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総会決議無しで細則の改訂は違法では?

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

今年の総会で駐輪場の増設と運営の変更が下記の様に決議されました。
① 敷地に10区画の駐輪場を増設し、160⇨170区画に変更します。
② 新設する駐輪場10区画の使用者決定は管理組合に一任する。
③ 毎年の更新時期に、管理組合の判断で駐輪場の自転車の置き換えを実施。
等が提案され、特別決議として承認されました。

議案書には仕様細則の改訂とは記述されていなかったにもかかわらず、駐輪場使用細則が大幅に改定され、全戸配布されましたが、上記①〜③以外の多くの項目が追加されていました。

例えば
(1)使用料の滞納が半年以上の場合は解約
(2)子供用自転車は原則駐輪場利用禁止で各戸玄関
(3)新設駐輪場はチャイルドシート付自転車限定
また区画数も議案では10区画増設にもかかわらず、実際は12区画増設で172区画となっています。

私は下記疑問点を理事会にぶつけたところ下記の様な回答がありました。
(a)総会で駐輪場細則の変更が提案されず細則の変更は規約違反?
➡︎細則にすることは敢えて議案書に書く必要はない。
(b)利用制限等提案されていないものを細則化するのは規約違反?
➡︎理事会の裁量の範囲
(c)総会議案区画数170⇨172への変更は違反?
➡︎理事会の裁量の範囲

上記のように私の指摘に対し理事会は自らの誤りを認めようとはせず、次回総会で関係細則の承認議案を提出する必要は無いと言っています。
更に実害が無いものを手続き論で騒ぐのはクレーマーだと言われ、今後はクレーマーは相手にしないとまで言われました。

このような場合泣き寝入りするしかないのでしょうか?
今後、どの様に対応していけばよいのか教えて頂けないでしょうか?

みんなの回答

細則は普通は総会承認が必要なので、監事さんに質問状を出して見ましょう。

監事の立場で規約違反は無いと断定断定できるのか?  その根拠は?

管理会社にも同じ質問状を送りましょう。

例えば、回答は2週間以内でお願いします。(勝手に決めるしかありません)

ただし、どちらも質問状を理事長に回して理事長から回答することで、あるいは回答済みとして無視することで責任回避を図る可能性が大きいと思います。

理事長が采配しており他の理事が口を出せない雰囲気の可能性があります。(物言えぬまま任期が終わるのを待ってるだけの理事も多い)

そこで理事さん達全員に同じ質問状を渡すのが良いと思います。
直接渡したり、玄関口や、郵便受けに入れるのですが、最期は住人全員に配れば反応が期待できます。
それでも無反応なら、そこまでの住民意識のマンションだったことになります。 
なお、ここまではなかなかできないとは思います。

細則自体は特別に問題が無くて、手続きだけの問題なら火は付かないかな~

次は貴方が理事(長)になって、事後になりますが総会採決を行う。

以上の事は管理規約に「理事会決議」で良いとか? 理事会の裁量の範囲を推測させる規約がないとの前提です。 

実際にある案件に関し、長年勘違いで総会承認を得ないで規約違反状態で決めていた事が発見された事がありました。
結局その案件は次の総会で事後承諾をしましたが、違反に気が付いたときの理事長は自分自身で納得できなかったようで途中で退任しました。
よって事後承認の総会は交替した新理事長によって提案されました。

現実にはマンションはこの程度のつじつま合わせで管理していく場合があると思っています。

手続論としては誤っていますので使用細則の設定・変更は総会の普通決議が必要です。
必要な手続をすっ飛ばして設定された使用細則は「手続に瑕疵がある」ことにより「無効」状態と言えます。

ただ総会議案の内容を使用細則にしただけなのであれば、実質的には「有効」と判断しても問題ないと思います。

手続き論でこれ以上追及しても意味がないとも思います。

貴女のマンションが標準管理規約を使っていれば明らかな規約違反です。
ただ実害はないのであれば、単なる手続き上の些細な瑕疵の様ですので、クレーマーの様に大騒ぎするのは如何かと考えます。

竜巻さんご意見ありがとうございます。
しかしながら、私達はクレーマーではありません。
管理規約違反の行為を違反だと指摘するのがクレーマーなのでしょうか?

