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総会での採決について

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

【背景】
総会では、議決権行使書(毎回機械的に賛成とされる方々が多い)、委任状(議長である理事長への委任が多い)などがあるため、理事長の意向が強く反映され、総会に議案として取り上げられた時点で決定してしまうという構造的な問題があるように思いました。
過去の質問・回答の中で、委任状の取り扱いは多数意見に従うというものもありましたが、採決を行うことへの制限をかけ、採決が行われなかった議案については差戻しの意味合いを設けることも一つの手段かと考えています。
【質問内容】
そこで
「議決行使書または委任状を提出した組合員除く出席組合員の過半数が認めた場合に議長は裁決を行うことが出来る」(すなわち物理的に出席している組合員の過半数が認めた場合に採決を行うことが出来る;規約上、出席組合員に物理的に出席している組合員、議決権行使書と委任状を提出している組合員が含まれるために少し持って回った言い回しになっています)
といった文言を規約に盛り込むことを考えています。この様な文言の妥当性と実効性について皆様のご意見をいただければと考えております。
よろしくお願いいたします。

追記です
過去に暴君理事長が現れまして、ロビーに高級絨毯、応接セット導入の議案がでました。総会当日、怒鳴りあい(議論ではなく)の末、俺には行使書と委任状があるんだと採決し決議に至りました。その後多くの組合員からおかしいとの声が上がり、さすがに実施されませんでした(総会外で総会決議無効となってるのでこれも問題ですが、問題だとの指摘は一切ありませんでした)。このように、意識が低く「機械的な」行使書と委任状が蔓延している組合です。
現理事会で意識を高める努力もしましたが変わる兆しもありません。並行して、将来、暴君理事長の再来に備えるための仕組みが必要という議論が始まりました。
総会でこの「総会での採決に入る条件を定める議案」が提起されたら、いつも通りの行使書と委任状による賛成多数でまず間違いなく決議されます。その場合、いつも行使書を提出している方々が、「自分たちの議決権」の行使について当日出席している人たちに任せたいと意思表示であると考えたのですが。
国会を見ていても採決は十分な議論が尽くされた後に行われる(もしくは行われるべき)ものであり、その「十分な議論が尽くされた」判断基準のみが示されていると解釈できないでしょうか?

みんなの回答

区分所有法で「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」と明記されており、それを無視して総会で可決されても法的には無効です。

この様なご質問は「公序良俗に反している」レベルではなく、完全な法令違反ですので、管理会社に相談された方がよいと思います。

seiseiさんは規約を「議決行使書または委任状を提出した組合員除く出席組合員の過半数が認めた場合に議長は裁決を行うことが出来る」と変更することが有効かとの質問ですね。
議決権行使書や委任状の意志を理事長が恣意的に制限するように受け止められての反対意見も多いようです。
標準管理規約の第47条を以下のとおり改訂するとしてはどうでしょうか。

原文
第47条 総会の会議は、前条第1項に定める議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。
2 総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する。
(第3項以下は特別決議であり、これにご提案の趣旨の制限を加えることは認められませんので割愛します)

改定案
第47条 総会の会議は、前条第1項に定める議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。
2 総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数並びに委任状及び書面による議決権行使を除く現に出席する組合員の過半数で決す。

本規約改定が組合員及び議決権のそれぞれ4分の3の多数で決せられれば、以後の総会において、現に出席する組合員の過半数で議案の拒否権が発動されるという運用が原則認められると私は支持します。
しかしながら、極端な例ですが、100戸のマンションで委任状と議決権行使書で90名が賛成を表明し、2名の現出席しかいない場合。(8名が無断欠席)1名が反対すれば議案は承認されないとなります。
これを「公序良俗に反しているため当該規約の変更自体無効だ」として訴えを提起される可能性までは否定できない思います。
よって「原則」認められると回答しました。もう一工夫が必要ではないかと思います。ただ工夫すればするほど条文は難解になるという弊害も生じます。
小手先のテクニックですが、議決権行使書と委任状のそれぞれに「総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数及び委任状及び書面による議決権行使を除く現に出席する組合員の過半数で決することを確認の上、本書面を提出します。」と記載することも考えられますが、これとて完璧ではありません。当該記載事項の無い私製の書面が提出されれば、これを無効とは扱えないからです。

