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マンション管理会社以外の業者に発注する場合の管理会社の業務範囲・運用に関して

管理規約

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

費用低減の為に、管理組合が業者へ直接契約する場合が有ると思います。
業者としては、設備点検業者、小規模な修理業者、大規模修繕業者、共用部の保険会社等です。
この場合、
・管理会社の業務範囲
・業者への連絡方法や業者立ち入りの対応
について参考にしたく、下記に質問させて頂きます。

(1)管理会社に行わせる場合:
管理委託契約全体の中身を作り替え、組合が直発注の場合でも、管理会社が「お世話をする」仕様に変更する必要がありますが、具体的にどの様に記載されているのでしょうか?

一方、国土交通省が指針として作成している「マンション標準管理委託契約書」別表第1-1(3)三 を見ると、
「乙(管理会社)は、甲(管理組合)が本マンションの維持または修繕(大規模修繕を除く修繕又は保守点検等)を外注により乙(管理会社)以外の業者に行わせる場合の見積書の受理、発注補助、実施の確認を行う。」
とあるので、この部分の修正して、管理会社に対応させているのでしょうか?

また、業者の立入り対応も、管理会社にて実施する様に記載しているのでしょうか?
具体的な管理委託契約の記載例を開示して頂けると幸甚です。


(2)管理組合が行う場合:
例えばエレベータ年次点検を管理組合が直発注した業者へ依頼する場合は、
a)管理組合の理事が業者へ依頼する?
b)作業日のマンション連絡は、管理会社に依頼して、作業日案内を出してもらう?
c)作業日当日の立会は誰? 理事、管理員?
d)不具合発生時は、業者連絡先は管理組合に開示しているので、不具合を発見した管理組合員が業者へ連絡?それとも理事が連絡?


以上、管理組合が業者へ直発注した場合の運用についてご教示願います。

みんなの回答

私は今後管理組合直契約に関しては責任を持たないみたいな委託契約になってくるのではないかと思っています。管理会社は通さないけど対応はきちんとしろというのは虫が良すぎますしね。

ご回答有難う御座いました。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で役割分担を明確にしておけば、虫が良すぎるという事は無いと考えます。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で役割分担を明確にしておけば、虫が良すぎるという事は無いと考えます。
→管理会社の立場に立って考えたら今後「お金がもらえないことには関わらない」というように役割分担を明確にすることは十分考えられるとは思います。

まず理事会で担当理事を決め、当該担当理事がやり易くするにはどう有るべきかを理事会で決めておいた上で、管理会社と委託契約内容を交渉するということになります。内容は個々の管理組合の事情によります。管理会社は、これらの工事等で通常10から20%、或いはそれ以上の利益を取っているので、基本的には嫌がるでしょう。管理組合は、管理会社に頼るようなことはやめて主体に取り組むべきではないかと思います。

ご回答有難う御座いました。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で役割分担を明確にしておく必要があると思います。

管理組合が業者へ直発注する場合は全て管理組合で対応する覚悟が必要ですよ。

a)管理組合の理事が業者へ依頼する?
⇨当然です。


b)作業日のマンション連絡は、管理会社に依頼して、作業日案内を出してもらう?
⇨その程度は管理会社がやってくれるでしょう。

c)作業日当日の立会は誰? 理事、管理員?
⇨基本的には理事ですが、管理会社がOKなら管理員でも。

d)不具合発生時は、業者連絡先は管理組合に開示しているので、不具合を発見した管理組合員が業者へ連絡?それとも理事が連絡?
⇨基本的には修繕担当理事が連絡するものです。

上記の様な手間暇を考えれば、理事会に負担がかかるだけなので管理会社に任せた方が無難ですよ。

ご回答有難う御座いました。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で役割分担を明確にしておけば、負担についても問題無いと思います。

築36年49戸大手管理会社マンション管理員です。
当マンションは定期的な設備点検作業は約10件あり、そのうち半数を「直」としています。
管理会社の管理権限(管理責任)には諸説あるとお伺いしておりますが、こちらでは直接ご質問にお答えしようと思います。

(1) 管理委託契約の記載例
平成28年に当該契約の変更が行われました。
変更部分は管理員業務、5つの区分のうち、「(3)立会業務」です。
平成27年以前 ア.外注業者の業務着手、実施の立会