手続としては誤っています。使用細則の設定・変更は総会の普通決議が必要です。必要な手続をすっ飛ばして設定された使用細則は「手続に瑕疵がある」ことにより「無効を主張し得る」状態です。
無効を主張されなければ不完全ながらも有効です。次の総会で細則の設定承認決議が上程され、普通決議で可決されたら手続きの瑕疵が治癒され、有効が確定します。

対応としては、仲間を集めて連名で無効を主張する書面を監事さんに提出し臨時総会を招集してもらい、監事さんの業務監査で不適切な業務執行として一旦、白紙に戻す方法が考えられます。
他には、区分所有者の5分の1を集めて楓さんがリーダーとなり、今回の細則の設定を無効とする議案を上程した総会の招集を理事長に請求する方法もあります。

1つ確認したいのですが、①②③は全文を書くと多くなるので楓さんが割愛している部分もあると思うのですが、その中に「運用の変更」について何か…例えば…「運用にあたっては、理事会が必要に応じてルールを決め組合員に周知する」といった文言は含まれていませんでしたか?
理事会の「理事会の裁量の範囲」という主張が正当化されるような条項が含まれていたら、白紙に戻すのは難しいかも知れません。

三毛猫さん貴重なご意見ありがとうございます
運用の変更については議案書の中に
◾️子供用自転車は原則駐輪場利用禁止で各戸玄関 におく。
◾️新設駐輪場はチャイルドシート付自転車優先
等の記述はありましたが、細則を変更するとは一言も書かれておりません。

私達からの指摘に対し、監事の方も同意見ですが「理事会の裁量の範囲」との主張で監事の意見も無視です。
ただ監事の方も不適切な業務の執行で臨時総会を開催する気持ちはないようですし、私達も5分の1を集めて臨時総会を開催する気力はありません。

このような場合は泣き寝入りするしかないのでしょうか?

こういう中途半端なことをやる理事会は全く困ったものですね。何故、全戸に配布した細則をは総会に提示しておけば問題ないのに、一部分しか提示しなかったのでしょうか。総会で一部承認を受けた細則部分は効力がありますが、他の細則は、未定、暫定の細則となります。但し、それらは幸いなことに不当、不適切なものでは無いようです。理事会には、全細則の承認を次期総会で取るよう申し入れをして、それまでは暫定運用とみなして対応せざるを得ないのではないかと思います。

OKさん貴重なご意見ありがとうございます。
私もOKさんが言われている通り暫定の細則にし次回総会で承認を取るように申し入れしました。
ところが、理事会は自らの誤りを認めようとはせず、次回総会で関係細則の承認議案を提出する必要は無いと言っています。
更に実害が無いものを手続き論で騒ぐのはクレーマーだと言われ、今後はクレーマーは相手にしないとまで言われました。
このような場合泣き寝入りするしかないのでしょうか?

こういう中途半端なことをやる理事会は全く困ったものですね。何故、全戸に配布した細則をは総会に提示しておけば問題ないのに、一部分しか提示しなかったのでしょうか。総会で一部承認を受けた細則部分は効力がありますが、他の細則は、未定、暫定の細則となります。但し、それらは幸いなことに不当、不適切なものでは無いようです。理事会には、全細則の承認を次期総会で取るよう申し入れをして、それまでは暫定運用とみなして対応せざるを得ないのではないかと思います。

OKさん貴重なご意見ありがとうございます。
私もOKさんが言われている通り暫定の細則にし次回総会で承認を取るように申し入れしました。
ところが、理事会は自らの誤りを認めようとはせず、次回総会で関係細則の承認議案を提出する必要は無いと言っています。
更に実害が無いものを手続き論で騒ぐのはクレーマーだと言われ、今後はクレーマーは相手にしないとまで言われました。
このような場合泣き寝入りするしかないのでしょうか?

