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コロナ下での定期総会の開催の手順

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

マンション管理組合の役員を務めていますが、コロナウイルス対応として理事会が開催できないことから5月の定期総会は中止となりました。

確かに理事会すら開けない状況のため現在の役員が暫定的に延長することになりました。
ただ役員の皆様(私を含め)からは最大3ヶ月の延長は我慢するがそれ以上なら全員退任するとのことです。。

従って8月には万難を排して定期総会を実施する必要がありますが、350名の組合員がいて毎年100名程度の出席があることから、マンションの集会場のスペースでは開催できません。
また理事会が開けていないので総会議案書は未だ出来ていません。

このような状況でどうのように定期総会を開催すればよいのかアドバイスをお願いいたします。

みんなの回答

非常事態宣言も解除するので普通に定期総会を開けば良いと思います。

竜巻さま
ご回答ありがとうございます。

福井さん、下記のようなものを見つけました。

Q1 新型コロナウイルスに関する注意喚起が続いている中で、通常総会を開催する場合の留意事 項は何ですか。

A1 組合員に対し、総会会場に来場することなく、議決権行使書又は委任状(理事長等を指定す る)により、議決権を行使してもらうことを、通知又は個別連絡により勧める方法が考えられま す(同時に掲示板等に掲示する方法も考えられます。)。
◆議決権行使書及び委任状を送付していない場合は、議決権行使書等を急いで送付し 総会開催日までに提出してもらうようお願いする。
◆組合員には、体調を考えた上で、総会への出欠を慎重に判断してもらい、欠席する場 合には、議決権行使書により、議題に対する賛否を表明してもらうことをお願いする。
◆議決権行使書により議決権を行使してもらう場合には、議案に対する意見を文書で表 明してもらうことも可能であることを併せて知らせる。
◆出席者がある場合には、マスク着用、室内換気、短時間の運営等に努める。
◆なお、「招集してしまったから開催しなければならない」ということではなく、状況を踏まえ、中止することも含め柔軟に判断することも必要と考えられます。

Q4 通常総会の開催を延期することを理事会で決定してよいですか。

A4 管理規約に通常総会の開催を延期し行う規定がない管理組合も多いと推察しますが、緊急時
の対応として、やむを得ず期間を超えて総会を延期せざるを得ないと判断する場合には、管理 組合の業務の運営に当たる執行機関である理事会で通常総会の開催を延期することを決議 する方法が考えられます。 組合員には、緊急時の、組合員の安全・安心のために、やむを得ない対応であることを理解してもらう必要があります。

asaka50さま
ご回答ありがとうございます。

当管理組合は6月に総会を予定しています。
理事会の延長と総会の延期案の検討が管理会社よりありました。
そこで、議案を二つに分けました。
1.昨年の運営の報告や管理契約の更新の承諾等定例総会でしか出来ないこと。
2.後日臨時総会でも可能なもの。
で、1については、事前資料を組合に配布し、文章での可否を確認。
2.については、次理事会に必要資料を引き継ぎ臨時総会を開き可否をとる。
としました。
今やるべきことと先延ばして臨時総会で出来ることと分けて見てはいかがでしょうか?

さくらさん、御回答いただきありがとうございます。
その様な方法もありますね。

総会が延期になるところはこれからも多くなると思いますし、当分は総会の開催は難しいのではと思います。
このような国難ともいえる緊急状況ですので暫くは理事を延長するしか無いのではと思います。

さくらさん、御回答いただきありがとうございます。
私も面倒くさいのでこのような理事会は放置しようかと考えています。

このような時期ですので、(標準)規約に従って通常総会を会計年度開始以後2ケ月以内に招集する必要があるのでその期限内に実施するしかないと思います。

ただこのような時期ですので皆さんが委任状、議決権行使が多く実際に出席する人は殆どいないと思います。

東急さん、御回答いただきありがとうございます。
総会前理事会の開催をしたいと考えても面倒との理由で反対されています。

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石山先生、御回答いただきありがとうございます。
総会前理事会の開催をしたいと考えても面倒との理由で反対されています。
私も面倒くさいのでこのような理事会は放置しようかと考えています。

これからは、管理不全マンションとそうでないマンションの選別が進んでくると思われます。みんなが面倒くさくなり、ほったらかしにする。それも一つの選択肢かと。最終的にはお金を積んでも購入希望者がいないマンションになってしまうその覚悟であればやむを得ないかと。リゾートマンションではすでにそのようなマンションが出ています。あるいは、うまく売り逃げるか?350名中100名が総会に参加。そう思っていない組合員も多いのでは。