平成28年以降 ア.管理組合直接契約業者(弊社協力業者を含む)の業務実施指示・立ち合い・理事長への報告
変更部分はこの一文のみです。(原文のまま)

(2)点検の実際の流れ
① 【発注】年間計画(月毎)に基づき、年初に管理組合が発注します。管理会社は関与しません。
② 【日程調整】業者から期初計画に基づいて計画を立て、管理員室にFAXが入り、殆どの場合管理員が適否の判断をします。
③ 【告知】業者が告知文の作成が難しい場合は管理員が作成し、掲示します。
④ 【立ち会い】管理員が立ち会い、現認します。立ち合いの目的は点検が「仕様書」通りに行われているかどうかの確認が主です。しかしエレベーター点検のように電子機器が主な場合、管理員はどうなのかは判りません。
⑤ 【報告】請負契約ですので正式な報告は点検業者から管理組合理事長への書面での報告書によります。重要な場合や緊急の場合は管理員が「仮に」理事長に報告します。重要かどうかは検査員に直接対話したり現認していなければ解りません。
⑥ 【支払い】点検終了時に業者から「請求書」を頂きます。その請求書に理事長が記名・捺印したものを管理組合の営業担当に送付し、支払い手続きを進めます。

(3)その他
① 上述は管理組合が発注し、経費が発生する場合です。しかし電気やガスのように、事業者が共有部分について数年おきに無償点検されている場合があります。これらについても抜かりなく管理員に立ち合いと報告をさせることが必須です。当方でも10年前の報告漏れがあり、対応に苦慮致しました。
② また、点検作業以外の単発の業務発注の場合、「直」の業者さんは管理会社段階で殆ど見積もり対象から外されます。管理会社の実績にならないからです。
僅差で価格を知っていた(知らされていた)業者へ「何も知らない理事長」が「3,000円安いから」ということで判を押して落札します。あおりを食うのが次期理事長や見積者、管理員です。そして「利益相反」が起こります。このことは「直」の好ましくない一面と言えます。理事長の見積書の解読力が必須です。

(2)点検の実際の流れの中で⑥【支払い】、記名・捺印したものを「管理組合の営業担当に送付し」は「管理会社の営業担当に送付し」の間違いです。スミマセン。

ご回答有難う御座いました。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で明確にしておく必要があると思いました。

マンション管理業協会では下記の共通見積もり書式を先年作成しました。以下該当箇所を抜粋します。
マンション管理業務共通見積書式 2018 年版・平成 30 年版
http://www.kanrikyo.or.jp/format/pdf/kiyaku/mitsumori_20181203.pdf
4. 提供業務内訳書
1 事務管理業務
⑶ マンション(専有部分を除く。)の維持又は修繕に関する企画又は実施の調整
1 長期修繕計画案・修繕資金計画案の作成
2 長期修繕計画・修繕資金計画変更案の作成
3 外注業者契約業務の見積書の受理
4 外注業者契約業務の発注補助
5 外注業者契約業務の実施確認

これらの項目が①基本契約に含まれるのか、② 別契約 とするのか、③非対応 なのか、を明らかにして見積もり依頼すべきとしています。

とはいえ、この書式はマンション管理業を行う団体が管理会社の都合の良いように作成しています。「こんな条件で見積もり依頼をされては大変。あれもこれも組合から押し付けられないように予防したい。」との思いが透けて見えます。



「マンション(専有部分を除く。)の維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」はマンション管理適正化法が規定する会計、出納と並ぶ3つのマンション管理業者が行うべき基幹事務の一つを構成すると明記されています。

