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総会議事録の署名、捺印の意味について

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

総会が終了し、後日、管理会社から総会議事録が回付され、確認のため理事長、理事、監事の署名、捺印が要請されました。この総会議事録の内容に若干事実と異なる個所があったので、私(監事)は意見書を付した上で署名、捺印しました。ところが全組合員に配布された総会議事録は何の訂正もない元のままの内容のものでした。署名、捺印から全組合員に配布されるまで、三か月以上も経っていて、この間管理会社、理事長、理事から何の反応もありませんでした。そこで管理会社に質したところ監事が署名、捺印がある以上修正には当たらないとの事で、もし総会議事録に疑義があるならば、無署名にすべきであるとの回答でした。この件について皆さんのご意見を頂きたいと思います。

みんなの回答

vetaniaさん 、

自分が組合い運営の障害になってはいけないと、普通は思いますよね~

3ヶ月も議事録を出さなかったのは、そこまで引き延ばせば意見書の事はもう黙ったままで次に引き継ぐだろうとの思惑があっての事。 
お客を馬鹿にした態度ですね!

さて、社長に抗議するなり、次期理事に他の理事の署名があっても直接赤字で上書き修正して捺印して返すように申し送りするのが良いと思います。 

管理会社が綺麗な議事録にしたいなら、訂正をせざるを得ないように、二度手間になるように仕向ける良いと思いますよ~。 
こうでもしないとこの業界の人達は本当に動かないのですよ。

こちらに投稿されたのを契機にもう数年理事を続けみませんか?

ヨコオさん、ご意見ありがとうございました。私が意見書を付して署名、捺印した時の心情は、まさにヨコオさんが推察された通りです。管理会社の責任逃れ、隠蔽体質は過去私も経験したことがあります。今回私の意見書(間違えがあったとしても)が黙殺された事に憤りを感じています。管理会社はせめて、私の意見書を全組合員に公開して、組合員の判断に委ねる方法をとってもらいたかったと思っています。

「総会議事録の内容に若干事実と異なる個所があったので、私(監事)は意見書を付した」とありますが、(1)その事実が関係する議案はどのような内容のものですか、議案の賛否に係わる又は左右するような事実ですか。(2)客観的に正しい事実は何で、記載されていた事実はどのような内容でしたか。(3)また、vetaniaさんの付した意見はどのようなものでしたか。(4)管理会社が監事の意見を無視したことについて「総会議事録に疑義があるならば、無署名にすべきであるとの回答」をしたとのことですが、そのような形式論の法的根拠についてどのように主張しているのですか。差し支えなければご返答下さい。

jsmendyさん、ご意見ありがとうございました。(1)の事実と異なる点とは、ある事案の評決の票数の件です。(2)(3)についてはご推察願いたいと思います。(4)については、昨年管理会社(大手)の変更があり、当組合の担当者は若い人で管理業務主任者であるが
若干業務に習熟していない面が伺われます。その担当者とメール交換した内容の中で無署名云々があったものです。

