←トップへ戻る

通常総会の開催時期(2か月以内)について

管理規約

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

初めて登録。初めての投稿になります。
当団地の決算は、3/31です。管理規約は、国交省標準管理規約から作成していて、通常総会は、新会計年度開始後2か月以内(5月末まで)に開催することになっています。
これまでは、周辺の小学校等の施設を利用し開催していましたが、昨今の小学校は、運動会をこの5月末頃に開催するところも多く日程がバッティングします。また市民センターなどは抽選制が多く、抽選日になるまで開催日が決められないなど、不確定要素が多い状況です。さらに、2019年は天皇の即位の日ために、GWが長くなり、印刷業者も動かない状況もあります。
これらのことから、新会計年度開始後2か月以内の開催が難しい状況になっています。

ここからが皆様に質問というか、アドヴァイスいただきたい内容になりますが、
①新会計年度開始後2か月以内というのは、法的根拠がある期間なのでしょうか?
②この場合、罰則規定等がありますでしょうか?
③法廷根拠がない場合、開催時期について管理規約の改定(総数の3/4以上、議決権の3/4以上)を行えば(新会計年度開始後3か月以内など)、改定できるのか?
④現在規定(新会計年度開始後2か月以内)のままでの抜け道。(事前に組合員に理由を付して周知し反対がなければ可能など)

以上、よろしくお願いいたします。

みんなの回答

質問①について:マンションの管理規約は、区分所有法30条1項及び31条1項により区分所有者に与えられた権限に基づいて、区分所有者が設定したマンションの最高規範・区分所有者間の約束であって、区分所有者に法的拘束力を有するものです。法的根拠は上記のとおりです。 tkmさんのマンションの管理規約の「通常総会は、新会計年度開始後2か月以内(5月末まで)に開催する」との規定も法的根拠があるものです。法的根拠がないという論は誤解です。銀行から金を借りる契約(消費貸借契約)は民法587条に根拠をもつ契約ですが、この契約が互いに約束を守るべき義務の法的根拠をなすのと同じことで、このような消費貸借契約に法的根拠がないなどとはいえないのと同断です。
質問②について:罰則はないが、規約に違反する総会の招集手続は誤り(瑕疵)があるものとなります。区分所有者の一人でも招集手続に瑕疵があるとして、その総会での決議の無効確認訴訟を提起する可能性があります。裁判所が無効と判断するかどうかについては後記参照。
質問③について:「新会計年度開始後3か月以内など」に管理規約を改正することは適法な手続を経ることにより可能である。ただし、このような改正を新会計年度開始3か月後(例えば6月)の総会で行ったとしても、その総会の招集手続の瑕疵が治癒されるものではない。その改正を新会計年度の開始の4月1日に遡って改正すればその総会の招集手続の瑕疵は治癒されるであろう(有斐閣・法律学小辞典「法律不遡及の原則」1213頁参照)。
質問④について:管理規約の現規定のままで、新会計年度開始2か月後3か月以内に総会を開催して決議をした場合、区分所有者から決議無効確認訴訟を提起されなければ、問題なく終わることになるが、無効確認訴訟の提起には時間的制限がないので厄介です。区分所有者の一人からでも、総会招集手続が新会計年度開始2か月以内になされなかった点において管理規約違反の瑕疵があるとして決議無効確認訴訟を提起された場合に無効でないと主張できるか。これまで総会の招集手続に瑕疵があるとして争われた事件には次のようなものがある。
(a)「規約の廃止、新規約の設定を議題とすることを予め通知せずになされた管理組合における規約設定の集会の決議が、集会招集手続に瑕疵があるとして無効とされた事例」東京地裁昭和62年04月10日判決・判例時報1266号49頁、
(b)「区分所有者が区分所有建物内に居住せず、通知を受ける場所の届出もなかった場合に、管理組合が招集通知書を登記簿上の住所に送付し専有部分の所在する場所に通知しなかったことは、手続の瑕疵にあたるとしながらも、決議の無効原因となるような重大な瑕疵とはいえないとされた事例」 東京地裁 昭和63年11月28日判決・判例タイムズ702号255頁(升田純・マンション判例186頁)。
 上記(a)は招集手続に重大な瑕疵がある事案であり、(b)は重大な瑕疵がないとされた事案であることを考えると、総会の招集手続の瑕疵が重大であれば、その総会でなされた決議は無効とされる可能性が高い。tkmさんの挙げる諸事情なかんずく本年5月の10連休の事情のことをも考慮すると、重大な瑕疵があるとはされない可能性があると思われる。しかし、以上の題点を考えると、なんとかして、5月中に総会を開催するのが良いと考える。

