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その他

総会の委任状について

うちのマンションでは総会のたびに白紙委任状が多く、総会で賛否を問う前にすべて可決となっている状態です。いくら反対しても、白紙委任状の数で負けてしまいます。白紙委任状を出される方は、あまり熱心な方だとは思えません。そのような方の数ですべて通ってしまうのは納得がいかないのですが。どうしたらいいのでしょうか。

みんなの回答

<御参考下さい>
委任状と議決権行使書は、いずれも組合員本人が総会に出席せずに議決権の行使をする方法ですが、議決権行使書による場合は組合員自らが主体的に賛否の意思決定をするのに対し、委任状による場合は賛否の可否を代理人に委ねるという点で性格が大きく異なります。
組合員の意思を総会に直接反映させる観点からは、議決権行使書によって組合員本人が自ら賛否の意思表示をすることが望ましく、そのためには、総会の招集の通知において議案の内容があらかじめなるべく明確に示されることが重要です。
白紙委任状の代理人による議決権行使として、誰を代理人にするのかの記載のない委任状(白紙委任状)が提出された場合には、当該委任状の効力や議決権行使上の取り扱いについてトラブルになることがあるため、そのようなトラブルを防止する観点から、例えば、委任状の様式において、誰を代理人にするかを主体的に決定することが必要であること、適当な代理人がいない場合には代理人欄を空欄とせず議決権行使書によって自ら賛否の意思表示をすることが必要であること等について記載しておくことが考えられる。
*委任状*
代理行為が有効となるために、委任状が必要というわけではない。すなわち、代理関係の成立、代理権の授与に委任状などの書面が出されるこのが多いが、それはその証拠とする目的で授受されるものであって、法律上それがないと代理関係が成立しないということではない。
上記のようなことに起因して、議長に一任等の記載があり白紙委任状が提出された場合は、現状では有効と扱われるのが一般的な判例となっているようです。

区分所有法第39条2項「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」とありますので、書面を「委任状」と「議決権行使書」の両方ともを添付し、前記の内容に注意し明瞭な内容の総会案内にする工夫が必要と思います。

おっしゃるとおりです。不平不満がある管理組合は、近年多いとおもいます。
そもそも、白紙委任状は有効か? という問題があります。

委任状は、”委任契約”であるため、委任者と受任者間での委任内容を確認する必要があります。
しかし、白紙委任状は、内容は決まっていますが、当事者の記載や指定がないこともありますので、有効性は少し疑義があります。(管理規約に記載内容あれば、参考に。)

実際に私が担当したマンションでは、総会の参加者に対して意見を聞いて、反対が多ければ、再度検討課題としておりました。

ご参考になれば幸いです。(文責 花田法務事務所)

委任状にはたいてい「受任者の記入のない委任票は議長への委任とします。」という注意書きが書かれていると思います。では議長への委任とはどういうことでしょう。議長は、区分所有法でも原則管理者がなる(規約で別段の定め可)とされ、多くの管理組合でも管理者(理事長)が務められていると思います。管理者は総会を招集する方ですから、議案に対しては提案側になります。そうすると議長に委任された票は必然的に賛成票になってしまいます。企業や士業の総会では、白紙委任状を無効とするところもありますが、管理組合の総会でそのような扱いにしたら総会が成立しない可能性もあります。
そもそも委任状を提出する方は、議長への委任=賛成という意思で提出しているのではなく(その場合は議決権行使書で賛成とすればいいわけです)、「皆様にお任せします」「皆様の決めたことに従います」というようなお気持ちではないでしょうか。
委任状さえ集めれば、なんでも通ってしまうと、委任状の奪い合いをするところもあります。委任状の数で決まってしまうのでしたら、総会の場で議論しても無駄ということになってしまいます。
そもそも「議長」は単に職名に過ぎず、総会の議決に加わる権利を有さず、総会の秩序の維持、議事の進行及び議決を行う任にあたるだけであるという解釈もあります。
では議長への委任の扱いをどうしたらいいでしょうか。
方法として、一つは「白紙委任状は、原則議長への委任とし、議長は総会会場において確認された多数意見(議決権行使書を含む)にその委任票を加算する」という方法。
もう一つは、「その委任票を総会会場で確認された賛・否の票数に案分してそれぞれに加算する」という方法。
委任票をこのように扱えば、総会会場での議論も活き、委任した方の意向も活かせるのではないでしょうか。
議長はもちろん区分所有者としての票は持ちます。議長であっても、その前に区分所有者としてご自分の意思は示せます。上記のように決めておけば、議長がその委任票を「区分所有者」としての意見で投票するか、「管理者」の立場で投票するかのあいまいさも解消できると思います。

