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理事会がすべき総会の事前準備

管理業の委託

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

今期理事会での初めての総会を控えています。そこで、皆様に教えていただきたいことがあります。総会前にどのような事前準備が必要でしょうか。また、総会の時に留意する事もあればお教えください。

タイムスケジュールを決めておくのか、想定問答集を作成するのか、タイムキーパーや議案説明等の役割分担方法、管理会社との役割分担等。
出席者数報告方法、採決方法(挙手か拍手か)、動議の取扱い、議案と関係無い質問や意見の取扱い等。

よろしくお願いいたします。 

みんなの回答

管理会社の担当者と相談し、大まかなタイムスケジュールを作っておきましょう。
総会の時間は2時間半程度が目安でしょう。
特に問題や審議することが無ければ1時間程度で終わります。
ただ、審議する議案が多い場合は時間内に終わらないこともあります。
役員の皆様は議案の主旨や経緯について理解していますが、他の出席者の皆様は分からないことも多く、質疑も多くなります。
修繕積立金関係、大規模修繕工事関係などは慎重に審議する必要もありますので、余裕をもった時間配分をしましょう。

東京急行さん、ご回答ありがとうございます。
大まかなタイムスケジュールを作るようにします。議事録を確認したら、過去の総会は午前10時開始で、早い時は11時頃、遅くても12時に終了していました。
修繕積立金関係、大規模修繕工事関係等はありませんが、審議する議案が多くなりそうなので事前準備をしっかりしたいと思います。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

今回は理事長役なのですか? 
モンスタークレーマー以外は何とかやれると思いますので、緊張しすぎないで一人で背負わないようにしたらよいと思います。

沢山あって書ききれないのですが、

・普通決議は必ず可決されます。

・緊急動議は提出も協議もできないので、議長から止めるように注意してもらいます。

・予算案などを優先してもめそうな、議論になりそうな議案は後ろにする。 次期に継続審議とか。

・モンスタークレーマーに恐れをなして理事長が議案を撤回することがありますが、こうなると時間をかけて検討した議案ほど残念と感じると思います。 
・反論せず十分喋らせて意見を聞いたとし採決する。
・大荒れは採決止めて保留として継続審議にする。

・質疑には理事長一人で回答しないで、分担し女性理事がいるならその方に回答してもらう。(質問者の当たりが柔らかくなる)

・回答に困る偏屈な(意地悪な)質問はフロントマンに回答してもらうなり、他の組合の事例を参考意見として話してもらう(事前に理事会に有利な話をするように申し付けておきます)

・議案と関係なかったり、ちょっと外れた意見は遮断するより、総会終了後に談話会を設けそこで続きをやる事を最初から提案しておく。 (後ガス抜き)
・このアイデアは飲み物と軽食を用意して試してみたい。
・フロントマンをあなたと議長のすぐそばや後ろに配置して、その場で小声で相談できるようにしておく。 話が聞こえないように席を離す。

・実体験では、値上げ議案の時に「物言う組合員」だけを総会前に集めて、事情説明が行われた事がありました(これもガス抜きですね)

・議長は采配が上手そうな女性が適任かな~?

そちらの組合の雰囲気に合わせて、選択し準備してください。 

ヨコオさん、ご回答ありがとうございます。
参考になりそうなことを多く挙げていただき、感謝いたします。
特に、ガス抜きの方法等は取り入れたいと思います。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