①については法的根拠なし(区分所有法には特段の規定はなく、規約で自由に設定できます)
②については罰則無し
③については改訂可能(決算後4カ月以内の定例総会開催規約の事例を承知しています)
これらについては他の回答者の皆さんと異論はありません。
④については3カ月目に入っても通常の総会手続きで開催し、期日遅れについては冒頭事情を説明されれば問題ないと思います。念のため招集通知に期日遅れを釈明されてもいいと思いますが、期日遅れに関して組合員から非難があったからといって3カ月目に開催した総会に瑕疵があるとして無効となることはありません。総会の開催通知が会日の2週間前とする規約に反して5日前に通知を発するケースよりも瑕疵の度合いは低いです。後者の場合は期日が短いため無効を主張する組合員がいれば、再度招集をやり直さざるを得ないと思います。しかしながら、本件のケースで会場確保がやむなくできなかったとして、やり直しても瑕疵は治癒不能ですから、組合員も認諾する以外ないと思います。
尚、定期総会の開催期日に関連する総会議題は決算報告、事業報告、(役員改選期であれば)役員の選任、予算審議に限られます。仮に総会招集に瑕疵があるとして争いになったとしても、その他の議案については適法に総会が開催されたと言えます。(招集権者たる理事長に役員改選までの残任規定があると思われます。)

管理さん
アドヴァイスありがとうございます。
監事からもこのようなアドヴァイスがあり、それを採用するかどうか悩んでいました。
週末に臨時理事会を開催する予定なので、検討したいと思います。

私のマンションでも管理規約に事業年度終了後2か月以内とあり、毎年5月の第3日曜日に実施するので管理会社の方で外部に場所を確保しています。
ただ数年前まではマンション内の狭いミーティングルームで実施していたため、椅子が足りずレンタルし、部屋は狭いので廊下まで椅子を並べて対応していました。
tkmのマンションでどうしても部屋の確保が難しければ、管理会社に指示して早めに確保させれば良いだけだと思います。

竜巻さん
アドヴァイスありがとうございます。
いわゆる公団型の古い体質の理事会運営をしていまして、管理会社への委託業務が少ない状況です。このため、理事の数も多く所有者も高齢化している状況です。このため、3年後には理事数を2/3(現在13⇒8~9)にできるように、業務の見直しを今期から始めました。この移管業務の中に、場所確保などの業務を組み入れたいと思います。

区分所有法では毎年1回集会を招集しなければならないとされているだけで、その時期に関する定めはありません。
以前は3か月以内というところが多かったと思います。
しかし、会計の報告や予算の承認が決まらない期間が長いとよくないのではないかと、標準管理規約に合わせて2か月にするところが多くなってきているのでしょう。
適正化法でも管理会社は管理組合の事業年度終了後、遅滞なく、当該期間の報告をしなければならないとしています。
そのようなことが影響しているのではないでしょうか。
3か月のほうが管理会社には都合がいい事と思います。
規約の改正が必要ですが、今回の総会には間に合わないのではないですか。

小学校の施設などは1か月前にならないと予約が取れないところも多いでしょう。
予約の受付時期になったら、小学校のスケジュールを聞いて、空いてる日に合わせるしかないと思います。
夜間などはできないのでしょうか?

このみさん
アドヴァイスありがとうございます。
今期まで、管理規約、他規則の制改定をマンション管理士の力を借りて実施してきました。
会社で、人事総務系の仕事をしているのでわかるのですが、標準管理規約に合わさせようとしているのか、
なかなか実態を見ずに制改定されていることが多く、実態と会わない規約・規則になっているのが実情です。
次期理事会には、規約・規則と実態との整合性を確認する作業をお願いしようと考えています。
夜間・・・気が付きませんでした。検討してみます。

まず日程をはやく決めればいいのではないですかね。私のマンションは総会は7月ですがもう日程決めました。理由は管理会社のフロントの予約の為ですが(笑)。あと会計年度開始月を変更するとか(例えば6月締め8月総会開催にする)。近くに集会室がある同規模マンションに頼んで使わせてもらうとか(セキュリティー面等で難しいかもですが)。ちなみに私のマンションは「3か月以内」です。

