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個人情報保護法改正とマンション名簿について

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

輪番で理事になり、理事として役に立つべくまずは居住者の事を知らなければとの思いから管理事務所にて名簿の閲覧を求めました。
ところが管理員から「個人情報」だからお見せ出来ませんと拒否をされて驚愕して、その後理事会で議論をしましたところ、当管理組合では「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類が有ることが判明しました。だがその後理事会では頑なに「個人情報」だからこれら全ての名簿の閲覧は拒否となりました肝心の理事も含めて誰も見ることが出来ない名簿なんて「ナンセンス」で無意味を思いました。
その後その各名簿が平成6年作成時から24年間更新がなされていない事まで判明し、実態とかけ離れた全くに役に立たない名簿でした。
築年数が48年と古く居住者は高齢化した老齢夫婦、ご主人の死なれた単身の高齢の未亡人、ま居住外組合員も多く、居住状況が複雑でもあります。特に老人多いは寝たきりや車椅子や杖を突く人等日常の生活に不自由な人が多く、本来ならば隣近所とのかかわりはとても重要になります。先日も10日間家の中で倒れていた老齢のご婦人がいて、幸いにも無事でしたが、孤独死現象が実際に起こっています。せめて災害時の支援が必要な方の正しい名簿が有り住民間での情報共有がされていればの思いが有ります。
何でこんな馬鹿々々しい事が何故起こるかを考えてみましたが、どうも「個人情報保護法」の理解が短絡的であり無知による、「防止」のみが強調されておることも分かりました。
コミュニティーにおける名簿の重要性は、国や行政、町会であり学校で有り会社でもあらゆる所で個人情報法を遵守しながら機能をしています。
「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類が有るが、内容からしたらば一体化した名簿の方が良いと思うと共によそ様ではそうした良いサンプルを垣間見ますから見習えます。
個人情報保護法には「個人情報の流通・利用」と「個人情報の保護」の二つの側面が見受けられますが、機能への議論がもっとなされてもいいのではないかと思っています。
さてこんな事は我が管理組合での現象なのでしょうか?皆さん方での現実の実態は如何でしょうか?また改善を推進しているのですが一向に正しい方向へ行きません。解決策と共にご意見ご見解を望みます。

みんなの回答

jsmendyさんの法律に基いた完璧とも言えるご意見の後なので、当方のマンションでの経験とフロントマンの対応を投稿します。

1.当方の理事会ではマンションのレイアウト上に居住者の名前と電話番号を記入した名簿を使って問題発生時の対応を行っています。 組合員か賃貸かも分かるようになっています。

管理会社はもっと詳しい情報も持ってるとは思いますが、通常は必要としません。 
住人の交代時に新住人の情報を提供する規約はもちろんあります。 

PS. 法務局で区分所有者全員分の氏名を見ることができるし、だれがどこからいくらローンを借りているかも分かりますよね。 

2.住人名簿が無いと住人からの要望や苦情への対応時に、何階のどの辺りからの訴えなのかが分かりません。 その人の問題をより良く理解することや迷惑行為や漏水の時の被害状況や因果関係の理解にも役立っています。 

外壁からの漏水が疑わしいなら組合の問題ですが、単に上の部屋からの漏水で共用部に被害が無ければ専有部間の個人問題なので組合には関係なくなります。 
その場合は当事者間で解決してもらっています。

それでも真の原因究明のために、初期対応としてその部屋へは管理会社の設備担当管理員の立ち入り調査が必要です。

かつて自分の部屋からの漏水なのに、水漏れなど起こしてないと言い張って何も調べもせず調査もさせずに下の階の被害を拡大させた住人がおりました。(非常識な住人は結構いるものです)

3.別件ですがさらに詳しい個人情報の入手が必要な場合に、フロントマンが機密保持契約を持ってきた事がありますが、署名してその必要だった情報を受け取りました。 

4.以上は理事、理事長の場合です。 


「ここからは当方の意見です」

5.個人情報保護法は目的外利用を制限しているので、組合は集合住宅の管理責任を果たすためには住人の必要な情報は見ることができて当然です。 

6.個人情報は、情報主体(個人情報を提供する本人)のものであり、管理会社のものではありません、あなたたち自身のものです。

7.個人情報保護法が施行された直後から、法律を理由にあらゆる情報の提供の拒否が始まりました。 私には何もしたくない人達がさぼる理由に使っているとしか思えませんでした。 
それをいまだにそちらのフロントマンがやっているので、さぼりたい連中がまだまだいて、まだまだ騙される理事会が多いのでしょうね。 

8.訴訟も良いかもしれませんが、その前に社長宛に質問書を送り回答を求める方法もあります。 内容証明と配達証明もあった方が良い。
きっと下に下ろされてくるでしょうが、すでに法的な理論武装が出来てるので期待する回答になりそうではありませんか? 

