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管理会社の変更手続きについてお尋ねします

大規模修繕工事

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

初めまして。アライグマと申します。
築29年52戸5階建てマンションの理事長を今年3月からしています。
前理事長が議長であった2月の総会で建築当初からの中規模ディベロッパー系の管理会社を変更してはとの意見がありました。一昨年に2回目の大規模修繕を実施したのですがいろいろなトラブルがあり、そういうう意見が出たものです。
数人の所有権者や4人の理事もおおむね変更には前向きです。そこで変更に当たり二つのお尋ねしたいことがあります。
①変更に当たりコンサルを指名したく思っていますがその費用は月々5万円程度かスポット契約で数十万円かと思いますが予算化が必要になりますので来年の総会後となるのでしょうか。臨時総会まで開くほど切羽詰まっているわけでもありませんので。
②議題提出やコンサル費の出金などの段階で現在の管理会社にはどのように説明すればいいのでしょうか。議題の原案作成や費用の出金は管理会社が行っています。
以上、よろしくお願いいたします。

みんなの回答

①当方ではコンサルに依頼して管理の見直しを進めました。導入の際には臨時総会を開催しました。現行管理会社が経営破綻して会社更生法の申請中のためか仕事ぶりが疎か(1年間1回も理事会を開催しなかった年があった)な上に、かなり割高な管理委託費を支払っていましたので、早く見直しに着手したかった為です。
②初めは水面下で進めて、管理会社には臨時総会を開催する直前に開示しました。
それ以前に管理委託費の減額要請をしていましたが、管理会社は暫く無回答でしたから、そのような展開になることは予想できていたのではないかと思います。
水面下の間は集合郵便受けで他の役員たちと連絡を取り合い、臨時の理事会を内密に開催しました。会場の手配や議案書・議事録の作成も全て自分達で行いました。慣れない事で大変でしたが良い経験になったと思います。

貴重な体験談ありがとうございました。

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具体的お返事ありがとうございます。とりあえずは管理会社への要望から始め、並行して総会を開催せずに進められる方法を探ってみます。進行状況によってはほかの案件もあるので臨時総会も考えてみます。

トラブルがあるからという理由での管理会社変更は替えてからトラブルがあった場合ややこしくなる可能性があるのでコスト削減を理由にしたほうがいいかと思います。
ちなみに私もコンサルは使いませんでした。やはり最初だけとはいえ削減額の半分をもっていかれるのはつらいです(笑)

コンサルの費用は削減額の半分ですか。知りませんでした。

削減に成功したらの話ですが。マンション管理士やNPO法人のサイトをのぞいてみてください。

アライグマさん
当マンションは数年前、私が理事長の時に管理会社を変更しました。ご質問の件について簡潔に説明しますと

①のコンサルタントは採用せずに理事会で行いました。
当組合は1年毎に理事が交代してますので総会を待ってからでは次の理事会では事が
進んでいく保証もありませんでした。
②管理会社変更の議題は現行管理会社の管理委託契約期限の3か月前までに決議する
必要があり臨時総会を開きましたが、現行管理会社には手続を依頼せずに新管理会社
に一部応援を依頼しました。

管理会社を変更する発端は管理費の見直しが必要となりました。概要は次の通りです。
⑴管理費の相見積もり 現行管理会社へ管理費の内訳を依頼。大手1社を含む中堅管理
会社(受託戸数2万~10万戸)7社に電話で管理費を問い合わせ、4社から回答があり
ました。大手1社を除き現行管理会社よりも大幅に低いことが判明。
⑵アンケートの実施 現行管理会社では書類管理が不十分なことも分かり、管理費の件
や管理会社の変更を含めたアンケートを実施し、回収率7割で管理会社変更について
理事会に一任する割合が大半を占めました。しかし、色々な意見があることが判明。
⑶説明会の実施 理事会で相見積りの4社の中から1社を選定して現行管理会社と
質問事項を予め決めて2社から回答を説明会で報告してもらいました。
結果的には現行管理会社の説明が不十分なことが判明しました。
⑷臨時総会の実施 この時点から新会社に手続面で協力を得ましたが、新会社では
総会1回で行うことを提案してきましたが理事会で協議し、㊀管理会社の見直しす
るかどうか ㊁見直しが採択されたときに新管理会社との委託契約について
以上の2回に分けて臨時総会を実施しました。
⑸新管理会社との管理委託契約の締結さらに現行管理会社へ解約通知(期限の3カ
月前まで)を行いました。

以上が概要ですが、当組合はコンサルタントについて費用面などで総会で厳しい
やりとりが想定されたことや管理費の見直しが大前提となっていたことから相見
積りで大幅な減額が可能となり、大変な作業負担でしたが、何とかコンサルタント
の手助けなしに管理会社変更をすることができました。



 