(1)(ア) 管理会社との管理委託契約には管理会社に総会支援業務があるから、管理会社との詳細な打ち合わせは必要不可欠である。
 (イ) 総会招集通知については、招集権者(区分所有法34条)、招集通知(35条1項)、招集通知に記載添付するもの(35条5項)の確認。
 (ウ) 総会の決議事項(区分所有法で定められた事項と管理規約で定められた事項)のうち、今回の集会において決議を求める事項を特定し、その各々につき、総会成立の要件及び決議の要件とを明確に一覧表にしておくとよい。留意すべきは、総会の採決は組合員数と議決権の両方を数える必要があることである(二重多数決方式)。特別決議事項(区分所有法17条1項、31条1項等)については二重多数決方式が義務とされている。二重多数決方式を守るためには、①区分所有者総数及び議決権総数の確認[一人で数個の専有部分を所有していても区分所有者の数としては一人として数える。したがって、両者の数は一致しない場合がある]、②出席者区分所有者数、出席議決権数、③委任状、議決権行使書による書面投票した区分所有者数及び議決権数を明らかにしておく、④集会当日、実際に出席した区分所有者の数を確定しておくことなどが必要。 
(2)従前の総会の状況を前理事から聞いておく必要がある。特に、クレーマーがいて荒れた総会であったか、荒れたのであれば、その議案は何でどのような点が問題となったのかなど。
(3)総会に提出する議案の作り方は問題です。例えば、管理組合規約の追加(例;民泊禁止の規定を新たに設ける)、変更(例;ペット飼育可を不可と変更)の場合です。これらを1つの議案として提出した場合、どちらかの案が反対多数で否決されたときには、他の案が賛成多数であっても1つの議案としては一蓮托生で否決となってしまう。第1議案として、規約00条に・・(民泊禁止の規定)を設ける、第2議案として、規約00条にペット飼育可とする規定をペット飼育不可とする規定に改正するなど、別々に採否が決められるように、別々の議案とするのがよい。
(4)総会で決議できる事項は、招集通知に記載されている事項に限られ、記載のない事項についての動議は問題とする要はない。出席していない区分所有者の権利を守るためである。
(5)(ア)招集通知の議案に関係がな質問、(イ)個人のプライバシーに関する質問などには、その旨を述べて質疑を打ち切る。このようにしても、総会決議の無効理由とはならない。

jsmendyさん、ご回答ありがとうございます。
管理委託契約書に総会支援業務が記載されていました。管理会社に詳細を聞いてみます。
また、二重多数決方法や当日の人数確定等も事前に打ち合わせしておきます。
その他、議案の作り方等も参考にさせていただき、管理会社と打ち合わせします。
ありがとうございました。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

区分所有者にはいろいろなバックグラウンドの方がいらっしゃるので、質問を想定することは難しいでしょう。会社組織ではありませんが、法律で定められた総会ですから、企業倫理同様、アカウンタビリティー(説明責任)と、コンプライアンス(法令厳守)に徹して、議案に至った経過などを改めてクリアにしておくのがよいと思います。

広く名前が知られている大手鉄道系管理会社と、談合事件で有名なゼネコン現役社員が理事長の当マンションでは、議案を通したいがために、違う意見や不明点を追求する者に、ヤジや暴言、さくらを登場させ、問題をすり替えて個人攻撃します。その結果、どういうことが起こったというと、不快感を募らせたある区分所有者に「見せしめ裁判」を起こされ、一年以上無駄な弁護士費用を払わされました。

このようなゲスなマンションになリさがらないよう、緊急な案件でなければ、いかなる手段を使ってまでも議案を通そうなどとは、決して思わないことです。新米理事さんのマンションは、ここまで下品ではないと思いますが(笑)、ご参考までに。


台風さん、ご回答ありがとうございます。
【法律で定められた総会ですから、企業倫理同様、アカウンタビリティー(説明責任)と、コンプライアンス(法令厳守)に徹して、議案に至った経過などを改めてクリアにしておくのがよいと】のアドバイス、本当にそうですね。気を引き締めて、総会を乗り切ります。
ありがとうございました。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

わたしの場合です。

タイムスケジュールを決めておくのか→決めません。
想定問答集を作成するのか→最初は管理会社に丸投げしました(笑)今はできるだけ議案説明書に言いたいことをいれて質問がでないようにしています。
タイムキーパーや議案説明等の役割分担方法→タイムキーパーはいません。すべて議長、すなわち理事長です。
管理会社との役割分担等。→最初はすべて管理会社の指示で動きました。今はお金のことと工事内容や方法等は管理会社でおこなうようにしてもらっています。他はできるだけ自分でおこなうよう努力しています。
出席者数報告方法、→管理会社が指示を出してきます。
採決方法(挙手か拍手か)→挙手です
動議の取扱い→経験ありません。
議案と関係無い質問や意見の取扱い等→最初は管理会社に丸投げしていましたが今は徹底的にけんかします(笑)

