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駐車場整備会社を変更し、管理会社経由を管理組合の直契約とする場合の手続き

管理組合の運営

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

私どものマンションでは、管理会社を介して駐車場整備会社を利用していました。
今回、総会で「駐車場整備会社を変更する」旨議案項目に明示し、変更前後の比較資料を総会議案書に添付し、、
契約形態として、「管理組合ー管理会社ー整備会社」の契約を「管理組合ー整備会社」に変更すると明記していました。
 総会で議決されたのですが、管理会社の担当者は「議案項目本体に契約形態の記載がないので、臨時総会で決める必要がある」と言っています。
資料は、改正前後の比較表であり、その内容を踏まえて、「駐車場整備会社を変更する」と言う議案を採決、議決しているので、臨時総会が必要と言う事に奇異を感じています。
アドバイスの程、お願い申し上げます。

みんなの回答

この議案は誰が作成したのですか?

理事会で、議案項目、添付資料の内容を審議し、満場一致で採択し、当該議案書原案もとに管理会社が「総会議案書」として作成しました。
管理組合と管理会社の間には、基幹業務以外の業務として、「総会支援業務」があり、その中に「議案書の作成」があります。もし、懸念事項があれば、議案書の作成時点で管理組合に通知、アドバイスすべきであったのではないかと思います。

理事会役員の誰が作成したのですか(例えば理事長が作成したとか)

1.yatasanさんの言う「管理組合ー管理会社ー駐車場整備会社」の「契約形態」はどのようなものなのでしょうか、①「管理組合と管理会社」との契約、②「管理会社と整備会社」との2つの契約からなっており、③管理組合と整備会社とは直接の契約関係にはない、③管理組合は整備工事が必要となった場合には、管理会社を通じて工事の注文をする必要があり、整備会社に直接注文をしないという関係だったのでしょうか。「管理会社を介して」はどのようなことを意味しているのですか。
2.上記①の契約は駐車場整備のための元請負契約、②の契約はその下請負契約なのでしょう。①の契約はどのような原因・手続で解消することが可能なのでしょうか。合意解除、管理会社の債務不履行による法定解除、期間満了による終了、①の契約に管理組合が一方的に契約を消滅させることができるとする契約条項があり、これに基づくのか等、契約解消原因は何でしょうか。
この質問をするのは、「駐車場整備会社を変更する」と言う「議案の採決、議決」は、管理組合の内部の意思決定に過ぎず、この決議自体によっては、①契約は終了しない。決議の場に管理会社がいたからといって、①契約の解消原因がない限り、①の契約は消滅しない。この決議のための議案としては、①契約の消滅原因を具体的に示して解消することにすること,その後に整備会社と直接契約を締結するという内容の議案とし、これが決議された後に,はじめて①の契約の解消等をすることになるべきでしょう。
3.管理会社の担当者の言うことも理解し難いですが、管理組合の契約変更の手順が法律上理解し難いとの感です。

別の保守点検会社に変えるということですか?
その比較資料の内容はどのようなことなのですか。
点検の回数とか、緊急時の対応とか、保険の内容とか、契約金のこととかですか。
駐車場整備会社の変更というと、特定の保守点検会社を決めているということですか。
その場合には、たんに変更ではなく、〇〇会社との契約として議案に載せるべきだったと思います。
この総会が通常総会でしたら、この議案が可決された場合として予算案を組んでおくものです。
それとも変更する会社を決めずに、このようなおおざっぱな議案を出したということなのでしょうか。

