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管理会社が入居者名簿を個人情報保護法を理由に理事長に提出しない

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

私は理事長になって2か月ですが、組合員(区分所有者)に連絡を取りたく、管理会社に電話番号を知らせてほしいと言ったところ、入居者名簿が管理会社及び警備会社宛になっているため、個人情報保護法を理由に管理組合には開示できないと言ってきました。もともと、管理組合は管理会社に業務委託をしている形なのに、第三者への情報提供という事で情報を開示できないと言うのです。
今まで全て管理会社任せになっていた管理組合の責任(築19年)ですが、業務委託契約の覚書等で「個人データの取得、名簿の作成・補完を委託する」という事で、管理組合と管理会社が名簿を保管できるようにできないのでしょうか?

みんなの回答

マサさん、

全く同じ問題が最近投稿されていますので検索してみて下さい。
その管理員の判断は間違っています。

下記のあなたの判断は正しいので、拒否した管理員に自分の会社の法務担当に正しい対応だったかを確認するように指示して下さい。 
それでも情報が開示されない場合はその管理会社の顧問弁護士に相談して回答するように指示して下さい。

*「私は入居名簿はもちろん組合宛で管理組合のものだと、信じてましたからビックリしました。」

組合員も賃貸の入居者情報も貴組合に帰属する、そして管理に必要な情報です。
決して管理会社のものではありません。 
法律知らなくてもあなたの組合のために委託されて雇われて働いている事が、基本として理解で来てれば常識で分る事ですよ。 

もし当方で同じ事が起きたなら、あきれる位ひどい管理会社だと証明されたようなものなので管理会社の教育もなっていないので、会社を変えたくなるような問題です。

では顛末をお知らせ下さい。

ご返事頂きありがとうございました。質問をした後に、前理事長が押印した管理会社との「業務委託契約書」を良く読みました。その中には、個人データの取得等の委託業務が入っていないので、こういう事が起きたのではと考えています。これは当管理組合にとって重大問題ですので、おっしゃる通り、管理会社の法務担当、顧問弁護士と会おうと思っています。
それに、入居届の事を話したのは、管理員(マンションの管理人さんの事ですよね?)ではなく、理事会での話しで、支店の課長とフロントマンです。本人達はそれで当たり前のような顔をしているので、私どもとしても管理会社を変更したいくらいです。
解決しましたら、又、ここに投稿しますね。貴重なお時間使って頂き有難うございました。

顧問弁護士が対応するならまともな法律解釈がでると思いますが、念のために補足します。

1.第三者への情報提供という事で情報を開示できないと言うのです。
 >管理組合が当事者です。 第三者は管理会社の方です。

2.個人データの取得等の委託業務が入っていないので、・・・・
 >これは解釈が逆でして、個人情報の取扱の条項が入っていない場合は管理会社は個人情報を扱っていないとして、保護責任を負ってないと主張できます。(組合が管理会社に保護責任を負わせていない)  

3.管理会社の法務担当、顧問弁護士と会おうと思っています。
 >法務担当は一般に何も法曹資格が無い一般社員が担当してますので、勉強不足の人がいます。 

次に管理会社と会う前に、あらかじめ主務官庁の国交省に電話相談して下さい。 
https://www.ppc.go.jp/personalinfo/pipldial/

私は仕事関係で弁護士さんから受けたガイドラインを元に回答しています。 
しかし、業界が違うので絶対に間違いないとは言い切れません。ww

個人情報保護法は短文で汎用的に記述された法律でして、具体的に何をすれば良いか分かりにくい。 なので各省庁がそれぞれガイドラインを発表しています。

以上

PS
解決しないようなら管理費使ってスポットで弁護士さんに相談もできますので!

私は区分所有者の個人情報は知る必要がないし知りたくもありません。理事長になると逆に知りたくなくても知ってしまうことも出てきます。部屋番号がわかれば困ることもありません。

私のところは管理会社用と管理組合用の2種類を作っています。
管理会社に提出するものは管理会社で保管していますが、組合用は緊急住民名簿として組合で保管しています。
緊急用ですの常時使うというものではないのですが。

ところで今回のケースは管理会社の対応は正しいように思います。
電話でなければ連絡ができなかったことなのでしょうか。
急ぐようなことでしたら、管理会社から連絡を取ってもらうとか、相手の方に電話番号を教えていいかの確認を取ってもらうとかのほうがいいかもしれません。
マサさんとは反対のケースですが、私が理事長の時に教えてもいないのに住民から電話がありビックリというか、少し不安な気持ちになったこともありました。