法律が業務として(管理会社が受託する管理業務以外の管理事務(スポット清掃など)や修繕工事のお世話をすることを明言しているのです。以下、組合が直接工事を発注する場合の管理会社に望まれる対応です。
①管理組合が指定する業者に見積もり依頼の連絡をする
②現地を訪問した業者に図面を閲覧させたり現場を案内したり修繕依頼箇所の不具合状況や過去の修繕履歴などのヒアリングに応じる。
③管理組合から指示があれば見積書を代理受領し、複数社見積もり依頼をした場合には金額や内容を比較した理事会資料を作成する。
④理事会が決定した業者と管理組合が契約する場合、組合が要請すれば事務代行者として組合を代理して契約を締結する。(電気、水道、保険などは代理契約しているケースがほとんどです。理事長と契約されてもOKです。)
⑤工事日を確認し、住民に掲示し、注意事項を周知する。
⑥工事が終わったことを確認する。(目視で現地職員が簡易に確認できる範囲に限るべきと思います。高所作業や汚水槽内部など危険個所までは管理員では対応できません。)この場合、履行確認の書面への署名や押印を求める業者に対して、そこまで管理会社に委任するのか、理事が直接対応するのか取り決めておく必要があります。
⑦残材の持ち帰り、片付け清掃の完了を確認し、注意事項(養生期間、操作方法や取扱説明など)や保証書や取扱説明書などを受領し、管理組合に報告する。
⑧管理会社からの管理組合宛て請求書を受領し組合所定の手続きを経て支払いを代行する。
⑨不具合やクレームの申告が組合員、理事会からあった場合は業者に連絡をして善処を要請し、改善のための窓口業務を行う。

次回の重要事項説明が管理会社からなされた折、上記の内容を示して、「当管理組合の管理業務の一環で、これらのことを管理会社に期待していいですね。」と管理会社に迫りましょう。顔を引きつらせながらも「当然やります」というと思います。やらせるべきことは契約内容に盛り込む姿勢を貫かれればと思います。

ちなみに、当サイト主催者が管理組合に提案している仕様書の当該部分には下記の記述があります。

甲と第三者に関する直接契約に関する業務
① 乙は、甲と第三者が直接契約をしている建物の補修工事、設備の保守・点検・清掃・運営等に関して、施工範囲の提案・発注の代行やスケジュール調整及びスケジュールの広報、履行確認、クレーム対応、報告書及び請求書の受付、支払いに関する業務等を行う。
② ①で定める乙の業務には、計画修繕工事、大規模修繕工事および火災等の偶発的事故による復旧、改良等の工事を含まないものとする。
③ 乙は甲と第三者が直接契約している契約の更新時期について、契約一覧表にて毎年通常総会終了後に、甲の理事会において新役員に提出し、更新等のサポートを行う。

管理会社は管理組合の代理人として、管理組合のために、「維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」を含めて契約しているのです。自社が行う場合に限り、「維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」をするのではありません。

詳細なご回答有難う御座いました。

”管理会社は管理組合の代理人として、管理組合のために、「維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」を含めて契約しているのです。”

ここが全てと思います。ご回答に記載されている様に、組合が直発注の場合でも、管理会社が「お世話をする」仕様を盛り込む様にすれば良いと感じました。

すが様

追加で質問させて下さい。

管理組合が大規模修繕業者を直発注した場合は、管理会社がお世話をする仕組みにしないのが一般的なのでしょうか?

すが様が最後の方でコメントされた「ちなみに、当サイト主催者が管理組合に提案している仕様書の当該部分には下記の記述があります。 」を拝見すると、「② ①で定める乙の業務には、計画修繕工事、大規模修繕工事および火災等の偶発的事故による復旧、改良等の工事を含まないものとする。 」と大規模修繕工事を除外しています。工事規模に関係なく、管理会社がお世話をする仕組みにしたいのですが。

管理会社がお世話をする仕組みにする場合は、上文を「② ①で定める乙の業務には、火災等の偶発的事故による復旧、改良等の工事を含まないものとする。 」と、管理組合の要求に応じて書き換えれば良いと考えます。

