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外部所有者への郵送代の負担

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

実需のマンションです。
総会資料は、全ての区分所有者に発送して、
出席票/委任状/議決権行使書の提出をお願いしております。

大部分の人は、マンション内のポストに投函すればよいのですが、
一部、外部所有者の方がいて、マンション内には住んでいません。
その場合は、郵送にて対応しておりますが、
切手代が必要となります。

同じ区分所有者なのに、実際に住んでいる人と外部所有者とは、
コストの面で不公平ではないかと思います。

どのように対応しているでしょうか。
外部所有者とマンション内に住んでいる人とは、
管理費の額に特段差を設けていません。

不公平と言っても、僅かな金額であることは承知しておりますが、
このままで良いのか疑問です。

みんなの回答

区分所有者に連絡・通知する義務があるのですから、なにをもって不公平と言っているのか理解出来ません。

その種の不公平についてはある程度管理費の額で調整できる可能性はあります。
っと言うのは、
居住していない(賃貸や空き家)管理組合員が、管理組合の役員への就任が免除されていた場合、何千円か高く管理費を徴収していたマンションで係争があり、これが合法とされた判例があるからです。
但し、直接郵送代で係争となった判例は知りませんので、確実性はそんなに高くありませんが。

ありがとうございました。

仰る通り、外部居住者へは議案書を送る切手代の他、出欠票を返送するための返信用封筒など、往復の郵送料がかかって不公平だと思います。

ただ、郵送で発送するという行為は、外部の区分所有者のためと同時に 管理組合側が「招集義務を果たす」効果もあります。
予め区分所有者が届け出た宛先に発送さえすれば、仮に宛先不明で戻って来ても管理組合は責任を免れる効果があります。そのためのコストと考えるのも一案です。

管理規約で総会の招集方法を「通知を発しなければならない」という表現で定めていたら、一般的には郵送を意味します。
「郵送、電子メール、その他の方法で通知を発しなければならない」と規約の文言を変更して郵送コストを減らす方法も考えられます。
ただ、通信環境は人によって異なりますので郵送以外の方法にする場合は予め本人の了承を得る必要があると思います。

出欠票、委任状、議決権行使書の提出は 当方ではFAXでもOKにしています。ご参考まで。

郵送以外の方法(FAXなど)も検討してみます。ありがとうございました。

その種の不公平についてはある程度管理費の額で調整できる可能性はあります。
っと言うのは、
居住していない(賃貸や空き家)管理組合員が、管理組合の役員への就任が免除されていた場合、何千円か高く管理費を徴収していたマンションで係争があり、これが合法とされた判例があるからです。
但し、直接郵送代で係争となった判例は知りませんので、確実性はそんなに高くありませんが。

ありがとうございました。

仰る通り、外部居住者へは議案書を送る切手代の他、出欠票を返送するための返信用封筒など、往復の郵送料がかかって不公平だと思います。

ただ、郵送で発送するという行為は、外部の区分所有者のためと同時に 管理組合側が「招集義務を果たす」効果もあります。
予め区分所有者が届け出た宛先に発送さえすれば、仮に宛先不明で戻って来ても管理組合は責任を免れる効果があります。そのためのコストと考えるのも一案です。

管理規約で総会の招集方法を「通知を発しなければならない」という表現で定めていたら、一般的には郵送を意味します。
「郵送、電子メール、その他の方法で通知を発しなければならない」と規約の文言を変更して郵送コストを減らす方法も考えられます。
ただ、通信環境は人によって異なりますので郵送以外の方法にする場合は予め本人の了承を得る必要があると思います。

出欠票、委任状、議決権行使書の提出は 当方ではFAXでもOKにしています。ご参考まで。

郵送以外の方法(FAXなど)も検討してみます。ありがとうございました。

区分所有者に連絡・通知する義務があるのですから、なにをもって不公平と言っているのか理解出来ません。

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