以前別の質問回答で紹介した、「議長が委任状の議決権を現出席組合員の多数意見に従い行使する」とし、議決権行使書の書式をあえて提示せず、現出席又は代理人による出席を誘導するといった運用は、有効で思慮深いものと思います。

以下の事例紹介をご参考にしてください。
https://schoolformkk.com/kanri-shuzen_column/2108/

2019年8月18日加筆
区分所有法で書面又は代理人によって行使できるとする議決権に制約を加えることにつながる規約改正は無効との意見を拝見し、上記の適法に改正できるとした意見を撤回します。現出席に加え、書面又は代理人によって行使した議決権を同列に扱い、その上で議決要件を緩和することは適法です。議決要件に現出席者の過半数の賛成との要件を付すことで、結果的に代理人と書面での議決行使を現出席者の議決行使より軽んじて区別して議決することとなるのは許されないと思います。よって私の提案した規約改正こそ法の趣旨に照らして違法であると思います。
しかしながら、現出席の組合員の大多数が反対意見を述べる中、過半数の委任状を手にした議長が、賛成の議決を行使することをためらい、議長の権限で議案の審議を取り止め、理事会に差し戻すことは許されると思います。これを規約として規定する質問者の提案が違法と言えるかは依然として疑問です。議長に議案を採決する権利も、審議しないとする権利もあるとして、その判断を現出席者の過半数の同意に委ねることは、書面での議決行使と代理人による議決行使を軽んじたことにならないとの判断ができると思います。
このレベルの判断は、個々の管理組合が判断すべきであり、4分の3の多数で規約変更がなされた場合には、尊重されるべきと思います。
最後まで残る疑問は、先に上げた召集の現出席者の過半の反対があった場合の公序良俗に反するので無効ではないかとの問題です。
現出席者が議決権総数の過半数なら有効と思いますが、どこまで有効とするかはこれも個々の管理組合が判断すべきであり、たとえば「議長は議決に先立ち現出席者に当該議案の議決を行うか否かの判断を求め、議決権総数の2割以上の現出席者がある中、その過半数が反対した場合、議長は当該議案を廃案とする。」とするとの規約を4分の3の多数で設定したとすれば、有効と思います。


心中はお察ししますが、回答・意見させていただきます。

区分所有法第三九条二項にて「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」と、総会会場に来ることが出来なくとも、平等に議決権を行使できるよう権利が守られていますので、ご相談の規約変更に妥当性はありません。議案上程して採決されたとしても無効です。

また、議案内容はどうであれ、「総会決議を勝手に無効としてしまう方々」がいることが大問題です(次期役員だとしても当然ダメ、声があがらなくともダメなものはダメです)。
もしかしたらですが、他の組合員からすると「総会決議を勝手に無効としてしまう方々」の方がよほど暴挙を働いている輩と見ているかもしれません…
実際に、機械的に賛成に丸を付けている方もいるのでしょうが、中には、高価であれロビーへの応接セットにあこがれていたので大賛成として議決権を行使した方がいたかもしれません。その方からすると相当に酷い話しでしょう。

