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管理人への携帯電話貸与と使用法について

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

今年3月から管理会社の業務委託先が変更となりました。
これまでは管理人とはべつに清掃担当者がいましたが、新しい管理会社は管理人が清掃も担当することになりました。
理事長が経費削減として管理会社と決めたそうです。
ところが、実際には管理人室が不在になる事が多いため不都合が生じるとして、
ひと月もしないうちに理事会で管理人に携帯電話を貸与することに決めたそうです。管理組合は法人化していないので携帯電話の契約はできず、管理会社が代行契約をおこない、諸経費は請求にされることになります。
その携帯電話貸与については理事会議事録にも、その直後の別件で開催された臨時総会でも議事案にも記載されてましたが、その臨時総会の席で、貸与する携帯電話は管理人の不在時は理事長が使用すると、議長である理事長が付け加えました。席上でそれならなば、きちんと使用方法をきめて議題にあげるべきではないか?との意見がだされましたが、理事長は「管理人室から掛けることはほとんどないが、これまで自分で携帯を使ってきたんですよ!」と怒鳴り、うやむやに終わりました。議事録にはやはり理事長使用の件は記載されおらず、契約方法については適切な方法を調査中と書いてあるのみ。でも、実際には臨時総会時点で携帯は渡されて使用されています。その後の報告もありません。貸与も理事長使用も決してNGではないかと思われますが、大義名分だけで住民に告げないのはだまさえれているような気がします。現・理事長は独断専行でいつも報告だけ、議事録も自分にとって都合が悪い質問や意見は載せません。こういう行為は理事長なら許されるんでしょうか?
ちなにみ、長時間の管理人不在に支障ありという意見の出どころは明確ではありません。理事長が“ご意見として”と言っただけです。
長ったらしくて申し訳ありませんが、どなたかご意見・ご教示をお願いいたします。。。

みんなの回答

【今年3月から管理会社の業務委託先が変更となり】、【これまでは管理人とはべつに清掃担当者がいましたが、新しい管理会社は管理人が清掃も担当することになり】、と記載されていますが、これらは総会で可決されていないのでしょうか。
【理事長が経費削減として管理会社と決めた】のも、議案を管理会社と決めて、理事会で上程を決定し総会で可決されたなら不満があってもしょうがないと考えます。元に戻すためには、賛同者を集めて臨時総会を開催するよう要求し、理事長が開催しなければ エシールさんが開催するようにしてはどうでしょうか。

【理事会で管理人に携帯電話を貸与することに決めた】のは【理事会議事録にも、その直後の別件で開催された臨時総会でも議事案にも記載されて】、総会で可決されたなら問題無いと考えます。総会【席上でそれならなば、きちんと使用方法をきめて議題にあげるべきではないか?との意見がだされましたが、理事長は「管理人室から掛けることはほとんどないが、これまで自分で携帯を使ってきたんですよ!」と怒鳴り、うやむやに終わり】でも可決されればどうしょうも無いと思います。他の方がおっしゃる様に裁判してみるのも良いかもしれませんが、手間暇がかかります。

【現・理事長は独断専行でいつも報告だけ】→報告だけでも有るのは良い事です。
【議事録も自分にとって都合が悪い質問や意見は載せません】→議事録には結果が記載されていれば構わないと思います。
【こういう行為は理事長なら許されるんでしょうか】→理事会メンバーが許容しているのなら問題無いと考えます。

