コロナ感染拡大防止と理事会開催の優先順位について
管理組合の運営
新型コロナの影響で理事会が延期されている管理組合も多いと思います。
開催される場合、出席すべきか否かの判断について、質問です。
延期を提案しても理事長の開催の意思が固く、招集を受けた者は普通なら協力したいところですが、仮に自分が無症状の感染者で理事会に出席しウイルスを運んでしまうリスクを考えますと、協力が却ってアダになるような気もして躊躇っております。
（過信は良くありませんが、私自身は基礎疾患の無い中年で、自分が感染により重篤になる可能性よりも、無症状のままウイルスの運び屋になることが心配な状況です。）
管理会社を通して理事会資料をメール等で共有し、オンライン会議にしてはどうか、と提案してみたのですが、新しい期の第一回理事会のため、新役員さんの個人アドレスの入手がまだなので情報共有が困難なのと、新理事長さんが開催を希望しているので延期は難しいというお話でした。
このような場合、皆様はどのようになさいますでしょうか？
みんなの回答
理事です。2月、3月、4月と理事会が中止となっています。管理会社からの提案で、当方も含めて理事の方の賛成多数の結果と思います。管理会社から集計もきませんが。書面主義で、理事の電話番号も知りません。
管理会社から、議案が送付されてきます、理事が考えている議題も、書面でのやりとりです。但し、管理会社から、回答が無く困っています。特に、緊急時には、管理会社の姿勢が問われると思います。
今月の１２日に理事会開催予定でしたが、管理会社から「コロナウイルス対策」としてフロントを理事会に出席させられないと通達がありました。
更に 居住者に向けて管理会社から、コロナウイルス対策を実施している為 対面方式での理事会開催延期が望ましい事、フロント欠席などの事項に関する書面が届き、掲示しました。
しかし、中にはこの状況下でも理事会をやれ！！としつこく管理会社に連日電話をする様な居住者もいました。
自分は副理事長で、他の理事に理事会開催についての意見を個々に聞き それを理事長に報告し検討した結果、
事前に理事会議案書を各理事へ配布し、先ずは理事長・副理事長が電話で今回の議案内容について検討し 意見をまとめた内容をLINEのグループを利用してそこへ掲載します。
各理事にはLINEグループに掲載した意見を見て頂き、それぞれ意見・質問を書き込んで貰う形にしました。
LINEを使用できない理事には書面・メールで提出、集まった意見や質問を理事長・副理事長が確認した後に内容をまとめ、管理会社へ送り議事録作成するという方法に至りました。
高齢の理事もいますし、うつされる事も心配ですが 自分が感染源となる可能性も大いにありますから
そういった点を考慮して、現時点では 本当に人と対面で会う状況は避けるべきかと考えています。
今、延期やオンライン会議など 通常よりも準備や実施に時間が掛かるかもしれませんが
万一、その集まりによって罹患した場合 どう責任を取るのでしょうか。
最悪の場合、死亡しますからコロナウイルス対策に関しては何事も大袈裟と考えず
まずは人が集まるような形式は絶対にやめるべきです。
少しでも早くコロナウイルスの終息を望むのであれば「人と会わない、集まらない事」
これが最も感染を予防する方法ですから 三毛猫さん、絶対に集まらない！に限りますよ。
ＥＫさん、ご回答ありがとうございます。
結局、理事会は開催されましたが、個人的に欠席しました。
オンライン会議ソフトを利用する方法も提案しましたが「セキュリティに不安がある」との回答でした。
「外出・人との接触を控えてください。」と呼びかける首長の声を聞きますと、感染拡大防止のためにできることは行動変様しかないのだな、と感じます。今まで当然だった理事会の出席を見合わせることが私にとっての行動変様でした。
いつもと違う行動をする事が、こんなに心苦しいとは…今回の件で初めて知りました。
ＥＫさんのご助言は、今後、私と同様の事態に直面して行動変様を迫られ悩む方々にも有益な情報だと思います。ありがとうございました。
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石山（じいじ）先生、ご回答ありがとうございます。
メールによる合意形成は、仰る通り都合の良い時間に落ち着いて考えられて、意見を出すときも相手に伝わりやすいような表現を丁寧に選べる点でメリットは大きいと思います。その点をご説明し、実際に集合せずに物事を進められないものか、検討して頂こうと思います。
