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総会に於ける「委託業務更新」議案の値上げの部分は無効ですか?

管理組合の運営

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

私のマンションでは、以前の理事会で徹底的なコストダウンを図り、管理員は昼間の8hrに、清掃業務、植栽業務も「安かろう悪かろう」の業者に変更され、マンション内が汚く荒れてしまいました。

このため、メンバーの入れ替わった新しい理事会では、マンション内の管理を元に戻すため、通常総会で「管理会社への委託業務の件」の議題の中に、管理員の業務時間見直し(8→13hr)、清掃業務・植栽業者を業者戻す提案をしました。
(尚、値上げの原資は駐車場使用料を当てるので管理費の値上げはありません。)

ところが総会では前理事長サイドより、委託業務の値上げについては「管理会社への委託業務の件」とは別の議案で提案すべきものなので、「管理会社への委託業務の件」議案は昨年と同額での提案部分しか承認出来ないとの意見が出て、提訴するとの話にまで発展し紛糾してしまいました。

以前に前理事長サイドが通常総会で提案したコストダウン提案も別議案ではなく「管理会社への委託業務の件」の中に含まれ説明されたものでした。
現理事会はそれを踏襲し、今回の通常総会でも「管理会社への委託業務の件」の中に含めて値上げ提案をしたものです。
それに対する前理事長サイドの言い分は、値下げはその分修繕積立金が増えるので決議事項ではないが、値上げはその分修繕積立金が減る筈なので総会決議事項との言い分です。
またそれらとは別議案として提案した「今期予算案」には値上げによるコストアップ分の数字は入っており、それは別議案として正式に承認されています。

最終的には「管理会社への委託業務の件」の議案は承認されましたが、「値上げ部分は別議案化」については今後関係者で話し合っていくとの曖昧な形で終わりました。
ただ私個人としては、紛糾しても、そのまま議決してしまえばと思いましたが、最後の最後に議長の理事長が前理事長サイドに配慮してしまい、値上げ部分については今後話し合いたいと発言してしまったものです。

その後、前理事長からは「管理会社への委託業務の件」の中の値上げ提案の有効性について臨時総会の開催を要求されており、理事会は対応に苦慮しています。

みんなの回答

総会のときに普通に対応していれば何だ問題となるものではなかったと認識しています。
総会で変な約束をしたからには、臨時総会はやむを得ないと思います。

楓さん御回答ありがとうございます。
臨時総会はやむを得ないと思います。

>議案の中での値上げの項目を、別議案化して総会で承認を得ないといけないものなのでしょうか。
→議案の中に値上げが書き込まれていれば、別議案化の必要はありません。
>値上げ部分については今後別に話し合うとの曖昧な形で可決したので
→そのように約束をしているのであれば、値上げの件は別途臨時総会で議論すべきだと思います。
>管理会社と早急に新しい委託業務契約を締結したいのですが、
→値上げの件が決まるまでは、前期の契約をそのまま継続するしか無いと思います。

本来は総会で毅然とした態度を示し、変な約束はすべきでは無かったと思います。

asaka50さん御回答ありがとうございます。
確かに変な約束をするのではなかったと後悔しています。

私の所属する管理組合でも 一旦、管理のコストと質を下げた後で、居住者からの不評により、再び管理の質を上げてコストも上げたことがありますが、当時の総会(通常総会)では別議案になっていませんでした。1つの議案でした。普通に可決されました。
ご質問の回答としては一般的には1つの議案、値上げも有効、有効なので管理委託契約の締結も可能と思います。

1つ質問なのですが、管理の質を落として管理委託費の削減を図った時は、管理委託費の減額について別の議案にしていたのでしょうか?
削減の時も1つの議案だったなら、それを理由に前理事長さんを説得は出来ませんか?

