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総会議案の説明、質問回答は理事会役員に限定されているのでしょうか?

管理組合の運営

管理規約

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

抽選で今年度の理事会役員役員に決まり、生まれて初めて昨年の総会に出席しました。
総会では住民として出席しましたが、説明する理事の方は、専門知識の豊富な住民の方からの質問に対し、しばしば回答に窮していました。
理事の方が回答に窮し議案を作ったフロント担当者にコメントを求めると、「質問者のご指摘は最もだと思います。」と混乱に拍車をかけ、議案が保留になるものが続出してしまい予定を2時間以上オーバーして終了しました。

総会後に引継ぎを兼ね、旧役員と管理会社に話を聞くと、このマンションはモンスター・クレーマーの方が多いので提出する議題には注意ください。」とのことでした。
このため新理事会も素人集団であることから、専門家の知識を得るためマンション管理士の方にアドバイスをお願いしたところ、以下のようなアドバイスを頂きました。
(1) 標準管理規約とかけ離れている規約、細則については見直した方が良い。
(2)老朽化して更新が必要な設備(機械式駐車場の更新、自動車用シャッター更新その他)があるので更新を提案した方がよい。
(3)割高な清掃業者、植栽業者の業者の見直し提案した方がよい。
(4)厳しい質問が予想される議題については、議案作成者が説明した方が質問にも適切に回答できる。
上記アドバイスから、(1)はマンション管理士さんが、(2)(3)も厳しい質問が予想されるので管理会社にお願いしようと考えました。

上記提案を管理会社フロント担当者に伝えたところ、以下の理由で従来方式の総会運営を要求されました。
①マンション管理士を雇うこと自体が総会決議事項であることから、今期の総会での管理規約関係の総会資料の作成・説明することは出来ない。
②区画所有法で総会での議案説明は理事に限定されているので、マンション管理士や管理会社が総会で議案説明をする事は出来ない。
との回答を頂きました。

「管理規約の見直し議案提出」に限定してもマンション管理士と契約する事は総会決議事項となるのでしょうか?
また総会議案の説明、質問回答は理事会役員に限定されているのでしょうか?

皆様、よろしくお願いいたします。 

みんなの回答

モンスター・クレーマーは結構どこにでもいますよ。
管理会社フロントもうんざりしているのではないでしょうか。
自分は関わらずに、できるだけ絡まれないようにしているのだと思います。

「区画所有法(区分所有法のこと?)で総会での議案説明は理事に限定されている」なんてありません。
皆さんが何も知らないと思って責任逃れしているのでしょう。
多くのところが、議案について管理会社に説明をお願いしています。
管理委託契約の中にも、総会支援業務として「総会議事にかかわる助言」が入っていると思います。
こんなことでだまされるのは、さくらさんはじめ皆さんが契約書さえ読んでいないからなのではないでしょうか。
いいきっかけにしてくださいね。

規約見直しはどの程度のことでしょうか。
1,2条の改正や追加でしたら、理事会判断でマンション管理士に依頼して、総会で説明をしていただくことは何も問題ではないと思います。
大幅な見直しや改正の場合には、まず総会で規約改正をするかどうかを決議しておいた方がスムーズにいくのではないでしょうか。
そこまでしなくても理事会で規約改正をしたいということでマンション管理士に依頼することもあります。
契約の費用は組合運営費や予備費からの支出とすれば、総会で決議しなくてもいいことです。
ただし、いきなり総会に議案を出すのではなく、住民説明会をして皆さんに周知と理解を求めてから総会に上程すべきです。
規約改正は、区分所有者総数及び議決権総数の4分の3以上の賛成が必要というハードルの高いものですが、そればかりでなく、組合員の最高ルールとなるものです。
皆さんの理解が必要です。
この場合も、議案の提案者は理事会ですから理事会がどういうことで規約を改正する必要があったかを説明し、詳しい内容や質疑応答はマンション管理士に対応していただくことになります。

総会議案の説明、質問回答は理事会が行うとされているというのは、あくまで形式的なことであって、そうしなければいけないということではありませんし、「では、管理会社から説明していただきます。」と言って振ってもいいことです。



美夕さんご回答ありがとうございます。
大変参考になりました。
ただマンション管理士が理事代わりに議案説明するのはまずいのでしょうか?

管理会社からどのような説明を受けているのですか?
マンション管理士が規約改正について説明するのは当然すぎるくらい当然のことでしょう。
理事長がすべてをカバーはできるわけはありません。
専門家のマンション管理士が、理事長の紹介により、皆さんの疑問に答えることは問題ではありません。
どうして理事だけが説明権限を持ち、理事だけにしか説明できないなんてことを正当だと考えられるのでしょうか?
管理会社に洗脳されているのかもしれませんね。
そんなことはないですよ。
詳しく説明できる方が説明すればいいことです。
要は皆さんに議案の趣旨、目的、効果を理解していただくことが本来の目的です。
そのための説明は誰がしようと構わないでしょう。

さくらさん
強くなりましょう!

美夕さんアドバイス頂きありがとうございます。
皆様から色々なアドバイスを頂き混乱している部分もありますことから、再度疑問点を整理して質問させて頂ければと思いますので宜しくお願いいたします。

当方のマンションでは、マンション管理士さんとスポットで契約して議案書迄作成していただきましたので、理事会の決議だけでよいと思います。
また当マンションでは総会議案の説明、質問回答に普通にフロントが 対応していることがあります。

管理会社のフロントの事なかれ主義が問題なのだと思います。

asaka50さんご回答ありがとうございます。
フロント担当者の言われている事は正しくないのですね。
大変参考になりました。

その契約したマンション管理士は何と言っているのですか?

クッシーさんご回答ありがとうございます。
マンション管理士の方に相談したところ、管理会社がそのような見解なら、先ずは総会で自身と契約するとの議案を提出していただきました、承認後に改めてスポット契約をした方が良いとのご意見です。
管理会社のいう事は尊重した方が良いとの見解だと思います。

一般的には管理会社が議案書案を作成し、それを理事会で議案書に纏めて総会で説明するものだと認識しています。
規約改正については、特別決議でありますことからマンション管理士に依頼することを総会で承認取る必要があるのではと思っていました。
従って管理会社が言う通り慎重に対応した方が良い内容ではと思います。

楓さんご回答ありがとうございます。
慎重に対応した方がよいですね。

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