以上、宜しくお願い致します。

大規模修繕工事、地震や台風等の大規模な災害復旧工事(小規模な破損は除きます)の企画又は調停までを含めて契約することは通常ありません。これらの費用(被害・劣化調査、修復設計、積算、業者選定、契約、工事監理、検査・検収、瑕疵補修など)は通常の維持管理に要する毎月の費用と比べれば数ヵ月分もしくはそれ以上にも相当する多額な費用です。一方管理業務の委託は通常1年契約がほとんどです。10年以上の周期で行われる大規模修繕工事やいつ起きるかわからない大規模災害復旧工事の費用を短期間の管理業務委託費に含めて契約するとなると管理組合、管理会社双方にとって現実的ではないと思います。
国や自治体が発注するPFI事業では、公共事業を民間事業者が設計、建設、運営、修繕を含む維持管理を一括して数年~数十年の長期スパンで請け負う事例が多数あります。長期の物価変動は物価指数で自動的にスライドする契約とし、必要な修繕を含めた維持管理を大規模修繕費用を含めて発注する事例があるのです。双方からの途中解約には相応の違約金を予定し、原則解約できない契約です。この場合でも、天災等による不可抗力といえる事態は発注者のリスク(負担)で復旧することが通例です。
組合員初心者さんのマンションでこれを実現するなら、物価スライド条項付きの例えば30年の解約違約条項付きの長期契約とし、契約期間中の大規模修繕を15年目と契約終了時の30年目に2回行うことを約した契約を締結するといった合意が、管理組合と管理会社双方で成り立てば夢ではないと思います。これが実現できればライフサイクルコストは大幅に縮減できますし、期間中の修繕に関する議論は管理組合としては不要となります。実は協議や合意形成のための時間とコストがかからないことが管理組合、管理会社双方にとっての最大のメリットです。

すが様

早速のご回答有難う御座いました。

大規模修繕工事を管理組合が業者へ直発注した場合は、業者とのやり取りは管理組合が行うのが一般的だと言うことが分かりました。

私のところは、エレベーター、機械式駐車場、保険、植栽を組合直の契約にしています。
と言って理事会が何かするということは全くありません。
エレベーターや機械式駐車場の点検日は業者が連絡を管理員室あてにくれますから、管理員さんがそれを掲示してくれています。
報告書も管理員室に提出されています。
故障などの時の手配も管理会社が全部やってくれます。
当然請求書も管理会社に送られるし、支払いも管理会社がやってくれます。
管理会社委託と全く変わりありません。
このくらいの手間を「自分のところには関係ないから」と嫌がる管理会社は、その程度の管理会社だということではないでしょうか。
なお、保険は内容が一緒でしたらどこの代理店を使っても保険金額は変わりません。
問題は事故があった後の対応ですね。
大手の管理会社で、面倒なのか何かわかりませんが、保険請求をほとんどしてくれないというところがあると聞きました。
委託契約書の内容は特に変わっているところはないと思います。

cocoa様

ご回答有難う御座います。

管理組合が直発注の場合、管理会社が対応しないものと気にしてましたが、安心しました。

cocoa様の委託契約書の内容は特に変わっているところはないとの事なので、おそらく別表第1-1(3)三の項、すなわち
「乙(管理会社)は、甲(管理組合)が本マンションの維持または修繕(大規模修繕を除く修繕又は保守点検等)を外注により乙以外の業者に行わせる場合の見積書の受理、発注補助、実施の確認を行う。」
が記載されていると思われます。

自マンションの委託契約書を再確認してみます。

有難う御座いました。

マンション管理業協会では下記の共通見積もり書式を先年作成しました。以下該当箇所を抜粋します。
マンション管理業務共通見積書式 2018 年版・平成 30 年版
http://www.kanrikyo.or.jp/format/pdf/kiyaku/mitsumori_20181203.pdf
4. 提供業務内訳書
1 事務管理業務
⑶ マンション(専有部分を除く。)の維持又は修繕に関する企画又は実施の調整
1 長期修繕計画案・修繕資金計画案の作成
2 長期修繕計画・修繕資金計画変更案の作成
3 外注業者契約業務の見積書の受理
4 外注業者契約業務の発注補助
5 外注業者契約業務の実施確認

これらの項目が①基本契約に含まれるのか、② 別契約 とするのか、③非対応 なのか、を明らかにして見積もり依頼すべきとしています。

とはいえ、この書式はマンション管理業を行う団体が管理会社の都合の良いように作成しています。「こんな条件で見積もり依頼をされては大変。あれもこれも組合から押し付けられないように予防したい。」との思いが透けて見えます。



「マンション(専有部分を除く。)の維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」はマンション管理適正化法が規定する会計、出納と並ぶ3つのマンション管理業者が行うべき基幹事務の一つを構成すると明記されています。