祖堅先生 白紙委任表=賛成票としなくていいのですね。助かります。ありがとうございました。

この案を取り入れるのでしたら、規約でしっかり定めてくださいね。

委任状にはたいてい「受任者の記入のない委任票は議長への委任とします。」という注意書きが書かれていると思います。では議長への委任とはどういうことでしょう。議長は、区分所有法でも原則管理者がなる(規約で別段の定め可)とされ、多くの管理組合でも管理者(理事長)が務められていると思います。管理者は総会を招集する方ですから、議案に対しては提案側になります。そうすると議長に委任された票は必然的に賛成票になってしまいます。企業や士業の総会では、白紙委任状を無効とするところもありますが、管理組合の総会でそのような扱いにしたら総会が成立しない可能性もあります。
そもそも委任状を提出する方は、議長への委任=賛成という意思で提出しているのではなく(その場合は議決権行使書で賛成とすればいいわけです)、「皆様にお任せします」「皆様の決めたことに従います」というようなお気持ちではないでしょうか。
委任状さえ集めれば、なんでも通ってしまうと、委任状の奪い合いをするところもあります。委任状の数で決まってしまうのでしたら、総会の場で議論しても無駄ということになってしまいます。
そもそも「議長」は単に職名に過ぎず、総会の議決に加わる権利を有さず、総会の秩序の維持、議事の進行及び議決を行う任にあたるだけであるという解釈もあります。
では議長への委任の扱いをどうしたらいいでしょうか。
方法として、一つは「白紙委任状は、原則議長への委任とし、議長は総会会場において確認された多数意見(議決権行使書を含む)にその委任票を加算する」という方法。
もう一つは、「その委任票を総会会場で確認された賛・否の票数に案分してそれぞれに加算する」という方法。
委任票をこのように扱えば、総会会場での議論も活き、委任した方の意向も活かせるのではないでしょうか。
議長はもちろん区分所有者としての票は持ちます。議長であっても、その前に区分所有者としてご自分の意思は示せます。上記のように決めておけば、議長がその委任票を「区分所有者」としての意見で投票するか、「管理者」の立場で投票するかのあいまいさも解消できると思います。

祖堅先生 白紙委任表=賛成票としなくていいのですね。助かります。ありがとうございました。

この案を取り入れるのでしたら、規約でしっかり定めてくださいね。

おっしゃるとおりです。不平不満がある管理組合は、近年多いとおもいます。
そもそも、白紙委任状は有効か? という問題があります。

委任状は、”委任契約”であるため、委任者と受任者間での委任内容を確認する必要があります。
しかし、白紙委任状は、内容は決まっていますが、当事者の記載や指定がないこともありますので、有効性は少し疑義があります。(管理規約に記載内容あれば、参考に。)

実際に私が担当したマンションでは、総会の参加者に対して意見を聞いて、反対が多ければ、再度検討課題としておりました。

ご参考になれば幸いです。(文責 花田法務事務所)

<御参考下さい>
委任状と議決権行使書は、いずれも組合員本人が総会に出席せずに議決権の行使をする方法ですが、議決権行使書による場合は組合員自らが主体的に賛否の意思決定をするのに対し、委任状による場合は賛否の可否を代理人に委ねるという点で性格が大きく異なります。
組合員の意思を総会に直接反映させる観点からは、議決権行使書によって組合員本人が自ら賛否の意思表示をすることが望ましく、そのためには、総会の招集の通知において議案の内容があらかじめなるべく明確に示されることが重要です。
白紙委任状の代理人による議決権行使として、誰を代理人にするのかの記載のない委任状(白紙委任状)が提出された場合には、当該委任状の効力や議決権行使上の取り扱いについてトラブルになることがあるため、そのようなトラブルを防止する観点から、例えば、委任状の様式において、誰を代理人にするかを主体的に決定することが必要であること、適当な代理人がいない場合には代理人欄を空欄とせず議決権行使書によって自ら賛否の意思表示をすることが必要であること等について記載しておくことが考えられる。
*委任状*
代理行為が有効となるために、委任状が必要というわけではない。すなわち、代理関係の成立、代理権の授与に委任状などの書面が出されるこのが多いが、それはその証拠とする目的で授受されるものであって、法律上それがないと代理関係が成立しないということではない。
上記のようなことに起因して、議長に一任等の記載があり白紙委任状が提出された場合は、現状では有効と扱われるのが一般的な判例となっているようです。