規約変更の議案を上程するのであれば、まずは管理規約を守るようにされた方が良いと思います。

ご回答ありがとうございました。
そうなんですよね、総会決議を勝手に無効としてしまっていたことは本当に驚きでした。規約違反だし、訴訟が起これば、当時の理事会メンバーは負けることは間違いないので。言っては何なんですが、そんな「なぁなぁ」の管理組合なんです。理事会で決まれば、何でもOKみたいな。
ただ、その後の総会や理事会で、この決議された議案が実行されていないことが話題になっても、皆の反応は、「あの理事長だったからね」と理事長を問題視していました。なにせ、「おれに500万円使わせろ、そうしたら立派な組合にしてみせる」と意味不明なことを言われる理事長でしたので。
そんな「なぁなぁ」な管理組合だからこそ、暴君理事長の出現とその理事長の暴走が心配なんです。これは、追記にも書きましたが、これは、単に総会の進行上の手続きについての議案であって、議決権の行使を妨げているものではありません。
こうは考えられないでしょうか?時間切れで質疑応答さえできなかった議案はどういった扱いになるのでしょうか?質疑応答さえされていない議案についても、過半数なり2/3なりの賛成ならびに委任状が集まれば議決されてしまうということでしょうか?それでは、議決権行使書を出さずに総会に出席している組合員の意見が反映されません。また、書面による総会の開催について制限を加えている区分所有法第45条の明白な違反になりませんか?区分所有法のこの条項は賛成多数とわかっている議案についても議論が必要だということから規定されているものですよね。すでに行使書と委任状という書面での意思表示だけで決まってしまう方が問題で、繰り返しになりますが、その問題が発生しないように総会の進行の手続きを定めているだけだと解釈できませんか?

大変だとは思いますが…

時間切れであれば採決を諮れないと思います。
決議の成立要件に「質疑応答の有無」「討論」は含まれません。
総会会場に来られている方の意見は、それぞれの議案の賛否で表することができます。
第45条違反にはなりません。第45条は「法律又は規約により集会において決議をすべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる。」とあるだけです。主旨はおっしゃる通りとも思えますが「質疑応答の有無」「討論の必要性」に言及はありません。

個人的には、質問者様が役員に立候補されてはどうかと思います。
輪番等にて選任された役員が理事長となっても、暴走しないよう理事会にてしっかり制御するしかないと思います。

お返事ありがとうございました。
そうなんですよね、大事な時期には立候補しようと思っています。たとえば、大規模修繕の前とか。ただ、毎回毎回理事になるというのは、それも少し違うような気がしています。基本的に持ち回りでみなが組合を支えていくという精神からして。
第45条なのですが、「全員の承諾」がキーポイントだと思っています。全員の同意があって初めて議論がなしで書面でよいと言っていますよね。すなわち全員の同意がない限りは、議論無く決議できないように制限を加えていることだと。これは現実では起こりづらい、強い制限です。であれば、議論がなされていない状況においては議論が不十分で採決は出来ないとすることを許容していると解釈できると考えたわけです。そうですね、明白な違反とは少し言い過ぎですね。的確なご指摘ありがとうございました。

改善するなら、議案毎に議決権投票が可能なようにすることを目指したらいかがでしょうか。

賛成
反対
理事長に委任
いずれかに○

のように。

コメントありがとうございました。現在も議案ごとの議決権の行使となっています。ただ、ほぼすべての行使書において、すべての議案に賛成に〇が並んでいる状況なので、一度議案にあげらえるとほぼ自動的に決議されてしまうんですよね。暴君理事長の場合は、理事会も機能していなかったので、総会当日の議論が最後の砦となっているという発想でこのような議論になっています。

追記を拝読し、「暴君理事長には理事会がブレーキをかけたら良い。」と感じました。
上程する総会議案を決めるのは理事会であって、理事長ではありません。理事会の多数決で反対が多ければ理事長といえども議案を総会に上程できません。
総会に上がってから差し戻すのではなく、不適切な議案は理事会の段階でブロックすべき問題です。
暴君理事長を野放しにしている理事会役員さんにもっと頑張って貰いましょう。

もう一つの解決方法として、「委任状を廃止する」ことが考えられます。
欠席する人は必ず「議決権行使書」で意思表示してもらう方法です。これなら委任が理事長に集中することなく、且つ欠席者の意思表示を無駄にしないので法的に問題ないと思います。