法律が業務として(管理会社が受託する管理業務以外の管理事務(スポット清掃など)や修繕工事のお世話をすることを明言しているのです。以下、組合が直接工事を発注する場合の管理会社に望まれる対応です。
①管理組合が指定する業者に見積もり依頼の連絡をする
②現地を訪問した業者に図面を閲覧させたり現場を案内したり修繕依頼箇所の不具合状況や過去の修繕履歴などのヒアリングに応じる。
③管理組合から指示があれば見積書を代理受領し、複数社見積もり依頼をした場合には金額や内容を比較した理事会資料を作成する。
④理事会が決定した業者と管理組合が契約する場合、組合が要請すれば事務代行者として組合を代理して契約を締結する。(電気、水道、保険などは代理契約しているケースがほとんどです。理事長と契約されてもOKです。)
⑤工事日を確認し、住民に掲示し、注意事項を周知する。
⑥工事が終わったことを確認する。(目視で現地職員が簡易に確認できる範囲に限るべきと思います。高所作業や汚水槽内部など危険個所までは管理員では対応できません。)この場合、履行確認の書面への署名や押印を求める業者に対して、そこまで管理会社に委任するのか、理事が直接対応するのか取り決めておく必要があります。
⑦残材の持ち帰り、片付け清掃の完了を確認し、注意事項(養生期間、操作方法や取扱説明など)や保証書や取扱説明書などを受領し、管理組合に報告する。
⑧管理会社からの管理組合宛て請求書を受領し組合所定の手続きを経て支払いを代行する。
⑨不具合やクレームの申告が組合員、理事会からあった場合は業者に連絡をして善処を要請し、改善のための窓口業務を行う。

次回の重要事項説明が管理会社からなされた折、上記の内容を示して、「当管理組合の管理業務の一環で、これらのことを管理会社に期待していいですね。」と管理会社に迫りましょう。顔を引きつらせながらも「当然やります」というと思います。やらせるべきことは契約内容に盛り込む姿勢を貫かれればと思います。

ちなみに、当サイト主催者が管理組合に提案している仕様書の当該部分には下記の記述があります。

甲と第三者に関する直接契約に関する業務
① 乙は、甲と第三者が直接契約をしている建物の補修工事、設備の保守・点検・清掃・運営等に関して、施工範囲の提案・発注の代行やスケジュール調整及びスケジュールの広報、履行確認、クレーム対応、報告書及び請求書の受付、支払いに関する業務等を行う。
② ①で定める乙の業務には、計画修繕工事、大規模修繕工事および火災等の偶発的事故による復旧、改良等の工事を含まないものとする。
③ 乙は甲と第三者が直接契約している契約の更新時期について、契約一覧表にて毎年通常総会終了後に、甲の理事会において新役員に提出し、更新等のサポートを行う。

管理会社は管理組合の代理人として、管理組合のために、「維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」を含めて契約しているのです。自社が行う場合に限り、「維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」をするのではありません。

詳細なご回答有難う御座いました。

”管理会社は管理組合の代理人として、管理組合のために、「維持又は修繕に関する企画又は実施の調整」を含めて契約しているのです。”

ここが全てと思います。ご回答に記載されている様に、組合が直発注の場合でも、管理会社が「お世話をする」仕様を盛り込む様にすれば良いと感じました。

すが様

追加で質問させて下さい。

管理組合が大規模修繕業者を直発注した場合は、管理会社がお世話をする仕組みにしないのが一般的なのでしょうか?

すが様が最後の方でコメントされた「ちなみに、当サイト主催者が管理組合に提案している仕様書の当該部分には下記の記述があります。 」を拝見すると、「② ①で定める乙の業務には、計画修繕工事、大規模修繕工事および火災等の偶発的事故による復旧、改良等の工事を含まないものとする。 」と大規模修繕工事を除外しています。工事規模に関係なく、管理会社がお世話をする仕組みにしたいのですが。

管理会社がお世話をする仕組みにする場合は、上文を「② ①で定める乙の業務には、火災等の偶発的事故による復旧、改良等の工事を含まないものとする。 」と、管理組合の要求に応じて書き換えれば良いと考えます。