ちなみに、監事には相談されましたか?
小規模のようですので、エシールさんが孤立しないように進める事を考えた方が良いと思います。

新米理事さま、ご意見をありがとうございました。
【管理人が清掃も行う】は管理会社を変更しますという決議をとった総会でおこなわれた重要説明のなかに入っていたことです。総会には理事以外の組合員は出席していません。いつも委任状です。住民の意識の低さもあるとは思いますが、すでに契約を済ませてから、決議案にされてもね・・・と毎回訝しい思いです。
携帯電話貸与については決議はとられてません。「管理人へ携帯を貸与する」と理事会で理事長が管理会社へ話し、議事録等には事後報告の文章だけです。そして理事長が使用するについては一言も書かれていません。
別件で管理会社フロントマンの上司と話した際に「今時はボランティアでは出来ませんよ。携帯くらい組合で負担しなきゃ!」と鼻で笑われました。でも、これまではそのような仕組みではなかったし、住民のだれも理事長使用については聞かされていないのだし、管理費を使用するだからきちんと説明してから携帯の契約・使用が道理ではないですか?と質問したら顔色を変えて真顔になってました。
議事録にはたしかに結果だけでも構わないと思います。議題は事前に案内されるのですから同じ内容を載せることはないでしょう。
でも、最低でも質疑応答については載せなくてはならないのではないでしょうか。この携帯案件に限らず理事長にとって不都合な質問や意見はまったく載せないのです。なので、出席者以外は何事もなく終わったかのように思うのです。
監事は何もしません。前監事はいまは理事になっていますが、監事時代は前管理会社によるとなんの決算報告書にめくら押印するだけで、
理事になってからは会議には出席するものの、忙しいから何もできん!と言ってるだけです。
新しい監事も何もしません。修繕委員の一人でしたが、長期出張があるのでもう修繕委員は出来ませんと断って監事におさまっています。
そして、一級建築士の資格をもっているからと建築設備定期検査の担当者になっています。
理事達の様子をみていると、住人同様に理事達もすべて理事長にやらせておけばいいと考えているように感じます。
役割担当を決める際に「これは理事長でなきゃ~」「これも理事長だよね」「理事長なら~」と言ってほとんどを理事長担当にしました。
そして、当の理事長本人は「理事長でなきゃ~」と言われて鼻高々に笑っていました。

他の方への回答等も見て、追記します。

【理事達の様子をみていると、住人同様に理事達もすべて理事長にやらせておけばいいと考えて】、【役割担当を決める際にほとんどを理事長担当に】した理事や、【総会には理事以外の組合員は出席していません。いつも委任状】の組合員ばかりではエシールさんの思いは空回りでしょう。 
【契約を済ませてから、決議案にされても】は、問題有りますが、追認もなく好き勝手にされるよりはましかなとも思いました。

改善する為には、エシールさんが理事長になるしか無いと思います。
幸い、現理事長を推薦した前理事長と前々理事長が後悔しているのなら、協力して解任するように動くか、改選時に立候補するようにしてはどうでしょうか。
【携帯電話貸与と使用法について】よりも、組合を根本的に変える必要がありそうだと感じました。

エシールさんのご質問の趣旨は、「理事長さんの公私混同をやめさせたい。」でしょうか?

通話料は通話相手を特定しキッチリ清算することはできませんか?
管理組合関係の取引先との通話料は管理費会計から支出をし、それ以外は理事長さんに負担して貰ってはいかがでしょうか?
要するに、理事長さん個人の携帯電話を使おうと、管理員さんへ貸与した電話を使おうと、管理組合関係の通話だけを管理組合で負担をするのが王道だと思います。
過去数カ月間に理事長さんが負担したとおっしゃる分も通話記録等で特定できるのならお返しした方が良いと思います。

私の職場では自己申告制ではありますが、外出先などで個人の携帯電話から海外の取引先と通話した時や、国内の取引先でも存外長時間の通話になってしまった時など、その通話料を会社に請求して良い事になっています。もちろん通話先や通話した日時をきちんと記録しておく必要があります。(最近ではインターネットの無料通話を利用するケースが増えましたが。)

管理組合の役員や町内会の世話役は、「持ち出し」を自己負担する傾向にありますが、「あちらで負担した分をこちらで補てんする」という複雑な相殺をせず、単純に実費を清算するのが公私混同させない道だと思います。

三毛猫さま、ご意見をありがとうございました。
ほかの方にも通話料の精算方法についてアドバイスをいただいたので持ち掛けてみたところ「ご意見はご意見ボックスへ入れてください」と言われて取りつくしまもないというか、いつものように人の話しは聞く耳持たずでした。彼を理事長に推薦した前理事長と前々理事長は
「ここまで身勝手で浅はかな人間とは思いもよらなかった。大失敗だ。」と後悔しているそうです。このように仰るところ、これまでにも何かあったのかと自分の資産であるマンション価値の行く末がひどく心配になっているところです。

