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管理員と役員の兼務は?

管理組合の運営

管理規約

  • マンションタイプ :
    タワー型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

うちのマンションは複合型ですが、住戸部分の管理については約10年前から管理費を浮かすべく、管理会社の全部委託から、日常の清掃等を中心とした業務については住民がするという一部委託になりました。

マンションの住民のうちやリタイアしたなどをはじめとした方々がその業務にあたり、住宅部会を契約者、管理員を被契約者として契約し、管理費のうちから「委託業務費」としてその報酬を管理員に支給しています。

そのうちしだいに、過去に役員も務めた管理員A氏がマンションの「主」と化して、契約についても形骸化。ところが昨年の総会で、管理員B氏をA氏が勝手に辞めさせて、契約者である住宅部会の役員会の承認も得ていないことが露見したことをきっかけに、今期の役員会から、この管理員の契約や勤務体制の見直しを図ろうと進めてきました。

もうすぐ次年度の役員改選があり、立候補・推薦を募ったのですが、いつも皆無で輪番制に頼っていたところ、初めて立候補がでました。
諸般の事情で今夏その管理員を自主退職したA氏が、自らの息のかかった…と思われる住民2名とともに立候補したのです。

その中に、住民ながら現在も管理員として業務に従事しているC氏がいます。役員会では、もしC氏が役員に立候補し、総会で承認され、役員になれば契約書にある契約者(住宅部会)と被契約者(C氏)が同一になるのではと判断し、それは認められないとC氏に対し、もし立候補をするなら、来期の管理員契約を解約すると申し入れました。
C氏は「親分格」のA氏に即刻訴えたらしく、A氏も役員会に抗議、現在に至っています。

「利益相反行為」ということがあるとは聞きましたが、部会長や役員である私自身よく意味が理解できず、A氏は過去に役員と管理員を兼務していましたが、当時は役員会も消極的(というかA氏のいいなり)で、A氏は「利益相反にはあたらないと、弁護士に聞いた」と主張しています。

C氏に対して、解約の申入れをした役員会の判断は正しいのでしょうか?
ご教示願います。

みんなの回答

明らかな「利益相反行為」ですので、理事会役員と管理員の兼務は禁止です。

明らかな利益相反となる立場ですから、理事か管理員のいずれかを外れていただくべきと思います。
管理員の業務委託費を値上げするか否か。
管理員の業務内容を追加するか否か。
管理員をだれに業務委託するか。
管理員の業務懈怠を問題視し契約を打ち切るべきか否か。
これらの理事会審議に、管理員と理事を兼任するものが意見を述べる資格はないと思います。
理事長が取締役を務める工事会社に管理組合を代表して理事長が工事を発注するのと何ら変わりがないと思います。

先ず、管理規約で管理員の選任方法がどのように規定されているか確認してください。総会で承認が必要となっていますか?理事会決議ですか?そこをきちんと規約で定めておく必要があると思います。

ご参考までに…社団法人などで、理事が使用人を兼務する場合は、「他の理事の多数決」で承認を得る必要があります。自己を使用人として雇用する決議に当事者は参加できないわけです。雇用契約は給与の支払いも含みますので自己の給与の決定にも参加できないと解されます。
一方で役員の仕事は多岐にわたり、それ(利益相反取引)以外は 当該使用人を兼務する理事は任に当たることができます。

それに準じて考えますと、C氏が役員に就任した場合は、これまでの管理員C氏との雇用契約を一旦終了させて、C氏を除く理事でC氏の管理員としての雇用を審議し直して多数決に諮り(管理規約で総会での承認が必要と定められていたら総会で承認を受ける)C氏の雇用を再度決めるという手続きを経れば、「辞めていただく」必要は無いと思います。今回の解約の申し入れが、上記の「一旦雇用契約を修了させる」目的ならば適切で、再雇用はよく審議し、監事さんに利益相反取引による弊害(お手盛り報酬など)が無いか?シッカリ業務監査して貰えば良いと思います。

ご教示ありがとうございます。
恥ずかしながら、管理員に関する規約については皆無でして、長年、その管理員A氏に委任してきた結果、また歴代の役員会の放漫、そして住民の無関心が今の混乱の要因です。 

管理規約には利益相反行為を認めない規定がありますが、当のA氏は「問題ない」と主張、また役員会もよくわからぬということですが、今後のご意見を参考に、よく学んで、審議を進めていこうと思います。

役員会でも若干の温度差があるので、それも見極めて
「契約一旦終了、あとはそれから」の道を模索しようと思います。

C氏が役員さんになられたら、管理員さんをお辞めいただくことがいいのではないでしょうか。
それぞれの役割は分けているのでしょ。
委任と受任の関係でもおかしいと思います。自分で自分に委任しているようなことになってしまいますから、利益相反ですよね。
Cさんはとってもいい方で、頼まれたら断れないような方ではないですか。
役員として、自分で管理員の報酬を出すのですから利益相反だと思います。