すごく参考になりました。ありがとございます。
管理会社の問題なのですが、管理人がひどすぎて、私が管理室で電話に出ると言ったところ、管理会社から言われた次第です。私は入居名簿はもちろん組合宛で管理組合のものだと、信じてましたからビックリしました。今後は個人データの委託という形で、管理会社に名簿を作成してもらいます。又、今までの情報は本人に了承を取る形を取って、管理組合に情報が来るようにします。ただ、今後この情報の管理が大変でしょうね。小さいマンションの問題で、このようなびっくりするような事があるのですね。ありがとうございました。

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早速教えて頂きましてありがとうございました。管理規約には「理事長が組合員名簿の閲覧させる等」が記載されていますが、今回は賃貸を含む入居者名簿の事を確認しました。現状、業務委託契約には、全く個人データの事は記載がないです。管理会社は兎に角個人情報保護法に抵触するの一点張りなので、何条が根拠なのかも確認しますが、賃貸が3割以上あるので、入居者名簿も先日は必要でした。先日の理事会で管理会社に何度も確認はしました。マンション管理センターの資料も確認してみます。ありがとうございました。
入居者名簿が管理会社と警備会社宛になっているのは、おそらく竣工当時は個人情報保護法が施行されていなかったので、これで通ったのだと思います。そして、それがそのままの形で来ているのではと思ったりします。

回答としては、「組合員(区分所有者)に連絡を」とありましたが、居住者名簿のことですか?居住者名簿であれば家族全員の勤務先、学校、年齢等の欄もあるものが想定されます。このような機微な情報は、目的を考え届け出ないようを必要最低限にすべきと考えます。今の時代、勤務先等は電話・メールが普及しており必要ないかと思います。また要援護者名簿等は緊急時連絡用として必要があるかと考えます。いずれにしても使用目的を明確にし、本人の了解が必要と考えます。この際先ほどご紹介した資料を参考にみなさんで話し合ってみることをおすすめします。いずれにしても管理会社が良くて理事長がだめだという主張は少数派かと思います。

管理会社及び警備会社宛になっている入居者名簿を管理組合宛に変えれば良いだけです。
そして管理組合と管理会社及び警備会社の間で個人情報保護に関する取り決めを行い、管理会社と警備会社に開示すれば良いのです。

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早速教えて頂きましてありがとうございました。管理規約には「理事長が組合員名簿の閲覧させる等」が記載されていますが、今回は賃貸を含む入居者名簿の事を確認しました。現状、業務委託契約には、全く個人データの事は記載がないです。管理会社は兎に角個人情報保護法に抵触するの一点張りなので、何条が根拠なのかも確認しますが、賃貸が3割以上あるので、入居者名簿も先日は必要でした。先日の理事会で管理会社に何度も確認はしました。マンション管理センターの資料も確認してみます。ありがとうございました。
入居者名簿が管理会社と警備会社宛になっているのは、おそらく竣工当時は個人情報保護法が施行されていなかったので、これで通ったのだと思います。そして、それがそのままの形で来ているのではと思ったりします。

回答としては、「組合員(区分所有者)に連絡を」とありましたが、居住者名簿のことですか?居住者名簿であれば家族全員の勤務先、学校、年齢等の欄もあるものが想定されます。このような機微な情報は、目的を考え届け出ないようを必要最低限にすべきと考えます。今の時代、勤務先等は電話・メールが普及しており必要ないかと思います。また要援護者名簿等は緊急時連絡用として必要があるかと考えます。いずれにしても使用目的を明確にし、本人の了解が必要と考えます。この際先ほどご紹介した資料を参考にみなさんで話し合ってみることをおすすめします。いずれにしても管理会社が良くて理事長がだめだという主張は少数派かと思います。

私のところは管理会社用と管理組合用の2種類を作っています。
管理会社に提出するものは管理会社で保管していますが、組合用は緊急住民名簿として組合で保管しています。
緊急用ですの常時使うというものではないのですが。

ところで今回のケースは管理会社の対応は正しいように思います。
電話でなければ連絡ができなかったことなのでしょうか。
急ぐようなことでしたら、管理会社から連絡を取ってもらうとか、相手の方に電話番号を教えていいかの確認を取ってもらうとかのほうがいいかもしれません。
マサさんとは反対のケースですが、私が理事長の時に教えてもいないのに住民から電話がありビックリというか、少し不安な気持ちになったこともありました。

すごく参考になりました。ありがとございます。
管理会社の問題なのですが、管理人がひどすぎて、私が管理室で電話に出ると言ったところ、管理会社から言われた次第です。私は入居名簿はもちろん組合宛で管理組合のものだと、信じてましたからビックリしました。今後は個人データの委託という形で、管理会社に名簿を作成してもらいます。又、今までの情報は本人に了承を取る形を取って、管理組合に情報が来るようにします。ただ、今後この情報の管理が大変でしょうね。小さいマンションの問題で、このようなびっくりするような事があるのですね。ありがとうございました。