ここまでやることを理解しているのであればなんの心配もないと思います。各項目やりたいようにやるだけです。

クッシーさん、ご回答ありがとうございます。
クッシーさんのやり方を参考にして、準備していこうと思います。特に、管理会社との役割分担についてのご回答は参考になりました。
本当にありがとうございました。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

理事長さんとして初めてでしたら緊張なさることでしょう。
でも、まわりはいつも一緒に暮らしている住民の皆さんです。
リラックスしてください。
私のところはそんな綿密に準備はしません。
開催宣言や定数確認報告など、セリフは管理会社のフロントに作っていただいています。
議案の進め方は、議長が「第〇号議案に入ります。管理会社から説明をします。」
という風に、すべて管理会社に振っています。
採決は当然に挙手、特別決議の時は賛否の数の報告もして、可決か否決かを言います。
役員承認の時は拍手にしています。
それから、役員承認ですが、議案書に「理事候補」「監事候補」と分けて承認をいただいています。
形式的ですが、理事を監査する役目の監事を、理事たちが互選で選出するのもおかしいでしょ。
事前に荒れそうだと思われる議案には、想定問題を考えることもありました。
無理に可決しなくてもいいと思いますので、反対者の意見も十分に言っていただいています。
ただ、議案と関係ないことが出ましたら、議長としてきっぱりと止めます。

頑張ってください。

cocoaさん、ご回答ありがとうございます。
大まかなイメージがつかめました。少しずつ準備していこうと思います。
【形式的ですが、理事を監査する役目の監事を、理事たちが互選で選出するのもおかしい】→そうですね。今までの総会では役員の選任は一つの議案で、その後互選で監事と理事長等を決めていました。これからは別々に承認をいただくようにします。
色々とアドバイスありがとうございます。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

よかったですね。
お疲れさまでした。

新米理事さんの誠実なお人柄がにじみ出るご質問と思います。

前期までの総会に出席してその雰囲気を覚えていらっしゃたら、例年のスタイルを踏襲するのが良いと思います。
この一年の間に管理会社の担当者が変更されていなければ「昨年はどうしていたの?」とフロントマンに訊いて準備を進めましょう。
因みに当方では、議事進行・議案の説明は管理会社のフロントマンにお任せし、開会宣言・閉会宣言・議案毎の採決の挙手を求めるとき・採決の結果(可決か否決か)または決議保留か、というポイントとなる部分だけを理事長がやっています。

もちろん、特に役員さんから直接お伝えすべきことがあれば、自分達の言葉で話しましょう。
自宅マンションでは大規模修繕を管理会社に発注しなかったので、総会での進捗報告は自分たちでする必要がありました。

準備はどれほど綿密にしても完璧という事はないので、臨機応変に対応するつもりの方が気が楽です。一般組合員からしてもガチガチのタイムスケジュール通りの進行をされて質問や議論を途中で打ち切られる方が禍根を残します。
失敗経験から申し上げられるのは、貸し会議室など時間制限のある会場の場合は余裕を持って借りておくと安全です。過去に議論が白熱している最中に制限時間が到来し、当時の理事長が「時間です。」と打ち切ったことで、議論の火に油を注いでしまった総会がありました。

理事長さん、役員さんは、一般組合員の皆さんからのご意見を引き出す役回りのつもりくらいでちょうど良いのではないかと思います。

成功談をお話できなくて残念でしたが、総会席上で何があっても「出たとこ勝負」で何とかする、と肚をくくる?のも貴重な経験と思います。役員就任を忌避する方もいらっしゃいますが、得難い人間的成長の好機?と思って楽しむのも一案です。

