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総会で承認されたが、保管、周知されていない規約や規則等の有効性について

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

総会で承認された規約や規則が組合員に配布されておらず、マンションを中古で購入された新しい組合員にそれらが継承されていません。
管理組合にも保管されていないため、それらを確認することもできません。
このような規約や規則はどこまで有効なのでしょうか?
過去数十年分の議案書を見れば、追加や削除された規約、規則を確認することはできますが、今からでもこれらを組合員に配布するべきでしょうか?

みんなの回答

さぶろうさんのマンションでは、総会の議案書はもちろん組合員全員に配布していますよね?それが可決されたことがわかる議事録も全員に配布されていれば、それをもって「周知」は済んでいる事になります。

そもそも規約原本が管理組合に保管されていないという話ですか?それとも規約の変更履歴が一緒に保管されていないという話ですか?
一般的に管理規約が改正された時は、従前の規約原本に、改正された部分の書面を加えて「合綴」するものです。ホッチキスでとめても、紐で綴じても、1つのクリアファイルに入れても「合綴」です。一緒になっていることが重要です。保管がされていないとは合綴がされていないという意味でしょうか?だとしたら、今からでも議案書に書かれた改正後の条文をコピーして規約原本に加えて合綴しましょう。


新しく印刷し直すか、合綴を重ねるかは、管理組合が判断する事です。印刷にはお金がかかりますから、合綴が暫く溜まってきてから印刷し直すところが多いかと思います。管理組合から指示を出さなければ管理会社は自動的に印刷することはないでしょう。印刷し直したら全員に配布して古い方は廃棄してもらいましょう。

他の方とのやりとりで「過去の理事への嫌がらせ」と言われる話が書かれていましたが、「その時は節約の観点から印刷は見送ったのですね。」と当時の役員の判断を正当化する言葉を添えて「居住者の顔ぶれも変わってきましたので、そろそろ配布し直すタイミングが来ているかも知れません。」とすれば、過去の役員さんを否定した事にはならないのでは?実際に変更の度には印刷しない判断もアリなのですから。

今後の対応への助言をどうもありがとうございます。
管理組合にはマンション竣工時の管理規約原本だけが保管されています。
マンション会計はめちゃくちゃでお金が足りません。

さぶろうさん おはようございます。
まず、 ご質問内容から
>このような規約や規則はどこまで有効なのでしょうか?
総会で議案書として提出され、承認された議案については、
過去の議案すべて有効と考えます。

私の住んでいるマンションでのお話ですが、過去に
規約改正、細則制定、規約および細則の変更がありました。
それらは規約集に反映されていません。
よって今回、それらを反映するため規約集の見直しを
しています。
そうしていると、誤字、誤記、わかりずらい表現の記載等が
多々あり修正中です。
それらを今期中に整理し、総会に上程、新規約集の配布を
考えています。
大変時間のかかる作業ですが、草案を作成完了しました。
それをベースに、今週からの大型連休中に理事会関係者と
打ち合わせを行う予定です。
貴方も頑張ってください。


こんにちは
とても分かりやすいご説明をどうもありがとうございます。
軌道修正をできる管理組合理事会をとてもうらやましく思います。

管理規約や規則等は過去に遡って有効です。全て復活させて、それを区分所有者に配付するとともか、管理組合で保管し、閲覧が可能な状態にすべきです。

ありがとうございます。
やはりそうですよね。
しかしながら、そのような作業がなされていないと総会に報告するのは、過去の理事への嫌がらせであり、いじめであるという風に監事は捉えているようです。
監事から管理会社に問い合わせたら「そのようなこと(閲覧可能状態の保持)をやっている管理組合はほとんどない」と言われたそうです。
「そんな面倒な作業を今期で実施する理由が分からない。管理会社がやるべき」と言うのが理事の考えです。
マンションはルールの無い集合住宅化しつつあり、不安です。

管理規約及び規則(以下「管理規約等」という。)は、適法な招集手続のもとに開催された総会において、必要な決議要件を満たした決議により成立したものであれば有効です。管理組合の管理者は管理規約の保管義務があり(区分所有法33条1項)、その義務違反には過料が課せられることになっていますが(区分所有法71条1号)、保管義務違反は管理規約等の効力には影響するものではない。
 今からでも、管理規約等を再現して、区分所有者に配付し、保管、閲覧等が可能な状態にすべきです。

とても分かりやすく、的確なご回答をどうもありがとうございます。

必要な作業がなされていないと総会に報告するのは、過去の理事への嫌がらせであり、いじめであるという風に監事は捉えているようです。
監事から管理会社に問い合わせたら「そのようなこと(閲覧可能状態の保持)をやっている管理組合はほとんどない」と言われたそうです。
「そんな面倒な作業を今期で実施する理由が分からない。管理会社がやるべき」と言うのが理事の考えです。
一部の組合員が跋扈しだし、マンションはルールの無い集合住宅化しつつあり、不安です。

