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理事会傍聴制度について

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

マンション管理士に相談しましたら以下の回答がきました。
実際に情報漏洩禁止の誓約書を書かせているところはあるのでしょうか。

もし理事会傍聴制度を導入するという事であれば、
傍聴希望者を申込制にして、その際に情報漏洩禁止の誓約書を
取るという方法が良いかと思います。

なお、議長の指示に従うという規定の前に、
あくまで傍聴ですので、発言は許されないという前提も含めて、
誓約書に記載しておく方が無難と考えます。
理事会が混乱して議事が進まなくなるリスクヘッジとお考え下さい。

みんなの回答

senさん、

傍聴制度はおやめになる事をお勧めします。

貴方の相談は「組合員は皆善意を持った普通の人」だとの前提のようですが、悪意を持った住民も普通にいます。
さらに異常者や正常との狭間の住人もいたり、高齢化で異常になってしまったが本人はそれに気づいていない住人もおります。

そちらは築40年ほどなのでかなり高齢化が進んでいるので、モンスタークレーマーの出現率が高くなっています。
傍聴したいほど理事会運営に関心があるなら自分が理事になれば良いのです。
そうしないで傍聴するだけの人は責任は負いたくないが何か文句は言いたい、あるいは自分の欲求を他人の労力で実現したいずるい人間です。 
そういう面があると思うべきです。

参考に「モンスター住民」のリンクを張っておきます。
https://www.itmedia.co.jp/business/articles/1907/12/news029.html

理事会では管理費の滞納や住人による犯罪的な行為や犯罪被害まで議論されますが、理事にだって知られたくない問題を一般組合員が知ってしまう事になります。
 
管理費が払えない部屋の懐事情を知ってしまいます。

実例ですが、別れた相手の男が押しかけて部屋に侵入しようとした事件では、110番されその男が逮捕された事がありました。 
共用部が破損したので理事会にも報告されました。 
その部屋の娘の交友関係と男選びの失敗までが傍聴者の知ることになります。

それでもかまわないのですか?

守秘義務があってもこういった話は家族には話してしまうでしょう。
これを伝え聞いた家族は近所の誰かに話してしまうと可能性があります。
家族には守秘義務は課していません! 

それでも他の組合員の賛同を得られますか?

理事会にはこういったリスク管理の責任もありますが、リスク管理は性悪説で行う事柄です。

よ~く考えてみて下さい。

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A氏の意見
傍聴を許したことで、多くの同士と共に傍聴して、議長の注意を無視してヤジを飛ばす。発言する理事をにらみつける、閲覧のみとして開示した会議資料を強引に持ち帰る等で理事会が混乱した事例を知っています。
後で調べると傍聴者の中には単なる賃借人まで含まれていたこともあります。
理事会の後、A理事はこんな理由で反対したとか、B理事はこんな発言をしたとか、議決した決定事項ならいざ知らず、その審議の過程での個人の発言までがマンション内で話題となる等の弊害も生じます。
誓約書を出させ、厳格な本人確認をおこない・・・・でもそんなことまでするなら理事会を廃止して総会ですべて決定する直接民主主義にすればと言いたくなります。

B氏の意見
「傍聴したいなら理事になってください。」との運営をしてはどうですか。理事の定員を5名以上とするのです。最低5名を選任し、理事になりたい人がいれば全員理事になってもらいましょう。
でもノイジーマイノリティーの起案する総会議案をサイレントマジョリティーの力で否定することがなかなか難しいことは認識してください。

C氏の意見
理事会が規約違反者の措置、滞納者に対する訴訟の検討といった議論をする場合、一般の組合員に必要以上の個人情報が開示されることの無いよう配慮すべきです。また、専門的な議論や相手のある交渉などは限られた理事会又は担当理事に任せることが団体の意思決定には有効です。最終的に総会で決定するのですから、理事を選任した組合員は、理事会に、総会議案の提案内容の検討や、総会決定事項の執行を付託する姿勢が望まれます。理事会も傍聴は不要との立場で運営されればと思います。

以下ご参考まで。
https://schoolformkk.com/kanri-shuzen_column/2108/
https://schoolformkk.com/kanri-shuzen_column/2288/