三毛猫さん、早速のご回答ありがとうございます。
【準備はどれほど綿密にしても完璧という事はないので、臨機応変に対応するつもりの方が気が楽です】→そうですね。例年のスタイルを参考に準備してみます。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

理事長さんとして初めてでしたら緊張なさることでしょう。
でも、まわりはいつも一緒に暮らしている住民の皆さんです。
リラックスしてください。
私のところはそんな綿密に準備はしません。
開催宣言や定数確認報告など、セリフは管理会社のフロントに作っていただいています。
議案の進め方は、議長が「第〇号議案に入ります。管理会社から説明をします。」
という風に、すべて管理会社に振っています。
採決は当然に挙手、特別決議の時は賛否の数の報告もして、可決か否決かを言います。
役員承認の時は拍手にしています。
それから、役員承認ですが、議案書に「理事候補」「監事候補」と分けて承認をいただいています。
形式的ですが、理事を監査する役目の監事を、理事たちが互選で選出するのもおかしいでしょ。
事前に荒れそうだと思われる議案には、想定問題を考えることもありました。
無理に可決しなくてもいいと思いますので、反対者の意見も十分に言っていただいています。
ただ、議案と関係ないことが出ましたら、議長としてきっぱりと止めます。

頑張ってください。

cocoaさん、ご回答ありがとうございます。
大まかなイメージがつかめました。少しずつ準備していこうと思います。
【形式的ですが、理事を監査する役目の監事を、理事たちが互選で選出するのもおかしい】→そうですね。今までの総会では役員の選任は一つの議案で、その後互選で監事と理事長等を決めていました。これからは別々に承認をいただくようにします。
色々とアドバイスありがとうございます。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

よかったですね。
お疲れさまでした。

新米理事さんの誠実なお人柄がにじみ出るご質問と思います。

前期までの総会に出席してその雰囲気を覚えていらっしゃたら、例年のスタイルを踏襲するのが良いと思います。
この一年の間に管理会社の担当者が変更されていなければ「昨年はどうしていたの?」とフロントマンに訊いて準備を進めましょう。
因みに当方では、議事進行・議案の説明は管理会社のフロントマンにお任せし、開会宣言・閉会宣言・議案毎の採決の挙手を求めるとき・採決の結果(可決か否決か)または決議保留か、というポイントとなる部分だけを理事長がやっています。

もちろん、特に役員さんから直接お伝えすべきことがあれば、自分達の言葉で話しましょう。
自宅マンションでは大規模修繕を管理会社に発注しなかったので、総会での進捗報告は自分たちでする必要がありました。

準備はどれほど綿密にしても完璧という事はないので、臨機応変に対応するつもりの方が気が楽です。一般組合員からしてもガチガチのタイムスケジュール通りの進行をされて質問や議論を途中で打ち切られる方が禍根を残します。
失敗経験から申し上げられるのは、貸し会議室など時間制限のある会場の場合は余裕を持って借りておくと安全です。過去に議論が白熱している最中に制限時間が到来し、当時の理事長が「時間です。」と打ち切ったことで、議論の火に油を注いでしまった総会がありました。

理事長さん、役員さんは、一般組合員の皆さんからのご意見を引き出す役回りのつもりくらいでちょうど良いのではないかと思います。

成功談をお話できなくて残念でしたが、総会席上で何があっても「出たとこ勝負」で何とかする、と肚をくくる?のも貴重な経験と思います。役員就任を忌避する方もいらっしゃいますが、得難い人間的成長の好機?と思って楽しむのも一案です。

三毛猫さん、早速のご回答ありがとうございます。
【準備はどれほど綿密にしても完璧という事はないので、臨機応変に対応するつもりの方が気が楽です】→そうですね。例年のスタイルを参考に準備してみます。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

