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総会後に郵送で届いた議決権行使書の扱いは?

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

タイトルの通りですが、総会当日までに届いたものは有効として議決に含めましたが、翌日に郵送で届いたものはどう扱えばよいでしょうか?
修繕積立金の増額についての議決で接戦でしたので、31議決権数の半数に届かず、値上げはされないことになりました。ところが、翌日届いた議決権行使書を見てみると、「値上げ賛成」となっており、それを入れますと16対15で結果が逆転してしまいます。来年また値上げの議案提出をするというお話になっていますが、どうするのが適当なのかご教示いただけると助かります。

みんなの回答

残念ですが、決議が出た後に届いても無効と判断するしかないでしょう。
仮に当日に決議の結果を聞いて、気に入らないと速達で議決権行使書を送ったら、翌日届くかもしれません。
総会議案書は1~2週間前に配達されているはずですから、普通は十分に間に合うものだと思います。
その方のうっかりも原因なので、ご自分の責任だと思いますが。

余計なことかもしれませんが、気になるのでしたら、総会議事録を送るときに、その方に「間に合いませんでした」ということをお知らせしてもいいかもしれませんね。

ご回答ありがとうございます。やはり無効ですね。今後、同じことで迷わずにすみます。ありがとうございました。実は管理規約に5日以上前に送付との記載があり、まさに5日前に投函しましたので、速達にすればよかったかと少し後悔しております。今度からはせめて1週間前にはご送付するよう気をつけたいと思います。また、議事録をお送りするとき、一言付け加えたいと思います。アドバイスありがとうございました。

はなさん こんばんは
三毛猫さんがおっしゃる通り、期限後の決議権行使書はノーカウントが
よろしいと考えます。
せっかく、議案として上程されたのにもったいない結果となって
しまいましたね。
郵送の場合、すでに実施されているとは思いますが、返信用封筒に
切手を貼って送付されていますか?
面倒くさがり屋の区分所有者さんには、そのほうが良いです。
また、電話での送付催促も有効です。
30の賛否票で15:15でしたか。
あと1票でしたね。
事前に31票以上集まれば、結果が判明したのに残念でしたね。
今後はこのようなことのないように、事前に決議権行使書の
催促をお忘れなく。

ご回答ありがとうございます。こちらに登録させていただいて、いろいろと勉強になります。はい、返信用の封筒には切手も貼りまして、ついでに封筒ののりしろに両面テープもつけてお送りしています。確かにお電話やメールでの催促をするとよいかもしれません。今後そうしてみたいと思います。郵送作業が終わって安心していてはダメなのですね(笑)ありがとうございました。

総会終了後に到着した議決権行使書は一切、カウントしないで下さい。
総会1日後に賛成票が、2日後に反対票が、3日後にまた賛成票が、届いたらどうですか?
決議の結果が毎日コロコロ変わる結果になってしまいますね?

今回の決議は否決とし、再度総会に議案を上程するタイミングは、次期の理事会に任せるのが適当です。1年後の通常総会でも良いですし、臨時総会を開催するのでも良いと思います。

ご回答ありがとうございます。そうですね、締め切りはきちんと徹底したいと思います。その前に、管理規約には5日前までに送付と書いてあっても、今後はせめて1週間前にはお送りしなければと肝に銘じます。
再上程のタイミングは、理事長さんや理事さんのご意見も聞いて行います。ありがとうございました。

総会後に届いた議決権行使書は無効ですので、否決の事実は変わりません。

ただ総会当日は31議決権数で半数に届かずとありますので、総会当日の評決は15対16だったと思います。
それが翌日1件の議決行使書が来たことで、何故16対15に逆転するのですか?
普通に読めば、翌日1件の議決権行使書が来ましたが、残念ながら、16対16の賛否同数で否決された事実は変わりませんでしたと言うのではありませんか!

「はなさん」の事実認識が何か違うと思います?