ちょっとご質問の内容だけでは、状況がわかりません。

早々のご回答、ありがとうございました。
議案は、駐車場管理方法の変更ということで、
①現行の2機併行稼働を1機稼動、一機保全(3ヶ月毎の点検整備)とし、費用削減と故障時等のリスクに備える
②部品交換と、標準的寿命での交換から、点検で異常が予見された時の都度修理に変更する
③整備会社を「I〇〇運搬機械(株)」からあ、「(株)テクノパーク」に変更する
で、議案書に資料として、「現行方式」と「改正案」とし、以下の項目を対比記載し、そのうえで賛成の議決
1)整備会社
1.2)契約形態:管理組合ーIUC(伊藤忠アバーン)-IHI(作業は下請け)⇔ 改正後:管理組合ーテクノパーク(事務手続きは、必要経費を支払いIUCでおこなう)
2)稼動形態 :2機 ⇔1機稼動、1機保全(保全はリスク対応)
3)整備方法:POG契約(両方とも)
4)月払い費用:月例支払い費用の新旧比較
5)設備更新基準:新旧比較
他に、添付資料として、テクにパークの事業内容、IHI社製の整備台数、保険への加入状況や安全への取り組み実績、見積書
が議案書に添附され、議案書の作成は、管理会社が担当しています。

保守点検会社を明示して、金額や必要な比較資料を出したうえでの総会決議ですから、不明な点はなく、総会決議には問題はないと思います。
管理会社の言う「契約形態の記載がない」ということの意味が分かりません。
「管理組合ー整備会社」と提示したのですから、これが契約形態になるのではないでしょうか。
すでに決議されているのですから、臨時総会は必要ないと、私も奇異に思います。

厳密には管理会社が言う通りですが、総会議案の中に「管理会社抜き」の記述があり大多数の区画所有者が納得し、理事会としてもその見解なら、理事会決議で代用出来ると思います。

早々のご回答、ありがとうございます。
本議案は、駐車場整備会社の変更と新旧整備会社との契約内容を、対比表にした資料を全区分所有者にアンケートとして配布し、多数が原案で総会にかけるべきと言う回答を得、アンケートに配布した資料に見積書を追加した形態で、総会に付議し、議決されました。
対比表の中では、両社との契約は、現行は「管理組合-管理会社-整備会社(実務は下請け)」で、改訂後は「管理組合ー新整備会社」(ただし、日常の事務手続きは必要経費を支払い、管理会社に依頼)と明記しています。
「議案」および「添付すべき資料」に関しては、理事会で出席者の満場一致で決定されており、これをもとに管理会社は総会議案書を作成しました。
従いまして、管理会社の担当者の「契約形態の変更の記載が議案にない・・・」の発言に違和感を覚えております。

そこまで手順を踏まれて、かつ組合員の大多数が賛成されているので有れば、問題無しです。
仕事量が減る管理会社の単なる嫌がらせだと思いますので無視です。

1.yatasanさんの言う「管理組合ー管理会社ー駐車場整備会社」の「契約形態」はどのようなものなのでしょうか、①「管理組合と管理会社」との契約、②「管理会社と整備会社」との2つの契約からなっており、③管理組合と整備会社とは直接の契約関係にはない、③管理組合は整備工事が必要となった場合には、管理会社を通じて工事の注文をする必要があり、整備会社に直接注文をしないという関係だったのでしょうか。「管理会社を介して」はどのようなことを意味しているのですか。
2.上記①の契約は駐車場整備のための元請負契約、②の契約はその下請負契約なのでしょう。①の契約はどのような原因・手続で解消することが可能なのでしょうか。合意解除、管理会社の債務不履行による法定解除、期間満了による終了、①の契約に管理組合が一方的に契約を消滅させることができるとする契約条項があり、これに基づくのか等、契約解消原因は何でしょうか。
この質問をするのは、「駐車場整備会社を変更する」と言う「議案の採決、議決」は、管理組合の内部の意思決定に過ぎず、この決議自体によっては、①契約は終了しない。決議の場に管理会社がいたからといって、①契約の解消原因がない限り、①の契約は消滅しない。この決議のための議案としては、①契約の消滅原因を具体的に示して解消することにすること,その後に整備会社と直接契約を締結するという内容の議案とし、これが決議された後に,はじめて①の契約の解消等をすることになるべきでしょう。
3.管理会社の担当者の言うことも理解し難いですが、管理組合の契約変更の手順が法律上理解し難いとの感です。

