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緊急対応について

建物の維持管理

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

理事長をしております。
管理会社より不具合が発生し理事が業者を手配したと連絡がありました。
その後管理員からの下記のメールの連絡を転送してきました。
その4日後に理事会があり理事より報告がされました。
そこで教えて頂きたいことが2点あります。
①理事が発注して、管理会社が確認したという判断であればこのような理事長報告、理事会報告だけで間違ってはいないのでしょうか。
②仮復旧までが緊急対応で、ポンプの発注は10万円以上なので見積り後に理事会承認と分けなくても一連の緊急対応で良いのでしょうか。
管理員メール内容:「温泉ポンプですが、本日○○設備が来て古いポンプを使って仮復旧しました。 長くはもたないので、新しいポンプを発注したようです。○○様(理事)が立ち会って手配しました。  ポンプの新品を1個 今までついていたポンプを予備として取っておく為、修理も依頼しました。」

よろしくお願い致します。

みんなの回答

疑問です。最初は理事長です。手続きがおかしいですね。管理会社に確認されたほうが良いと思います。

①間違っています。
②senさんの認識の通りです。

可能なら発注を一旦ストップして 小修繕費の予算以内だったら理事会で決議、予算を超えるなら総会で決議した後で改めて発注し直しても良いかと思います。

固い言葉で言うと、平理事さんの「権限輸越行為」です。理事長以外の理事は理事会の決議に参加する形で意思決定をできるだけですが、その権限を越えて単独で決定し10万円以上の出費となる発注行為をしています。
なぜ、管理会社は先ず理事長へ連絡しなかったのか?(連絡が取れない事情があったのか?)
理事会を待たずとも即日メールで理事長や他の役員さんたちの意思確認が取れたものを、理事1人に判断をさせ事後的な連絡になったのか?をよく聞いておきましょう。
今回権限輸越行為をした理事さんに悪気が無かった場合は、「今後は先ず理事長に連絡してください。」「理事長以外は緊急で判断しない決まりなのです。理事が単独でリスクを背負う必要はありませんよ。」と教えてあげてください。

また、管理会社はプロですから、厳しく注意してください。
「このような場合、理事長以外の理事に単独で判断させてはいけない事はわかっていますよね?なぜ適切な助言をしなかったのですか?」
「次回このようなことがあったら支払いのとき承認印を押しませんよ。」
くらい言って良いと思います。

ご回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

好ましいことではありません。
しかし、

>理事長をしております。
>管理会社より不具合が発生し理事が業者を手配したと連絡がありました。

普段の連絡系統はどうなってるんですか?不具合の第一報が理事長に入らなかったのはどうしてですか?
これが常態化しているんですか?それとも今回たまたまですか?
何かにつけてある特定の理事が決裁権、発注権を事実上持っているとか、そういう実態があるんですか?
その辺の事情で対処の仕方が違って来ると思います。

ご回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

これは不適切だと思います。
どのような時にも対応は理事長の確認が必要です。
管理会社ならなおさら理事長の承認が必要なことはわかっているはずです。
まして仮復旧しているのですから、新しいポンプの発注は緊急なことではないと思います。
4日後の理事会でなくても、その前に理事長に判断を仰ぐことができたでしょう。
この対応、報告は間違いだと思います。

ご回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

普通は輪番制で理事会に出席するだけで何もやらない理事が多い中、責任感を持ってやって頂けるならやっていただけば良いと思いますが

緊急対応時であっても、発注は管理者である理事長がすべきと思います。このルールを理事会内で徹底しておくべきです。

的確な回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

senさん おはようございます。
理事長職務お疲れ様です。
senさんが不満に思っているのは、設備担当?理事さんが
ポンプを理事会の判断に任さず勝手に注文したことですね。
越権行為ではないか とのことですよね。
緊急対応として、管理会社が手配した設備会社が代用ポンプを
使用して、応急処置を実施するだけです。
緊急に新品のポンプを手配する必要はないと思います。
数日後の理事会報告で判明したとのことですが、
まず第一に
理事が独断でポンプを手配依頼する権限があるのか?
管理組合がそれを理事長に確認しないで手配するのか。
ポンプの新品手配と不適合ポンプのオーバーホールは
対応した理事さんから理事長に報告、その後理事会で
検討する流れが正常だと思います。

第2に
理事会の運営について、理事長が主体で運営するのが
通常ですが、それがなされていないようですね。
理事会の皆さんで運営について話し合われてはどうでしょうか。