そうなった場合はそのフロントの交代を申し入れるきっかけとして使えますよ。

9.24年間も更新してない名簿なら外部居住の組合員などへは総会の案内も届いておらず、委任状も偽造の疑いがありますよね? こうなると過去の議決すべてが無効となる可能性があります。 これも社長宛の質問の含めましょう。

10.総括すると下の者で解決しない問題は上に持っていくしかない。 仕事でも同じですよね。 

ヨコオさん真摯に全体の意見を全読しての具体的な回答をいただき有難う御座います。
仰せの通り、jsmendyさんの法律に基いた完璧とも言えるご意見をいただきこの問題の議論が深まるを喜んでいます。
さて、貴マンションの実態もしっかりと名簿が機能するべく作成並びに運用がされているようで感心しております。
「PS. 法務局で区分所有者全員分の氏名(住所他も)を見ることができる」とのご意見は当方も承知しております。だから特別に情報漏れと隠す必要は無いのです。だだ無知な輩にはやみくもに保護という文字に妄信過剰反応現象を感じます。まさに形骸化した「本末転倒」現象に思えます。
特に当方の様に古築の場合は居住外組合員が多く、つまり総会の案内には正確な名簿は必須です。
また組合員外の居住者(賃貸者)を含めた名簿はコミュニティー活性化へはプロフィールを含めた内容を知らなければ成り立ちません。名簿が主ではないが、日常のコミュニティー活動が有っての名簿です。「隣は無いをする人ぞ」では如何なものでしょうか?
加えて要災害支援者名簿については、黒猫 風ちゃんさんへの回答にて記述しましたが、各行政では、マンションに限らずその名簿だけでなくマニュアル化へ進んでおり多くの例が有りますと共にこの超高齢化社会の優しいコミュニティーが作られています。
そして「当方の意見」も仰せの通りを思います。有難う御座います。
最後にこうした全体の意見を見ての「皆の経験と知恵を前向きに建設的方向」へ期待を込めて・・

管理員から「個人情報」だからお見せ出来ませんと拒否をされて驚愕→管理員が見せる方が驚愕します。
誰も見ることが出来ない名簿なんて「ナンセンス」で無意味を思いました→ならこの質問も無意味ということになりますが
その各名簿が平成6年作成時から24年間更新がなされていない事まで判明→なぜわかったのですか?
せめて災害時の支援が必要な方の正しい名簿が有り住民間での情報共有がされていればの思いが有ります。 →その通りだと思います。
「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類が有るが、内容からしたらば一体化した名簿の方が良いと思うと共によそ様ではそうした良いサンプルを垣間見ますから見習えます。 →賃借人もいますので一体化できません。
個人情報保護法には「個人情報の流通・利用」と「個人情報の保護」の二つの側面が見受けられますが、機能への議論がもっとなされてもいいのではないかと思っています。 →法律の議論を素人がしてもどうしようもありません。
さてこんな事は我が管理組合での現象なのでしょうか?→私のところも居住者名簿を出さない人がいるみたいですがなにかあって困るのは居住者本人なのでどうしようもありません。
皆さん方での現実の実態は如何でしょうか?→居住者名簿については「緊急時対応のためご協力ください」との理由でなるべく出してもらうよう文書等でお願いしていますが、出すのが嫌な人にまで強制はできません。

クッシーさん珍しく長文での回答というか・・・全文にわたっての粗探しですかね・・・不快感で一杯です。どうもそれが本目的なのかな・・・
もう少し当方の文章をよく読んでくだされば、的外れなこんなくだらない質問は出来るはずも無いです。
「品格について」での提言に有るように、「何を発言しようと自由だとは思いますが、最低限「礼儀」と「品格」は忘れてほしくないことと思います。」を再認識願います。
加えて皆の経験と知恵を前向きに建設的方向へ期待します。
再確認のためにそれぞれの個々の回答をしときます。もう少し正確なる個人情報保護法を理解の上でのご見解を望みます。
1、「管理員が見せる方が驚愕します。」ルールに基づいてきちんと話し合いをした結果、理解を得ての閲覧開示は出来ています。現実の無知なる管理員の行動の話です。念のため「自分の分の内容を確認閲覧そして訂正や変更」は何時でも出来ます。
1、「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類あると判明したのも、関係者との真摯な話し合いによります結果です。
2、「誰も見ることが出来ない名簿・・・ならこの質問も無意味」全くに意図意味が分かりません。目的機能をしない飾り物名簿で良いのでしょうかね?(鍵のあかない金庫の中の大金)
3、「一体化した名簿・・・賃借人もいますので一体化できません。」とありますが、賃借人も居住者ですから、一体式届書式に賃借者欄を設けています。そうしたサンプルはいくらでもあります。ご承知無いだけです。
4、「法律の議論を素人がしてもどうしようもありません。」馬鹿ばかしくてコメントのしようが有りません。
5、「居住者名簿を出さない人」これも前提外の事で有りますのでコメントできません。
6、「出すのが嫌な人にまで強制」5項同じくに付き、当然こととでもあり今更

その他当方の意図主旨は「黒猫 風ちゃんさん」の回答に記しましたのでご一読願います。

1、「管理員が見せる方が驚愕します。」ルールに基づいてきちんと話し合いをした結果、理解を得ての閲覧開示は出来ています。現実の無知なる管理員の行動の話です。念のため「自分の分の内容を確認閲覧そして訂正や変更」は何時でも出来ます。 →なぜ見たかったのですか?
1、「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類あると判明したのも、関係者との真摯な話し合いによります結果です。→どういう内容の話し合いですか?
2、「誰も見ることが出来ない名簿・・・ならこの質問も無意味」全くに意図意味が分かりません。目的機能をしない飾り物名簿で良いのでしょうかね?(鍵のあかない金庫の中の大金) →誰もみることができないと本当に思っているのならこの質問はいらないですよね。
3、「一体化した名簿・・・賃借人もいますので一体化できません。」とありますが、賃借人も居住者ですから、一体式届書式に賃借者欄を設けています。そうしたサンプルはいくらでもあります。ご承知無いだけです。→私は居住者と区分所有者の情報が別々の方が便利と思っているだけです。特に緊急時外部区分所有者の情報は後でもいいので。居住者の中でも真っ先に駆け付けないといけない部屋は別に把握しておかないとこれも不便です。区分所有者名簿も内部と外部分けてないと不便です。
4、「法律の議論を素人がしてもどうしようもありません。」馬鹿ばかしくてコメントのしようが有りません。 →ではコメントしないでください
5、「居住者名簿を出さない人」これも前提外の事で有りますのでコメントできません。→コメントできませんというコメントはいりません