厳密には管理会社が言う通りですが、総会議案の中に「管理会社抜き」の記述があり大多数の区画所有者が納得し、理事会としてもその見解なら、理事会決議で代用出来ると思います。

早々のご回答、ありがとうございます。
本議案は、駐車場整備会社の変更と新旧整備会社との契約内容を、対比表にした資料を全区分所有者にアンケートとして配布し、多数が原案で総会にかけるべきと言う回答を得、アンケートに配布した資料に見積書を追加した形態で、総会に付議し、議決されました。
対比表の中では、両社との契約は、現行は「管理組合-管理会社-整備会社(実務は下請け)」で、改訂後は「管理組合ー新整備会社」(ただし、日常の事務手続きは必要経費を支払い、管理会社に依頼)と明記しています。
「議案」および「添付すべき資料」に関しては、理事会で出席者の満場一致で決定されており、これをもとに管理会社は総会議案書を作成しました。
従いまして、管理会社の担当者の「契約形態の変更の記載が議案にない・・・」の発言に違和感を覚えております。

そこまで手順を踏まれて、かつ組合員の大多数が賛成されているので有れば、問題無しです。
仕事量が減る管理会社の単なる嫌がらせだと思いますので無視です。

別の保守点検会社に変えるということですか?
その比較資料の内容はどのようなことなのですか。
点検の回数とか、緊急時の対応とか、保険の内容とか、契約金のこととかですか。
駐車場整備会社の変更というと、特定の保守点検会社を決めているということですか。
その場合には、たんに変更ではなく、〇〇会社との契約として議案に載せるべきだったと思います。
この総会が通常総会でしたら、この議案が可決された場合として予算案を組んでおくものです。
それとも変更する会社を決めずに、このようなおおざっぱな議案を出したということなのでしょうか。

ちょっとご質問の内容だけでは、状況がわかりません。

早々のご回答、ありがとうございました。
議案は、駐車場管理方法の変更ということで、
①現行の2機併行稼働を1機稼動、一機保全(3ヶ月毎の点検整備)とし、費用削減と故障時等のリスクに備える
②部品交換と、標準的寿命での交換から、点検で異常が予見された時の都度修理に変更する
③整備会社を「I〇〇運搬機械(株)」からあ、「(株)テクノパーク」に変更する
で、議案書に資料として、「現行方式」と「改正案」とし、以下の項目を対比記載し、そのうえで賛成の議決
1)整備会社
1.2)契約形態:管理組合ーIUC(伊藤忠アバーン)-IHI(作業は下請け)⇔ 改正後:管理組合ーテクノパーク(事務手続きは、必要経費を支払いIUCでおこなう)
2)稼動形態 :2機 ⇔1機稼動、1機保全(保全はリスク対応)
3)整備方法:POG契約(両方とも)
4)月払い費用:月例支払い費用の新旧比較
5)設備更新基準:新旧比較
他に、添付資料として、テクにパークの事業内容、IHI社製の整備台数、保険への加入状況や安全への取り組み実績、見積書
が議案書に添附され、議案書の作成は、管理会社が担当しています。

保守点検会社を明示して、金額や必要な比較資料を出したうえでの総会決議ですから、不明な点はなく、総会決議には問題はないと思います。
管理会社の言う「契約形態の記載がない」ということの意味が分かりません。
「管理組合ー整備会社」と提示したのですから、これが契約形態になるのではないでしょうか。
すでに決議されているのですから、臨時総会は必要ないと、私も奇異に思います。

この議案は誰が作成したのですか?

理事会で、議案項目、添付資料の内容を審議し、満場一致で採択し、当該議案書原案もとに管理会社が「総会議案書」として作成しました。
管理組合と管理会社の間には、基幹業務以外の業務として、「総会支援業務」があり、その中に「議案書の作成」があります。もし、懸念事項があれば、議案書の作成時点で管理組合に通知、アドバイスすべきであったのではないかと思います。

理事会役員の誰が作成したのですか(例えば理事長が作成したとか)

回答がありません。