ご回答ありがとうございます。おっしゃるとおりです。申し訳ありません、質問の仕方が間違っていました。総議決数31の半数に届かなかったのではありませんでした。まず総議決数は31で、出席者11、議決権行使書5、委任状5ですので、出席扱いが21で欠席が10でした。
出席者と議決権行使書、委任状を合わせた中での賛成反対の数は、「賛成15」「反対3」「棄権3」よって賛成15でしたので半数に満たなかったというわけです。ご指摘ありがとうございました。ほんとにいろいろと勉強になります。

「値上げ賛成」の議決権の行使は、法律上は区分所有者の意思表示です。隔地者間における意思表示が効力を生じる時点について、区分所有法及び標準管理規約(はなさんのマンションの管理規約が標準管理規約と同じとして)には特に定めはありませんので、一般原則を定めた民法97条1項によることになります。同条項は「意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生じる。」と定めています(「到達主義」と言われています)。到達主義は、発信から到達までに要する時間の不安定さからする不利益を意思表示をした者(ここでは議決権行使の区分所有者)に負担させると言うことを意味します(幾代通・民法総則293頁)。総会の日の翌日届いた議決権行使書はその効力は生じないと扱うべきものです。

ご回答ありがとうございます。また一つ勉強になりました。築40年の古いマンションですので、管理規約も標準管理規約にはほど遠い簡単なものです。今後みなさんと話し合って、少しずつ今の時代に即したものに改正していきたいと思います。ありがとうございました。

管理会社は締め切り日を記載して送付したはずです。

そこで管理会社の見解を先ず教えてください。

ご回答ありがとうございます。うちのマンションは自主管理なのですが、議案書と出欠表などをオーナーのみなさんにご送付した中に「27日までに」と記載してあります。総会はきのう29日に行いましたが、総会当日のきのうまでに届いたものは総会にお持ちして、議決に含めました。

それなら、遅れたものは無効です。

管理組合側には何もミスはありません。(投稿内容だけで勿論無効だと思いましたけど、念のために確認させてもらいました)

コメントありがとうございました。
やはりそうですよね。実際には欠席された方もおられるため、議決権行使書、委任状も含めて、出席総数は21となりました。その中では賛成15で、反対+棄権が6だったのですが、欠席の方と議決権行使書の到着が遅れた方がいたのも残念でした。少し説明不足な点もありましたので、また次の総会で再度挑戦することになりました。ありがとうございました。

総会後に届いた議決権行使書は無効ですので、否決の事実は変わりません。

ただ総会当日は31議決権数で半数に届かずとありますので、総会当日の評決は15対16だったと思います。
それが翌日1件の議決行使書が来たことで、何故16対15に逆転するのですか?
普通に読めば、翌日1件の議決権行使書が来ましたが、残念ながら、16対16の賛否同数で否決された事実は変わりませんでしたと言うのではありませんか!

「はなさん」の事実認識が何か違うと思います?

ご回答ありがとうございます。おっしゃるとおりです。申し訳ありません、質問の仕方が間違っていました。総議決数31の半数に届かなかったのではありませんでした。まず総議決数は31で、出席者11、議決権行使書5、委任状5ですので、出席扱いが21で欠席が10でした。
出席者と議決権行使書、委任状を合わせた中での賛成反対の数は、「賛成15」「反対3」「棄権3」よって賛成15でしたので半数に満たなかったというわけです。ご指摘ありがとうございました。ほんとにいろいろと勉強になります。

「値上げ賛成」の議決権の行使は、法律上は区分所有者の意思表示です。隔地者間における意思表示が効力を生じる時点について、区分所有法及び標準管理規約(はなさんのマンションの管理規約が標準管理規約と同じとして)には特に定めはありませんので、一般原則を定めた民法97条1項によることになります。同条項は「意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生じる。」と定めています(「到達主義」と言われています)。到達主義は、発信から到達までに要する時間の不安定さからする不利益を意思表示をした者(ここでは議決権行使の区分所有者)に負担させると言うことを意味します(幾代通・民法総則293頁)。総会の日の翌日届いた議決権行使書はその効力は生じないと扱うべきものです。