そもそも「その後理事会では頑なに「個人情報」だからこれら全ての名簿の閲覧は拒否となりました」となったのになおも見ようとする意味がよくわかりません。私は約6年理事長しておりますが個人情報を利用したのは管理会社変更時の区部所有者名簿と緊急時に一部の居住者名簿を2回見たぐらいです。

ポッターアンクルさんは、【輪番で理事になり】と記載されていますが、2018年9月27日の投稿時には【私は昨年理事をしておりまして】と記載されていました。現在のお立場が理事かどうか分かりませんが、理事であるとして回答させていただきます。

他の方も仰っていますが、正当な理由が無ければ、理事であっても名簿閲覧は許可されないと思います。
ポッターアンクルさんのところでは各種名簿の作成・保管・閲覧等について、細則や内規等は有りますか。実は私のところでは、組合員名簿と居住者名簿が有りますが、閲覧手続き等は決まっていません。その他にも防犯カメラや駐車場や駐輪場等等、慣例で処理している為、理事会が交代すると処理方法に一貫性が無いことが多々あります。

【解決策と共にご意見ご見解を望みます】→理事会の中で多数派を形成し、【平成6年作成時から24年間更新がなされていない事まで判明し、実態とかけ離れた全くに役に立たない名簿】を改訂することを決議、また、閲覧手続き等も審議した上で、総会へ上程すれば良いと考えます。

住民間で情報を共有したとしても、強制することはできませんので、高齢者の問題は、基本的に自己責任だと思っています。人命が関わっているので、どうしても気になるというのであれば、自治体の住民基本台帳で、調べたほうがてっとり早いのでは。

例えば、東京都中央区の例ですと、氏名、生年月日、性別、住所の4項目を閲覧できる条件として、公益性に加え、以下のような条件があります。すべての自治体で明記されているかはわかりませんが、ご参考までに。

***以下引用***

4 区長が必要と認めるもの。
 マンションの管理組合の長等が管理業務を行うため当該マンションの居住者を確認する必要があり、他に手段がない場合など区長が特に必要と認めた場合は、閲覧することが出来ます。その他特別な理由がある場合は事前にお問い合わせください。

当方のマンションは、理事会が管理会社に委託して組合員・住民名簿を管理させています。
組合員からの閲覧要求に対しては、閲覧理由を記載した書面を提出していただいた上で、個人情報に該当しない部分だけを、理事会の判断で閲覧させています。

管理会社が「個人情報」見せなかったのは、見せる理由が明確ではないから見せなかったのではないでしょうか。
理事だから皆の情報を知っておかなければということでは理事といえども見せる理由にはなりません。
やはり理事といえども正当な理由を明確にして「個人情報」の閲覧を要請する必要があると思います。

ポッターアンクルさんマンションの管理規約が国交省策定の「マンション標準管理規約(単棟型、平成28.3改訂版)(以下「管理規約」という。)と同じ、また、貴方のマンションの管理組合と管理会社との管理委託契約が国交省策定の「マンション標準管理委託契約書」(以下「管理委託契約書」という。)と同じであることを前提として、意見を述べます。
1.管理規約31条は管理組合の組合員は資格の取得又は喪失したときには管理組合に対し届出義務があると規定し、64条は「理事長は、・・・組合員名簿・・を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、・・閲覧させなければならない。」と規定している、そして、マンション標準管理規約(単棟型)コメントの64条関係③は「組合員名簿の閲覧等に際しては、組合員のプライバシーに留意する必要がある。」としている。
2.管理委託契約書12条は、管理組合は、その役員又は組合員が変更したとき、組合員がその専有部分を第三者に貸与したときには、管理会社に対して書面で通知すべき義務があるとしている。これを前提として、3条は管理会社の管理事務のうちの事務管理業務の理事会支援業務の1つとして「組合員等の名簿の整備」・「甲(管理組合のこと)の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃借人等の氏名、連絡先(緊急連絡先を含む)を整備した名簿を整備する。」と規定している。
3.貴方のマンションで「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類があるが、各名簿が平成6年作成時から24年間更新がなされていないとうことは、組合員のが届出の懈怠、届出を受けた管理組合の管理会社に対する通知義務の懈怠、通知を受けた管理会社の名簿記載の懈怠のいずれかに原因があるのでしょうが、あきれた事態というのほかありません
4.組合員名簿の閲覧と個人情報の保護に関する法律と関係ですが、大阪高裁平成28年(ネ)第1420号平成28年12月9日判決は、組合員が管理組合に対して組合員名簿等の閲覧を求めたのに対し、管理組合は閲覧を認めている管理規約の規定は個人情報保護法の観点から無効と主張した事案につき、管理組合の主張を排斥している。その理由として、個人情報の保護に関する法律の制定後の、マンション標準管理規約(単棟型)64条、会社法125条等は、人的団体の構成員が他の構成員が誰であるかを知る権利を個人情報保護の観点から制限しようとはしていないとした。この判決の全文は裁判所のホームペイジで見ることができます。
5.管理会社が個人情報の保護に関する法律を根拠に、理事などに組合員名簿を見せないという根拠は全くないと思います。