クッシーさん
アドヴァイスありがとうございます。
仰せのとおり、年初めに予約しておけばよかったのですが、他案件もありすっかり後回しになっちゃってました。
理事長として、不徳のいたすところばかりです。

私なら今回の総会は規約と違うことをする可能性も考慮して最低限やらないといけないことのみにしてややこしい案件(例えば大規模な修繕工事等)は後回しにします。

①~④は、asaka50さんのご回答に賛同します。

こんな打開策はいかがですか?
管理会社に業務委託しているなら、会場は管理会社の会議室を貸してもらい、議案書の印刷は管理会社のコピーマシーンでやっていただくのも一案です。
私が監事を務める管理組合では、普段は公共施設の会議室を借りていますが、空きが無く会場の手配が出来ない年にはこのように開催しています。規模の小さいマンションだから出来ることかもしれませんが。

公共施設よりは高いですが、民間の貸し会議室は検討なさいましたか?

例年、何名くらいの出席者がありますか?人数にもよりますが、気候の良い時期なら、マンションの敷地内でみなさんに椅子を持参してもらって開催する事も…。

三毛猫さん
アドヴァイスありがとうございます。
民間貸会議室も検討しましたが、100人規模なので周辺にない状況です。
団地内に中庭があるので、テント・椅子で防災訓練を兼ねて、なんても検討しましたが、なかなか踏み切れませんでした。

確かに5/末に総会を開催するのは会場の確保は難しいと思います。
tkmさんのご質問に回答させて頂きますと

>①新会計年度開始後2か月以内というのは、法的根拠があるのでしょうか?
→当方のマンションは3か月以内です。確かに国交省標準管理規約では通常総会は新会計年度開始後2か月以内とありますが、区分所有法等の法令で決められてはいないと思います。

>②この場合、罰則規定等がありますでしょうか?
→法令で決められていなければ、罰則規定は無いと思います。

>③法廷根拠がない場合、開催時期について管理規約の改定(総数の3/4以上、議決権の3/4以上)を行えば(新会計年度開始後3か月以内など)、改定できるのか?
→tkmさんが言われる通り出来ると思います。

>④現在規定(新会計年度開始後2か月以内)のままでの抜け道。(事前に組合員に理由を付して周知し反対がなければ可能など)
→規約違反になりますことから、基本的には抜け道は無いと思います。
ただ天皇即位等もあり物理的に開催出来ないのであればそれを理由に総会を延期して、総会での追認特別決議として「新会計年度開始後3か月以内」を提出し承認をいただければ良いのではないでしょうか?

ただ万一にでも追認特別決議が否決された場合は、その総会自体が規約違反となり法的に難しい話になりますことから、今期はなんとか会場を確保されて5月末までに総会を開催し、管理規約の改定(新会計年度開始後3か月以内)を提案する方がよいとは思います。

asaka50さん
アドヴァイスありがとうございます。
追認特別決議、検討してみます。

確かに5/末に総会を開催するのは会場の確保は難しいと思います。
tkmさんのご質問に回答させて頂きますと

>①新会計年度開始後2か月以内というのは、法的根拠があるのでしょうか?
→当方のマンションは3か月以内です。確かに国交省標準管理規約では通常総会は新会計年度開始後2か月以内とありますが、区分所有法等の法令で決められてはいないと思います。

>②この場合、罰則規定等がありますでしょうか?
→法令で決められていなければ、罰則規定は無いと思います。

>③法廷根拠がない場合、開催時期について管理規約の改定(総数の3/4以上、議決権の3/4以上)を行えば(新会計年度開始後3か月以内など)、改定できるのか?
→tkmさんが言われる通り出来ると思います。

>④現在規定(新会計年度開始後2か月以内)のままでの抜け道。(事前に組合員に理由を付して周知し反対がなければ可能など)
→規約違反になりますことから、基本的には抜け道は無いと思います。
ただ天皇即位等もあり物理的に開催出来ないのであればそれを理由に総会を延期して、総会での追認特別決議として「新会計年度開始後3か月以内」を提出し承認をいただければ良いのではないでしょうか?