1. 区分所有法第42条2項は「議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録なければならない。」と規定しており、この規定の解釈として「その記載・記録に当たっては、区分所有法総数及び総議決権数、出席区分所有者数および出席議決権数、書面または電磁的方法による議決権の行使があったときはその区分所有者数および議決権数ならびに議案に対する賛成・反対それぞれの区分所有者数および議決権を明示する必要がある。」とされています(稲本・鎌野著・コンメンタールマンション区分所有法[2015年]240頁)。
 ある事案の評決の票数の誤記載は、区分所有法42条2項違反であり、同法71条3号により集会の議事録作成義務者である議長(通常、理事長)が20万円以下の過料の制裁の対象となります。
2.総会議事録の作成は、議長の義務ですが、マンション標準管理委託契約書には、管理会社が行う総会支援業務の一つとして、「管理組合が管理会社の協力を必要とするときの総会議事録案の作成」を挙げています(別表1・2(2))。vetaniaさんのマンションの管理組合と管理会社との管理委託契約書中にこのような規定があって、管理会社を補助者として、議事録案を作成させたものだと思いますが、議事録案は、議長が内容確認したうえで、議長と総会に出席した2名の組合員が署名押印することとなります(区分所有法42条3項)。最終責任者は議長ですが、管理会社は管理組合からの委任を受けて区分所有法42条2項に違反しない議事録の作成すべき委任契約上の義務を負っているのですから、議事録の誤記載は受任者としての義務違反となると思います。ましてや、監事の指摘を無視するなど義務違反も甚だしいとの感ありです。
3.監事としてどう対応するか、一考に値します。理事長(議長)や理事と話し合い、署名した区分所有者の方の了解を得て、誤りを正した議事録を作成するのがベストと思います。管理会社に断る必要はないです。
 なお、過料の制裁は刑事罰ではなく過ち料です。区分所有者でも裁判所に申立をすることができ、申立を受けた裁判所が、非訟事件手続法に基づいて職権で調査し、区分所有法71条違反があると認定すれば過科の制裁を科すものです。

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石山さん、ご見解ありがとうございました。私は最後の(三人の内)署名者でしたので、意見書を添付して総会議事録と共に同封して管理会社の担当者宛に郵送したものです。尚、当方の組合の管理規約は平成12年当時の旧態のままです。

vetaniaさんは、事務が滞らないように、意見書を付した上で署名捺印をし、次の方へ回したのですね?事実と異なる箇所を訂正した後、再度回覧をする必要が無くスムーズに議事録が配布できるようにという配慮だったとお察しします。その厚情がわからないばかりか、署名捺印すべきではなかったと言うなんて、フロントマン失格だと思います。

今回の議事録は未修正で配布されてしまいましたが、今後の改善案として、当方のシステムをご紹介します。
メールの通信環境が役員さん達にあるなら…の話ですが、フロントマンが作成した議事録の草案をワードなどの生データで出席役員に一斉メールして、事実と異なるところや、こう表現した方が良いと思うところ等を、各自が色文字で直接修正して返送し、それらを集約してから出力して、署名捺印の為の回覧をするのです。
このシステムが採用された当時の監事さんがとても綿密な方で、回覧された原稿に赤ペンで沢山の書き込みをなさったところから、いつしか上記のような順番になりました。出席者全員がチェックした原稿ですからより事実に近い議事録になります。

三毛猫さん、貴重なご意見ありがとうございました。文書の電子化は時宜に叶ってますね。今回の件は私が署名、捺印した事が致命傷のようでした。とは言え無署名で突き返す方途は、いかにも挑発的で大人げないやり方と思いましたので署名、捺印したものです。

vetaniaさんには厳しいですが、管理会社の言う通りです。
監事が署名、捺印がある以上、その議事録は承認されたと看做されてもやむを得ません。
もし総会議事録に疑義があるならば、無署名にして、疑義の部分を修正する様に要求すべきでした。
本件は裁判になっても100%管理会社が勝つと思います。

竜巻さん、ご意見ありがとうございました。竜巻さんの仰る通り結論的には、私の過誤ですね。しかし、無署名で突き返すのもクレーマー的で大人げないと余計な気遣いが災いしたようです。

「もし総会議事録に疑義があるならば、無署名にすべきであるとの回答」
これは全く持っておかしなことだと思います。
無署名のほうが疑義を申し立てる権利を認められないというのが常識だと思います。
まして監事が誤りを指摘したのですから、見直さなければいけないことです。

ただし、意見書を付けたのはいいのですが、署名、捺印してしまったのはまずかったと思います。
訂正されるまで署名、捺印は待つべきでしたね。

その事実と異なる個所とは重要なことなのですか?
それによって影響が出るのでしたら、今後対処を考えなければいけないのではないですか。

管理会社が議案書を作った後、そのまま署名、捺印をもらうということをしているのですか。
訂正があったときには、今までどうしていたのですか。
私のところはマンション管理士が顧問に入っていますから、総会や理事会の議事録のチェックをしてから回しています。