jsmendyさん詳細にわたって法律並びに規約の条文を列記しての回答有難う御座います。
仰せの通り「理事などに組合員名簿を見せないという根拠は全くないと思います。」は理解しています。
ただ問題は、管理会社や管理員や管理組合役員も含め無知であるが要因と理事長の権限が強くて、閲覧拒否が出来てしまう現実です。
こうして現実は多くの他の管理組合でもあると思います。他の方々の回答では「見せてと言われて見せるものではありません。」「理事だから皆の情報を知っておかなければということも行き過ぎ」と有るからして、そうした間違った非常識が通用してしまうので我が管理組合でも閲覧が出来ません。
今更こんな事で法的に訴訟へは馬鹿々々しくてやり切れません。ともかく地道に無知の管理会社や管理組合役員へ正しい理解を得るべく活動をするしかない。いま何とか理事長へ立候補して改善を目指しています。
今後とも宜しくご指導のほどお願いいたします。
名簿の活用運用への私の思いは、黒猫 風ちゃんさんへの返事に記しましたので宜しく。

地道にご努力をされるとのことですので無用なことでしょうが、一言私見を追加します。訴訟などばかばかしいといわれますが、裁判所に、管理組合及び理事長を相手に組合員名簿の閲覧の調停の申立をして、大阪高裁の判決を示し、頑迷な無知な者の考えを改めるさせるのがよいと思います。調停は素人でも簡単にでき、費用も大してかかりません。

私のところでは、組合員・住民名簿は管理会社が管理し、緊急用住民名簿を組合で管理しています。
管理会社の名簿は、住民の退去や入居時に提出していただいています。
組合で管理している緊急用住民名簿は、入退去の時に、管理会社に提出する名簿と一緒に出していただいているほか、5年に1回の割で更新しています。

閲覧についてですが、閲覧理由を記載した書面を提出していただいて、理事会で判断します。
見せてと言われて見せるものではありません。
個人情報保護法に基づき、鍵をかけた金庫に保管しています。

「個人情報」だから見せないのではなく、理由がないから見せなかったのではないでしょうか。
理事だから皆の情報を知っておかなければということも行き過ぎのように感じます。
必要な時に、必要に応じて閲覧させるものではないでしょうか。
一般の書類でも、区分所有法では正当な理由があるときには閲覧を拒否できることになっています。

黒猫 風ちゃんさん早速にご返事ありがとうございます。黒猫 風ちゃんさんの所では各名簿は作成されて更新もされており管理組合がしっかりされていて羨ましい限りです。
所で閲覧についてですが「見せてと言われて見せるものではありません。」と有りますが、特に要災害支援者名簿については、要支援者及び支援者が情報を共有されて無ければいざという時に機能をしません。ご存知無いのかも知れませんが、全国的に各行政では名簿も含めてマニュアル化して広報されています。
狭山市の書式サンプルです。https://www.city.sayama.saitama.jp/kurashi/anshin/bosai/youengoshahinanshien.files/planingsheet_example.pdf
ご意見からすると名簿を作ると保管が主目的の様に思えますが、機能するには閲覧は必須です。たとえば組合員名簿では「臨時総会招集」へは5分の1の同意を得るために必要です。また要災害支援者名簿は言うに及ばず。
また個人情報保護法には5つの基本ルールが有りまして、1:個人情報を「取得する」時、2:個人情報を「利用する」時、3:個人情報を「保管する」時、4:個人情報を「他人に渡す」時、5:個人情報を「他人に渡す」時とあり、その事をご承知でしょうか?詳しくはhttps://www.mlab.ne.jp/columns/columns_20170630/を参照願います。またhttp://www.mansion.mlcgi.com/bousai1_2.htmをご覧ください。
そして、名簿に限らず、本来は「名簿作成運用細則」なるものが当然あってしかるべきとの認識です。
また「理事だから皆の情報を知っておかなければということも行き過ぎ」とあるが、学校でも会社でも生徒や社員の事を皆が共有しているから上手く運営が行きます。知らないは最悪で何も始まりません。マンションでは「無関心」が多いと言われて未だに継続をしているが、同じ建物で共同生活をしているのに「隣は何をする人か?」では至極残念です。マンションでの生活上でのコミュニティーはとても大事な思いが有ります。
こんな言葉をご紹介します。「.集まって暮らすのは本当は安心なはず 独立性が高いのにすぐお隣に人が暮らすマンションは、プライバシーが守られながら、 いざというとき5秒で駆けつけてもらえる、本当はものすごく安心な住まい方のはずである。」http://www.mckhug2.com/f_hirota.pdf

個人情報保護法には5つの基本ルールの5の部分の訂正です。
5:本人から個人情報の「開示を求められたとき」となります。

「見せてと言われて見せるものではありません。」ということは変わりのない確信的意見です。
狭山市の書式サンプルなど存じ上げませんで申し訳ございませんが、だから何なのでしょうか。

