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理事長から直接住民に周知したいことがあった場合の方法について

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

今まで当方のマンションでは住民周知の際には管理会社を通して周知を行っていたのですが周知するまでにフロント側からくる文書の内容確認、その後に管理会社から訂正を受けて周知(掲示板への貼り付けや全戸配布の作業)を行っているため一つの事項を伝達するのにものすごく時間がかかっています。
そこで皆様のマンションでは理事長または理事から即時連絡をしたい場合どのような手段をとらえていますでしょうか?
一度理事長である私から印刷または全戸配布の作業を一度行ったのですが印刷や紙代はすべて自身の負担でやったため何度もできるわけではないが周知事項はすぐに回したいという方法をご教授頂けると助かります。
皆様のお知恵を拝借できればと思い投稿しました。
よろしくお願いいたします。

みんなの回答

二期理事長を務め、現在、修繕委員長です。理事の了解を得たのちに、掲示板を利用しています。掲示板は、目立たないところにありましたので、救急用の掲示板をゴミ集積場(マンション内にあります)につながる外部人が歩かない通路に、新設、設置しました。

ありがとうございます。やはり一番は掲示板に貼るというシンプルな方法が費用対効果が一番効果ありそうですね。私もそうするようにします。

ちなみに、現在理事長ではありませんが、
昨年まで理事長を行っていた関係で、コロナ関係の周知を現理事長に依頼しました。
翌日には、掲示板にコロナ関係の掲示物が管理会社によって貼り出されました。
全てメールでのやりとりで意思疎通ができました。

少額であっても、個人での負担は行わない方が良いと思います。
立て替えはやむなしですが、精算するルールを定めておく必要があるのではないでしょうか。

ありがとうございます。確かに少額の負担を許容するのは少し考えています。そうすることで少しでも理事に関わることから避けられるのもちょっと考え物だと思いましたのできっちりと予算を組んで対処しようと考えています。

49戸マンション管理員です。
「管理会社を通して周知を行っていた」とありますが、当方はそのようなケースはほぼありません。
1.危急の場合は館内放送です。まだ放送実績は過去に一件だけです。(排雪の邪魔なので車をどけてください。)
2.通常は理事の方もしくは管理員が掲示物を作って掲示板とエレベーター内に貼り出します。(工事や掃除のお報せ、灯油価格のお報せ。)
3.毎月開かれる役員会の議事録を各戸に配布して管理組合の状況をお伝えしています。(役員改選、共有部の保全など。)
管理事務室(10畳程度)は集会室を兼ねており、パソコン1台とプリンター2台(管理組合用と管理員用)があります。
ご参考になりましたら幸いです。

ご回答ありがとうございます。私がやりたかったのは2.のようなレベルの周知でして、うちの理事会ではこういったことすら管理会社の方に任せている状態が続いており自分たちである程度できるように最近ようやく自分たちで掲示物を貼ろうとしているくらい消極的な管理組合になっています(汗
パソコンとプリンターについて複合機はあるのですがパソコンはないですね。ちなみにネット回線などは繋がれておられますか?

パソコンは居住者の使っていた物(Windows7)を使わせて頂いております。
ネットに繋ぐという話も一時ありましたが、情報漏洩の恐れがあるので管理会社から止められています。同じ理由で管理員室から持ちだす事も禁じられています。

時間を節約したい場合はメールでやりとりして、返信期限を2日後位に設定し、要求しておくのはいかがでしょうか? 

なお、この業界の顧客対応は信じられないくらい遅いのが常識となっていますから、管理会社がメールを受信したら受信報告をさせてください。 
私はそうさせていました。

即時連絡したい場合は自分で原稿を書いて手渡して、直ぐ掲示と配布をするように申しつければ出来ると思います。

掲示だけなら1枚で十分ですから、自分で作って張り出せば解決します。
見ないのは住人の責任です。

印刷代金等は「立て替え払い」を行った場合は管理会社に領収書を提出すれば、現金で払ってくれます。  

会社の交通費などの立替金と同じです。

ありがとうございます。私があまり管理会社に対してプッシュしないのは確かに原因の一つかと思います。みなさん本当にお強いと方々だと感心しております(苦笑
確かに私も伝えたいことについては直ちに掲示するなどのスピード感をもってやればよかったと思います。
印刷については玄関口にちょうどスタンドポップなども立てれそうなのでやってみたいと思います。
掲示物を見ないの件についてはヨコオさんのおっしゃる住民の責任で割り切っていきってやりたいと思いました。