正直に言って、理事会傍聴制度を導入すること自体が不要だと思います。

竜巻様
お返事ありがとうございました。
不要という意見は賛成か反対か分からなかったのですが
とにかくお忙しい中返事を頂けたことに感謝いたします。

理事会傍聴制度を導入ということ自体が必要ないのかと思います。
理事会はもともと区分所有者全員では会議するのが難しいということで、何名かを代表として理事会を設置し検討していただこうということですから、その活動をオープンにするのは当然のことだと思います。
傍聴希望者がいれば拒否することのほうが変なことになるのではないでしょうか。
ただし、滞納や問題行為など、プライバシーに関することを検討する場合には席を外していただくなどの配慮も必要かと思います。
発言権についても同様で、それぞれの組合で基準を作ればいいのではないでしょうか。
ただ、傍聴そのものを制度化して誓約書を取るというのは行き過ぎかと思います。
それでしたら役員就任時に、役員の皆さんからも同様な誓約書を取られてはいかがでしょうかということにもなりませんか。
役員のには守秘義務が課せられているかもしれませんが、それも理解していない役員もいらっしゃるかもしれませんし。

誓約書にどのような意味があるのか理解できません。
必要はないと思います。

黒猫さん、ありがとうございました。
隠せば隠すほど何かがあるのではないかという疑心暗鬼が広がります。
良いうわさは広がりませんが悪い噂は尾鰭がついて広がりますから止められません。
オープンにすれば噂を聞いた人が実際に本当かどうかの判断が出来ますので
火消しに走る無駄な労力はいりません。
先日も組合員が根も葉もない噂を確かめに来ました。
理事会の前にお会いしてご不安な点を伺い説明致しましたが 表情は硬いまま
納得されずとにかく理事会に出たいと仰りました。
大規模修繕工事に関する事でしたが、今日の議題には上がっていないので話し合われないことをお話しました。
理事会に1時間ほど参加し時間がないので退席するが一言話したいというのでお話頂きました。
その結果、大規模修繕に関することは何も話されない理事会でしたが、理事会の在り方を見て
満足されたようで最後は笑ってお願いしますと去っていきました。
その他にも理事会で決定した事項について不満など噂があった場合は、すぐに書面で納得のいくような
説明をしております。
200戸以上ある大きなマンションですので今後HPで常に情報公開を図って行きたいと思います。
お忙しい中ご理解いただく返事を頂きましてことは大変有難いです。

asaka50さんとのやり取りを拝読し、senさんの管理組合では誓約書は不要と感じました。
情報が漏洩して良くない部分は、滞納者の氏名や部屋番号、悪質な規約違反者の氏名 等の個人情報かと思います。
その部分は「A氏」「B氏」という表現を使って個人が特定されないよう工夫すれば、どのような問題が起こっているのか知っていただく事は問題ないと思います。

私が監事を務める管理組合では理事会議事録を全戸配布していますが、役員でない一般組合員も(ご家族を含め)予め連絡した上で、理事会に出席し、発言も出来ます。議事録を読んだ一般組合員の奥様が積極的に相見積りを取得して参加して下さった事がありました。(職業柄、情報収集がしやすいという理由でした。)誓約書は求めていません。開かれた理事会は理想だと思います。

三毛猫さん
ありがとうございます。
悪い方をけん制する事ばかりで、マンションを良くしようと参加を希望する方にも
何か理事会を混乱させるのではないかという疑念ばかりを念頭に置いていては
折角の意欲のある方も去ってしまします。
理事は立候補すれば簡単になれます。区分所有者は平等にその権利がありますので、
マンションを良くしようという気持ちを持ってくださる方はどんどん受け入れるべきですし
理事会は仲良し会ではありませんので、議論は飛び交うことは当たり前です。
それこそが皆さんが求める理事会運営であると思います。
しっかり意見を出し合っている理事会こそ安心できることは、公開してみて頂けたら一目瞭然であると思います。
三毛猫さんのマンションの様に一般組合の方からも見積りが寄せられることは素晴らしいですね。
私が理想とする理事会運営です。みんなでマンションをよくしようとする気持ちが出来ていますね。
一握りの心ない方を考えるよりも、多くの良識ある方々のために理事会はどうあるべきかを考える
事の方が大切であると思います。

区分所有法等からも理事会傍聴制度を導入する必要はないと思いますが、何故そこまでして理事会傍聴制度を導入しようとされているのですか?

理事会では、個人情報、プライバシー等にかかわる微妙な問題も討議されますので、プライバシー保護の観点から誓約書を書かせればよいというものではありません。

上記のリスクを考えれば、理事会傍聴制度は導入せず、議事録を開示するだけにした方がよいのではと思います。

ありがとうございました。
現在オブザーバー制を導入し必要があれば意見も言うことが出来る風通しの良い理事会です。提案箱には苦情、意見、だけではなくお褒めの言葉もいただいております。理事会と組合員の距離を縮めることによって、理事会は区分所有者の為にあることが感じ取れます。理事会の見える化と組合員の意見を反映できる理事会は安心と信頼が得られます。理事会はマンションをよくするために行っているものですので関心をもってもらえるような工夫をしながら議事録も作成しています。例えばルールを守って頂くことへの注意も文字だけですと威圧的ですのでイラストで表示したりしています。又意欲のある方が委員として理事会のサポートをしています。委員会と担当理事が連携を図り活動しています。委員の希望があれば理事会にも参加して報告なども行っています。現実には理事会で個人情報プライバシーにかかわる問題を話し合うことは殆どありません。その時だけ退出して頂けば良いように思います。現状を維持したいので、本当に誓約書が必要であるかを伺いたかったのです。