「ご意見からすると名簿を作ると保管が主目的の様に思えますが、」などと決めつけて的外れな持論を押し付けるのはいかがなものでしょうか。
「機能するには閲覧は必須です。」とは当たり前のことで、誰だってわかっていることです。
そのうえで「見せてと言われて見せるものではありません。」となるのです。
それさえご自分のお考えと違うから理解できないのでしょうか。
「たとえば組合員名簿では「臨時総会招集」へは5分の1の同意を得るために必要です。」と言われますが、そんなことのために見せるなんてありえません。
5分の1の同意を得るには有志達が自分たちの足で回り、口で説明して仲間を増やせば良いことです。
また「臨時総会招集」ではなく「臨時総会開催請求」です。

理事長が臨時総会開催を拒否した時に、5分の1の方々で総会招集をするからと名簿の閲覧を請求するのでしたらまだ理解できます。
正式に閲覧請求すればいいことです。
正当な理由があれば見せるでしょうし、正当な理由がなければ見せないのは当然すぎるくらい当然のことではないでしょうか。
災害などの緊急時は除くということも当然すぎるくらい当然の常識でしょう。

貴殿は自分が見たいときには見せるものだと思われているようですね。
貴殿こそ個人情報の扱いがわかっていらっしゃらないと感じます。

当方のマンションは、理事会が管理会社に委託して組合員・住民名簿を管理させています。
組合員からの閲覧要求に対しては、閲覧理由を記載した書面を提出していただいた上で、個人情報に該当しない部分だけを、理事会の判断で閲覧させています。

管理会社が「個人情報」見せなかったのは、見せる理由が明確ではないから見せなかったのではないでしょうか。
理事だから皆の情報を知っておかなければということでは理事といえども見せる理由にはなりません。
やはり理事といえども正当な理由を明確にして「個人情報」の閲覧を要請する必要があると思います。

私のところでは、組合員・住民名簿は管理会社が管理し、緊急用住民名簿を組合で管理しています。
管理会社の名簿は、住民の退去や入居時に提出していただいています。
組合で管理している緊急用住民名簿は、入退去の時に、管理会社に提出する名簿と一緒に出していただいているほか、5年に1回の割で更新しています。

閲覧についてですが、閲覧理由を記載した書面を提出していただいて、理事会で判断します。
見せてと言われて見せるものではありません。
個人情報保護法に基づき、鍵をかけた金庫に保管しています。

「個人情報」だから見せないのではなく、理由がないから見せなかったのではないでしょうか。
理事だから皆の情報を知っておかなければということも行き過ぎのように感じます。
必要な時に、必要に応じて閲覧させるものではないでしょうか。
一般の書類でも、区分所有法では正当な理由があるときには閲覧を拒否できることになっています。

黒猫 風ちゃんさん早速にご返事ありがとうございます。黒猫 風ちゃんさんの所では各名簿は作成されて更新もされており管理組合がしっかりされていて羨ましい限りです。
所で閲覧についてですが「見せてと言われて見せるものではありません。」と有りますが、特に要災害支援者名簿については、要支援者及び支援者が情報を共有されて無ければいざという時に機能をしません。ご存知無いのかも知れませんが、全国的に各行政では名簿も含めてマニュアル化して広報されています。
狭山市の書式サンプルです。https://www.city.sayama.saitama.jp/kurashi/anshin/bosai/youengoshahinanshien.files/planingsheet_example.pdf
ご意見からすると名簿を作ると保管が主目的の様に思えますが、機能するには閲覧は必須です。たとえば組合員名簿では「臨時総会招集」へは5分の1の同意を得るために必要です。また要災害支援者名簿は言うに及ばず。
また個人情報保護法には5つの基本ルールが有りまして、1:個人情報を「取得する」時、2:個人情報を「利用する」時、3:個人情報を「保管する」時、4:個人情報を「他人に渡す」時、5:個人情報を「他人に渡す」時とあり、その事をご承知でしょうか?詳しくはhttps://www.mlab.ne.jp/columns/columns_20170630/を参照願います。またhttp://www.mansion.mlcgi.com/bousai1_2.htmをご覧ください。
そして、名簿に限らず、本来は「名簿作成運用細則」なるものが当然あってしかるべきとの認識です。
また「理事だから皆の情報を知っておかなければということも行き過ぎ」とあるが、学校でも会社でも生徒や社員の事を皆が共有しているから上手く運営が行きます。知らないは最悪で何も始まりません。マンションでは「無関心」が多いと言われて未だに継続をしているが、同じ建物で共同生活をしているのに「隣は何をする人か?」では至極残念です。マンションでの生活上でのコミュニティーはとても大事な思いが有ります。
こんな言葉をご紹介します。「.集まって暮らすのは本当は安心なはず 独立性が高いのにすぐお隣に人が暮らすマンションは、プライバシーが守られながら、 いざというとき5秒で駆けつけてもらえる、本当はものすごく安心な住まい方のはずである。」http://www.mckhug2.com/f_hirota.pdf

個人情報保護法には5つの基本ルールの5の部分の訂正です。
5:本人から個人情報の「開示を求められたとき」となります。

「見せてと言われて見せるものではありません。」ということは変わりのない確信的意見です。
狭山市の書式サンプルなど存じ上げませんで申し訳ございませんが、だから何なのでしょうか。