ご回答ありがとうございました。理事会というのは会社組織ではないので、会社のようなヒエラルキーは存在しないと思っていました。ところが、日本人が長と名の付く人に弱いからなのか、驚いたことに理事長が言うことに従ってしまったのですよね、過去の暴君理事長の際は。なので、そういった意味では理事会も機能していなかったんですよね、、、泣。でも、それはそれで必要なことなので、意識高く持っていただくようにします。
委任状の廃止ですか、、、ほかの方へのお返事にも書いたのですが委任状は約5割ありまして、、、さらに、「機械的な行使書」も多く、、、これらについては意識たかめることを継続的に行っていかないといけないですね、、、

上下関係ではない平等の立場の管理組合員の間で「長」に不和雷同する必要なんて無いのに…。
私が理事長就任時には、他の役員さんからマズイところの指摘を受けて度々軌道修正をしましたが、誤りを正し、時には叱って下さった事にとても感謝していますけどね…。
なぜ理事が複数いるのか?なぜ監事がいるのか?それぞれの存在理由を自覚して頑張ってくださいませ。

ありがとうございます。こちらのマンションには、迷惑行為を繰り返す組合員、いろいろなことに首を突っ込むクレーマー、暴君となる人など、いろいろな方がいらっしゃいます。100戸弱のマンションなので、「500戸とかの大きなマンションになるともっと大変なんだろうなぁ。」と考え、頑張ろうと思うようにしていますが、時々もう勝手にしてと思ってしまうことも。
頑張ります。

議決権行使書や委任状を提出した組合員の意思を無視するもので違法です。

ご回答ありがとうございます。こういうお返事を書くと、いただいたご回答に対する不快感を表しているととらえられることがありますが、そういったものでは全くないので、その点だけご留意いただきたいのですが、、、
違反しているのは区分所有法でしょうか?それとも他の法律でしょうか?

出席組合員で決めることができるのは、議事の進行に関わる事項のみです。提示された規約案はその範囲を超えるものと思われます。議長一任の委任状の多さが問題のようです。まずは、総会の実出席者及び議決権行為書を増やす努力をすべきではないでしょうか。当該の規約案は議決権行為書を提出した組合員の意思を無視することになり得ます。

そうなんです、委任状の多さとともに、ほかの方へのお返事でも書かせていただきましたが、「機械的な」賛成の議決権行使書の多さが問題の主原因です。これについては、現理事会は理事会で議論されている専有部分給排水・給湯管の修繕の内容について説明会を開催しても、出席者は役員を除くと全体の10%程度しかなく、組合運営についての意識は低いです。この点については、まわりの組合員に対して声がけをしたり、総会で議論される内容を一戸当たりになおすと150万円の議論をしているとか、いろいろと手を打っても出席率は低いままでした。よって、そのような努力では、改善されないという議論の結果です。ほかの方へのお返事でも書きましたが、この議案は提出されれば多分議決されます。それは、議決権行使書を提出している方々自身が、物理的に出席している組合員に採決の可否を委任したとみなすことはできないでしょうか?

それは横暴のように思います。
議決権行使書については明確に意思を表しているものです。
組合員の権利を奪うことになってしまいます。
裁決を行わないということを選ぶのは、議案そのものに瑕疵があった場合になると思います。
瑕疵ではなく、単に気に入らないから採決しないということになったら民主主義にも反することだと思います。

コメントありがとうございました。そうですね、行使書に書かれた意思を無視しているという点についても、現理事会で議論されました。現在、総会での議決権は、出席者10%、議決権行使書40%、委任状50%程度です。ただ、一人一人の今までの状況を確認してみますと、約8割のかたはここ5年間総会に出席されたことはなく、議決権を行使される方のうち90%以上(全体の4割弱)は5年間一度も反対も意見もなかった方々でした。これは過去の議案がよほど合理的であったか、議決権行使書を提出される方が機械的に賛成を投じているのか。ここから先は論理的な議論ができないところになりますが、前者の可能性はありえず、ほぼ後者であろう。であれば、機械的な賛成の議決権と委任状の多さの現状を考え、今後想定される暴君理事長に備えておくべきであろうという、理事会での議論の結果でした。気に入らないから採決しないというつもりはなく、暴君理事長が出てきた際に備えたいとの議論の結果でした。これが総会の議案として提出されれば、間違いなく「組合員の大多数の意思」で決議されるので、ある意味、民主的に決定されることではあるのですが。