理事会傍聴制度を導入ということ自体が必要ないのかと思います。
理事会はもともと区分所有者全員では会議するのが難しいということで、何名かを代表として理事会を設置し検討していただこうということですから、その活動をオープンにするのは当然のことだと思います。
傍聴希望者がいれば拒否することのほうが変なことになるのではないでしょうか。
ただし、滞納や問題行為など、プライバシーに関することを検討する場合には席を外していただくなどの配慮も必要かと思います。
発言権についても同様で、それぞれの組合で基準を作ればいいのではないでしょうか。
ただ、傍聴そのものを制度化して誓約書を取るというのは行き過ぎかと思います。
それでしたら役員就任時に、役員の皆さんからも同様な誓約書を取られてはいかがでしょうかということにもなりませんか。
役員のには守秘義務が課せられているかもしれませんが、それも理解していない役員もいらっしゃるかもしれませんし。

誓約書にどのような意味があるのか理解できません。
必要はないと思います。

黒猫さん、ありがとうございました。
隠せば隠すほど何かがあるのではないかという疑心暗鬼が広がります。
良いうわさは広がりませんが悪い噂は尾鰭がついて広がりますから止められません。
オープンにすれば噂を聞いた人が実際に本当かどうかの判断が出来ますので
火消しに走る無駄な労力はいりません。
先日も組合員が根も葉もない噂を確かめに来ました。
理事会の前にお会いしてご不安な点を伺い説明致しましたが 表情は硬いまま
納得されずとにかく理事会に出たいと仰りました。
大規模修繕工事に関する事でしたが、今日の議題には上がっていないので話し合われないことをお話しました。
理事会に1時間ほど参加し時間がないので退席するが一言話したいというのでお話頂きました。
その結果、大規模修繕に関することは何も話されない理事会でしたが、理事会の在り方を見て
満足されたようで最後は笑ってお願いしますと去っていきました。
その他にも理事会で決定した事項について不満など噂があった場合は、すぐに書面で納得のいくような
説明をしております。
200戸以上ある大きなマンションですので今後HPで常に情報公開を図って行きたいと思います。
お忙しい中ご理解いただく返事を頂きましてことは大変有難いです。

区分所有法等からも理事会傍聴制度を導入する必要はないと思いますが、何故そこまでして理事会傍聴制度を導入しようとされているのですか?

理事会では、個人情報、プライバシー等にかかわる微妙な問題も討議されますので、プライバシー保護の観点から誓約書を書かせればよいというものではありません。

上記のリスクを考えれば、理事会傍聴制度は導入せず、議事録を開示するだけにした方がよいのではと思います。

ありがとうございました。
現在オブザーバー制を導入し必要があれば意見も言うことが出来る風通しの良い理事会です。提案箱には苦情、意見、だけではなくお褒めの言葉もいただいております。理事会と組合員の距離を縮めることによって、理事会は区分所有者の為にあることが感じ取れます。理事会の見える化と組合員の意見を反映できる理事会は安心と信頼が得られます。理事会はマンションをよくするために行っているものですので関心をもってもらえるような工夫をしながら議事録も作成しています。例えばルールを守って頂くことへの注意も文字だけですと威圧的ですのでイラストで表示したりしています。又意欲のある方が委員として理事会のサポートをしています。委員会と担当理事が連携を図り活動しています。委員の希望があれば理事会にも参加して報告なども行っています。現実には理事会で個人情報プライバシーにかかわる問題を話し合うことは殆どありません。その時だけ退出して頂けば良いように思います。現状を維持したいので、本当に誓約書が必要であるかを伺いたかったのです。

asaka50さんとのやり取りを拝読し、senさんの管理組合では誓約書は不要と感じました。
情報が漏洩して良くない部分は、滞納者の氏名や部屋番号、悪質な規約違反者の氏名 等の個人情報かと思います。
その部分は「A氏」「B氏」という表現を使って個人が特定されないよう工夫すれば、どのような問題が起こっているのか知っていただく事は問題ないと思います。

私が監事を務める管理組合では理事会議事録を全戸配布していますが、役員でない一般組合員も(ご家族を含め)予め連絡した上で、理事会に出席し、発言も出来ます。議事録を読んだ一般組合員の奥様が積極的に相見積りを取得して参加して下さった事がありました。(職業柄、情報収集がしやすいという理由でした。)誓約書は求めていません。開かれた理事会は理想だと思います。