区分所有法第39条2項「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」とありますので、書面を「委任状」と「議決権行使書」の両方ともを添付し、前記の内容に注意し明瞭な内容の総会案内にする工夫が必要と思います。

<御参考下さい>
委任状と議決権行使書は、いずれも組合員本人が総会に出席せずに議決権の行使をする方法ですが、議決権行使書による場合は組合員自らが主体的に賛否の意思決定をするのに対し、委任状による場合は賛否の可否を代理人に委ねるという点で性格が大きく異なります。
組合員の意思を総会に直接反映させる観点からは、議決権行使書によって組合員本人が自ら賛否の意思表示をすることが望ましく、そのためには、総会の招集の通知において議案の内容があらかじめなるべく明確に示されることが重要です。
白紙委任状の代理人による議決権行使として、誰を代理人にするのかの記載のない委任状(白紙委任状)が提出された場合には、当該委任状の効力や議決権行使上の取り扱いについてトラブルになることがあるため、そのようなトラブルを防止する観点から、例えば、委任状の様式において、誰を代理人にするかを主体的に決定することが必要であること、適当な代理人がいない場合には代理人欄を空欄とせず議決権行使書によって自ら賛否の意思表示をすることが必要であること等について記載しておくことが考えられる。
*委任状*
代理行為が有効となるために、委任状が必要というわけではない。すなわち、代理関係の成立、代理権の授与に委任状などの書面が出されるこのが多いが、それはその証拠とする目的で授受されるものであって、法律上それがないと代理関係が成立しないということではない。
上記のようなことに起因して、議長に一任等の記載があり白紙委任状が提出された場合は、現状では有効と扱われるのが一般的な判例となっているようです。

区分所有法第39条2項「議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができる」とありますので、書面を「委任状」と「議決権行使書」の両方ともを添付し、前記の内容に注意し明瞭な内容の総会案内にする工夫が必要と思います。

おっしゃるとおりです。不平不満がある管理組合は、近年多いとおもいます。
そもそも、白紙委任状は有効か? という問題があります。

委任状は、”委任契約”であるため、委任者と受任者間での委任内容を確認する必要があります。
しかし、白紙委任状は、内容は決まっていますが、当事者の記載や指定がないこともありますので、有効性は少し疑義があります。(管理規約に記載内容あれば、参考に。)

実際に私が担当したマンションでは、総会の参加者に対して意見を聞いて、反対が多ければ、再度検討課題としておりました。

ご参考になれば幸いです。(文責 花田法務事務所)

委任状にはたいてい「受任者の記入のない委任票は議長への委任とします。」という注意書きが書かれていると思います。では議長への委任とはどういうことでしょう。議長は、区分所有法でも原則管理者がなる(規約で別段の定め可)とされ、多くの管理組合でも管理者(理事長)が務められていると思います。管理者は総会を招集する方ですから、議案に対しては提案側になります。そうすると議長に委任された票は必然的に賛成票になってしまいます。企業や士業の総会では、白紙委任状を無効とするところもありますが、管理組合の総会でそのような扱いにしたら総会が成立しない可能性もあります。
そもそも委任状を提出する方は、議長への委任=賛成という意思で提出しているのではなく(その場合は議決権行使書で賛成とすればいいわけです)、「皆様にお任せします」「皆様の決めたことに従います」というようなお気持ちではないでしょうか。
委任状さえ集めれば、なんでも通ってしまうと、委任状の奪い合いをするところもあります。委任状の数で決まってしまうのでしたら、総会の場で議論しても無駄ということになってしまいます。
そもそも「議長」は単に職名に過ぎず、総会の議決に加わる権利を有さず、総会の秩序の維持、議事の進行及び議決を行う任にあたるだけであるという解釈もあります。
では議長への委任の扱いをどうしたらいいでしょうか。
方法として、一つは「白紙委任状は、原則議長への委任とし、議長は総会会場において確認された多数意見(議決権行使書を含む)にその委任票を加算する」という方法。
もう一つは、「その委任票を総会会場で確認された賛・否の票数に案分してそれぞれに加算する」という方法。
委任票をこのように扱えば、総会会場での議論も活き、委任した方の意向も活かせるのではないでしょうか。
議長はもちろん区分所有者としての票は持ちます。議長であっても、その前に区分所有者としてご自分の意思は示せます。上記のように決めておけば、議長がその委任票を「区分所有者」としての意見で投票するか、「管理者」の立場で投票するかのあいまいさも解消できると思います。

祖堅先生 白紙委任表=賛成票としなくていいのですね。助かります。ありがとうございました。

この案を取り入れるのでしたら、規約でしっかり定めてくださいね。