ただ万一にでも追認特別決議が否決された場合は、その総会自体が規約違反となり法的に難しい話になりますことから、今期はなんとか会場を確保されて5月末までに総会を開催し、管理規約の改定(新会計年度開始後3か月以内)を提案する方がよいとは思います。

asaka50さん
アドヴァイスありがとうございます。
追認特別決議、検討してみます。

①~④は、asaka50さんのご回答に賛同します。

こんな打開策はいかがですか?
管理会社に業務委託しているなら、会場は管理会社の会議室を貸してもらい、議案書の印刷は管理会社のコピーマシーンでやっていただくのも一案です。
私が監事を務める管理組合では、普段は公共施設の会議室を借りていますが、空きが無く会場の手配が出来ない年にはこのように開催しています。規模の小さいマンションだから出来ることかもしれませんが。

公共施設よりは高いですが、民間の貸し会議室は検討なさいましたか?

例年、何名くらいの出席者がありますか?人数にもよりますが、気候の良い時期なら、マンションの敷地内でみなさんに椅子を持参してもらって開催する事も…。

三毛猫さん
アドヴァイスありがとうございます。
民間貸会議室も検討しましたが、100人規模なので周辺にない状況です。
団地内に中庭があるので、テント・椅子で防災訓練を兼ねて、なんても検討しましたが、なかなか踏み切れませんでした。

私のマンションでも管理規約に事業年度終了後2か月以内とあり、毎年5月の第3日曜日に実施するので管理会社の方で外部に場所を確保しています。
ただ数年前まではマンション内の狭いミーティングルームで実施していたため、椅子が足りずレンタルし、部屋は狭いので廊下まで椅子を並べて対応していました。
tkmのマンションでどうしても部屋の確保が難しければ、管理会社に指示して早めに確保させれば良いだけだと思います。

竜巻さん
アドヴァイスありがとうございます。
いわゆる公団型の古い体質の理事会運営をしていまして、管理会社への委託業務が少ない状況です。このため、理事の数も多く所有者も高齢化している状況です。このため、3年後には理事数を2/3(現在13⇒8~9)にできるように、業務の見直しを今期から始めました。この移管業務の中に、場所確保などの業務を組み入れたいと思います。

①については法的根拠なし(区分所有法には特段の規定はなく、規約で自由に設定できます)
②については罰則無し
③については改訂可能(決算後4カ月以内の定例総会開催規約の事例を承知しています)
これらについては他の回答者の皆さんと異論はありません。
④については3カ月目に入っても通常の総会手続きで開催し、期日遅れについては冒頭事情を説明されれば問題ないと思います。念のため招集通知に期日遅れを釈明されてもいいと思いますが、期日遅れに関して組合員から非難があったからといって3カ月目に開催した総会に瑕疵があるとして無効となることはありません。総会の開催通知が会日の2週間前とする規約に反して5日前に通知を発するケースよりも瑕疵の度合いは低いです。後者の場合は期日が短いため無効を主張する組合員がいれば、再度招集をやり直さざるを得ないと思います。しかしながら、本件のケースで会場確保がやむなくできなかったとして、やり直しても瑕疵は治癒不能ですから、組合員も認諾する以外ないと思います。
尚、定期総会の開催期日に関連する総会議題は決算報告、事業報告、(役員改選期であれば)役員の選任、予算審議に限られます。仮に総会招集に瑕疵があるとして争いになったとしても、その他の議案については適法に総会が開催されたと言えます。(招集権者たる理事長に役員改選までの残任規定があると思われます。)

管理さん
アドヴァイスありがとうございます。
監事からもこのようなアドヴァイスがあり、それを採用するかどうか悩んでいました。
週末に臨時理事会を開催する予定なので、検討したいと思います。

区分所有法では毎年1回集会を招集しなければならないとされているだけで、その時期に関する定めはありません。
以前は3か月以内というところが多かったと思います。
しかし、会計の報告や予算の承認が決まらない期間が長いとよくないのではないかと、標準管理規約に合わせて2か月にするところが多くなってきているのでしょう。
適正化法でも管理会社は管理組合の事業年度終了後、遅滞なく、当該期間の報告をしなければならないとしています。
そのようなことが影響しているのではないでしょうか。
3か月のほうが管理会社には都合がいい事と思います。
規約の改正が必要ですが、今回の総会には間に合わないのではないですか。

小学校の施設などは1か月前にならないと予約が取れないところも多いでしょう。
予約の受付時期になったら、小学校のスケジュールを聞いて、空いてる日に合わせるしかないと思います。
夜間などはできないのでしょうか?