Gern geschehen
私は基礎疾患があり、定期的に病院へ通っていることもあり、三毛猫さん同様に自分が
「感染源」になる事が怖かったので３月の理事会をeメール運用で実施しました。
まず、私から今回の議題と必要資料はPDF化して添付したメールを全理事監事、及び管理
会社の担当へ発信し、それに対して各理事監事より賛否や意見を「全員に返信」してもら
いました。
最後に、私から決定事項をまとめたメールを発信し間違い無いか確認してもらい、一連の
メールを全て印刷して議事録としました。また、この月の役員報酬は、理事会と言う集会
は開いていないので半額とする事にしました。
初めてこの様な運用を行い感じたメリット、デメリットは下記の通りです。
〇 通常の理事会では話題がズレては直し、ズレては直しの繰り返しになるが、メールだ
と話題がズレない。
〇 意外にもメールだと、普段何も言わない理事の方から意見が挙がり有意義であった。
✕ PDFではよく分からないと言われ、結局印刷して各郵便受けに配るハメになってし
まった。
✕ 時間がかかる、今回の例では結論メールまで５日程かかった。
以上です、何かご参考になれば幸いです。
このご時世ですので、eメールやwebを組合活動へ導入して行こうと目論んでいますが（笑）、根強い抵抗が…。
ritaさん、ご回答ありがとうございます。
ご回答の中から、仮にメールの通信環境が無い方が役員さんの中にいらっしゃったとしても、郵便受けに印刷物を配るという方法で開催を回避する事が出来る可能性を感じました。
また、話題がズレない、積極的に発言をしない方からもご意見を引き出せるといった効果があったのは、意外なメリットでしたね。経験に基づいた貴重な情報をありがとうございました。
Web会議は、役員の方全員が使えるのでしたら有効な手段だと思います。
総会では厳しい規定がありますが、理事会にはありません。
今回は異常事態ですからWebは仕方ないかもしれません・
役員の皆様がWebを使えない環境にいた場合には
Webだけを頼りにするのではなく
議決権行使や委任状を使うこともありますが
規約によって違うと思いますが、今回は緊急事態ですから
仕方のないことかと思います。
役員の皆さんが一応にツールを使えて
Web会議に参加できる状態で、半数以上の方が出席できれば
理事会として成立するのでしょうけれど
そのような環境にない場合には、理事会ではなく打ち合わせとした方がいいでしょう。
１回目はそのようにして、２回目からしっかり意思を集められるようにしてはいかがでしょうか。
cocoaさん、ご回答ありがとうございます。
新しい期になって１回目の理事会なので、新役員さんの通信環境がまだわからない状況が、新理事長さんが開催を選択した理由の１つと思われます。
やる気になっていらっしゃる新理事長さんの思いも大切にしたいですし、コロナさえなければ私も喜んで出席したいので、安全のために欠席を選択することも辛く…再度、オンライン会議の可能性を打診したいと思います。
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川口先生、ご回答ありがとうございます。
ご察しの通り、私自身が次回の理事会でご説明申し上げますと約束したことがあり、欠席をしたくないという気持ちがございます。
私が欠席すれば、出席なさった同志の方々に失礼だという思いもあります。欠席をする場合はご助言の様に事前に説明は文章化し、必要な資料をあらかじめ提出する等で工夫したいと思います。
三毛猫さん こんばんは
この時期の理事会・総会は本当に悩みますね～
私の住んでいるマンションでは、
１．集会室が比較的広く
２、１０名以上の多人数ではなく
３、マスクを着用して
４、換気をよくして
５、席の間隔を広くして
６、消毒用アルコールを準備して
開催予定です。
これで３密も解消できるのではないかと考えています。
上記の対策をお願いしますと理事長さんに具申されては
いかがでしょうか？
「開催時間を短くする」が抜けていました。
maikuro３さん、具体的なご回答をありがとうございました。
延期が出来ず開催が止むを得ない場合にとても有効な方法だと思います。新理事長さんへお伝えしたいと思います。
日々のニュース等からお分かりだと思いますが、今や中国コロナは感染拡大の一途を辿っています。多くの理事会は三密状況です。感染を避けるために理事会延期ができないというのなら欠席もやむを得ないでしょう。私なら、その旨を告げて欠席します。現状においては非難されることはないと思います。