以上、宜しくお願い致します。

大規模修繕工事、地震や台風等の大規模な災害復旧工事(小規模な破損は除きます)の企画又は調停までを含めて契約することは通常ありません。これらの費用(被害・劣化調査、修復設計、積算、業者選定、契約、工事監理、検査・検収、瑕疵補修など)は通常の維持管理に要する毎月の費用と比べれば数ヵ月分もしくはそれ以上にも相当する多額な費用です。一方管理業務の委託は通常1年契約がほとんどです。10年以上の周期で行われる大規模修繕工事やいつ起きるかわからない大規模災害復旧工事の費用を短期間の管理業務委託費に含めて契約するとなると管理組合、管理会社双方にとって現実的ではないと思います。
国や自治体が発注するPFI事業では、公共事業を民間事業者が設計、建設、運営、修繕を含む維持管理を一括して数年~数十年の長期スパンで請け負う事例が多数あります。長期の物価変動は物価指数で自動的にスライドする契約とし、必要な修繕を含めた維持管理を大規模修繕費用を含めて発注する事例があるのです。双方からの途中解約には相応の違約金を予定し、原則解約できない契約です。この場合でも、天災等による不可抗力といえる事態は発注者のリスク(負担)で復旧することが通例です。
組合員初心者さんのマンションでこれを実現するなら、物価スライド条項付きの例えば30年の解約違約条項付きの長期契約とし、契約期間中の大規模修繕を15年目と契約終了時の30年目に2回行うことを約した契約を締結するといった合意が、管理組合と管理会社双方で成り立てば夢ではないと思います。これが実現できればライフサイクルコストは大幅に縮減できますし、期間中の修繕に関する議論は管理組合としては不要となります。実は協議や合意形成のための時間とコストがかからないことが管理組合、管理会社双方にとっての最大のメリットです。

すが様

早速のご回答有難う御座いました。

大規模修繕工事を管理組合が業者へ直発注した場合は、業者とのやり取りは管理組合が行うのが一般的だと言うことが分かりました。

私のところは、エレベーター、機械式駐車場、保険、植栽を組合直の契約にしています。
と言って理事会が何かするということは全くありません。
エレベーターや機械式駐車場の点検日は業者が連絡を管理員室あてにくれますから、管理員さんがそれを掲示してくれています。
報告書も管理員室に提出されています。
故障などの時の手配も管理会社が全部やってくれます。
当然請求書も管理会社に送られるし、支払いも管理会社がやってくれます。
管理会社委託と全く変わりありません。
このくらいの手間を「自分のところには関係ないから」と嫌がる管理会社は、その程度の管理会社だということではないでしょうか。
なお、保険は内容が一緒でしたらどこの代理店を使っても保険金額は変わりません。
問題は事故があった後の対応ですね。
大手の管理会社で、面倒なのか何かわかりませんが、保険請求をほとんどしてくれないというところがあると聞きました。
委託契約書の内容は特に変わっているところはないと思います。

cocoa様

ご回答有難う御座います。

管理組合が直発注の場合、管理会社が対応しないものと気にしてましたが、安心しました。

cocoa様の委託契約書の内容は特に変わっているところはないとの事なので、おそらく別表第1-1(3)三の項、すなわち
「乙(管理会社)は、甲(管理組合)が本マンションの維持または修繕(大規模修繕を除く修繕又は保守点検等)を外注により乙以外の業者に行わせる場合の見積書の受理、発注補助、実施の確認を行う。」
が記載されていると思われます。

自マンションの委託契約書を再確認してみます。

有難う御座いました。

管理組合が業者へ直発注する場合は全て管理組合で対応する覚悟が必要ですよ。

a)管理組合の理事が業者へ依頼する?
⇨当然です。


b)作業日のマンション連絡は、管理会社に依頼して、作業日案内を出してもらう?
⇨その程度は管理会社がやってくれるでしょう。

c)作業日当日の立会は誰? 理事、管理員?
⇨基本的には理事ですが、管理会社がOKなら管理員でも。

d)不具合発生時は、業者連絡先は管理組合に開示しているので、不具合を発見した管理組合員が業者へ連絡?それとも理事が連絡?
⇨基本的には修繕担当理事が連絡するものです。