苦肉の策ですが、もし私が貴マンションの役員だったらこうすると思います。
理事長にリーダーシップを取って頂き、管理会社とメール等で打ち合わせしながら決算報告案、次期予算案、必要ならば管理委託契約の更新などの必要最低限の議案を纏め、メールまたは回覧で理事の過半数の承認をとり議案書を作成し総会を招集します。緊急事態宣言下で理事会をメールで代替えしたことは総会席上で正直に報告し、意義が出なければそのまま進行します。もし意義を述べる組合員が居たら理事長はその場で辞任し、意義を述べた組合員を補欠に選任し、以後はその方に舵取りをお願いします。

100人を収容する集会室が確保できない件については、総会を数回に分けて1回あたりマンションの集会場スペースに収容できる人数で開催する方向はいかがでしょうか?例えば、午前は高層階、午後は中層階、夕方は低層階、のように分けて行うのです。結果は数回の総会が終了後に速やかに集計し、掲示板で速報し、議事録を全戸に配布する方法で皆さんへお知らせします。

規約や区分所有法は今回のような事態を想定せずに定められたものなので、それに捉われて物事が停滞してしまう弊害を打開するためだけの苦しい方法です。平時でしたらこのような方法をしてはいけません。回答につきご批判はあろうかと思います。言い返す言葉は何もございません。

三毛猫さん、御回答いただきありがとうございます。
総会前理事会の開催をしたいと考えても面倒との理由で反対されています。
議案に反対の方だけから返信がくるだけで、代わりに理事長をやって貰える可能性もありません。
コロナの前でも理事会ではお金を使う話は時間をかけて検討したいとのことで全て反対でした。
面倒くさいのでこのような理事会は放置しようかと考えています。

福井さん…管理組合の役員さんはただでさえ大変なのに、このような時期に役員をなさっている福井さんの心労はとても大きいと思います。貴マンションの管理組合員に代わってお礼を言いたいくらいです。コロナの影響が収まるまで、理事会の休止もやむを得ないかも知れません。先ずは福井さんの精神的な疲れが回復することを祈ります。

尚、「意義を述べた組合員に舵取りをお願いする」という方法は、実際にその方が理事長を引き受けなくとも別の効果があると経験的に思います。人の案に反対することができても、有効な代案を提示したり、自分でマンション全体をけん引する力を持ち合わせない人に「私より貴方にやっていただいた方が上手く行きそうですね。理事長に推薦しますよ。」と言うと急に反対意見をトーンダウンさせる人は多いです。

総会が延期になるところはこれからも多くなってくることと思います。
総会の延期自体はしかたのないこととして認められることになりましたが、理事さんたちの負担が長引くことには協力をお願いするしかないです。
法律や規約上では、辞任しても新しい役員が決まるまではその職務を務めることになっています。
とはいえ負担は重いことでしょう。
ましてこのような状況下ですから。

8月に総会を開催したいという予定でしたら、最低限7月には総会前理事会を行わなければなりません。
今のところどうなるのか予測は不透明です。

福井さんのところは比較的新しく、規模の大きなマンションのようですのでインターネットを使える方も多いのではないでしょうか。
メール等での意思疎通やオンラインでの理事会開催も検討なさってはいかがでしょう。

今後のことはもう少し経過を見ないとわかりません。
あまりいい方には考えられませんが…

メロディーさん、御回答いただきありがとうございます。
総会前理事会の開催をしたいと考えていますが、他の役員の方がインターネットでの理事会の開催についてもメールを見るのが面倒との理由で反対されています。
また議案書の原案をメールしても議案提出に反対の方だけから返信がく状態で、面倒くさいので放置しようかと考えています。

総会が延期になるところはこれからも多くなってくることと思います。
総会の延期自体はしかたのないこととして認められることになりましたが、理事さんたちの負担が長引くことには協力をお願いするしかないです。
法律や規約上では、辞任しても新しい役員が決まるまではその職務を務めることになっています。
とはいえ負担は重いことでしょう。
ましてこのような状況下ですから。

8月に総会を開催したいという予定でしたら、最低限7月には総会前理事会を行わなければなりません。
今のところどうなるのか予測は不透明です。

福井さんのところは比較的新しく、規模の大きなマンションのようですのでインターネットを使える方も多いのではないでしょうか。
メール等での意思疎通やオンラインでの理事会開催も検討なさってはいかがでしょう。

今後のことはもう少し経過を見ないとわかりません。
あまりいい方には考えられませんが…

メロディーさん、御回答いただきありがとうございます。
総会前理事会の開催をしたいと考えていますが、他の役員の方がインターネットでの理事会の開催についてもメールを見るのが面倒との理由で反対されています。
また議案書の原案をメールしても議案提出に反対の方だけから返信がく状態で、面倒くさいので放置しようかと考えています。

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石山先生、御回答いただきありがとうございます。
総会前理事会の開催をしたいと考えても面倒との理由で反対されています。
私も面倒くさいのでこのような理事会は放置しようかと考えています。