要はフロントの動きが遅いということではないですか。
私のところは、理事長とフロントとの間はメールで連絡していますからそんなに時間はかかりません。
カツオさんのところは戸数も多くないようですし、いつまでに周知してと言えば済むと思います。
また、理事長が個人で行うときは、コピー代や用紙代は自分持ちでやっていました。
大した金額でもないですし、今時は皆さんもご自宅にコピー機ぐらいはあるでしょう。
負担が重いと感じられるのでしたら1枚いくらと決めて行ってはいかがでしょうか。

cocoaさんありがとうございます。確かにフロント側に要請することに気を使っている気がします。またコピーに関しては全戸配布の必要性を考え直した結果必要はなく正面玄関の辺りに掲示物として配置しようかと考えております。
自己負担についても悩むくらいならやらない方がよいかと思いましたがやり方次第でなんとかなるなと思いました。
貴重なご意見ありがとうございます。

管理会社と裁判した時は当然管理会社どころか管理員も使えませんので、先に自分で負担して後から理事会に領収書等提出して費用はもらってました。
周知事項はすぐに回したいという方法→残念ながら結局自分で書面を作成して自分でコピーして自分で郵送するのが一番早いです(笑)

そうなんですね、やっぱり自分で作成するというのが一番手っ取り早いですね、メールアドレスを手に入れたのでそちらのやり取りは早くなったのですが全戸配布などをやるよりもまず掲示物を貼るということを先にしようかなと思いました。

カツオさん おはようございます
理事長職務 お疲れ様です。

>皆様のマンションでは理事長または理事から即時連絡をしたい場合
>どのような手段をとらえていますでしょうか?
理事長の個人負担で印刷や配付はしんどいですね。
理事会活動費の予算項目はありませんか?
無ければ予備費でも構わないと思いますが、理事会で決議してもらい
それを使いましょう。

貴マンションでも掲示板に掲示するのが理事長の権限だと思いますので 、
>理事長または理事から即時連絡をしたい
理事さんから報告を受け、理事長さんが対処したほうが良いです。
もし、敵対(反対意見のある)理事さんが理事会の総意でない文章を
配付、掲示される可能性があります。
早急に居住者さんに連絡したい事項は出来るだけ早く対処したいですね。

回覧板を回してお知らせする方法もあります。

アドバイスありがとうございます。予算項目については歴代でも不要と判断されているせいかないように思います(改めて見てみます)
確かに個人負担自体は当面気にならないのですがやはり積算していくとしんどくなってくるのは目に見えてきますのでしばらくの間はmaikuro3さんのおっしゃる掲示板の活用を先にやろうかと思っています。

要はフロントの動きが遅いということではないですか。
私のところは、理事長とフロントとの間はメールで連絡していますからそんなに時間はかかりません。
カツオさんのところは戸数も多くないようですし、いつまでに周知してと言えば済むと思います。
また、理事長が個人で行うときは、コピー代や用紙代は自分持ちでやっていました。
大した金額でもないですし、今時は皆さんもご自宅にコピー機ぐらいはあるでしょう。
負担が重いと感じられるのでしたら1枚いくらと決めて行ってはいかがでしょうか。

cocoaさんありがとうございます。確かにフロント側に要請することに気を使っている気がします。またコピーに関しては全戸配布の必要性を考え直した結果必要はなく正面玄関の辺りに掲示物として配置しようかと考えております。
自己負担についても悩むくらいならやらない方がよいかと思いましたがやり方次第でなんとかなるなと思いました。
貴重なご意見ありがとうございます。

49戸マンション管理員です。
「管理会社を通して周知を行っていた」とありますが、当方はそのようなケースはほぼありません。
1.危急の場合は館内放送です。まだ放送実績は過去に一件だけです。(排雪の邪魔なので車をどけてください。)
2.通常は理事の方もしくは管理員が掲示物を作って掲示板とエレベーター内に貼り出します。(工事や掃除のお報せ、灯油価格のお報せ。)
3.毎月開かれる役員会の議事録を各戸に配布して管理組合の状況をお伝えしています。(役員改選、共有部の保全など。)
管理事務室(10畳程度)は集会室を兼ねており、パソコン1台とプリンター2台(管理組合用と管理員用)があります。
ご参考になりましたら幸いです。

ご回答ありがとうございます。私がやりたかったのは2.のようなレベルの周知でして、うちの理事会ではこういったことすら管理会社の方に任せている状態が続いており自分たちである程度できるように最近ようやく自分たちで掲示物を貼ろうとしているくらい消極的な管理組合になっています(汗
パソコンとプリンターについて複合機はあるのですがパソコンはないですね。ちなみにネット回線などは繋がれておられますか?