上記の様な手間暇を考えれば、理事会に負担がかかるだけなので管理会社に任せた方が無難ですよ。

ご回答有難う御座いました。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で役割分担を明確にしておけば、負担についても問題無いと思います。

築36年49戸大手管理会社マンション管理員です。
当マンションは定期的な設備点検作業は約10件あり、そのうち半数を「直」としています。
管理会社の管理権限(管理責任)には諸説あるとお伺いしておりますが、こちらでは直接ご質問にお答えしようと思います。

(1) 管理委託契約の記載例
平成28年に当該契約の変更が行われました。
変更部分は管理員業務、5つの区分のうち、「(3)立会業務」です。
平成27年以前 ア.外注業者の業務着手、実施の立会

平成28年以降 ア.管理組合直接契約業者(弊社協力業者を含む)の業務実施指示・立ち合い・理事長への報告
変更部分はこの一文のみです。(原文のまま)

(2)点検の実際の流れ
① 【発注】年間計画(月毎)に基づき、年初に管理組合が発注します。管理会社は関与しません。
② 【日程調整】業者から期初計画に基づいて計画を立て、管理員室にFAXが入り、殆どの場合管理員が適否の判断をします。
③ 【告知】業者が告知文の作成が難しい場合は管理員が作成し、掲示します。
④ 【立ち会い】管理員が立ち会い、現認します。立ち合いの目的は点検が「仕様書」通りに行われているかどうかの確認が主です。しかしエレベーター点検のように電子機器が主な場合、管理員はどうなのかは判りません。
⑤ 【報告】請負契約ですので正式な報告は点検業者から管理組合理事長への書面での報告書によります。重要な場合や緊急の場合は管理員が「仮に」理事長に報告します。重要かどうかは検査員に直接対話したり現認していなければ解りません。
⑥ 【支払い】点検終了時に業者から「請求書」を頂きます。その請求書に理事長が記名・捺印したものを管理組合の営業担当に送付し、支払い手続きを進めます。

(3)その他
① 上述は管理組合が発注し、経費が発生する場合です。しかし電気やガスのように、事業者が共有部分について数年おきに無償点検されている場合があります。これらについても抜かりなく管理員に立ち合いと報告をさせることが必須です。当方でも10年前の報告漏れがあり、対応に苦慮致しました。
② また、点検作業以外の単発の業務発注の場合、「直」の業者さんは管理会社段階で殆ど見積もり対象から外されます。管理会社の実績にならないからです。
僅差で価格を知っていた(知らされていた)業者へ「何も知らない理事長」が「3,000円安いから」ということで判を押して落札します。あおりを食うのが次期理事長や見積者、管理員です。そして「利益相反」が起こります。このことは「直」の好ましくない一面と言えます。理事長の見積書の解読力が必須です。

(2)点検の実際の流れの中で⑥【支払い】、記名・捺印したものを「管理組合の営業担当に送付し」は「管理会社の営業担当に送付し」の間違いです。スミマセン。

ご回答有難う御座いました。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で明確にしておく必要があると思いました。

まず理事会で担当理事を決め、当該担当理事がやり易くするにはどう有るべきかを理事会で決めておいた上で、管理会社と委託契約内容を交渉するということになります。内容は個々の管理組合の事情によります。管理会社は、これらの工事等で通常10から20%、或いはそれ以上の利益を取っているので、基本的には嫌がるでしょう。管理組合は、管理会社に頼るようなことはやめて主体に取り組むべきではないかと思います。

ご回答有難う御座いました。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で役割分担を明確にしておく必要があると思います。

私は今後管理組合直契約に関しては責任を持たないみたいな委託契約になってくるのではないかと思っています。管理会社は通さないけど対応はきちんとしろというのは虫が良すぎますしね。

ご回答有難う御座いました。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で役割分担を明確にしておけば、虫が良すぎるという事は無いと考えます。

管理組合が直発注した場合の対応は、管理会社との契約で役割分担を明確にしておけば、虫が良すぎるという事は無いと考えます。
→管理会社の立場に立って考えたら今後「お金がもらえないことには関わらない」というように役割分担を明確にすることは十分考えられるとは思います。

回答がありません。