私は質問内容みたいなことは思いませんしやろうとも思いませんが、住民、管理員、管理会社担当者、修繕業者、弁護士、市役所等々から私の所にはメールも電話も結構きます。ちなみに私のマンションは管理員の携帯は管理会社負担ですが何回か管理組合の用事で管理員さんの携帯から連絡をさせてもらったことはあります(毎回ではありません)。

クッシーさま、ご意見をありがとうございます。
過半数が出席していない理事会で議題を決めたり、会議での内容と議事録の内容が違っていたり、管理会社の変更に際してアンケートをとれば理事会後には集計結果数字が変わっていたりと、総会議決前(理事会での議案化前)に工事発注されてたりと、現・理事長にになってから不可思議なことが続いていて、他の理事達は理事長が音頭とってやればいいんだと言うばかりで、自分の考えがフツーではないのかと不安で、他の方々の意見を聞きたくなりました。参考にいたします。ありがとうございます。

何事もそうだと思いますが必ずしも正しいことが通るとは限らないということです。あとはあなたが規約に違反しているとして極端な話裁判に持ち込んででも戦うかまあ仕方ないかであきらめるかですね。

理事長の独断専行の話が繰り返し出て来ますが、本件は大した問題では無いと思います。
理事長が携帯電話を使う理由がよくわかりませんが、管理人の不在時に理事長が管理人業務を代行をするために使用するのであれば、なんら問題は無いと思います。

竜巻さま、さっそくのご意見をありがとうございます。
理事長が管理人へ貸与する携帯電話を、自分が使用するという理由は管理人不在時に業務代行するからというわけではありません。
ご本人が言うには、1月にあった高架水槽交換工事や今夏に行われる排水管更新工事など、管理会社をふくめた業者への連絡などに自分のの個人携帯電話を使用していたらお金が掛かったので、管理人に携帯電話をもたせるついでに自分も使用するという事です。ちなみに組合活動費としての予算計上はしておらず、彼が理事長になってから役員は報酬をもらえることになりました。必要経費としてという名目で。
それまでは管理人さんは不在時は自分の携帯No.を管理人室に掲示してくれてましたが。
ついでに申し上げると、独断先行とは先にあげた工事発注先を理事会で議案化・総会で決議をとる前に自分で決めて発注してたり、除雪の委託先を勝手に変更発注しているなどです。それに対する住民からのクレームには意見箱にいれろとか管理人に言えと責任逃れします。

ご質問のポイントが、理事長のことなのか携帯電話のことなのかよくわかりませんので、当方のことをお話しします。

当方では週3回午前中に清掃員がきますが、管理員も毎日午前中は清掃をしています。
管理員が管理員室から離れるときは、管理会社の緊急連絡先を記載したカードを窓口に出しておきます。
連絡が入ったら管理会社から管理員の携帯に連絡します。
携帯は管理会社の都合で持たせているということになりますから、管理会社負担です。
(固定電話、Faxは組合のものです。)
管理員が立ち合いや点検のために管理員室を離れるときなど、「〇〇にいます」などの張り紙もしてくれますので、管理会社に連絡しなくても探すのは簡単です。
不便なことは起こっていません。

エシールさんのところの理事長さんはそんなに頻繁に管理会社などに電話してるということなのでしょうか。
当方は、緊急の時は仕方ないでしょうけれど、メールで連絡するほうが多いです。

美夕さま、さっそくのご意見をありがとうございます。
質問ポイントは・・・やはり理事長のやり方になるでしょうか。
管理人さんは月~金/9時~17時の通いで、それまでご自分の個人携帯を利用してくださってました。
不在にする時は窓口にそのNo.を出してました。
管理会社は会社として支給はしないし、フロントマンが言うには理事長自身で携帯契約して貸すと言ってたが、
組合名では断られたため管理会社が契約することになったそうです。
理事長が自分も使用するというのは、かこの数か月のうちに多額の工事が2件発生し、管理会社や業者との連絡に自分の個人携帯を使っていたらお金がかかったからだそうです。これまでの理事たちはすべて自腹でしたが、このご時世ですから組合負担もあり得るのでしょうが、議事録にも載せずにということは住民に内密でということになりますよね?それっていかがなものかと思い、そんな勝手が通るのかと思い切って登録質問しました。