1.監事の「いじめ論」は区分所有法を無視した論外の考えです。区分所有法30条5項は「規約は、・・書面又は電磁的記録・・・により、これを作成しなければならない」とし、33条は,管理者に規約保管義務を定め、規約保管者は利害関係人の請求があった場合には,正当な理由がある場合を除いて閲覧させるべきであるとし,規約保管場所の掲示についても規定しているのです。このような法の規定を遵守することは、理事及び監事が管理組合に対して負っている委任契約上の善良な管理者の注意義務でもあるのです。現行規約が不明であれば,過去の資料に基づいて再現することは必要であり(後記4)、これを非難するのは監事の資格はないと思います。
2.管理会社の返答も区分所有法を無視した暴論だと思います。
3.理事の「管理会社がやるべき」という点は、さぶろうさんのマンションの管理組合と管理会社との間の管理委託契約において,管理会社の受託業務の内容に「規約作成」も含まれているかどうかによると思います。マンション標準管理委託契約書(平成30年版)の別表第1の「2 基幹業務以外の事務管理業務(3)の③「図書等の保管等」「二 乙(管理会社のこと)は、甲(管理組合のこと)の管理規約の原本、総会議事録、総会議案書等を、甲の事務所で保管する。」と規定されています。、さぶろうさんのマンションの管理組合と管理会社との間の管理委託契約にこのような約定があるなら、上記の図書は管理会社が管理組合の事務所で保管していると思います。なお、管理規約の作成そのものについては、標準管理委託契約書には乙の受託業務として明記されていません。管理会社の受託業務との約定があるかを確認する要があります。もし管理会社の受託業務とされていなければ、管理者(理事長)が作成すべき義務があると思います。
4.なお、 管理組合が成立し、規約が制定された当初、規約を証するため、区分所有者全員が記名押印した規約を1通作成します。これが規約原本です。
標準管理規約では、規約が「総会決議により変更されているときは、理事長は、1通の書面に、現に有効な規約の内容と、その内容が規約原本及び規約変更を決議した総会の議事録の内容と相違ないことを記載し、署名押印した上で、この書面を保管する」と定めています(第72条)。

過去数十年とはすごいですね。
総会で承認を得て議事録が残っているということですので、規約自体は有効です。
一度整理してまとめるか、ちょうどいい機会ですから規約改正として、今回新たに全体を見直し、総会の承認を得て皆さんに配布しなおすのもいいかと思います。

ご回答ありがとうございます。
他にも色々すごいことが見つかり、本当に驚いています。
必要な作業がなされていないと総会に報告するのは、過去の理事への嫌がらせであり、いじめであるという風に監事は捉えているようです。
監事から管理会社に問い合わせたら「そのようなこと(閲覧可能状態の保持)をやっている管理組合はほとんどない」と言われたそうです。
「そんな面倒な作業を今期で実施する理由が分からない。管理会社がやるべき」と言うのが理事の考えです。
マンションはルールの無い集合住宅化しつつあり、不安です。

管理規約及び規則(以下「管理規約等」という。)は、適法な招集手続のもとに開催された総会において、必要な決議要件を満たした決議により成立したものであれば有効です。管理組合の管理者は管理規約の保管義務があり(区分所有法33条1項)、その義務違反には過料が課せられることになっていますが(区分所有法71条1号)、保管義務違反は管理規約等の効力には影響するものではない。
 今からでも、管理規約等を再現して、区分所有者に配付し、保管、閲覧等が可能な状態にすべきです。

とても分かりやすく、的確なご回答をどうもありがとうございます。

必要な作業がなされていないと総会に報告するのは、過去の理事への嫌がらせであり、いじめであるという風に監事は捉えているようです。
監事から管理会社に問い合わせたら「そのようなこと(閲覧可能状態の保持)をやっている管理組合はほとんどない」と言われたそうです。
「そんな面倒な作業を今期で実施する理由が分からない。管理会社がやるべき」と言うのが理事の考えです。
一部の組合員が跋扈しだし、マンションはルールの無い集合住宅化しつつあり、不安です。

1.監事の「いじめ論」は区分所有法を無視した論外の考えです。区分所有法30条5項は「規約は、・・書面又は電磁的記録・・・により、これを作成しなければならない」とし、33条は,管理者に規約保管義務を定め、規約保管者は利害関係人の請求があった場合には,正当な理由がある場合を除いて閲覧させるべきであるとし,規約保管場所の掲示についても規定しているのです。このような法の規定を遵守することは、理事及び監事が管理組合に対して負っている委任契約上の善良な管理者の注意義務でもあるのです。現行規約が不明であれば,過去の資料に基づいて再現することは必要であり(後記4)、これを非難するのは監事の資格はないと思います。
2.管理会社の返答も区分所有法を無視した暴論だと思います。
3.理事の「管理会社がやるべき」という点は、さぶろうさんのマンションの管理組合と管理会社との間の管理委託契約において,管理会社の受託業務の内容に「規約作成」も含まれているかどうかによると思います。マンション標準管理委託契約書(平成30年版)の別表第1の「2 基幹業務以外の事務管理業務(3)の③「図書等の保管等」「二 乙(管理会社のこと)は、甲(管理組合のこと)の管理規約の原本、総会議事録、総会議案書等を、甲の事務所で保管する。」と規定されています。、さぶろうさんのマンションの管理組合と管理会社との間の管理委託契約にこのような約定があるなら、上記の図書は管理会社が管理組合の事務所で保管していると思います。なお、管理規約の作成そのものについては、標準管理委託契約書には乙の受託業務として明記されていません。管理会社の受託業務との約定があるかを確認する要があります。もし管理会社の受託業務とされていなければ、管理者(理事長)が作成すべき義務があると思います。
4.なお、 管理組合が成立し、規約が制定された当初、規約を証するため、区分所有者全員が記名押印した規約を1通作成します。これが規約原本です。
標準管理規約では、規約が「総会決議により変更されているときは、理事長は、1通の書面に、現に有効な規約の内容と、その内容が規約原本及び規約変更を決議した総会の議事録の内容と相違ないことを記載し、署名押印した上で、この書面を保管する」と定めています(第72条)。