「議決行使書または委任状を提出した組合員除く出席組合員の過半数が認めた場合に、議長は裁決を行うことが出来る」は無理筋です。
上記を規約に追加するということは、一部の組合員の権利を制限することになるので無効です。
管理会社に確認して下さい。

コメントありがとうございました。問題は理事長次第でどんな議案でも通ってしまう現在の組合の在り方にあって、過去には声を上げる方々からは全く支持されなかった議案が、総会での怒鳴りあいの結果、最後は「俺には委任状がある」と採決され、決議されてしまったことがありました。その議案は、結局、多くの組合員のその後の粘り強い反対の結果、実施には至りませんでした。このことも問題ですが、そもそも決議されるべき内容ではなかったと、現理事会では議論され、規約の改定について議論されています。

それは横暴のように思います。
議決権行使書については明確に意思を表しているものです。
組合員の権利を奪うことになってしまいます。
裁決を行わないということを選ぶのは、議案そのものに瑕疵があった場合になると思います。
瑕疵ではなく、単に気に入らないから採決しないということになったら民主主義にも反することだと思います。

コメントありがとうございました。そうですね、行使書に書かれた意思を無視しているという点についても、現理事会で議論されました。現在、総会での議決権は、出席者10%、議決権行使書40%、委任状50%程度です。ただ、一人一人の今までの状況を確認してみますと、約8割のかたはここ5年間総会に出席されたことはなく、議決権を行使される方のうち90%以上(全体の4割弱)は5年間一度も反対も意見もなかった方々でした。これは過去の議案がよほど合理的であったか、議決権行使書を提出される方が機械的に賛成を投じているのか。ここから先は論理的な議論ができないところになりますが、前者の可能性はありえず、ほぼ後者であろう。であれば、機械的な賛成の議決権と委任状の多さの現状を考え、今後想定される暴君理事長に備えておくべきであろうという、理事会での議論の結果でした。気に入らないから採決しないというつもりはなく、暴君理事長が出てきた際に備えたいとの議論の結果でした。これが総会の議案として提出されれば、間違いなく「組合員の大多数の意思」で決議されるので、ある意味、民主的に決定されることではあるのですが。

「議決行使書または委任状を提出した組合員除く出席組合員の過半数が認めた場合に、議長は裁決を行うことが出来る」は無理筋です。
上記を規約に追加するということは、一部の組合員の権利を制限することになるので無効です。
管理会社に確認して下さい。

コメントありがとうございました。問題は理事長次第でどんな議案でも通ってしまう現在の組合の在り方にあって、過去には声を上げる方々からは全く支持されなかった議案が、総会での怒鳴りあいの結果、最後は「俺には委任状がある」と採決され、決議されてしまったことがありました。その議案は、結局、多くの組合員のその後の粘り強い反対の結果、実施には至りませんでした。このことも問題ですが、そもそも決議されるべき内容ではなかったと、現理事会では議論され、規約の改定について議論されています。

追記を拝読し、「暴君理事長には理事会がブレーキをかけたら良い。」と感じました。
上程する総会議案を決めるのは理事会であって、理事長ではありません。理事会の多数決で反対が多ければ理事長といえども議案を総会に上程できません。
総会に上がってから差し戻すのではなく、不適切な議案は理事会の段階でブロックすべき問題です。
暴君理事長を野放しにしている理事会役員さんにもっと頑張って貰いましょう。

もう一つの解決方法として、「委任状を廃止する」ことが考えられます。
欠席する人は必ず「議決権行使書」で意思表示してもらう方法です。これなら委任が理事長に集中することなく、且つ欠席者の意思表示を無駄にしないので法的に問題ないと思います。

