。」
というのはどうでしょうか。
飛躍のし過ぎですが…

海さん、鋭いですね。正にその通りなんです。そのマンションの出欠票には「出欠票が期限までに提出されない場合は賛成と見做します。」という「見做し賛成規定」があるのです!上場投資法人の投資主総会でもあるまいし、マンション管理組合でこれをやっているのは珍しいですよね。

オッと それが有効かどうかこのサイトに聞いてみましょう。

三毛猫のマンションと同様に予備費の費目がありますが、設備不具合の修理でしたら、当方のマンションは修繕費の費目となります。

もし修繕費の予算額ををオーバーしていても、理由があれば理事会決議で大丈夫だと思いまし、次の総会で修繕費が赤字になった理由を会計報告で説明すれば問題ないと思いますが?

それよりも管理会社が自社の利益のために、10万円の予備費を狙っている可能性もありますので、修理の必要性も含め、相見積もりを取り正当な値段で発注されるように注意した方が良いと思います。

まずは必要性があるのか?次の理事会に相見積りも含めた見積書を出して、役員みんなで検討するのが王道ですね。それが待てないほど緊急性のある不具合でもないのです。
asaka50 さん、ご回答ありがとうございました。

【皆様のマンションではどのように承認をしているか】→
当方では理事会で審議した額を支払いします。とは言っても、今期理事会での支払いはまだありません。
今期理事会発足前に、避雷針点検等で数万円が支払われていましたが、前期理事会議事録に無い出費でしたので、改めて今期理事会で審議し追認としました。
委託業務費を除く管理費の約8%が予備費として予算計上されています。来期予算としては、3分の1以下に修正する予定です。
管理会社のフロントによれば、小規模マンションで10万円程度、中規模マンションで20万円程度が相場らしいです。

新米理事さん、ご回答ありがとうございます。やはり、きちんと審議をしていらっしゃるのですね。
前期の決算後~通常総会の間に支出された場合は今期の理事会が発足後に追認審議もするのですね。
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再びのご回答、ありがとうございました。普通、見積りを取りますよね。それがたとえ1万円でも。

当方では一般管理費の中に予備費を入れておりますが、使い方にルールは無くてその時々の理事会の判断で使っています。 これが普通と思いますが経験事例を一件投稿します。

配水管に穴が空いたので応急処置を行い、その後直ぐに完全な修理を行うのに100万円もかかりました。 この場合は数万円の応急処置で済ませておいて、次年度の修繕積立金で負担すべきだったと思います。

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理事長就任中に、機械式駐車場のゲートが故障して車の出し入れができなくなったときは、修理の見積りを職場のパソコンに送ってもらい、理事長判断だけで承認したこともあります。管理組合には駐車場の貸し主としての責任もありますから契約車を立ち往生させたままにはできなくて。1時間くらいで復旧できました。あれも予備費の範囲内でした。
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