アカシア様
丁寧なご説明ありがとうございます。現在私たちマンションのわたくし以外の理事は名義人は男性ですが出席者は奥様あるいは母親と女性ばかりです。情報集め、問い合わせや折衝はほとんど私がしております。とても管理組合単独で処理できるとは思えません。少し様子を見ながら情報集めに努めます。

管理会社を変更したいとの事ですが、アライグマさん程度の管理会社の落ち度なら、世間一般て普通にある事ですので、管理組合として労苦に対し得るものは少ないので管理会社の変更は止めた方が良いと思います。

①変更に当たりコンサルを指名したく思っていますが、スポット契約で数十万円かと思いますが来年の総会後となるのでしょうか。
→総会決議事項ですので総会まで待つ必要があります。

②議題提出やコンサル費の出金などの段階で現在の管理会社にはどのように説明すればいいのでしょうか。
→管理会社の変更は普通に行われているので、普通に管理会社に言えば良いだけです。

まず問題点を管理会社にぶつけて様子を見ることにいたします。
ありがとうございました。

1.問①について
 管理組合がマンション管理士などのコンサルタントと契約を締結するためには、総会の決議を要すると思います。アライグマさんのマンションの管理規約がマンション標準管理規約(単棟型)(平成28年3月版)34条「管理組は、・・専門的知識を有する者に対し,マンションの管理に関し、相談したり、・・することができる」との規定があると思いますが、この規定があっても、
 (1) 総会の承認決議(事件の内容、契約予定のコンサルタント名を特定し、かつ、コンサルティング費用の概算額などを議案とする総会での決議)が必要であると考えます。
 (2) 理事会で具体的な外部専門家を決めることができるためには、報酬の額などが総会で事前に事業計画や収支予算案で承認されていることを要すると考えます。
 東京高裁平成27年11月26日判決(ブログ「弁護士のマンションライフ法律問題ちょっと言わせて」で紹介されている判決ですが、裁判所のホームペイジや判例時報には未だ紹介されていないので、私は判決文は読んでいません。)は、マンション管理組合の理事長が設計事務所と設計監理コンサル契約を締結したが、総会の承認を受けていなかったという事案です。裁判所は、その契約は無効であり、設計事務所の管理組合に対する費用の請求権は生じないと判断したものです。理事長の損害賠償責任が問われることになるでしょう。外部専門家という点ではマンション管理士などとコンサルタントと設計事務所とは法律上異なった扱いをする根拠はありませんので、上記の判決の述べる理由は、管理組合がマンション管理士などとコンサルタント契約にも当てはまるといえます。
 (3) 上記(1)又は(2)のいずれの手続も経ない場合で、理事長がコンサルタント契約を締結し,その費用を支払った場合、次の定時総会で、コンサルタント名及びコンサルティング費用等を明らかにする議案を提出して事後的に承認(追認)の決議を得ることにより、遡及的にその契約を有効とすることができると思います。しかし、定時総会で追認の決議が得られなければ、理事長の責任問題が生じますから、riskyなやり方と言わざるをえませんので、勧めかねます。
2.問②について:私の専門外ですので、回答しません。

jsmendyさん
ご丁寧な法的な解説をいただきありがとうございます。
コンサルタント名や費用も含めてすべて総会の決議が必要なことはよくわかりました。

来年の総会で予算を取ってからコンサルに依頼しようということですね。
切羽詰まっていないということは、それほど悪質な管理会社でもないということでしょうか。
そういう場合には、現管理会社も入札に入れて比較したほうがいいと思いますので、正直に言えばいいのではないでしょうか。
金額のことばかりでなく、委託内容の充実とか不備なことも含めて見直しを提案してくると思います。

現管理会社に不満のない方もいると思いますので、こういう方法のほうが皆さんからの抵抗も少ないのではないでしょうか。
隠してもどこかでバレてしまいますし、バレたときに管理会社に変な事されるよりは、正攻法で行った方がいいと思います。

