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役員間の連絡問題

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

当マンションでは役員が8名います。連絡方法に苦慮しています。役員メンバーリストにメールアドレス、電話番号を記載したものを全員に配付しています。主に、理事長からのアクション事項や連絡事項の通知は、全メンバーにいちいち電話連絡する訳にも行かないため、Eメールで連絡するのですが、殆どのメンバーからレスポンスがありません。それで後で分かったのですが、Eメールは開けて見る習慣のない人が何人かいます。また、見ても、すぐに応答しない人、わざと放っておく人もいたりして、理事会の会合時以外では、相互連絡による連携が満足に取れません。どうすれば、また何に気をつければ上手な連絡方法がとれるのか、アドバイスをお願いします。

みんなの回答

あまり自分のやり方を押し通すと理事会時でも連携が取れなくなる可能性があるので緊急時以外は無理に連絡を取ろうとしないほうがいいかと思います。

管理会社に連絡網を整備させ、連絡が必要な場合は管理会社に連絡をさせれば良いだけの話ではありませんか。

それだけ理事会には関心が無いって事ですから、どのような連絡方法をとっても同じ事だと思います。 

1.確実に伝われば良いなら、メールを管理会社宛に打って書面してもらい郵便受けや玄関ドアから差し込んでおく。

2.返事が必要なら、それも記載しておく。

3.メールを見る習慣が無いならラインも無理ですかね~

4.必ずメールを見て問題無いならそう返信して下さい。・・・と言い続けるしか思いつきません。 

当方ではメールで連絡しても反応が無い人には、集合郵便受けに「メールを見て下さい。」という手紙を投函しました。
それでも反応が無い人には玄関扉に「急件」と表書きした手紙を挟みました。
メールや郵便受けを開けない人でも、ご家族を含めて1日に1回くらいは玄関を開けると思ったからです。
挟んだ手紙が無くなっていたら、少なくとも「気付いた」事がわかります。
ギョッとさせてしまうので、本当に必要な時だけにしましたが。
原始的な方法ですが、これで連絡は取れました。ご参考まで。

何か問題が起こっていますか?
レスポンスの必要のある連絡なのでしょうか。
緊急時やどうしても必要なこと以外は、相互連絡で連携を取る必要があるのでしょうか。
どうしてもとなれば、8名ですから電話したり、直接お伺いしたりとすることもできると思います。
それとも「既読」が必要なのでしょうか?
私のところは理事会以外は連絡はあまりありません。
緊急時用にメーリングリストは作っていますが、あまり使いません。
前向きな回答でなくて申し訳ございません。(悪気はありません)

オーケーさん こんにちは
私が実践した方法は
1、緊急に返事が欲しい・意見を聞きたい場合
  訪問か電話にて連絡
2、理事会開催日までに考えたり、準備してほしい事項
  回覧板にて回覧します。(既読サインか押印をもらう)
  ご不在の方は飛ばして次の方に回す。
この方法で実施していました。

何か問題が起こっていますか?
レスポンスの必要のある連絡なのでしょうか。
緊急時やどうしても必要なこと以外は、相互連絡で連携を取る必要があるのでしょうか。
どうしてもとなれば、8名ですから電話したり、直接お伺いしたりとすることもできると思います。
それとも「既読」が必要なのでしょうか?
私のところは理事会以外は連絡はあまりありません。
緊急時用にメーリングリストは作っていますが、あまり使いません。
前向きな回答でなくて申し訳ございません。(悪気はありません)

管理会社に連絡網を整備させ、連絡が必要な場合は管理会社に連絡をさせれば良いだけの話ではありませんか。

それだけ理事会には関心が無いって事ですから、どのような連絡方法をとっても同じ事だと思います。 

1.確実に伝われば良いなら、メールを管理会社宛に打って書面してもらい郵便受けや玄関ドアから差し込んでおく。

2.返事が必要なら、それも記載しておく。

3.メールを見る習慣が無いならラインも無理ですかね~

4.必ずメールを見て問題無いならそう返信して下さい。・・・と言い続けるしか思いつきません。 

当方ではメールで連絡しても反応が無い人には、集合郵便受けに「メールを見て下さい。」という手紙を投函しました。
それでも反応が無い人には玄関扉に「急件」と表書きした手紙を挟みました。
メールや郵便受けを開けない人でも、ご家族を含めて1日に1回くらいは玄関を開けると思ったからです。
挟んだ手紙が無くなっていたら、少なくとも「気付いた」事がわかります。
ギョッとさせてしまうので、本当に必要な時だけにしましたが。
原始的な方法ですが、これで連絡は取れました。ご参考まで。

あまり自分のやり方を押し通すと理事会時でも連携が取れなくなる可能性があるので緊急時以外は無理に連絡を取ろうとしないほうがいいかと思います。

オーケーさん こんにちは
私が実践した方法は
1、緊急に返事が欲しい・意見を聞きたい場合
  訪問か電話にて連絡
2、理事会開催日までに考えたり、準備してほしい事項
  回覧板にて回覧します。(既読サインか押印をもらう)
  ご不在の方は飛ばして次の方に回す。
この方法で実施していました。

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