「ご意見からすると名簿を作ると保管が主目的の様に思えますが、」などと決めつけて的外れな持論を押し付けるのはいかがなものでしょうか。
「機能するには閲覧は必須です。」とは当たり前のことで、誰だってわかっていることです。
そのうえで「見せてと言われて見せるものではありません。」となるのです。
それさえご自分のお考えと違うから理解できないのでしょうか。
「たとえば組合員名簿では「臨時総会招集」へは5分の1の同意を得るために必要です。」と言われますが、そんなことのために見せるなんてありえません。
5分の1の同意を得るには有志達が自分たちの足で回り、口で説明して仲間を増やせば良いことです。
また「臨時総会招集」ではなく「臨時総会開催請求」です。

理事長が臨時総会開催を拒否した時に、5分の1の方々で総会招集をするからと名簿の閲覧を請求するのでしたらまだ理解できます。
正式に閲覧請求すればいいことです。
正当な理由があれば見せるでしょうし、正当な理由がなければ見せないのは当然すぎるくらい当然のことではないでしょうか。
災害などの緊急時は除くということも当然すぎるくらい当然の常識でしょう。

貴殿は自分が見たいときには見せるものだと思われているようですね。
貴殿こそ個人情報の扱いがわかっていらっしゃらないと感じます。

ポッターアンクルさんは、【輪番で理事になり】と記載されていますが、2018年9月27日の投稿時には【私は昨年理事をしておりまして】と記載されていました。現在のお立場が理事かどうか分かりませんが、理事であるとして回答させていただきます。

他の方も仰っていますが、正当な理由が無ければ、理事であっても名簿閲覧は許可されないと思います。
ポッターアンクルさんのところでは各種名簿の作成・保管・閲覧等について、細則や内規等は有りますか。実は私のところでは、組合員名簿と居住者名簿が有りますが、閲覧手続き等は決まっていません。その他にも防犯カメラや駐車場や駐輪場等等、慣例で処理している為、理事会が交代すると処理方法に一貫性が無いことが多々あります。

【解決策と共にご意見ご見解を望みます】→理事会の中で多数派を形成し、【平成6年作成時から24年間更新がなされていない事まで判明し、実態とかけ離れた全くに役に立たない名簿】を改訂することを決議、また、閲覧手続き等も審議した上で、総会へ上程すれば良いと考えます。

住民間で情報を共有したとしても、強制することはできませんので、高齢者の問題は、基本的に自己責任だと思っています。人命が関わっているので、どうしても気になるというのであれば、自治体の住民基本台帳で、調べたほうがてっとり早いのでは。

例えば、東京都中央区の例ですと、氏名、生年月日、性別、住所の4項目を閲覧できる条件として、公益性に加え、以下のような条件があります。すべての自治体で明記されているかはわかりませんが、ご参考までに。

***以下引用***

4 区長が必要と認めるもの。
 マンションの管理組合の長等が管理業務を行うため当該マンションの居住者を確認する必要があり、他に手段がない場合など区長が特に必要と認めた場合は、閲覧することが出来ます。その他特別な理由がある場合は事前にお問い合わせください。

ポッターアンクルさんマンションの管理規約が国交省策定の「マンション標準管理規約(単棟型、平成28.3改訂版)(以下「管理規約」という。)と同じ、また、貴方のマンションの管理組合と管理会社との管理委託契約が国交省策定の「マンション標準管理委託契約書」(以下「管理委託契約書」という。)と同じであることを前提として、意見を述べます。
1.管理規約31条は管理組合の組合員は資格の取得又は喪失したときには管理組合に対し届出義務があると規定し、64条は「理事長は、・・・組合員名簿・・を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、・・閲覧させなければならない。」と規定している、そして、マンション標準管理規約(単棟型)コメントの64条関係③は「組合員名簿の閲覧等に際しては、組合員のプライバシーに留意する必要がある。」としている。
2.管理委託契約書12条は、管理組合は、その役員又は組合員が変更したとき、組合員がその専有部分を第三者に貸与したときには、管理会社に対して書面で通知すべき義務があるとしている。これを前提として、3条は管理会社の管理事務のうちの事務管理業務の理事会支援業務の1つとして「組合員等の名簿の整備」・「甲(管理組合のこと)の組合員等異動届に基づき、組合員及び賃借人等の氏名、連絡先(緊急連絡先を含む)を整備した名簿を整備する。」と規定している。
3.貴方のマンションで「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類があるが、各名簿が平成6年作成時から24年間更新がなされていないとうことは、組合員のが届出の懈怠、届出を受けた管理組合の管理会社に対する通知義務の懈怠、通知を受けた管理会社の名簿記載の懈怠のいずれかに原因があるのでしょうが、あきれた事態というのほかありません
4.組合員名簿の閲覧と個人情報の保護に関する法律と関係ですが、大阪高裁平成28年(ネ)第1420号平成28年12月9日判決は、組合員が管理組合に対して組合員名簿等の閲覧を求めたのに対し、管理組合は閲覧を認めている管理規約の規定は個人情報保護法の観点から無効と主張した事案につき、管理組合の主張を排斥している。その理由として、個人情報の保護に関する法律の制定後の、マンション標準管理規約(単棟型)64条、会社法125条等は、人的団体の構成員が他の構成員が誰であるかを知る権利を個人情報保護の観点から制限しようとはしていないとした。この判決の全文は裁判所のホームペイジで見ることができます。
5.管理会社が個人情報の保護に関する法律を根拠に、理事などに組合員名簿を見せないという根拠は全くないと思います。