管理会社の問題もあるのではないでしょうか。
今まで管理員さんの個人携帯を使っていたとか。
それ自体がおかしいことですし、この度フロントが契約するとか変な話ですね。
管理会社の持ち物にすれば問題は解決できると思います。
理事長がどのように使おうが、管理会社との連絡のため必要というのでしたら
管理会社が負担をするのが当然でしょう。
管理会社以外への連絡は管理組合が負担すべきだと思いますが
それでしたら明細を示して管理組合運営費で経費として認めればいいことです。

管理員の使用に関しても私用に使われることもあるかもしれません。
すべて明細をつけて精算をすれば済むことだと思います。
それは管理会社にお願いすればいいことではないでしょうか。

精算は明細による!
とすればいいのでは。

理事長の独断専行の話が繰り返し出て来ますが、本件は大した問題では無いと思います。
理事長が携帯電話を使う理由がよくわかりませんが、管理人の不在時に理事長が管理人業務を代行をするために使用するのであれば、なんら問題は無いと思います。

竜巻さま、さっそくのご意見をありがとうございます。
理事長が管理人へ貸与する携帯電話を、自分が使用するという理由は管理人不在時に業務代行するからというわけではありません。
ご本人が言うには、1月にあった高架水槽交換工事や今夏に行われる排水管更新工事など、管理会社をふくめた業者への連絡などに自分のの個人携帯電話を使用していたらお金が掛かったので、管理人に携帯電話をもたせるついでに自分も使用するという事です。ちなみに組合活動費としての予算計上はしておらず、彼が理事長になってから役員は報酬をもらえることになりました。必要経費としてという名目で。
それまでは管理人さんは不在時は自分の携帯No.を管理人室に掲示してくれてましたが。
ついでに申し上げると、独断先行とは先にあげた工事発注先を理事会で議案化・総会で決議をとる前に自分で決めて発注してたり、除雪の委託先を勝手に変更発注しているなどです。それに対する住民からのクレームには意見箱にいれろとか管理人に言えと責任逃れします。

ご質問のポイントが、理事長のことなのか携帯電話のことなのかよくわかりませんので、当方のことをお話しします。

当方では週3回午前中に清掃員がきますが、管理員も毎日午前中は清掃をしています。
管理員が管理員室から離れるときは、管理会社の緊急連絡先を記載したカードを窓口に出しておきます。
連絡が入ったら管理会社から管理員の携帯に連絡します。
携帯は管理会社の都合で持たせているということになりますから、管理会社負担です。
(固定電話、Faxは組合のものです。)
管理員が立ち合いや点検のために管理員室を離れるときなど、「〇〇にいます」などの張り紙もしてくれますので、管理会社に連絡しなくても探すのは簡単です。
不便なことは起こっていません。

エシールさんのところの理事長さんはそんなに頻繁に管理会社などに電話してるということなのでしょうか。
当方は、緊急の時は仕方ないでしょうけれど、メールで連絡するほうが多いです。

美夕さま、さっそくのご意見をありがとうございます。
質問ポイントは・・・やはり理事長のやり方になるでしょうか。
管理人さんは月~金/9時~17時の通いで、それまでご自分の個人携帯を利用してくださってました。
不在にする時は窓口にそのNo.を出してました。
管理会社は会社として支給はしないし、フロントマンが言うには理事長自身で携帯契約して貸すと言ってたが、
組合名では断られたため管理会社が契約することになったそうです。
理事長が自分も使用するというのは、かこの数か月のうちに多額の工事が2件発生し、管理会社や業者との連絡に自分の個人携帯を使っていたらお金がかかったからだそうです。これまでの理事たちはすべて自腹でしたが、このご時世ですから組合負担もあり得るのでしょうが、議事録にも載せずにということは住民に内密でということになりますよね?それっていかがなものかと思い、そんな勝手が通るのかと思い切って登録質問しました。