COCOAさん、ご意見ありがとうございました。COCOAさんのご見解心強く感じました。指摘されたように経緯がどうであろうと、私が署名、捺印したことは適切ではなかったと思っています。

監事の意見書を黙殺したのは管理会社で、署名押印を行った理事長や理事には監事の意見書は提示されていないのでしょうか。更に3カ月も経ったのは理事長や理事の押印作業が迅速になされなかったからでしょうか。それとも管理会社の怠慢でしょうか。
黙殺したのも、遅延した原因も管理会社だとして回答します。
先ずはVetaniaさんは監事として署名押印すべきではなかったと思います。
管理会社も意見書が添付されたなら、この扱いを議長を務めた理事長や署名人の理事に相談すべきです。
このような処理で問題なしとするフロントマンの回答を会社として正しい回答と認識しているのか、監事として管理会社の社長あてに期限を切って書面で回答するように求めましょう。フロントマンも所属支店の支店長も会社として回答をする権限は無いはずです。少々のトラブルも、経営トップまで知られることなくもみ消すのが彼らの処世術です。
問題無いと会社として社長が回答するならば、こんな会社と今後も付き合うのかを真剣に考えた方がいいです。
経営者の知るところとなり、了見違いが改まればよいと思います。
さて問題の議事録ですが、再度署名人全員で協議して、書き直すか否かを決めてはどうでしょう。
修正が必要との判断であれば、修正後のものを正として再度配布すればと思います。
下記をご参照ください。
管理組合の歴史は管理会社によって作られる
https://schoolformkk.com/kanri-shuzen_column/375/


管理さん、ご意見ありがとうございました。管理さんのご見解に私としては納得していますが、当方の組合にも落度(次期役員が未確定)がありまして、遅延の理由は管理会社ばかりとは言えない事情があります。

騙されて理事長印を押されていたのに「署名・捺印がある以上管理組合側も一定の責任がある」

これは私のマンションの裁判で裁判官から言われた言葉です。

クッシーさん、ご意見ありがとうございました。クッシーさんの事例をうかがい肝に銘じました。

「総会議事録の内容に若干事実と異なる個所があったので、私(監事)は意見書を付した」とありますが、(1)その事実が関係する議案はどのような内容のものですか、議案の賛否に係わる又は左右するような事実ですか。(2)客観的に正しい事実は何で、記載されていた事実はどのような内容でしたか。(3)また、vetaniaさんの付した意見はどのようなものでしたか。(4)管理会社が監事の意見を無視したことについて「総会議事録に疑義があるならば、無署名にすべきであるとの回答」をしたとのことですが、そのような形式論の法的根拠についてどのように主張しているのですか。差し支えなければご返答下さい。

jsmendyさん、ご意見ありがとうございました。(1)の事実と異なる点とは、ある事案の評決の票数の件です。(2)(3)についてはご推察願いたいと思います。(4)については、昨年管理会社(大手)の変更があり、当組合の担当者は若い人で管理業務主任者であるが
若干業務に習熟していない面が伺われます。その担当者とメール交換した内容の中で無署名云々があったものです。