このみさん
アドヴァイスありがとうございます。
今期まで、管理規約、他規則の制改定をマンション管理士の力を借りて実施してきました。
会社で、人事総務系の仕事をしているのでわかるのですが、標準管理規約に合わさせようとしているのか、
なかなか実態を見ずに制改定されていることが多く、実態と会わない規約・規則になっているのが実情です。
次期理事会には、規約・規則と実態との整合性を確認する作業をお願いしようと考えています。
夜間・・・気が付きませんでした。検討してみます。

まず日程をはやく決めればいいのではないですかね。私のマンションは総会は7月ですがもう日程決めました。理由は管理会社のフロントの予約の為ですが(笑)。あと会計年度開始月を変更するとか(例えば6月締め8月総会開催にする)。近くに集会室がある同規模マンションに頼んで使わせてもらうとか(セキュリティー面等で難しいかもですが)。ちなみに私のマンションは「3か月以内」です。

クッシーさん
アドヴァイスありがとうございます。
仰せのとおり、年初めに予約しておけばよかったのですが、他案件もありすっかり後回しになっちゃってました。
理事長として、不徳のいたすところばかりです。

私なら今回の総会は規約と違うことをする可能性も考慮して最低限やらないといけないことのみにしてややこしい案件(例えば大規模な修繕工事等)は後回しにします。

質問①について:マンションの管理規約は、区分所有法30条1項及び31条1項により区分所有者に与えられた権限に基づいて、区分所有者が設定したマンションの最高規範・区分所有者間の約束であって、区分所有者に法的拘束力を有するものです。法的根拠は上記のとおりです。 tkmさんのマンションの管理規約の「通常総会は、新会計年度開始後2か月以内(5月末まで)に開催する」との規定も法的根拠があるものです。法的根拠がないという論は誤解です。銀行から金を借りる契約(消費貸借契約)は民法587条に根拠をもつ契約ですが、この契約が互いに約束を守るべき義務の法的根拠をなすのと同じことで、このような消費貸借契約に法的根拠がないなどとはいえないのと同断です。
質問②について:罰則はないが、規約に違反する総会の招集手続は誤り(瑕疵)があるものとなります。区分所有者の一人でも招集手続に瑕疵があるとして、その総会での決議の無効確認訴訟を提起する可能性があります。裁判所が無効と判断するかどうかについては後記参照。
質問③について:「新会計年度開始後3か月以内など」に管理規約を改正することは適法な手続を経ることにより可能である。ただし、このような改正を新会計年度開始3か月後(例えば6月)の総会で行ったとしても、その総会の招集手続の瑕疵が治癒されるものではない。その改正を新会計年度の開始の4月1日に遡って改正すればその総会の招集手続の瑕疵は治癒されるであろう(有斐閣・法律学小辞典「法律不遡及の原則」1213頁参照)。
質問④について:管理規約の現規定のままで、新会計年度開始2か月後3か月以内に総会を開催して決議をした場合、区分所有者から決議無効確認訴訟を提起されなければ、問題なく終わることになるが、無効確認訴訟の提起には時間的制限がないので厄介です。区分所有者の一人からでも、総会招集手続が新会計年度開始2か月以内になされなかった点において管理規約違反の瑕疵があるとして決議無効確認訴訟を提起された場合に無効でないと主張できるか。これまで総会の招集手続に瑕疵があるとして争われた事件には次のようなものがある。
(a)「規約の廃止、新規約の設定を議題とすることを予め通知せずになされた管理組合における規約設定の集会の決議が、集会招集手続に瑕疵があるとして無効とされた事例」東京地裁昭和62年04月10日判決・判例時報1266号49頁、
(b)「区分所有者が区分所有建物内に居住せず、通知を受ける場所の届出もなかった場合に、管理組合が招集通知書を登記簿上の住所に送付し専有部分の所在する場所に通知しなかったことは、手続の瑕疵にあたるとしながらも、決議の無効原因となるような重大な瑕疵とはいえないとされた事例」 東京地裁 昭和63年11月28日判決・判例タイムズ702号255頁(升田純・マンション判例186頁)。
 上記(a)は招集手続に重大な瑕疵がある事案であり、(b)は重大な瑕疵がないとされた事案であることを考えると、総会の招集手続の瑕疵が重大であれば、その総会でなされた決議は無効とされる可能性が高い。tkmさんの挙げる諸事情なかんずく本年5月の10連休の事情のことをも考慮すると、重大な瑕疵があるとはされない可能性があると思われる。しかし、以上の題点を考えると、なんとかして、5月中に総会を開催するのが良いと考える。

回答がありません。