管理会社の問題もあるのではないでしょうか。
今まで管理員さんの個人携帯を使っていたとか。
それ自体がおかしいことですし、この度フロントが契約するとか変な話ですね。
管理会社の持ち物にすれば問題は解決できると思います。
理事長がどのように使おうが、管理会社との連絡のため必要というのでしたら
管理会社が負担をするのが当然でしょう。
管理会社以外への連絡は管理組合が負担すべきだと思いますが
それでしたら明細を示して管理組合運営費で経費として認めればいいことです。

管理員の使用に関しても私用に使われることもあるかもしれません。
すべて明細をつけて精算をすれば済むことだと思います。
それは管理会社にお願いすればいいことではないでしょうか。

精算は明細による!
とすればいいのでは。

【今年3月から管理会社の業務委託先が変更となり】、【これまでは管理人とはべつに清掃担当者がいましたが、新しい管理会社は管理人が清掃も担当することになり】、と記載されていますが、これらは総会で可決されていないのでしょうか。
【理事長が経費削減として管理会社と決めた】のも、議案を管理会社と決めて、理事会で上程を決定し総会で可決されたなら不満があってもしょうがないと考えます。元に戻すためには、賛同者を集めて臨時総会を開催するよう要求し、理事長が開催しなければ エシールさんが開催するようにしてはどうでしょうか。

【理事会で管理人に携帯電話を貸与することに決めた】のは【理事会議事録にも、その直後の別件で開催された臨時総会でも議事案にも記載されて】、総会で可決されたなら問題無いと考えます。総会【席上でそれならなば、きちんと使用方法をきめて議題にあげるべきではないか?との意見がだされましたが、理事長は「管理人室から掛けることはほとんどないが、これまで自分で携帯を使ってきたんですよ!」と怒鳴り、うやむやに終わり】でも可決されればどうしょうも無いと思います。他の方がおっしゃる様に裁判してみるのも良いかもしれませんが、手間暇がかかります。

【現・理事長は独断専行でいつも報告だけ】→報告だけでも有るのは良い事です。
【議事録も自分にとって都合が悪い質問や意見は載せません】→議事録には結果が記載されていれば構わないと思います。
【こういう行為は理事長なら許されるんでしょうか】→理事会メンバーが許容しているのなら問題無いと考えます。

ちなみに、監事には相談されましたか?
小規模のようですので、エシールさんが孤立しないように進める事を考えた方が良いと思います。

新米理事さま、ご意見をありがとうございました。
【管理人が清掃も行う】は管理会社を変更しますという決議をとった総会でおこなわれた重要説明のなかに入っていたことです。総会には理事以外の組合員は出席していません。いつも委任状です。住民の意識の低さもあるとは思いますが、すでに契約を済ませてから、決議案にされてもね・・・と毎回訝しい思いです。
携帯電話貸与については決議はとられてません。「管理人へ携帯を貸与する」と理事会で理事長が管理会社へ話し、議事録等には事後報告の文章だけです。そして理事長が使用するについては一言も書かれていません。
別件で管理会社フロントマンの上司と話した際に「今時はボランティアでは出来ませんよ。携帯くらい組合で負担しなきゃ!」と鼻で笑われました。でも、これまではそのような仕組みではなかったし、住民のだれも理事長使用については聞かされていないのだし、管理費を使用するだからきちんと説明してから携帯の契約・使用が道理ではないですか?と質問したら顔色を変えて真顔になってました。
議事録にはたしかに結果だけでも構わないと思います。議題は事前に案内されるのですから同じ内容を載せることはないでしょう。
でも、最低でも質疑応答については載せなくてはならないのではないでしょうか。この携帯案件に限らず理事長にとって不都合な質問や意見はまったく載せないのです。なので、出席者以外は何事もなく終わったかのように思うのです。
監事は何もしません。前監事はいまは理事になっていますが、監事時代は前管理会社によるとなんの決算報告書にめくら押印するだけで、
理事になってからは会議には出席するものの、忙しいから何もできん!と言ってるだけです。
新しい監事も何もしません。修繕委員の一人でしたが、長期出張があるのでもう修繕委員は出来ませんと断って監事におさまっています。
そして、一級建築士の資格をもっているからと建築設備定期検査の担当者になっています。
理事達の様子をみていると、住人同様に理事達もすべて理事長にやらせておけばいいと考えているように感じます。
役割担当を決める際に「これは理事長でなきゃ~」「これも理事長だよね」「理事長なら~」と言ってほとんどを理事長担当にしました。
そして、当の理事長本人は「理事長でなきゃ~」と言われて鼻高々に笑っていました。