早速お返事ありがとうございます。
まずは正直に管理会社に不満を話し、入札に参加させるのがいいようですね。
ありがとうございました。

1.問①について
 管理組合がマンション管理士などのコンサルタントと契約を締結するためには、総会の決議を要すると思います。アライグマさんのマンションの管理規約がマンション標準管理規約(単棟型)(平成28年3月版)34条「管理組は、・・専門的知識を有する者に対し,マンションの管理に関し、相談したり、・・することができる」との規定があると思いますが、この規定があっても、
 (1) 総会の承認決議(事件の内容、契約予定のコンサルタント名を特定し、かつ、コンサルティング費用の概算額などを議案とする総会での決議)が必要であると考えます。
 (2) 理事会で具体的な外部専門家を決めることができるためには、報酬の額などが総会で事前に事業計画や収支予算案で承認されていることを要すると考えます。
 東京高裁平成27年11月26日判決(ブログ「弁護士のマンションライフ法律問題ちょっと言わせて」で紹介されている判決ですが、裁判所のホームペイジや判例時報には未だ紹介されていないので、私は判決文は読んでいません。)は、マンション管理組合の理事長が設計事務所と設計監理コンサル契約を締結したが、総会の承認を受けていなかったという事案です。裁判所は、その契約は無効であり、設計事務所の管理組合に対する費用の請求権は生じないと判断したものです。理事長の損害賠償責任が問われることになるでしょう。外部専門家という点ではマンション管理士などとコンサルタントと設計事務所とは法律上異なった扱いをする根拠はありませんので、上記の判決の述べる理由は、管理組合がマンション管理士などとコンサルタント契約にも当てはまるといえます。
 (3) 上記(1)又は(2)のいずれの手続も経ない場合で、理事長がコンサルタント契約を締結し,その費用を支払った場合、次の定時総会で、コンサルタント名及びコンサルティング費用等を明らかにする議案を提出して事後的に承認(追認)の決議を得ることにより、遡及的にその契約を有効とすることができると思います。しかし、定時総会で追認の決議が得られなければ、理事長の責任問題が生じますから、riskyなやり方と言わざるをえませんので、勧めかねます。
2.問②について:私の専門外ですので、回答しません。

jsmendyさん
ご丁寧な法的な解説をいただきありがとうございます。
コンサルタント名や費用も含めてすべて総会の決議が必要なことはよくわかりました。

管理会社を変更したいとの事ですが、アライグマさん程度の管理会社の落ち度なら、世間一般て普通にある事ですので、管理組合として労苦に対し得るものは少ないので管理会社の変更は止めた方が良いと思います。

①変更に当たりコンサルを指名したく思っていますが、スポット契約で数十万円かと思いますが来年の総会後となるのでしょうか。
→総会決議事項ですので総会まで待つ必要があります。

②議題提出やコンサル費の出金などの段階で現在の管理会社にはどのように説明すればいいのでしょうか。
→管理会社の変更は普通に行われているので、普通に管理会社に言えば良いだけです。

まず問題点を管理会社にぶつけて様子を見ることにいたします。
ありがとうございました。

アライグマさん
当マンションは数年前、私が理事長の時に管理会社を変更しました。ご質問の件について簡潔に説明しますと

①のコンサルタントは採用せずに理事会で行いました。
当組合は1年毎に理事が交代してますので総会を待ってからでは次の理事会では事が
進んでいく保証もありませんでした。
②管理会社変更の議題は現行管理会社の管理委託契約期限の3か月前までに決議する
必要があり臨時総会を開きましたが、現行管理会社には手続を依頼せずに新管理会社
に一部応援を依頼しました。

管理会社を変更する発端は管理費の見直しが必要となりました。概要は次の通りです。
⑴管理費の相見積もり 現行管理会社へ管理費の内訳を依頼。大手1社を含む中堅管理
会社(受託戸数2万~10万戸)7社に電話で管理費を問い合わせ、4社から回答があり
ました。大手1社を除き現行管理会社よりも大幅に低いことが判明。
⑵アンケートの実施 現行管理会社では書類管理が不十分なことも分かり、管理費の件
や管理会社の変更を含めたアンケートを実施し、回収率7割で管理会社変更について
理事会に一任する割合が大半を占めました。しかし、色々な意見があることが判明。
⑶説明会の実施 理事会で相見積りの4社の中から1社を選定して現行管理会社と
質問事項を予め決めて2社から回答を説明会で報告してもらいました。
結果的には現行管理会社の説明が不十分なことが判明しました。
⑷臨時総会の実施 この時点から新会社に手続面で協力を得ましたが、新会社では
総会1回で行うことを提案してきましたが理事会で協議し、㊀管理会社の見直しす
るかどうか ㊁見直しが採択されたときに新管理会社との委託契約について
以上の2回に分けて臨時総会を実施しました。
⑸新管理会社との管理委託契約の締結さらに現行管理会社へ解約通知(期限の3カ
月前まで)を行いました。

以上が概要ですが、当組合はコンサルタントについて費用面などで総会で厳しい
やりとりが想定されたことや管理費の見直しが大前提となっていたことから相見
積りで大幅な減額が可能となり、大変な作業負担でしたが、何とかコンサルタント
の手助けなしに管理会社変更をすることができました。



 

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来年の総会で予算を取ってからコンサルに依頼しようということですね。
切羽詰まっていないということは、それほど悪質な管理会社でもないということでしょうか。
そういう場合には、現管理会社も入札に入れて比較したほうがいいと思いますので、正直に言えばいいのではないでしょうか。
金額のことばかりでなく、委託内容の充実とか不備なことも含めて見直しを提案してくると思います。

現管理会社に不満のない方もいると思いますので、こういう方法のほうが皆さんからの抵抗も少ないのではないでしょうか。
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トラブルがあるからという理由での管理会社変更は替えてからトラブルがあった場合ややこしくなる可能性があるのでコスト削減を理由にしたほうがいいかと思います。
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