jsmendyさん詳細にわたって法律並びに規約の条文を列記しての回答有難う御座います。
仰せの通り「理事などに組合員名簿を見せないという根拠は全くないと思います。」は理解しています。
ただ問題は、管理会社や管理員や管理組合役員も含め無知であるが要因と理事長の権限が強くて、閲覧拒否が出来てしまう現実です。
こうして現実は多くの他の管理組合でもあると思います。他の方々の回答では「見せてと言われて見せるものではありません。」「理事だから皆の情報を知っておかなければということも行き過ぎ」と有るからして、そうした間違った非常識が通用してしまうので我が管理組合でも閲覧が出来ません。
今更こんな事で法的に訴訟へは馬鹿々々しくてやり切れません。ともかく地道に無知の管理会社や管理組合役員へ正しい理解を得るべく活動をするしかない。いま何とか理事長へ立候補して改善を目指しています。
今後とも宜しくご指導のほどお願いいたします。
名簿の活用運用への私の思いは、黒猫 風ちゃんさんへの返事に記しましたので宜しく。

地道にご努力をされるとのことですので無用なことでしょうが、一言私見を追加します。訴訟などばかばかしいといわれますが、裁判所に、管理組合及び理事長を相手に組合員名簿の閲覧の調停の申立をして、大阪高裁の判決を示し、頑迷な無知な者の考えを改めるさせるのがよいと思います。調停は素人でも簡単にでき、費用も大してかかりません。

管理員から「個人情報」だからお見せ出来ませんと拒否をされて驚愕→管理員が見せる方が驚愕します。
誰も見ることが出来ない名簿なんて「ナンセンス」で無意味を思いました→ならこの質問も無意味ということになりますが
その各名簿が平成6年作成時から24年間更新がなされていない事まで判明→なぜわかったのですか?
せめて災害時の支援が必要な方の正しい名簿が有り住民間での情報共有がされていればの思いが有ります。 →その通りだと思います。
「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類が有るが、内容からしたらば一体化した名簿の方が良いと思うと共によそ様ではそうした良いサンプルを垣間見ますから見習えます。 →賃借人もいますので一体化できません。
個人情報保護法には「個人情報の流通・利用」と「個人情報の保護」の二つの側面が見受けられますが、機能への議論がもっとなされてもいいのではないかと思っています。 →法律の議論を素人がしてもどうしようもありません。
さてこんな事は我が管理組合での現象なのでしょうか?→私のところも居住者名簿を出さない人がいるみたいですがなにかあって困るのは居住者本人なのでどうしようもありません。
皆さん方での現実の実態は如何でしょうか?→居住者名簿については「緊急時対応のためご協力ください」との理由でなるべく出してもらうよう文書等でお願いしていますが、出すのが嫌な人にまで強制はできません。

クッシーさん珍しく長文での回答というか・・・全文にわたっての粗探しですかね・・・不快感で一杯です。どうもそれが本目的なのかな・・・
もう少し当方の文章をよく読んでくだされば、的外れなこんなくだらない質問は出来るはずも無いです。
「品格について」での提言に有るように、「何を発言しようと自由だとは思いますが、最低限「礼儀」と「品格」は忘れてほしくないことと思います。」を再認識願います。
加えて皆の経験と知恵を前向きに建設的方向へ期待します。
再確認のためにそれぞれの個々の回答をしときます。もう少し正確なる個人情報保護法を理解の上でのご見解を望みます。
1、「管理員が見せる方が驚愕します。」ルールに基づいてきちんと話し合いをした結果、理解を得ての閲覧開示は出来ています。現実の無知なる管理員の行動の話です。念のため「自分の分の内容を確認閲覧そして訂正や変更」は何時でも出来ます。
1、「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類あると判明したのも、関係者との真摯な話し合いによります結果です。
2、「誰も見ることが出来ない名簿・・・ならこの質問も無意味」全くに意図意味が分かりません。目的機能をしない飾り物名簿で良いのでしょうかね?(鍵のあかない金庫の中の大金)
3、「一体化した名簿・・・賃借人もいますので一体化できません。」とありますが、賃借人も居住者ですから、一体式届書式に賃借者欄を設けています。そうしたサンプルはいくらでもあります。ご承知無いだけです。
4、「法律の議論を素人がしてもどうしようもありません。」馬鹿ばかしくてコメントのしようが有りません。
5、「居住者名簿を出さない人」これも前提外の事で有りますのでコメントできません。
6、「出すのが嫌な人にまで強制」5項同じくに付き、当然こととでもあり今更

その他当方の意図主旨は「黒猫 風ちゃんさん」の回答に記しましたのでご一読願います。

1、「管理員が見せる方が驚愕します。」ルールに基づいてきちんと話し合いをした結果、理解を得ての閲覧開示は出来ています。現実の無知なる管理員の行動の話です。念のため「自分の分の内容を確認閲覧そして訂正や変更」は何時でも出来ます。 →なぜ見たかったのですか?
1、「組合員名簿」「居住者名簿」「防災台帳名簿」の三種類あると判明したのも、関係者との真摯な話し合いによります結果です。→どういう内容の話し合いですか?
2、「誰も見ることが出来ない名簿・・・ならこの質問も無意味」全くに意図意味が分かりません。目的機能をしない飾り物名簿で良いのでしょうかね?(鍵のあかない金庫の中の大金) →誰もみることができないと本当に思っているのならこの質問はいらないですよね。
3、「一体化した名簿・・・賃借人もいますので一体化できません。」とありますが、賃借人も居住者ですから、一体式届書式に賃借者欄を設けています。そうしたサンプルはいくらでもあります。ご承知無いだけです。→私は居住者と区分所有者の情報が別々の方が便利と思っているだけです。特に緊急時外部区分所有者の情報は後でもいいので。居住者の中でも真っ先に駆け付けないといけない部屋は別に把握しておかないとこれも不便です。区分所有者名簿も内部と外部分けてないと不便です。
4、「法律の議論を素人がしてもどうしようもありません。」馬鹿ばかしくてコメントのしようが有りません。 →ではコメントしないでください
5、「居住者名簿を出さない人」これも前提外の事で有りますのでコメントできません。→コメントできませんというコメントはいりません

