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大規模修繕に関する広報活動(電子化)について

管理組合の運営

大規模修繕工事

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

大規模修繕に向けた検討状況の広報を、電子メールやLINEなどを使ってうまくいっている事例をご教示いただきたいです。
大規模修繕委員会(管理費会計改善検討含む)を立ち上げて間もないのですが、マンション管理士を呼んで、理事会役員含めてでの勉強会を行ったところ、進めるに当たって住民全体への広報活動がとても重要という説明を受けました。
月に一度の理事会議事録は、管理会社が作成して印刷されたものを全戸配布していますが、
大規模修繕委員会の活動内容(設計監理方式にする場合の業者選定方法や管理費会計に対する議論は、管理会社にオープンにすべきでは無いように思っております。管理会社を使わずに、印刷物で全体に配布するとその印刷の手間や費用もかかるので、電子メールなどでの配布を検討しています。
ここで、メールアドレスなどは個人情報になるので、理事会で管理することに抵抗のある方や、電子データ自体を敬遠する方もいると思われ、修繕委員の中でも意見が割れています。
アンケートを取って判断すれば良いと思うのですが、そのアンケート実施に対しても、他のマンション事例がないと進みにくいような状況のため、電子データによる広報活動がうまくいっている例を教えていただきたいです。よろしくお願いします。

みんなの回答

現在理事長をしており、任期はじめに管理会社より提案がありましたが、あえて不採用としました。理由は、全ての世帯に利用できる環境がなかったからです。
全ての組合員の方にネット環境はあるのでしょうか?

ネットワークサービスに加入にしていない住戸もあると思いますが、マンション施工時に光ケーブル配線はされており、子育て世代が多く住んでいますので加入している割合はかなり多いと思っています。

管理会社さんにオープンにできない情報を組合員へお知らせする際の、印刷や、配布・送付にかかる手間やコストは「惜しむべきではない」と思います。
修繕委員さんは有志の方がなさっていると思いますが、様々なライフスタイルや価値観を持つ区分所有者から思わぬ批判を受けるリスクのある立場でもあります。私自身、修繕委員を担いましたがそのような経験をしました。そのリスクを軽減するためにも「情報は確実に皆さんに周知させる」事が大切です。仮に一律に電子メールでの配信をするとなれば通信環境の無い住戸を蚊帳の外にしてしまう点で修繕委員会が批判される原因を作ることになり、リスキーです。

電子メールでの配信でも良い方にはアドレスの開示をお願いし、印刷物での配布を望む方には印刷物でお知らせするようにして、印刷代と配布・送付の手間を多少でも減らしつつ、情報が行き渡らない住戸を作らないように出来たら良いと思います。

早速のアドバイスありがとうございます。電子化を大目的にして進めようとすると危険ということで理解しました。電子メール等の配信を受け入れていただける人に対しては、活用すればよいとした場合の個人情報管理について、長期継続できている事例があればコツ教えていただきたいです。

ご質問のような実例はあいにく存じません。当方では基本的に印刷物で広報をしていましたもので。(役員、修繕委員、有志組合員の間はメールで連絡を取っていましたが、特に個人情報保護の措置はしていませんでした。)

管理会社さんにオープンにできない情報を組合員へお知らせする際の、印刷や、配布・送付にかかる手間やコストは「惜しむべきではない」と思います。
修繕委員さんは有志の方がなさっていると思いますが、様々なライフスタイルや価値観を持つ区分所有者から思わぬ批判を受けるリスクのある立場でもあります。私自身、修繕委員を担いましたがそのような経験をしました。そのリスクを軽減するためにも「情報は確実に皆さんに周知させる」事が大切です。仮に一律に電子メールでの配信をするとなれば通信環境の無い住戸を蚊帳の外にしてしまう点で修繕委員会が批判される原因を作ることになり、リスキーです。

電子メールでの配信でも良い方にはアドレスの開示をお願いし、印刷物での配布を望む方には印刷物でお知らせするようにして、印刷代と配布・送付の手間を多少でも減らしつつ、情報が行き渡らない住戸を作らないように出来たら良いと思います。

早速のアドバイスありがとうございます。電子化を大目的にして進めようとすると危険ということで理解しました。電子メール等の配信を受け入れていただける人に対しては、活用すればよいとした場合の個人情報管理について、長期継続できている事例があればコツ教えていただきたいです。

ご質問のような実例はあいにく存じません。当方では基本的に印刷物で広報をしていましたもので。(役員、修繕委員、有志組合員の間はメールで連絡を取っていましたが、特に個人情報保護の措置はしていませんでした。)

現在理事長をしており、任期はじめに管理会社より提案がありましたが、あえて不採用としました。理由は、全ての世帯に利用できる環境がなかったからです。
全ての組合員の方にネット環境はあるのでしょうか?

ネットワークサービスに加入にしていない住戸もあると思いますが、マンション施工時に光ケーブル配線はされており、子育て世代が多く住んでいますので加入している割合はかなり多いと思っています。

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