他の方への回答等も見て、追記します。

【理事達の様子をみていると、住人同様に理事達もすべて理事長にやらせておけばいいと考えて】、【役割担当を決める際にほとんどを理事長担当に】した理事や、【総会には理事以外の組合員は出席していません。いつも委任状】の組合員ばかりではエシールさんの思いは空回りでしょう。 
【契約を済ませてから、決議案にされても】は、問題有りますが、追認もなく好き勝手にされるよりはましかなとも思いました。

改善する為には、エシールさんが理事長になるしか無いと思います。
幸い、現理事長を推薦した前理事長と前々理事長が後悔しているのなら、協力して解任するように動くか、改選時に立候補するようにしてはどうでしょうか。
【携帯電話貸与と使用法について】よりも、組合を根本的に変える必要がありそうだと感じました。

エシールさんのご質問の趣旨は、「理事長さんの公私混同をやめさせたい。」でしょうか?

通話料は通話相手を特定しキッチリ清算することはできませんか?
管理組合関係の取引先との通話料は管理費会計から支出をし、それ以外は理事長さんに負担して貰ってはいかがでしょうか?
要するに、理事長さん個人の携帯電話を使おうと、管理員さんへ貸与した電話を使おうと、管理組合関係の通話だけを管理組合で負担をするのが王道だと思います。
過去数カ月間に理事長さんが負担したとおっしゃる分も通話記録等で特定できるのならお返しした方が良いと思います。

私の職場では自己申告制ではありますが、外出先などで個人の携帯電話から海外の取引先と通話した時や、国内の取引先でも存外長時間の通話になってしまった時など、その通話料を会社に請求して良い事になっています。もちろん通話先や通話した日時をきちんと記録しておく必要があります。(最近ではインターネットの無料通話を利用するケースが増えましたが。)

管理組合の役員や町内会の世話役は、「持ち出し」を自己負担する傾向にありますが、「あちらで負担した分をこちらで補てんする」という複雑な相殺をせず、単純に実費を清算するのが公私混同させない道だと思います。

三毛猫さま、ご意見をありがとうございました。
ほかの方にも通話料の精算方法についてアドバイスをいただいたので持ち掛けてみたところ「ご意見はご意見ボックスへ入れてください」と言われて取りつくしまもないというか、いつものように人の話しは聞く耳持たずでした。彼を理事長に推薦した前理事長と前々理事長は
「ここまで身勝手で浅はかな人間とは思いもよらなかった。大失敗だ。」と後悔しているそうです。このように仰るところ、これまでにも何かあったのかと自分の資産であるマンション価値の行く末がひどく心配になっているところです。

私は質問内容みたいなことは思いませんしやろうとも思いませんが、住民、管理員、管理会社担当者、修繕業者、弁護士、市役所等々から私の所にはメールも電話も結構きます。ちなみに私のマンションは管理員の携帯は管理会社負担ですが何回か管理組合の用事で管理員さんの携帯から連絡をさせてもらったことはあります(毎回ではありません)。

クッシーさま、ご意見をありがとうございます。
過半数が出席していない理事会で議題を決めたり、会議での内容と議事録の内容が違っていたり、管理会社の変更に際してアンケートをとれば理事会後には集計結果数字が変わっていたりと、総会議決前(理事会での議案化前)に工事発注されてたりと、現・理事長にになってから不可思議なことが続いていて、他の理事達は理事長が音頭とってやればいいんだと言うばかりで、自分の考えがフツーではないのかと不安で、他の方々の意見を聞きたくなりました。参考にいたします。ありがとうございます。

何事もそうだと思いますが必ずしも正しいことが通るとは限らないということです。あとはあなたが規約に違反しているとして極端な話裁判に持ち込んででも戦うかまあ仕方ないかであきらめるかですね。

回答がありません。