Ｏｋさん、ご回答ありがとうございます。
欠席することは可能です。欠席を躊躇わせる要因は…実際に集まりたいと仰る方が居て、私からその方にお伝えしたいことがあるからだと思います。出席せずにお伝えする方法を考えようと思います。
良識あるご意見をありがとうございました。
Web会議は、役員の方全員が使えるのでしたら有効な手段だと思います。
総会では厳しい規定がありますが、理事会にはありません。
今回は異常事態ですからWebは仕方ないかもしれません・
役員の皆様がWebを使えない環境にいた場合には
Webだけを頼りにするのではなく
議決権行使や委任状を使うこともありますが
規約によって違うと思いますが、今回は緊急事態ですから
仕方のないことかと思います。
役員の皆さんが一応にツールを使えて
Web会議に参加できる状態で、半数以上の方が出席できれば
理事会として成立するのでしょうけれど
そのような環境にない場合には、理事会ではなく打ち合わせとした方がいいでしょう。
１回目はそのようにして、２回目からしっかり意思を集められるようにしてはいかがでしょうか。
cocoaさん、ご回答ありがとうございます。
新しい期になって１回目の理事会なので、新役員さんの通信環境がまだわからない状況が、新理事長さんが開催を選択した理由の１つと思われます。
やる気になっていらっしゃる新理事長さんの思いも大切にしたいですし、コロナさえなければ私も喜んで出席したいので、安全のために欠席を選択することも辛く…再度、オンライン会議の可能性を打診したいと思います。
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石山（じいじ）先生、ご回答ありがとうございます。
メールによる合意形成は、仰る通り都合の良い時間に落ち着いて考えられて、意見を出すときも相手に伝わりやすいような表現を丁寧に選べる点でメリットは大きいと思います。その点をご説明し、実際に集合せずに物事を進められないものか、検討して頂こうと思います。
Gern geschehen
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川口先生、ご回答ありがとうございます。
ご察しの通り、私自身が次回の理事会でご説明申し上げますと約束したことがあり、欠席をしたくないという気持ちがございます。
私が欠席すれば、出席なさった同志の方々に失礼だという思いもあります。欠席をする場合はご助言の様に事前に説明は文章化し、必要な資料をあらかじめ提出する等で工夫したいと思います。
日々のニュース等からお分かりだと思いますが、今や中国コロナは感染拡大の一途を辿っています。多くの理事会は三密状況です。感染を避けるために理事会延期ができないというのなら欠席もやむを得ないでしょう。私なら、その旨を告げて欠席します。現状においては非難されることはないと思います。
Ｏｋさん、ご回答ありがとうございます。
欠席することは可能です。欠席を躊躇わせる要因は…実際に集まりたいと仰る方が居て、私からその方にお伝えしたいことがあるからだと思います。出席せずにお伝えする方法を考えようと思います。
良識あるご意見をありがとうございました。
三毛猫さん こんばんは
この時期の理事会・総会は本当に悩みますね～
私の住んでいるマンションでは、
１．集会室が比較的広く
２、１０名以上の多人数ではなく
３、マスクを着用して
４、換気をよくして
５、席の間隔を広くして
６、消毒用アルコールを準備して
開催予定です。
これで３密も解消できるのではないかと考えています。
上記の対策をお願いしますと理事長さんに具申されては
いかがでしょうか？
「開催時間を短くする」が抜けていました。
maikuro３さん、具体的なご回答をありがとうございました。
延期が出来ず開催が止むを得ない場合にとても有効な方法だと思います。新理事長さんへお伝えしたいと思います。
私は基礎疾患があり、定期的に病院へ通っていることもあり、三毛猫さん同様に自分が
「感染源」になる事が怖かったので３月の理事会をeメール運用で実施しました。
まず、私から今回の議題と必要資料はPDF化して添付したメールを全理事監事、及び管理
会社の担当へ発信し、それに対して各理事監事より賛否や意見を「全員に返信」してもら
いました。
最後に、私から決定事項をまとめたメールを発信し間違い無いか確認してもらい、一連の
メールを全て印刷して議事録としました。また、この月の役員報酬は、理事会と言う集会