パソコンは居住者の使っていた物(Windows7)を使わせて頂いております。
ネットに繋ぐという話も一時ありましたが、情報漏洩の恐れがあるので管理会社から止められています。同じ理由で管理員室から持ちだす事も禁じられています。

管理会社と裁判した時は当然管理会社どころか管理員も使えませんので、先に自分で負担して後から理事会に領収書等提出して費用はもらってました。
周知事項はすぐに回したいという方法→残念ながら結局自分で書面を作成して自分でコピーして自分で郵送するのが一番早いです(笑)

そうなんですね、やっぱり自分で作成するというのが一番手っ取り早いですね、メールアドレスを手に入れたのでそちらのやり取りは早くなったのですが全戸配布などをやるよりもまず掲示物を貼るということを先にしようかなと思いました。

ちなみに、現在理事長ではありませんが、
昨年まで理事長を行っていた関係で、コロナ関係の周知を現理事長に依頼しました。
翌日には、掲示板にコロナ関係の掲示物が管理会社によって貼り出されました。
全てメールでのやりとりで意思疎通ができました。

少額であっても、個人での負担は行わない方が良いと思います。
立て替えはやむなしですが、精算するルールを定めておく必要があるのではないでしょうか。

ありがとうございます。確かに少額の負担を許容するのは少し考えています。そうすることで少しでも理事に関わることから避けられるのもちょっと考え物だと思いましたのできっちりと予算を組んで対処しようと考えています。

カツオさん おはようございます
理事長職務 お疲れ様です。

>皆様のマンションでは理事長または理事から即時連絡をしたい場合
>どのような手段をとらえていますでしょうか?
理事長の個人負担で印刷や配付はしんどいですね。
理事会活動費の予算項目はありませんか?
無ければ予備費でも構わないと思いますが、理事会で決議してもらい
それを使いましょう。

貴マンションでも掲示板に掲示するのが理事長の権限だと思いますので 、
>理事長または理事から即時連絡をしたい
理事さんから報告を受け、理事長さんが対処したほうが良いです。
もし、敵対(反対意見のある)理事さんが理事会の総意でない文章を
配付、掲示される可能性があります。
早急に居住者さんに連絡したい事項は出来るだけ早く対処したいですね。

回覧板を回してお知らせする方法もあります。

アドバイスありがとうございます。予算項目については歴代でも不要と判断されているせいかないように思います(改めて見てみます)
確かに個人負担自体は当面気にならないのですがやはり積算していくとしんどくなってくるのは目に見えてきますのでしばらくの間はmaikuro3さんのおっしゃる掲示板の活用を先にやろうかと思っています。

時間を節約したい場合はメールでやりとりして、返信期限を2日後位に設定し、要求しておくのはいかがでしょうか? 

なお、この業界の顧客対応は信じられないくらい遅いのが常識となっていますから、管理会社がメールを受信したら受信報告をさせてください。 
私はそうさせていました。

即時連絡したい場合は自分で原稿を書いて手渡して、直ぐ掲示と配布をするように申しつければ出来ると思います。

掲示だけなら1枚で十分ですから、自分で作って張り出せば解決します。
見ないのは住人の責任です。

印刷代金等は「立て替え払い」を行った場合は管理会社に領収書を提出すれば、現金で払ってくれます。  

会社の交通費などの立替金と同じです。

ありがとうございます。私があまり管理会社に対してプッシュしないのは確かに原因の一つかと思います。みなさん本当にお強いと方々だと感心しております(苦笑
確かに私も伝えたいことについては直ちに掲示するなどのスピード感をもってやればよかったと思います。
印刷については玄関口にちょうどスタンドポップなども立てれそうなのでやってみたいと思います。
掲示物を見ないの件についてはヨコオさんのおっしゃる住民の責任で割り切っていきってやりたいと思いました。

二期理事長を務め、現在、修繕委員長です。理事の了解を得たのちに、掲示板を利用しています。掲示板は、目立たないところにありましたので、救急用の掲示板をゴミ集積場(マンション内にあります)につながる外部人が歩かない通路に、新設、設置しました。

ありがとうございます。やはり一番は掲示板に貼るというシンプルな方法が費用対効果が一番効果ありそうですね。私もそうするようにします。

回答がありません。