三毛猫さん
ありがとうございます。
悪い方をけん制する事ばかりで、マンションを良くしようと参加を希望する方にも
何か理事会を混乱させるのではないかという疑念ばかりを念頭に置いていては
折角の意欲のある方も去ってしまします。
理事は立候補すれば簡単になれます。区分所有者は平等にその権利がありますので、
マンションを良くしようという気持ちを持ってくださる方はどんどん受け入れるべきですし
理事会は仲良し会ではありませんので、議論は飛び交うことは当たり前です。
それこそが皆さんが求める理事会運営であると思います。
しっかり意見を出し合っている理事会こそ安心できることは、公開してみて頂けたら一目瞭然であると思います。
三毛猫さんのマンションの様に一般組合の方からも見積りが寄せられることは素晴らしいですね。
私が理想とする理事会運営です。みんなでマンションをよくしようとする気持ちが出来ていますね。
一握りの心ない方を考えるよりも、多くの良識ある方々のために理事会はどうあるべきかを考える
事の方が大切であると思います。

正直に言って、理事会傍聴制度を導入すること自体が不要だと思います。

竜巻様
お返事ありがとうございました。
不要という意見は賛成か反対か分からなかったのですが
とにかくお忙しい中返事を頂けたことに感謝いたします。

A氏の意見
傍聴を許したことで、多くの同士と共に傍聴して、議長の注意を無視してヤジを飛ばす。発言する理事をにらみつける、閲覧のみとして開示した会議資料を強引に持ち帰る等で理事会が混乱した事例を知っています。
後で調べると傍聴者の中には単なる賃借人まで含まれていたこともあります。
理事会の後、A理事はこんな理由で反対したとか、B理事はこんな発言をしたとか、議決した決定事項ならいざ知らず、その審議の過程での個人の発言までがマンション内で話題となる等の弊害も生じます。
誓約書を出させ、厳格な本人確認をおこない・・・・でもそんなことまでするなら理事会を廃止して総会ですべて決定する直接民主主義にすればと言いたくなります。

B氏の意見
「傍聴したいなら理事になってください。」との運営をしてはどうですか。理事の定員を5名以上とするのです。最低5名を選任し、理事になりたい人がいれば全員理事になってもらいましょう。
でもノイジーマイノリティーの起案する総会議案をサイレントマジョリティーの力で否定することがなかなか難しいことは認識してください。

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理事会が規約違反者の措置、滞納者に対する訴訟の検討といった議論をする場合、一般の組合員に必要以上の個人情報が開示されることの無いよう配慮すべきです。また、専門的な議論や相手のある交渉などは限られた理事会又は担当理事に任せることが団体の意思決定には有効です。最終的に総会で決定するのですから、理事を選任した組合員は、理事会に、総会議案の提案内容の検討や、総会決定事項の執行を付託する姿勢が望まれます。理事会も傍聴は不要との立場で運営されればと思います。

以下ご参考まで。
https://schoolformkk.com/kanri-shuzen_column/2108/
https://schoolformkk.com/kanri-shuzen_column/2288/

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傍聴制度はおやめになる事をお勧めします。

貴方の相談は「組合員は皆善意を持った普通の人」だとの前提のようですが、悪意を持った住民も普通にいます。
さらに異常者や正常との狭間の住人もいたり、高齢化で異常になってしまったが本人はそれに気づいていない住人もおります。

そちらは築40年ほどなのでかなり高齢化が進んでいるので、モンスタークレーマーの出現率が高くなっています。
傍聴したいほど理事会運営に関心があるなら自分が理事になれば良いのです。
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そういう面があると思うべきです。

参考に「モンスター住民」のリンクを張っておきます。
https://www.itmedia.co.jp/business/articles/1907/12/news029.html

理事会では管理費の滞納や住人による犯罪的な行為や犯罪被害まで議論されますが、理事にだって知られたくない問題を一般組合員が知ってしまう事になります。
 
管理費が払えない部屋の懐事情を知ってしまいます。

実例ですが、別れた相手の男が押しかけて部屋に侵入しようとした事件では、110番されその男が逮捕された事がありました。 
共用部が破損したので理事会にも報告されました。 
その部屋の娘の交友関係と男選びの失敗までが傍聴者の知ることになります。

それでもかまわないのですか?

守秘義務があってもこういった話は家族には話してしまうでしょう。
これを伝え聞いた家族は近所の誰かに話してしまうと可能性があります。
家族には守秘義務は課していません! 

それでも他の組合員の賛同を得られますか?

理事会にはこういったリスク管理の責任もありますが、リスク管理は性悪説で行う事柄です。

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