ご回答ありがとうございます。また一つ勉強になりました。築40年の古いマンションですので、管理規約も標準管理規約にはほど遠い簡単なものです。今後みなさんと話し合って、少しずつ今の時代に即したものに改正していきたいと思います。ありがとうございました。

残念ですが、決議が出た後に届いても無効と判断するしかないでしょう。
仮に当日に決議の結果を聞いて、気に入らないと速達で議決権行使書を送ったら、翌日届くかもしれません。
総会議案書は1~2週間前に配達されているはずですから、普通は十分に間に合うものだと思います。
その方のうっかりも原因なので、ご自分の責任だと思いますが。

余計なことかもしれませんが、気になるのでしたら、総会議事録を送るときに、その方に「間に合いませんでした」ということをお知らせしてもいいかもしれませんね。

ご回答ありがとうございます。やはり無効ですね。今後、同じことで迷わずにすみます。ありがとうございました。実は管理規約に5日以上前に送付との記載があり、まさに5日前に投函しましたので、速達にすればよかったかと少し後悔しております。今度からはせめて1週間前にはご送付するよう気をつけたいと思います。また、議事録をお送りするとき、一言付け加えたいと思います。アドバイスありがとうございました。

管理会社は締め切り日を記載して送付したはずです。

そこで管理会社の見解を先ず教えてください。

ご回答ありがとうございます。うちのマンションは自主管理なのですが、議案書と出欠表などをオーナーのみなさんにご送付した中に「27日までに」と記載してあります。総会はきのう29日に行いましたが、総会当日のきのうまでに届いたものは総会にお持ちして、議決に含めました。

それなら、遅れたものは無効です。

管理組合側には何もミスはありません。(投稿内容だけで勿論無効だと思いましたけど、念のために確認させてもらいました)

コメントありがとうございました。
やはりそうですよね。実際には欠席された方もおられるため、議決権行使書、委任状も含めて、出席総数は21となりました。その中では賛成15で、反対+棄権が6だったのですが、欠席の方と議決権行使書の到着が遅れた方がいたのも残念でした。少し説明不足な点もありましたので、また次の総会で再度挑戦することになりました。ありがとうございました。

総会終了後に到着した議決権行使書は一切、カウントしないで下さい。
総会1日後に賛成票が、2日後に反対票が、3日後にまた賛成票が、届いたらどうですか?
決議の結果が毎日コロコロ変わる結果になってしまいますね?

今回の決議は否決とし、再度総会に議案を上程するタイミングは、次期の理事会に任せるのが適当です。1年後の通常総会でも良いですし、臨時総会を開催するのでも良いと思います。

ご回答ありがとうございます。そうですね、締め切りはきちんと徹底したいと思います。その前に、管理規約には5日前までに送付と書いてあっても、今後はせめて1週間前にはお送りしなければと肝に銘じます。
再上程のタイミングは、理事長さんや理事さんのご意見も聞いて行います。ありがとうございました。

はなさん こんばんは
三毛猫さんがおっしゃる通り、期限後の決議権行使書はノーカウントが
よろしいと考えます。
せっかく、議案として上程されたのにもったいない結果となって
しまいましたね。
郵送の場合、すでに実施されているとは思いますが、返信用封筒に
切手を貼って送付されていますか?
面倒くさがり屋の区分所有者さんには、そのほうが良いです。
また、電話での送付催促も有効です。
30の賛否票で15:15でしたか。
あと1票でしたね。
事前に31票以上集まれば、結果が判明したのに残念でしたね。
今後はこのようなことのないように、事前に決議権行使書の
催促をお忘れなく。

ご回答ありがとうございます。こちらに登録させていただいて、いろいろと勉強になります。はい、返信用の封筒には切手も貼りまして、ついでに封筒ののりしろに両面テープもつけてお送りしています。確かにお電話やメールでの催促をするとよいかもしれません。今後そうしてみたいと思います。郵送作業が終わって安心していてはダメなのですね(笑)ありがとうございました。

回答がありません。