1. 区分所有法第42条2項は「議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録なければならない。」と規定しており、この規定の解釈として「その記載・記録に当たっては、区分所有法総数及び総議決権数、出席区分所有者数および出席議決権数、書面または電磁的方法による議決権の行使があったときはその区分所有者数および議決権数ならびに議案に対する賛成・反対それぞれの区分所有者数および議決権を明示する必要がある。」とされています(稲本・鎌野著・コンメンタールマンション区分所有法[2015年]240頁)。
 ある事案の評決の票数の誤記載は、区分所有法42条2項違反であり、同法71条3号により集会の議事録作成義務者である議長(通常、理事長)が20万円以下の過料の制裁の対象となります。
2.総会議事録の作成は、議長の義務ですが、マンション標準管理委託契約書には、管理会社が行う総会支援業務の一つとして、「管理組合が管理会社の協力を必要とするときの総会議事録案の作成」を挙げています(別表1・2(2))。vetaniaさんのマンションの管理組合と管理会社との管理委託契約書中にこのような規定があって、管理会社を補助者として、議事録案を作成させたものだと思いますが、議事録案は、議長が内容確認したうえで、議長と総会に出席した2名の組合員が署名押印することとなります(区分所有法42条3項)。最終責任者は議長ですが、管理会社は管理組合からの委任を受けて区分所有法42条2項に違反しない議事録の作成すべき委任契約上の義務を負っているのですから、議事録の誤記載は受任者としての義務違反となると思います。ましてや、監事の指摘を無視するなど義務違反も甚だしいとの感ありです。
3.監事としてどう対応するか、一考に値します。理事長(議長)や理事と話し合い、署名した区分所有者の方の了解を得て、誤りを正した議事録を作成するのがベストと思います。管理会社に断る必要はないです。
 なお、過料の制裁は刑事罰ではなく過ち料です。区分所有者でも裁判所に申立をすることができ、申立を受けた裁判所が、非訟事件手続法に基づいて職権で調査し、区分所有法71条違反があると認定すれば過科の制裁を科すものです。

vetaniaさんには厳しいですが、管理会社の言う通りです。
監事が署名、捺印がある以上、その議事録は承認されたと看做されてもやむを得ません。
もし総会議事録に疑義があるならば、無署名にして、疑義の部分を修正する様に要求すべきでした。
本件は裁判になっても100%管理会社が勝つと思います。

竜巻さん、ご意見ありがとうございました。竜巻さんの仰る通り結論的には、私の過誤ですね。しかし、無署名で突き返すのもクレーマー的で大人げないと余計な気遣いが災いしたようです。

「もし総会議事録に疑義があるならば、無署名にすべきであるとの回答」
これは全く持っておかしなことだと思います。
無署名のほうが疑義を申し立てる権利を認められないというのが常識だと思います。
まして監事が誤りを指摘したのですから、見直さなければいけないことです。

ただし、意見書を付けたのはいいのですが、署名、捺印してしまったのはまずかったと思います。
訂正されるまで署名、捺印は待つべきでしたね。

その事実と異なる個所とは重要なことなのですか?
それによって影響が出るのでしたら、今後対処を考えなければいけないのではないですか。

管理会社が議案書を作った後、そのまま署名、捺印をもらうということをしているのですか。
訂正があったときには、今までどうしていたのですか。
私のところはマンション管理士が顧問に入っていますから、総会や理事会の議事録のチェックをしてから回しています。

COCOAさん、ご意見ありがとうございました。COCOAさんのご見解心強く感じました。指摘されたように経緯がどうであろうと、私が署名、捺印したことは適切ではなかったと思っています。

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石山さん、ご見解ありがとうございました。私は最後の(三人の内)署名者でしたので、意見書を添付して総会議事録と共に同封して管理会社の担当者宛に郵送したものです。尚、当方の組合の管理規約は平成12年当時の旧態のままです。