過去数十年とはすごいですね。
総会で承認を得て議事録が残っているということですので、規約自体は有効です。
一度整理してまとめるか、ちょうどいい機会ですから規約改正として、今回新たに全体を見直し、総会の承認を得て皆さんに配布しなおすのもいいかと思います。

ご回答ありがとうございます。
他にも色々すごいことが見つかり、本当に驚いています。
必要な作業がなされていないと総会に報告するのは、過去の理事への嫌がらせであり、いじめであるという風に監事は捉えているようです。
監事から管理会社に問い合わせたら「そのようなこと(閲覧可能状態の保持)をやっている管理組合はほとんどない」と言われたそうです。
「そんな面倒な作業を今期で実施する理由が分からない。管理会社がやるべき」と言うのが理事の考えです。
マンションはルールの無い集合住宅化しつつあり、不安です。

管理規約や規則等は過去に遡って有効です。全て復活させて、それを区分所有者に配付するとともか、管理組合で保管し、閲覧が可能な状態にすべきです。

ありがとうございます。
やはりそうですよね。
しかしながら、そのような作業がなされていないと総会に報告するのは、過去の理事への嫌がらせであり、いじめであるという風に監事は捉えているようです。
監事から管理会社に問い合わせたら「そのようなこと(閲覧可能状態の保持)をやっている管理組合はほとんどない」と言われたそうです。
「そんな面倒な作業を今期で実施する理由が分からない。管理会社がやるべき」と言うのが理事の考えです。
マンションはルールの無い集合住宅化しつつあり、不安です。

さぶろうさん おはようございます。
まず、 ご質問内容から
>このような規約や規則はどこまで有効なのでしょうか?
総会で議案書として提出され、承認された議案については、
過去の議案すべて有効と考えます。

私の住んでいるマンションでのお話ですが、過去に
規約改正、細則制定、規約および細則の変更がありました。
それらは規約集に反映されていません。
よって今回、それらを反映するため規約集の見直しを
しています。
そうしていると、誤字、誤記、わかりずらい表現の記載等が
多々あり修正中です。
それらを今期中に整理し、総会に上程、新規約集の配布を
考えています。
大変時間のかかる作業ですが、草案を作成完了しました。
それをベースに、今週からの大型連休中に理事会関係者と
打ち合わせを行う予定です。
貴方も頑張ってください。


こんにちは
とても分かりやすいご説明をどうもありがとうございます。
軌道修正をできる管理組合理事会をとてもうらやましく思います。

さぶろうさんのマンションでは、総会の議案書はもちろん組合員全員に配布していますよね?それが可決されたことがわかる議事録も全員に配布されていれば、それをもって「周知」は済んでいる事になります。

そもそも規約原本が管理組合に保管されていないという話ですか?それとも規約の変更履歴が一緒に保管されていないという話ですか?
一般的に管理規約が改正された時は、従前の規約原本に、改正された部分の書面を加えて「合綴」するものです。ホッチキスでとめても、紐で綴じても、1つのクリアファイルに入れても「合綴」です。一緒になっていることが重要です。保管がされていないとは合綴がされていないという意味でしょうか?だとしたら、今からでも議案書に書かれた改正後の条文をコピーして規約原本に加えて合綴しましょう。


新しく印刷し直すか、合綴を重ねるかは、管理組合が判断する事です。印刷にはお金がかかりますから、合綴が暫く溜まってきてから印刷し直すところが多いかと思います。管理組合から指示を出さなければ管理会社は自動的に印刷することはないでしょう。印刷し直したら全員に配布して古い方は廃棄してもらいましょう。

他の方とのやりとりで「過去の理事への嫌がらせ」と言われる話が書かれていましたが、「その時は節約の観点から印刷は見送ったのですね。」と当時の役員の判断を正当化する言葉を添えて「居住者の顔ぶれも変わってきましたので、そろそろ配布し直すタイミングが来ているかも知れません。」とすれば、過去の役員さんを否定した事にはならないのでは?実際に変更の度には印刷しない判断もアリなのですから。

今後の対応への助言をどうもありがとうございます。
管理組合にはマンション竣工時の管理規約原本だけが保管されています。
マンション会計はめちゃくちゃでお金が足りません。

回答がありません。