仮にCさんが町の町長さんになったら、管理員の仕事はやめるのではないですか。
町長の仕事も忙しいですし。
それと同じ事だと思います。

ご教示ありがとうございます。
C氏については、住民からの評判もあまり芳しくないようです。
役員や住民もA氏に追従したのは明らかとみる風潮ですが、利益相反とならばやはりシビアに考えなくてはいけませんね。

C氏が役員に選任され、さらには理事長になる場合は利益相反ですが、平の理事なら構わないと思われます。
解約の申し入れは過剰反応ではないでしょうか。理事長にさえしなければいいわけですから。

ご教示ありがとうございます。
ヒラの役員なら…というご意見ですが、当のA氏と部会長が日頃からの犬猿状態なので、それも許さず!ということになるかもしれませんが、感情論は抜きにして審議していこうと思います。

C氏が役員さんになられたら、管理員さんをお辞めいただくことがいいのではないでしょうか。
それぞれの役割は分けているのでしょ。
委任と受任の関係でもおかしいと思います。自分で自分に委任しているようなことになってしまいますから、利益相反ですよね。
Cさんはとってもいい方で、頼まれたら断れないような方ではないですか。
役員として、自分で管理員の報酬を出すのですから利益相反だと思います。

仮にCさんが町の町長さんになったら、管理員の仕事はやめるのではないですか。
町長の仕事も忙しいですし。
それと同じ事だと思います。

ご教示ありがとうございます。
C氏については、住民からの評判もあまり芳しくないようです。
役員や住民もA氏に追従したのは明らかとみる風潮ですが、利益相反とならばやはりシビアに考えなくてはいけませんね。

先ず、管理規約で管理員の選任方法がどのように規定されているか確認してください。総会で承認が必要となっていますか?理事会決議ですか?そこをきちんと規約で定めておく必要があると思います。

ご参考までに…社団法人などで、理事が使用人を兼務する場合は、「他の理事の多数決」で承認を得る必要があります。自己を使用人として雇用する決議に当事者は参加できないわけです。雇用契約は給与の支払いも含みますので自己の給与の決定にも参加できないと解されます。
一方で役員の仕事は多岐にわたり、それ(利益相反取引)以外は 当該使用人を兼務する理事は任に当たることができます。

それに準じて考えますと、C氏が役員に就任した場合は、これまでの管理員C氏との雇用契約を一旦終了させて、C氏を除く理事でC氏の管理員としての雇用を審議し直して多数決に諮り(管理規約で総会での承認が必要と定められていたら総会で承認を受ける)C氏の雇用を再度決めるという手続きを経れば、「辞めていただく」必要は無いと思います。今回の解約の申し入れが、上記の「一旦雇用契約を修了させる」目的ならば適切で、再雇用はよく審議し、監事さんに利益相反取引による弊害(お手盛り報酬など)が無いか?シッカリ業務監査して貰えば良いと思います。

ご教示ありがとうございます。
恥ずかしながら、管理員に関する規約については皆無でして、長年、その管理員A氏に委任してきた結果、また歴代の役員会の放漫、そして住民の無関心が今の混乱の要因です。 

管理規約には利益相反行為を認めない規定がありますが、当のA氏は「問題ない」と主張、また役員会もよくわからぬということですが、今後のご意見を参考に、よく学んで、審議を進めていこうと思います。

役員会でも若干の温度差があるので、それも見極めて
「契約一旦終了、あとはそれから」の道を模索しようと思います。

C氏が役員に選任され、さらには理事長になる場合は利益相反ですが、平の理事なら構わないと思われます。
解約の申し入れは過剰反応ではないでしょうか。理事長にさえしなければいいわけですから。

ご教示ありがとうございます。
ヒラの役員なら…というご意見ですが、当のA氏と部会長が日頃からの犬猿状態なので、それも許さず!ということになるかもしれませんが、感情論は抜きにして審議していこうと思います。

明らかな利益相反となる立場ですから、理事か管理員のいずれかを外れていただくべきと思います。
管理員の業務委託費を値上げするか否か。
管理員の業務内容を追加するか否か。
管理員をだれに業務委託するか。
管理員の業務懈怠を問題視し契約を打ち切るべきか否か。
これらの理事会審議に、管理員と理事を兼任するものが意見を述べる資格はないと思います。
理事長が取締役を務める工事会社に管理組合を代表して理事長が工事を発注するのと何ら変わりがないと思います。

明らかな「利益相反行為」ですので、理事会役員と管理員の兼務は禁止です。

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