管理会社の担当者と相談し、大まかなタイムスケジュールを作っておきましょう。
総会の時間は2時間半程度が目安でしょう。
特に問題や審議することが無ければ1時間程度で終わります。
ただ、審議する議案が多い場合は時間内に終わらないこともあります。
役員の皆様は議案の主旨や経緯について理解していますが、他の出席者の皆様は分からないことも多く、質疑も多くなります。
修繕積立金関係、大規模修繕工事関係などは慎重に審議する必要もありますので、余裕をもった時間配分をしましょう。

東京急行さん、ご回答ありがとうございます。
大まかなタイムスケジュールを作るようにします。議事録を確認したら、過去の総会は午前10時開始で、早い時は11時頃、遅くても12時に終了していました。
修繕積立金関係、大規模修繕工事関係等はありませんが、審議する議案が多くなりそうなので事前準備をしっかりしたいと思います。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

わたしの場合です。

タイムスケジュールを決めておくのか→決めません。
想定問答集を作成するのか→最初は管理会社に丸投げしました(笑)今はできるだけ議案説明書に言いたいことをいれて質問がでないようにしています。
タイムキーパーや議案説明等の役割分担方法→タイムキーパーはいません。すべて議長、すなわち理事長です。
管理会社との役割分担等。→最初はすべて管理会社の指示で動きました。今はお金のことと工事内容や方法等は管理会社でおこなうようにしてもらっています。他はできるだけ自分でおこなうよう努力しています。
出席者数報告方法、→管理会社が指示を出してきます。
採決方法(挙手か拍手か)→挙手です
動議の取扱い→経験ありません。
議案と関係無い質問や意見の取扱い等→最初は管理会社に丸投げしていましたが今は徹底的にけんかします(笑)

ここまでやることを理解しているのであればなんの心配もないと思います。各項目やりたいようにやるだけです。

クッシーさん、ご回答ありがとうございます。
クッシーさんのやり方を参考にして、準備していこうと思います。特に、管理会社との役割分担についてのご回答は参考になりました。
本当にありがとうございました。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

区分所有者にはいろいろなバックグラウンドの方がいらっしゃるので、質問を想定することは難しいでしょう。会社組織ではありませんが、法律で定められた総会ですから、企業倫理同様、アカウンタビリティー(説明責任)と、コンプライアンス(法令厳守)に徹して、議案に至った経過などを改めてクリアにしておくのがよいと思います。

広く名前が知られている大手鉄道系管理会社と、談合事件で有名なゼネコン現役社員が理事長の当マンションでは、議案を通したいがために、違う意見や不明点を追求する者に、ヤジや暴言、さくらを登場させ、問題をすり替えて個人攻撃します。その結果、どういうことが起こったというと、不快感を募らせたある区分所有者に「見せしめ裁判」を起こされ、一年以上無駄な弁護士費用を払わされました。

このようなゲスなマンションになリさがらないよう、緊急な案件でなければ、いかなる手段を使ってまでも議案を通そうなどとは、決して思わないことです。新米理事さんのマンションは、ここまで下品ではないと思いますが(笑)、ご参考までに。


台風さん、ご回答ありがとうございます。
【法律で定められた総会ですから、企業倫理同様、アカウンタビリティー(説明責任)と、コンプライアンス(法令厳守)に徹して、議案に至った経過などを改めてクリアにしておくのがよいと】のアドバイス、本当にそうですね。気を引き締めて、総会を乗り切ります。
ありがとうございました。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