前理事長さんが求める話し合いによる合意とは、何でしょうか?
結果的に環境を荒らしてしまったとしても、前理事会は管理組合の財政を考えてコストダウンを図ったので、その労を十分にねぎらう言葉で前理事長さんの心をほぐし、傷ついた前理事会のプライドを復元するプロセスを、話し合いの中で作ってはいかがでしょうか。話し合いによる合意ができたら、最善ですね。総会の際に関係者で話し合っていくという形で終わったならその方向で進めるのが妥当と思います。

三毛猫さん御回答ありがとうございます。
管理の質を落として管理委託費の削減を図った時も同じ議案で1つでした。
それを理由に前理事長さんを説得しましたが、値下げと値上げでは住民への影響は全く違うとの言い分です。
前理事長さんの話からすると求める話し合いによる合意点は値上げの全面的な撤回だと思います。

もう1つ、確認させてください。
管理を元に戻す総会は通常総会でしたか?通常総会ですと次期予算案も含まれていたと思います。値上げされた金額で管理業務委託費を計上した予算案が組まれ、承認がされていたら問題ないと思います。

一方で、臨時総会ですと、管理を元に戻す変更と管理業務委託費の変更が1つの議案で承認されたとしても、別途「予算の変更」の議案が必要になります。
期初に行われた予算案の承認は「その金額の範囲内で、理事会で執行して下さい。」という意味ですから、予算内で執行できないような変更があった場合は、本案(管理を元に戻す議案)とは別に「予算の変更」も付帯決議するのが一般的です。
前理事長さんが「予算の変更決議が無い」事を理由として「本案の変更手続きに不備がある」と言っているのでしたら、「予算の変更」を目的とする臨時総会を招集して承認決議をするか、話し合いで合意できれば次の通常総会で決算報告の承認をする際、追認決議をするのでも良いと思います。

管理を元に戻す総会は通常総会でした。またその通常総会で、値上げによるコストアップ分の数字は入った次期予算案も審議し承認されています。

現状認識としては、以前に前理事長が通常総会で提案したコストダウン提案も別議案ではなく「管理会社への委託業務の件」の中に含まれ説明されたものでした。
現理事会はそれを踏襲し、今回の通常総会で「管理会社への委託業務の件」の中に含めて値上げ提案をしたものです。
それに対する前理事長の言い分は、値下げはその分修繕積立金が増えるので決議事項ではないが、値上げはその分修繕積立金が減る筈なので総会決議事項との言い分です。

福井さんのマンションでは駐車場使用料は一般会計(管理費会計)ではないのですか?
駐車場使用料の全額を修繕積立金会計にまわす規約となっているのでしょうか?

仮に管理費会計の剰余金(一般の管理に使った後の余ったお金)の一部を、予算案の中で修繕積立金会計に繰り替えることが慣例になっていたとしても、毎年の通常総会での承認決議を経て、初めて修繕積立金の一部になるわけで、自動的にならないのが一般的です。今年度まではそうだったとしても、来年度は違う事に使う可能性もあり(例:災害時の備蓄を購入)前理事長さんは誤解なさっていませんか?

修繕積立金不足を解消するために管理費会計のコストカットをした前理事会の尽力を十分に認めた上で、やはりもう少し管理の質を上げたい、そのためには必要な管理委託費を支払いたい、という話し合いをして、和解に持っていけたら良いと思うばかりです。

三毛猫さん再度の御回答ありがとうございます。

三毛猫さんが言われる通り、当方のマンションでも駐車場使用料は一般会計に入り、その駐車場使用料の全額を修繕積立金会計にまわすよう毎年の通常総会での承認を得ています。

【最終的にこの議案はそのまま承認されましたが、「値上げ部分は別議案化」については今後関係者で話し合っていくとの曖昧な形で終わりました。 】ということですから、この対処は暫定契約を承認したとのことになると思います。
値上げ部分は別途承認を取るということで、暫定期間の間は以前と同条件での契約になります。
「値上げ部分は別議案化」を条件として承認したのですから、それに従うべきでしょう。
「管理会社への委託業務の件」の有効性について臨時総会の開催を要求されるのは当然のことと思います。
暫定期間内に管理会社との交渉をまとめて、臨時総会に臨むのが正当な対処と思います。
総会の場で、一時しのぎにいい加減なことを言うことのないよう望みます。