そもそも「その後理事会では頑なに「個人情報」だからこれら全ての名簿の閲覧は拒否となりました」となったのになおも見ようとする意味がよくわかりません。私は約6年理事長しておりますが個人情報を利用したのは管理会社変更時の区部所有者名簿と緊急時に一部の居住者名簿を2回見たぐらいです。

jsmendyさんの法律に基いた完璧とも言えるご意見の後なので、当方のマンションでの経験とフロントマンの対応を投稿します。

1.当方の理事会ではマンションのレイアウト上に居住者の名前と電話番号を記入した名簿を使って問題発生時の対応を行っています。 組合員か賃貸かも分かるようになっています。

管理会社はもっと詳しい情報も持ってるとは思いますが、通常は必要としません。 
住人の交代時に新住人の情報を提供する規約はもちろんあります。 

PS. 法務局で区分所有者全員分の氏名を見ることができるし、だれがどこからいくらローンを借りているかも分かりますよね。 

2.住人名簿が無いと住人からの要望や苦情への対応時に、何階のどの辺りからの訴えなのかが分かりません。 その人の問題をより良く理解することや迷惑行為や漏水の時の被害状況や因果関係の理解にも役立っています。 

外壁からの漏水が疑わしいなら組合の問題ですが、単に上の部屋からの漏水で共用部に被害が無ければ専有部間の個人問題なので組合には関係なくなります。 
その場合は当事者間で解決してもらっています。

それでも真の原因究明のために、初期対応としてその部屋へは管理会社の設備担当管理員の立ち入り調査が必要です。

かつて自分の部屋からの漏水なのに、水漏れなど起こしてないと言い張って何も調べもせず調査もさせずに下の階の被害を拡大させた住人がおりました。(非常識な住人は結構いるものです)

3.別件ですがさらに詳しい個人情報の入手が必要な場合に、フロントマンが機密保持契約を持ってきた事がありますが、署名してその必要だった情報を受け取りました。 

4.以上は理事、理事長の場合です。 


「ここからは当方の意見です」

5.個人情報保護法は目的外利用を制限しているので、組合は集合住宅の管理責任を果たすためには住人の必要な情報は見ることができて当然です。 

6.個人情報は、情報主体(個人情報を提供する本人)のものであり、管理会社のものではありません、あなたたち自身のものです。

7.個人情報保護法が施行された直後から、法律を理由にあらゆる情報の提供の拒否が始まりました。 私には何もしたくない人達がさぼる理由に使っているとしか思えませんでした。 
それをいまだにそちらのフロントマンがやっているので、さぼりたい連中がまだまだいて、まだまだ騙される理事会が多いのでしょうね。 

8.訴訟も良いかもしれませんが、その前に社長宛に質問書を送り回答を求める方法もあります。 内容証明と配達証明もあった方が良い。
きっと下に下ろされてくるでしょうが、すでに法的な理論武装が出来てるので期待する回答になりそうではありませんか? 

そうなった場合はそのフロントの交代を申し入れるきっかけとして使えますよ。

9.24年間も更新してない名簿なら外部居住の組合員などへは総会の案内も届いておらず、委任状も偽造の疑いがありますよね? こうなると過去の議決すべてが無効となる可能性があります。 これも社長宛の質問の含めましょう。

10.総括すると下の者で解決しない問題は上に持っていくしかない。 仕事でも同じですよね。 

ヨコオさん真摯に全体の意見を全読しての具体的な回答をいただき有難う御座います。
仰せの通り、jsmendyさんの法律に基いた完璧とも言えるご意見をいただきこの問題の議論が深まるを喜んでいます。
さて、貴マンションの実態もしっかりと名簿が機能するべく作成並びに運用がされているようで感心しております。
「PS. 法務局で区分所有者全員分の氏名(住所他も)を見ることができる」とのご意見は当方も承知しております。だから特別に情報漏れと隠す必要は無いのです。だだ無知な輩にはやみくもに保護という文字に妄信過剰反応現象を感じます。まさに形骸化した「本末転倒」現象に思えます。
特に当方の様に古築の場合は居住外組合員が多く、つまり総会の案内には正確な名簿は必須です。
また組合員外の居住者(賃貸者)を含めた名簿はコミュニティー活性化へはプロフィールを含めた内容を知らなければ成り立ちません。名簿が主ではないが、日常のコミュニティー活動が有っての名簿です。「隣は無いをする人ぞ」では如何なものでしょうか?
加えて要災害支援者名簿については、黒猫 風ちゃんさんへの回答にて記述しましたが、各行政では、マンションに限らずその名簿だけでなくマニュアル化へ進んでおり多くの例が有りますと共にこの超高齢化社会の優しいコミュニティーが作られています。
そして「当方の意見」も仰せの通りを思います。有難う御座います。
最後にこうした全体の意見を見ての「皆の経験と知恵を前向きに建設的方向」へ期待を込めて・・

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