ご回答ありがとうございました。理事会というのは会社組織ではないので、会社のようなヒエラルキーは存在しないと思っていました。ところが、日本人が長と名の付く人に弱いからなのか、驚いたことに理事長が言うことに従ってしまったのですよね、過去の暴君理事長の際は。なので、そういった意味では理事会も機能していなかったんですよね、、、泣。でも、それはそれで必要なことなので、意識高く持っていただくようにします。
委任状の廃止ですか、、、ほかの方へのお返事にも書いたのですが委任状は約5割ありまして、、、さらに、「機械的な行使書」も多く、、、これらについては意識たかめることを継続的に行っていかないといけないですね、、、

上下関係ではない平等の立場の管理組合員の間で「長」に不和雷同する必要なんて無いのに…。
私が理事長就任時には、他の役員さんからマズイところの指摘を受けて度々軌道修正をしましたが、誤りを正し、時には叱って下さった事にとても感謝していますけどね…。
なぜ理事が複数いるのか?なぜ監事がいるのか?それぞれの存在理由を自覚して頑張ってくださいませ。

ありがとうございます。こちらのマンションには、迷惑行為を繰り返す組合員、いろいろなことに首を突っ込むクレーマー、暴君となる人など、いろいろな方がいらっしゃいます。100戸弱のマンションなので、「500戸とかの大きなマンションになるともっと大変なんだろうなぁ。」と考え、頑張ろうと思うようにしていますが、時々もう勝手にしてと思ってしまうことも。
頑張ります。

議決権行使書や委任状を提出した組合員の意思を無視するもので違法です。

ご回答ありがとうございます。こういうお返事を書くと、いただいたご回答に対する不快感を表しているととらえられることがありますが、そういったものでは全くないので、その点だけご留意いただきたいのですが、、、
違反しているのは区分所有法でしょうか?それとも他の法律でしょうか?

区分所有法で「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」と明記されており、それを無視して総会で可決されても法的には無効です。

この様なご質問は「公序良俗に反している」レベルではなく、完全な法令違反ですので、管理会社に相談された方がよいと思います。

出席組合員で決めることができるのは、議事の進行に関わる事項のみです。提示された規約案はその範囲を超えるものと思われます。議長一任の委任状の多さが問題のようです。まずは、総会の実出席者及び議決権行為書を増やす努力をすべきではないでしょうか。当該の規約案は議決権行為書を提出した組合員の意思を無視することになり得ます。

そうなんです、委任状の多さとともに、ほかの方へのお返事でも書かせていただきましたが、「機械的な」賛成の議決権行使書の多さが問題の主原因です。これについては、現理事会は理事会で議論されている専有部分給排水・給湯管の修繕の内容について説明会を開催しても、出席者は役員を除くと全体の10%程度しかなく、組合運営についての意識は低いです。この点については、まわりの組合員に対して声がけをしたり、総会で議論される内容を一戸当たりになおすと150万円の議論をしているとか、いろいろと手を打っても出席率は低いままでした。よって、そのような努力では、改善されないという議論の結果です。ほかの方へのお返事でも書きましたが、この議案は提出されれば多分議決されます。それは、議決権行使書を提出している方々自身が、物理的に出席している組合員に採決の可否を委任したとみなすことはできないでしょうか?

心中はお察ししますが、回答・意見させていただきます。

区分所有法第三九条二項にて「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」と、総会会場に来ることが出来なくとも、平等に議決権を行使できるよう権利が守られていますので、ご相談の規約変更に妥当性はありません。議案上程して採決されたとしても無効です。

また、議案内容はどうであれ、「総会決議を勝手に無効としてしまう方々」がいることが大問題です(次期役員だとしても当然ダメ、声があがらなくともダメなものはダメです)。
もしかしたらですが、他の組合員からすると「総会決議を勝手に無効としてしまう方々」の方がよほど暴挙を働いている輩と見ているかもしれません…
実際に、機械的に賛成に丸を付けている方もいるのでしょうが、中には、高価であれロビーへの応接セットにあこがれていたので大賛成として議決権を行使した方がいたかもしれません。その方からすると相当に酷い話しでしょう。