管理会社及び警備会社宛になっている入居者名簿を管理組合宛に変えれば良いだけです。
そして管理組合と管理会社及び警備会社の間で個人情報保護に関する取り決めを行い、管理会社と警備会社に開示すれば良いのです。

私は区分所有者の個人情報は知る必要がないし知りたくもありません。理事長になると逆に知りたくなくても知ってしまうことも出てきます。部屋番号がわかれば困ることもありません。

マサさん、

全く同じ問題が最近投稿されていますので検索してみて下さい。
その管理員の判断は間違っています。

下記のあなたの判断は正しいので、拒否した管理員に自分の会社の法務担当に正しい対応だったかを確認するように指示して下さい。 
それでも情報が開示されない場合はその管理会社の顧問弁護士に相談して回答するように指示して下さい。

*「私は入居名簿はもちろん組合宛で管理組合のものだと、信じてましたからビックリしました。」

組合員も賃貸の入居者情報も貴組合に帰属する、そして管理に必要な情報です。
決して管理会社のものではありません。 
法律知らなくてもあなたの組合のために委託されて雇われて働いている事が、基本として理解で来てれば常識で分る事ですよ。 

もし当方で同じ事が起きたなら、あきれる位ひどい管理会社だと証明されたようなものなので管理会社の教育もなっていないので、会社を変えたくなるような問題です。

では顛末をお知らせ下さい。

ご返事頂きありがとうございました。質問をした後に、前理事長が押印した管理会社との「業務委託契約書」を良く読みました。その中には、個人データの取得等の委託業務が入っていないので、こういう事が起きたのではと考えています。これは当管理組合にとって重大問題ですので、おっしゃる通り、管理会社の法務担当、顧問弁護士と会おうと思っています。
それに、入居届の事を話したのは、管理員(マンションの管理人さんの事ですよね?)ではなく、理事会での話しで、支店の課長とフロントマンです。本人達はそれで当たり前のような顔をしているので、私どもとしても管理会社を変更したいくらいです。
解決しましたら、又、ここに投稿しますね。貴重なお時間使って頂き有難うございました。

顧問弁護士が対応するならまともな法律解釈がでると思いますが、念のために補足します。

1.第三者への情報提供という事で情報を開示できないと言うのです。
 >管理組合が当事者です。 第三者は管理会社の方です。

2.個人データの取得等の委託業務が入っていないので、・・・・
 >これは解釈が逆でして、個人情報の取扱の条項が入っていない場合は管理会社は個人情報を扱っていないとして、保護責任を負ってないと主張できます。(組合が管理会社に保護責任を負わせていない)  

3.管理会社の法務担当、顧問弁護士と会おうと思っています。
 >法務担当は一般に何も法曹資格が無い一般社員が担当してますので、勉強不足の人がいます。 

次に管理会社と会う前に、あらかじめ主務官庁の国交省に電話相談して下さい。 
https://www.ppc.go.jp/personalinfo/pipldial/

私は仕事関係で弁護士さんから受けたガイドラインを元に回答しています。 
しかし、業界が違うので絶対に間違いないとは言い切れません。ww

個人情報保護法は短文で汎用的に記述された法律でして、具体的に何をすれば良いか分かりにくい。 なので各省庁がそれぞれガイドラインを発表しています。

以上

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早速教えて頂きましてありがとうございました。管理規約には「理事長が組合員名簿の閲覧させる等」が記載されていますが、今回は賃貸を含む入居者名簿の事を確認しました。現状、業務委託契約には、全く個人データの事は記載がないです。管理会社は兎に角個人情報保護法に抵触するの一点張りなので、何条が根拠なのかも確認しますが、賃貸が3割以上あるので、入居者名簿も先日は必要でした。先日の理事会で管理会社に何度も確認はしました。マンション管理センターの資料も確認してみます。ありがとうございました。
入居者名簿が管理会社と警備会社宛になっているのは、おそらく竣工当時は個人情報保護法が施行されていなかったので、これで通ったのだと思います。そして、それがそのままの形で来ているのではと思ったりします。

回答としては、「組合員(区分所有者)に連絡を」とありましたが、居住者名簿のことですか?居住者名簿であれば家族全員の勤務先、学校、年齢等の欄もあるものが想定されます。このような機微な情報は、目的を考え届け出ないようを必要最低限にすべきと考えます。今の時代、勤務先等は電話・メールが普及しており必要ないかと思います。また要援護者名簿等は緊急時連絡用として必要があるかと考えます。いずれにしても使用目的を明確にし、本人の了解が必要と考えます。この際先ほどご紹介した資料を参考にみなさんで話し合ってみることをおすすめします。いずれにしても管理会社が良くて理事長がだめだという主張は少数派かと思います。