騙されて理事長印を押されていたのに「署名・捺印がある以上管理組合側も一定の責任がある」

これは私のマンションの裁判で裁判官から言われた言葉です。

クッシーさん、ご意見ありがとうございました。クッシーさんの事例をうかがい肝に銘じました。

監事の意見書を黙殺したのは管理会社で、署名押印を行った理事長や理事には監事の意見書は提示されていないのでしょうか。更に3カ月も経ったのは理事長や理事の押印作業が迅速になされなかったからでしょうか。それとも管理会社の怠慢でしょうか。
黙殺したのも、遅延した原因も管理会社だとして回答します。
先ずはVetaniaさんは監事として署名押印すべきではなかったと思います。
管理会社も意見書が添付されたなら、この扱いを議長を務めた理事長や署名人の理事に相談すべきです。
このような処理で問題なしとするフロントマンの回答を会社として正しい回答と認識しているのか、監事として管理会社の社長あてに期限を切って書面で回答するように求めましょう。フロントマンも所属支店の支店長も会社として回答をする権限は無いはずです。少々のトラブルも、経営トップまで知られることなくもみ消すのが彼らの処世術です。
問題無いと会社として社長が回答するならば、こんな会社と今後も付き合うのかを真剣に考えた方がいいです。
経営者の知るところとなり、了見違いが改まればよいと思います。
さて問題の議事録ですが、再度署名人全員で協議して、書き直すか否かを決めてはどうでしょう。
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管理さん、ご意見ありがとうございました。管理さんのご見解に私としては納得していますが、当方の組合にも落度(次期役員が未確定)がありまして、遅延の理由は管理会社ばかりとは言えない事情があります。

vetaniaさんは、事務が滞らないように、意見書を付した上で署名捺印をし、次の方へ回したのですね?事実と異なる箇所を訂正した後、再度回覧をする必要が無くスムーズに議事録が配布できるようにという配慮だったとお察しします。その厚情がわからないばかりか、署名捺印すべきではなかったと言うなんて、フロントマン失格だと思います。

今回の議事録は未修正で配布されてしまいましたが、今後の改善案として、当方のシステムをご紹介します。
メールの通信環境が役員さん達にあるなら…の話ですが、フロントマンが作成した議事録の草案をワードなどの生データで出席役員に一斉メールして、事実と異なるところや、こう表現した方が良いと思うところ等を、各自が色文字で直接修正して返送し、それらを集約してから出力して、署名捺印の為の回覧をするのです。
このシステムが採用された当時の監事さんがとても綿密な方で、回覧された原稿に赤ペンで沢山の書き込みをなさったところから、いつしか上記のような順番になりました。出席者全員がチェックした原稿ですからより事実に近い議事録になります。

三毛猫さん、貴重なご意見ありがとうございました。文書の電子化は時宜に叶ってますね。今回の件は私が署名、捺印した事が致命傷のようでした。とは言え無署名で突き返す方途は、いかにも挑発的で大人げないやり方と思いましたので署名、捺印したものです。

vetaniaさん 、

自分が組合い運営の障害になってはいけないと、普通は思いますよね~

3ヶ月も議事録を出さなかったのは、そこまで引き延ばせば意見書の事はもう黙ったままで次に引き継ぐだろうとの思惑があっての事。 
お客を馬鹿にした態度ですね!

さて、社長に抗議するなり、次期理事に他の理事の署名があっても直接赤字で上書き修正して捺印して返すように申し送りするのが良いと思います。 

管理会社が綺麗な議事録にしたいなら、訂正をせざるを得ないように、二度手間になるように仕向ける良いと思いますよ~。 
こうでもしないとこの業界の人達は本当に動かないのですよ。

こちらに投稿されたのを契機にもう数年理事を続けみませんか?

ヨコオさん、ご意見ありがとうございました。私が意見書を付して署名、捺印した時の心情は、まさにヨコオさんが推察された通りです。管理会社の責任逃れ、隠蔽体質は過去私も経験したことがあります。今回私の意見書(間違えがあったとしても)が黙殺された事に憤りを感じています。管理会社はせめて、私の意見書を全組合員に公開して、組合員の判断に委ねる方法をとってもらいたかったと思っています。

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石山さん、ご見解ありがとうございました。私は最後の(三人の内)署名者でしたので、意見書を添付して総会議事録と共に同封して管理会社の担当者宛に郵送したものです。尚、当方の組合の管理規約は平成12年当時の旧態のままです。