手続としては誤っています。使用細則の設定・変更は総会の普通決議が必要です。必要な手続をすっ飛ばして設定された使用細則は「手続に瑕疵がある」ことにより「無効を主張し得る」状態です。
無効を主張されなければ不完全ながらも有効です。次の総会で細則の設定承認決議が上程され、普通決議で可決されたら手続きの瑕疵が治癒され、有効が確定します。

対応としては、仲間を集めて連名で無効を主張する書面を監事さんに提出し臨時総会を招集してもらい、監事さんの業務監査で不適切な業務執行として一旦、白紙に戻す方法が考えられます。
他には、区分所有者の5分の1を集めて楓さんがリーダーとなり、今回の細則の設定を無効とする議案を上程した総会の招集を理事長に請求する方法もあります。

1つ確認したいのですが、①②③は全文を書くと多くなるので楓さんが割愛している部分もあると思うのですが、その中に「運用の変更」について何か…例えば…「運用にあたっては、理事会が必要に応じてルールを決め組合員に周知する」といった文言は含まれていませんでしたか?
理事会の「理事会の裁量の範囲」という主張が正当化されるような条項が含まれていたら、白紙に戻すのは難しいかも知れません。

三毛猫さん貴重なご意見ありがとうございます
運用の変更については議案書の中に
◾️子供用自転車は原則駐輪場利用禁止で各戸玄関 におく。
◾️新設駐輪場はチャイルドシート付自転車優先
等の記述はありましたが、細則を変更するとは一言も書かれておりません。

私達からの指摘に対し、監事の方も同意見ですが「理事会の裁量の範囲」との主張で監事の意見も無視です。
ただ監事の方も不適切な業務の執行で臨時総会を開催する気持ちはないようですし、私達も5分の1を集めて臨時総会を開催する気力はありません。

このような場合は泣き寝入りするしかないのでしょうか?

貴女のマンションが標準管理規約を使っていれば明らかな規約違反です。
ただ実害はないのであれば、単なる手続き上の些細な瑕疵の様ですので、クレーマーの様に大騒ぎするのは如何かと考えます。

竜巻さんご意見ありがとうございます。
しかしながら、私達はクレーマーではありません。
管理規約違反の行為を違反だと指摘するのがクレーマーなのでしょうか?

手続論としては誤っていますので使用細則の設定・変更は総会の普通決議が必要です。
必要な手続をすっ飛ばして設定された使用細則は「手続に瑕疵がある」ことにより「無効」状態と言えます。

ただ総会議案の内容を使用細則にしただけなのであれば、実質的には「有効」と判断しても問題ないと思います。

手続き論でこれ以上追及しても意味がないとも思います。

細則は普通は総会承認が必要なので、監事さんに質問状を出して見ましょう。

監事の立場で規約違反は無いと断定断定できるのか?  その根拠は?

管理会社にも同じ質問状を送りましょう。

例えば、回答は2週間以内でお願いします。(勝手に決めるしかありません)

ただし、どちらも質問状を理事長に回して理事長から回答することで、あるいは回答済みとして無視することで責任回避を図る可能性が大きいと思います。

理事長が采配しており他の理事が口を出せない雰囲気の可能性があります。(物言えぬまま任期が終わるのを待ってるだけの理事も多い)

そこで理事さん達全員に同じ質問状を渡すのが良いと思います。
直接渡したり、玄関口や、郵便受けに入れるのですが、最期は住人全員に配れば反応が期待できます。
それでも無反応なら、そこまでの住民意識のマンションだったことになります。 
なお、ここまではなかなかできないとは思います。

細則自体は特別に問題が無くて、手続きだけの問題なら火は付かないかな~

次は貴方が理事(長)になって、事後になりますが総会採決を行う。

以上の事は管理規約に「理事会決議」で良いとか? 理事会の裁量の範囲を推測させる規約がないとの前提です。 

実際にある案件に関し、長年勘違いで総会承認を得ないで規約違反状態で決めていた事が発見された事がありました。
結局その案件は次の総会で事後承諾をしましたが、違反に気が付いたときの理事長は自分自身で納得できなかったようで途中で退任しました。
よって事後承認の総会は交替した新理事長によって提案されました。

現実にはマンションはこの程度のつじつま合わせで管理していく場合があると思っています。

回答がありません。