は開いていないので半額とする事にしました。
初めてこの様な運用を行い感じたメリット、デメリットは下記の通りです。
〇 通常の理事会では話題がズレては直し、ズレては直しの繰り返しになるが、メールだ
と話題がズレない。
〇 意外にもメールだと、普段何も言わない理事の方から意見が挙がり有意義であった。
✕ PDFではよく分からないと言われ、結局印刷して各郵便受けに配るハメになってし
まった。
✕ 時間がかかる、今回の例では結論メールまで５日程かかった。
以上です、何かご参考になれば幸いです。
このご時世ですので、eメールやwebを組合活動へ導入して行こうと目論んでいますが（笑）、根強い抵抗が…。
ritaさん、ご回答ありがとうございます。
ご回答の中から、仮にメールの通信環境が無い方が役員さんの中にいらっしゃったとしても、郵便受けに印刷物を配るという方法で開催を回避する事が出来る可能性を感じました。
また、話題がズレない、積極的に発言をしない方からもご意見を引き出せるといった効果があったのは、意外なメリットでしたね。経験に基づいた貴重な情報をありがとうございました。
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更に 居住者に向けて管理会社から、コロナウイルス対策を実施している為 対面方式での理事会開催延期が望ましい事、フロント欠席などの事項に関する書面が届き、掲示しました。
しかし、中にはこの状況下でも理事会をやれ！！としつこく管理会社に連日電話をする様な居住者もいました。
自分は副理事長で、他の理事に理事会開催についての意見を個々に聞き それを理事長に報告し検討した結果、
事前に理事会議案書を各理事へ配布し、先ずは理事長・副理事長が電話で今回の議案内容について検討し 意見をまとめた内容をLINEのグループを利用してそこへ掲載します。
各理事にはLINEグループに掲載した意見を見て頂き、それぞれ意見・質問を書き込んで貰う形にしました。
LINEを使用できない理事には書面・メールで提出、集まった意見や質問を理事長・副理事長が確認した後に内容をまとめ、管理会社へ送り議事録作成するという方法に至りました。
高齢の理事もいますし、うつされる事も心配ですが 自分が感染源となる可能性も大いにありますから
そういった点を考慮して、現時点では 本当に人と対面で会う状況は避けるべきかと考えています。
今、延期やオンライン会議など 通常よりも準備や実施に時間が掛かるかもしれませんが
万一、その集まりによって罹患した場合 どう責任を取るのでしょうか。
最悪の場合、死亡しますからコロナウイルス対策に関しては何事も大袈裟と考えず
まずは人が集まるような形式は絶対にやめるべきです。
少しでも早くコロナウイルスの終息を望むのであれば「人と会わない、集まらない事」
これが最も感染を予防する方法ですから 三毛猫さん、絶対に集まらない！に限りますよ。
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結局、理事会は開催されましたが、個人的に欠席しました。
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「外出・人との接触を控えてください。」と呼びかける首長の声を聞きますと、感染拡大防止のためにできることは行動変様しかないのだな、と感じます。今まで当然だった理事会の出席を見合わせることが私にとっての行動変様でした。
いつもと違う行動をする事が、こんなに心苦しいとは…今回の件で初めて知りました。
ＥＫさんのご助言は、今後、私と同様の事態に直面して行動変様を迫られ悩む方々にも有益な情報だと思います。ありがとうございました。
理事です。2月、3月、4月と理事会が中止となっています。管理会社からの提案で、当方も含めて理事の方の賛成多数の結果と思います。管理会社から集計もきませんが。書面主義で、理事の電話番号も知りません。
管理会社から、議案が送付されてきます、理事が考えている議題も、書面でのやりとりです。但し、管理会社から、回答が無く困っています。特に、緊急時には、管理会社の姿勢が問われると思います。
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Gern geschehen
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