誤記がありましたので訂正します。

上から12行目
>管理組合がそれを理事長に確認しないで手配するのか。
管理組合ではなく、管理会社の間違いです。
ご迷惑をおかけしました。

maikuro3様
ご回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

これは不適切だと思います。
どのような時にも対応は理事長の確認が必要です。
管理会社ならなおさら理事長の承認が必要なことはわかっているはずです。
まして仮復旧しているのですから、新しいポンプの発注は緊急なことではないと思います。
4日後の理事会でなくても、その前に理事長に判断を仰ぐことができたでしょう。
この対応、報告は間違いだと思います。

ご回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

緊急対応時であっても、発注は管理者である理事長がすべきと思います。このルールを理事会内で徹底しておくべきです。

的確な回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

好ましいことではありません。
しかし、

>理事長をしております。
>管理会社より不具合が発生し理事が業者を手配したと連絡がありました。

普段の連絡系統はどうなってるんですか?不具合の第一報が理事長に入らなかったのはどうしてですか?
これが常態化しているんですか?それとも今回たまたまですか?
何かにつけてある特定の理事が決裁権、発注権を事実上持っているとか、そういう実態があるんですか?
その辺の事情で対処の仕方が違って来ると思います。

ご回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

①間違っています。
②senさんの認識の通りです。

可能なら発注を一旦ストップして 小修繕費の予算以内だったら理事会で決議、予算を超えるなら総会で決議した後で改めて発注し直しても良いかと思います。

固い言葉で言うと、平理事さんの「権限輸越行為」です。理事長以外の理事は理事会の決議に参加する形で意思決定をできるだけですが、その権限を越えて単独で決定し10万円以上の出費となる発注行為をしています。
なぜ、管理会社は先ず理事長へ連絡しなかったのか?(連絡が取れない事情があったのか?)
理事会を待たずとも即日メールで理事長や他の役員さんたちの意思確認が取れたものを、理事1人に判断をさせ事後的な連絡になったのか?をよく聞いておきましょう。
今回権限輸越行為をした理事さんに悪気が無かった場合は、「今後は先ず理事長に連絡してください。」「理事長以外は緊急で判断しない決まりなのです。理事が単独でリスクを背負う必要はありませんよ。」と教えてあげてください。

また、管理会社はプロですから、厳しく注意してください。
「このような場合、理事長以外の理事に単独で判断させてはいけない事はわかっていますよね?なぜ適切な助言をしなかったのですか?」
「次回このようなことがあったら支払いのとき承認印を押しませんよ。」
くらい言って良いと思います。

ご回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

普通は輪番制で理事会に出席するだけで何もやらない理事が多い中、責任感を持ってやって頂けるならやっていただけば良いと思いますが

senさん おはようございます。
理事長職務お疲れ様です。
senさんが不満に思っているのは、設備担当?理事さんが
ポンプを理事会の判断に任さず勝手に注文したことですね。
越権行為ではないか とのことですよね。
緊急対応として、管理会社が手配した設備会社が代用ポンプを
使用して、応急処置を実施するだけです。
緊急に新品のポンプを手配する必要はないと思います。
数日後の理事会報告で判明したとのことですが、
まず第一に
理事が独断でポンプを手配依頼する権限があるのか?
管理組合がそれを理事長に確認しないで手配するのか。
ポンプの新品手配と不適合ポンプのオーバーホールは
対応した理事さんから理事長に報告、その後理事会で
検討する流れが正常だと思います。

第2に
理事会の運営について、理事長が主体で運営するのが
通常ですが、それがなされていないようですね。
理事会の皆さんで運営について話し合われてはどうでしょうか。

誤記がありましたので訂正します。

上から12行目
>管理組合がそれを理事長に確認しないで手配するのか。
管理組合ではなく、管理会社の間違いです。
ご迷惑をおかけしました。

maikuro3様
ご回答ありがとうございました。
実は今までは修繕委員会があり、修繕担当の副理事長に任せており
きちんと運営が出来ておりました。
しかし副理事が任期満了で辞任し修繕委員長が理事になり
管理会社が相談したような対応を行いました。
マンションコンサルタントを起用していますので、
マンション管理士の前で管理会社の担当に仮復旧までが緊急対応で
その後は理事会で行うべきと注意したところ
マンション管理士が緊急対応であるので間違っていない。
1回目の理事会で報告すればよいという対応でした。
これでは、何のためにコンサルタントを起用いているか分からないですね。
回答者の方々の方が優れています。ありがとうございました。

疑問です。最初は理事長です。手続きがおかしいですね。管理会社に確認されたほうが良いと思います。

回答がありません。