規約変更の議案を上程するのであれば、まずは管理規約を守るようにされた方が良いと思います。

ご回答ありがとうございました。
そうなんですよね、総会決議を勝手に無効としてしまっていたことは本当に驚きでした。規約違反だし、訴訟が起これば、当時の理事会メンバーは負けることは間違いないので。言っては何なんですが、そんな「なぁなぁ」の管理組合なんです。理事会で決まれば、何でもOKみたいな。
ただ、その後の総会や理事会で、この決議された議案が実行されていないことが話題になっても、皆の反応は、「あの理事長だったからね」と理事長を問題視していました。なにせ、「おれに500万円使わせろ、そうしたら立派な組合にしてみせる」と意味不明なことを言われる理事長でしたので。
そんな「なぁなぁ」な管理組合だからこそ、暴君理事長の出現とその理事長の暴走が心配なんです。これは、追記にも書きましたが、これは、単に総会の進行上の手続きについての議案であって、議決権の行使を妨げているものではありません。
こうは考えられないでしょうか?時間切れで質疑応答さえできなかった議案はどういった扱いになるのでしょうか?質疑応答さえされていない議案についても、過半数なり2/3なりの賛成ならびに委任状が集まれば議決されてしまうということでしょうか?それでは、議決権行使書を出さずに総会に出席している組合員の意見が反映されません。また、書面による総会の開催について制限を加えている区分所有法第45条の明白な違反になりませんか?区分所有法のこの条項は賛成多数とわかっている議案についても議論が必要だということから規定されているものですよね。すでに行使書と委任状という書面での意思表示だけで決まってしまう方が問題で、繰り返しになりますが、その問題が発生しないように総会の進行の手続きを定めているだけだと解釈できませんか?

大変だとは思いますが…

時間切れであれば採決を諮れないと思います。
決議の成立要件に「質疑応答の有無」「討論」は含まれません。
総会会場に来られている方の意見は、それぞれの議案の賛否で表することができます。
第45条違反にはなりません。第45条は「法律又は規約により集会において決議をすべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる。」とあるだけです。主旨はおっしゃる通りとも思えますが「質疑応答の有無」「討論の必要性」に言及はありません。

個人的には、質問者様が役員に立候補されてはどうかと思います。
輪番等にて選任された役員が理事長となっても、暴走しないよう理事会にてしっかり制御するしかないと思います。

お返事ありがとうございました。
そうなんですよね、大事な時期には立候補しようと思っています。たとえば、大規模修繕の前とか。ただ、毎回毎回理事になるというのは、それも少し違うような気がしています。基本的に持ち回りでみなが組合を支えていくという精神からして。
第45条なのですが、「全員の承諾」がキーポイントだと思っています。全員の同意があって初めて議論がなしで書面でよいと言っていますよね。すなわち全員の同意がない限りは、議論無く決議できないように制限を加えていることだと。これは現実では起こりづらい、強い制限です。であれば、議論がなされていない状況においては議論が不十分で採決は出来ないとすることを許容していると解釈できると考えたわけです。そうですね、明白な違反とは少し言い過ぎですね。的確なご指摘ありがとうございました。

seiseiさんは規約を「議決行使書または委任状を提出した組合員除く出席組合員の過半数が認めた場合に議長は裁決を行うことが出来る」と変更することが有効かとの質問ですね。
議決権行使書や委任状の意志を理事長が恣意的に制限するように受け止められての反対意見も多いようです。
標準管理規約の第47条を以下のとおり改訂するとしてはどうでしょうか。

原文
第47条 総会の会議は、前条第1項に定める議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。
2 総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する。
(第3項以下は特別決議であり、これにご提案の趣旨の制限を加えることは認められませんので割愛します)