黒猫風ちゃんさん御回答ありがとうございます。
言われる通り、総会でのその場しのぎの言い逃れが失敗でした。

長い質問文ですが、前理事長の言い分にも一理あると思います。
要は臨時総会を開き、値上げの是非を問えば良いだけです。

竜巻さん御回答ありがとうございます。
やはり臨時総会は必要なようですので、準備したいと思います。

総会のときに普通に対応していれば何だ問題となるものではなかったと認識しています。
総会で変な約束をしたからには、臨時総会はやむを得ないと思います。

楓さん御回答ありがとうございます。
臨時総会はやむを得ないと思います。

長い質問文ですが、前理事長の言い分にも一理あると思います。
要は臨時総会を開き、値上げの是非を問えば良いだけです。

竜巻さん御回答ありがとうございます。
やはり臨時総会は必要なようですので、準備したいと思います。

内容を拝見させていただきましたが、前理事長の言い分にも一理あると思います。
やはり臨時総会を開き、値上げの是非を問うべきだと思います。

東京急行さん、御回答いただきありがとうございます。
臨時総会を開催の予定です。

興味深く読ませていただきました。この議案は、管理会社が用意したのでしょうか。誰が用意したにしろ、値上げの件を論点にしたくなくて、故意に外した可能性はないですか。業務変更の是非は、値上げ分とのバランスで決めるのが常識だと思います。たとえ管理費の値上げがないとしても、今まで以上にお金が出ていくわけですから、値上げ分による負担が、それに見合うものであるかどうか、普通はトータルで考えますよね。その意味では、前理事長さんが正しいと思います。

今期予算案には、値上げによるコストアップ分の数字が入っているとのことですが、これは多分全体の数字で、どの分がいくら値上がったかが把握しにくいので、承認せざるを得なかったのでしょう。「管理会社への委託業務の件」というような漠然とした議題なので、過去の値下げの例はあまり意味があるとは思いません。私には、承認がスムースにいくよう、意図的に仕組まれた議案に思えます。

台風さん、御回答いただきありがとうございます。

承認がスムーズにいくよう意図的に仕組まれてた議案ではとのご指摘については、「管理会社への委託業務の件」との議題は、管理会社との契約更新で毎年必ず提出しています。

昨年度迄は前理事長がこの議案の中で値下げの項目を明記してきたので、今回は値下げの項目を明記したものです。
例えば、(1)清掃業務としての項目としては
現状の清掃業者〇〇は月✖️✖️万円であるが、清掃品質が悪いことから業者を変更することにした。実績がある3社を検討した結果、実績も豊富で最も安価な△△社に変更することにし月□□万円となり、月◎◎万円のアップとなります。
程度の記述は各値上げ項目には明記していましたが、前理事長サイドの了解を得ることは出来ませんでした。

ただ私個人としては、紛糾しても、そのまま議決してしまえばと思いましたが、最後の最後に議長の理事長が前理事長サイドに配慮してしまい、値上げ部分については今後話し合いたいと発言してしまったものです。

議案自体は誠実に書かれたということですが、それはあくまでも業務内容を変更するという前提のうえでのことですね。「マンションが荒れてしまったこと=業務内容に問題がある」という理事会の至った等式に問題があると思います。当マンションの大手鉄道管理会社は、人件費の高騰を理由に、清掃人の勤務時間を減らし、かつ同レベルのサービスを保持するためという理由で、値上げもしました。このように、業務内容の変更と値上げとは、必ずしも相関関係があるわけではありません。その意味では、前理事長が正しいと思います。

議案に至る前に、以前の条件で別の業者を試みる等の努力はされたのですか。一般的な車離れにより、駐車場料金というのはどちらかというと不安定な収入です。また「コストを下げると、サービスの質が落ちます」というのは、管理会社の常套文句でもあります。マンションというのは、お金をかけようと思えばいくらでもかけられます。どの程度の荒れ具合なのかはわかりませんが、状況によっては、多少のサービスの低下もやむを得ないという態度がないと、どんどん管理会社の言いなりで、お金が出ていきます。投稿の内容だけですと、紛糾してしまったのは当然かもしれません。






台風さん、再度の御回答ありがとうございます。

確かに台風さんが言われるように前理事長の言い分も正しいと思います。
臨時総会に向けて誠実に説明できるよう準備していきます。

正直に申し上げますと、まるで新旧理事会の派閥争いのようで嫌になりました。
私なら臨時総会を開催し、議題として説明して、賛否を問えば良いと思いました。
もし否決されたら、私なら理事長を辞任します。

KUMIさん、御回答いただきありがとうございます。

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