(1)(ア) 管理会社との管理委託契約には管理会社に総会支援業務があるから、管理会社との詳細な打ち合わせは必要不可欠である。
 (イ) 総会招集通知については、招集権者(区分所有法34条)、招集通知(35条1項)、招集通知に記載添付するもの(35条5項)の確認。
 (ウ) 総会の決議事項(区分所有法で定められた事項と管理規約で定められた事項)のうち、今回の集会において決議を求める事項を特定し、その各々につき、総会成立の要件及び決議の要件とを明確に一覧表にしておくとよい。留意すべきは、総会の採決は組合員数と議決権の両方を数える必要があることである(二重多数決方式)。特別決議事項(区分所有法17条1項、31条1項等)については二重多数決方式が義務とされている。二重多数決方式を守るためには、①区分所有者総数及び議決権総数の確認[一人で数個の専有部分を所有していても区分所有者の数としては一人として数える。したがって、両者の数は一致しない場合がある]、②出席者区分所有者数、出席議決権数、③委任状、議決権行使書による書面投票した区分所有者数及び議決権数を明らかにしておく、④集会当日、実際に出席した区分所有者の数を確定しておくことなどが必要。 
(2)従前の総会の状況を前理事から聞いておく必要がある。特に、クレーマーがいて荒れた総会であったか、荒れたのであれば、その議案は何でどのような点が問題となったのかなど。
(3)総会に提出する議案の作り方は問題です。例えば、管理組合規約の追加(例;民泊禁止の規定を新たに設ける)、変更(例;ペット飼育可を不可と変更)の場合です。これらを1つの議案として提出した場合、どちらかの案が反対多数で否決されたときには、他の案が賛成多数であっても1つの議案としては一蓮托生で否決となってしまう。第1議案として、規約00条に・・(民泊禁止の規定)を設ける、第2議案として、規約00条にペット飼育可とする規定をペット飼育不可とする規定に改正するなど、別々に採否が決められるように、別々の議案とするのがよい。
(4)総会で決議できる事項は、招集通知に記載されている事項に限られ、記載のない事項についての動議は問題とする要はない。出席していない区分所有者の権利を守るためである。
(5)(ア)招集通知の議案に関係がな質問、(イ)個人のプライバシーに関する質問などには、その旨を述べて質疑を打ち切る。このようにしても、総会決議の無効理由とはならない。

jsmendyさん、ご回答ありがとうございます。
管理委託契約書に総会支援業務が記載されていました。管理会社に詳細を聞いてみます。
また、二重多数決方法や当日の人数確定等も事前に打ち合わせしておきます。
その他、議案の作り方等も参考にさせていただき、管理会社と打ち合わせします。
ありがとうございました。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

今回は理事長役なのですか? 
モンスタークレーマー以外は何とかやれると思いますので、緊張しすぎないで一人で背負わないようにしたらよいと思います。

沢山あって書ききれないのですが、

・普通決議は必ず可決されます。

・緊急動議は提出も協議もできないので、議長から止めるように注意してもらいます。

・予算案などを優先してもめそうな、議論になりそうな議案は後ろにする。 次期に継続審議とか。

・モンスタークレーマーに恐れをなして理事長が議案を撤回することがありますが、こうなると時間をかけて検討した議案ほど残念と感じると思います。 
・反論せず十分喋らせて意見を聞いたとし採決する。
・大荒れは採決止めて保留として継続審議にする。

・質疑には理事長一人で回答しないで、分担し女性理事がいるならその方に回答してもらう。(質問者の当たりが柔らかくなる)

・回答に困る偏屈な(意地悪な)質問はフロントマンに回答してもらうなり、他の組合の事例を参考意見として話してもらう(事前に理事会に有利な話をするように申し付けておきます)

・議案と関係なかったり、ちょっと外れた意見は遮断するより、総会終了後に談話会を設けそこで続きをやる事を最初から提案しておく。 (後ガス抜き)
・このアイデアは飲み物と軽食を用意して試してみたい。
・フロントマンをあなたと議長のすぐそばや後ろに配置して、その場で小声で相談できるようにしておく。 話が聞こえないように席を離す。

・実体験では、値上げ議案の時に「物言う組合員」だけを総会前に集めて、事情説明が行われた事がありました(これもガス抜きですね)

・議長は采配が上手そうな女性が適任かな~?

そちらの組合の雰囲気に合わせて、選択し準備してください。 

ヨコオさん、ご回答ありがとうございます。
参考になりそうなことを多く挙げていただき、感謝いたします。
特に、ガス抜きの方法等は取り入れたいと思います。

総会を無事に終了する事が出来ました。色々アドバイスを頂き、ありがとうございました。

回答がありません。