改定案
第47条 総会の会議は、前条第1項に定める議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。
2 総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数並びに委任状及び書面による議決権行使を除く現に出席する組合員の過半数で決す。

本規約改定が組合員及び議決権のそれぞれ4分の3の多数で決せられれば、以後の総会において、現に出席する組合員の過半数で議案の拒否権が発動されるという運用が原則認められると私は支持します。
しかしながら、極端な例ですが、100戸のマンションで委任状と議決権行使書で90名が賛成を表明し、2名の現出席しかいない場合。(8名が無断欠席)1名が反対すれば議案は承認されないとなります。
これを「公序良俗に反しているため当該規約の変更自体無効だ」として訴えを提起される可能性までは否定できない思います。
よって「原則」認められると回答しました。もう一工夫が必要ではないかと思います。ただ工夫すればするほど条文は難解になるという弊害も生じます。
小手先のテクニックですが、議決権行使書と委任状のそれぞれに「総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数及び委任状及び書面による議決権行使を除く現に出席する組合員の過半数で決することを確認の上、本書面を提出します。」と記載することも考えられますが、これとて完璧ではありません。当該記載事項の無い私製の書面が提出されれば、これを無効とは扱えないからです。

以前別の質問回答で紹介した、「議長が委任状の議決権を現出席組合員の多数意見に従い行使する」とし、議決権行使書の書式をあえて提示せず、現出席又は代理人による出席を誘導するといった運用は、有効で思慮深いものと思います。

以下の事例紹介をご参考にしてください。
https://schoolformkk.com/kanri-shuzen_column/2108/

2019年8月18日加筆
区分所有法で書面又は代理人によって行使できるとする議決権に制約を加えることにつながる規約改正は無効との意見を拝見し、上記の適法に改正できるとした意見を撤回します。現出席に加え、書面又は代理人によって行使した議決権を同列に扱い、その上で議決要件を緩和することは適法です。議決要件に現出席者の過半数の賛成との要件を付すことで、結果的に代理人と書面での議決行使を現出席者の議決行使より軽んじて区別して議決することとなるのは許されないと思います。よって私の提案した規約改正こそ法の趣旨に照らして違法であると思います。
しかしながら、現出席の組合員の大多数が反対意見を述べる中、過半数の委任状を手にした議長が、賛成の議決を行使することをためらい、議長の権限で議案の審議を取り止め、理事会に差し戻すことは許されると思います。これを規約として規定する質問者の提案が違法と言えるかは依然として疑問です。議長に議案を採決する権利も、審議しないとする権利もあるとして、その判断を現出席者の過半数の同意に委ねることは、書面での議決行使と代理人による議決行使を軽んじたことにならないとの判断ができると思います。
このレベルの判断は、個々の管理組合が判断すべきであり、4分の3の多数で規約変更がなされた場合には、尊重されるべきと思います。
最後まで残る疑問は、先に上げた召集の現出席者の過半の反対があった場合の公序良俗に反するので無効ではないかとの問題です。
現出席者が議決権総数の過半数なら有効と思いますが、どこまで有効とするかはこれも個々の管理組合が判断すべきであり、たとえば「議長は議決に先立ち現出席者に当該議案の議決を行うか否かの判断を求め、議決権総数の2割以上の現出席者がある中、その過半数が反対した場合、議長は当該議案を廃案とする。」とするとの規約を4分の3の多数で設定したとすれば、有効と思います。


改善するなら、議案毎に議決権投票が可能なようにすることを目指したらいかがでしょうか。

賛成
反対
理事長に委任
いずれかに○

のように。

コメントありがとうございました。現在も議案ごとの議決権の行使となっています。ただ、ほぼすべての行使書において、すべての議案に賛成に〇が並んでいる状況なので、一度議案にあげらえるとほぼ自動的に決議されてしまうんですよね。暴君理事長の場合は、理事会も機能していなかったので、総会当日の議論が最後の砦となっているという発想でこのような議論になっています。

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