これからは、管理不全マンションとそうでないマンションの選別が進んでくると思われます。みんなが面倒くさくなり、ほったらかしにする。それも一つの選択肢かと。最終的にはお金を積んでも購入希望者がいないマンションになってしまうその覚悟であればやむを得ないかと。リゾートマンションではすでにそのようなマンションが出ています。あるいは、うまく売り逃げるか?350名中100名が総会に参加。そう思っていない組合員も多いのでは。

総会が延期になるところはこれからも多くなると思いますし、当分は総会の開催は難しいのではと思います。
このような国難ともいえる緊急状況ですので暫くは理事を延長するしか無いのではと思います。

さくらさん、御回答いただきありがとうございます。
私も面倒くさいのでこのような理事会は放置しようかと考えています。

このような時期ですので、(標準)規約に従って通常総会を会計年度開始以後2ケ月以内に招集する必要があるのでその期限内に実施するしかないと思います。

ただこのような時期ですので皆さんが委任状、議決権行使が多く実際に出席する人は殆どいないと思います。

東急さん、御回答いただきありがとうございます。
総会前理事会の開催をしたいと考えても面倒との理由で反対されています。

当管理組合は6月に総会を予定しています。
理事会の延長と総会の延期案の検討が管理会社よりありました。
そこで、議案を二つに分けました。
1.昨年の運営の報告や管理契約の更新の承諾等定例総会でしか出来ないこと。
2.後日臨時総会でも可能なもの。
で、1については、事前資料を組合に配布し、文章での可否を確認。
2.については、次理事会に必要資料を引き継ぎ臨時総会を開き可否をとる。
としました。
今やるべきことと先延ばして臨時総会で出来ることと分けて見てはいかがでしょうか?

さくらさん、御回答いただきありがとうございます。
その様な方法もありますね。

苦肉の策ですが、もし私が貴マンションの役員だったらこうすると思います。
理事長にリーダーシップを取って頂き、管理会社とメール等で打ち合わせしながら決算報告案、次期予算案、必要ならば管理委託契約の更新などの必要最低限の議案を纏め、メールまたは回覧で理事の過半数の承認をとり議案書を作成し総会を招集します。緊急事態宣言下で理事会をメールで代替えしたことは総会席上で正直に報告し、意義が出なければそのまま進行します。もし意義を述べる組合員が居たら理事長はその場で辞任し、意義を述べた組合員を補欠に選任し、以後はその方に舵取りをお願いします。

100人を収容する集会室が確保できない件については、総会を数回に分けて1回あたりマンションの集会場スペースに収容できる人数で開催する方向はいかがでしょうか?例えば、午前は高層階、午後は中層階、夕方は低層階、のように分けて行うのです。結果は数回の総会が終了後に速やかに集計し、掲示板で速報し、議事録を全戸に配布する方法で皆さんへお知らせします。

規約や区分所有法は今回のような事態を想定せずに定められたものなので、それに捉われて物事が停滞してしまう弊害を打開するためだけの苦しい方法です。平時でしたらこのような方法をしてはいけません。回答につきご批判はあろうかと思います。言い返す言葉は何もございません。

三毛猫さん、御回答いただきありがとうございます。
総会前理事会の開催をしたいと考えても面倒との理由で反対されています。
議案に反対の方だけから返信がくるだけで、代わりに理事長をやって貰える可能性もありません。
コロナの前でも理事会ではお金を使う話は時間をかけて検討したいとのことで全て反対でした。
面倒くさいのでこのような理事会は放置しようかと考えています。

福井さん…管理組合の役員さんはただでさえ大変なのに、このような時期に役員をなさっている福井さんの心労はとても大きいと思います。貴マンションの管理組合員に代わってお礼を言いたいくらいです。コロナの影響が収まるまで、理事会の休止もやむを得ないかも知れません。先ずは福井さんの精神的な疲れが回復することを祈ります。

尚、「意義を述べた組合員に舵取りをお願いする」という方法は、実際にその方が理事長を引き受けなくとも別の効果があると経験的に思います。人の案に反対することができても、有効な代案を提示したり、自分でマンション全体をけん引する力を持ち合わせない人に「私より貴方にやっていただいた方が上手く行きそうですね。理事長に推薦しますよ。」と言うと急に反対意見をトーンダウンさせる人は多いです。

福井さん、下記のようなものを見つけました。

Q1 新型コロナウイルスに関する注意喚起が続いている中で、通常総会を開催する場合の留意事 項は何ですか。

A1 組合員に対し、総会会場に来場することなく、議決権行使書又は委任状(理事長等を指定す る)により、議決権を行使してもらうことを、通知又は個別連絡により勧める方法が考えられま す(同時に掲示板等に掲示する方法も考えられます。)。
◆議決権行使書及び委任状を送付していない場合は、議決権行使書等を急いで送付し 総会開催日までに提出してもらうようお願いする。
◆組合員には、体調を考えた上で、総会への出欠を慎重に判断してもらい、欠席する場 合には、議決権行使書により、議題に対する賛否を表明してもらうことをお願いする。
◆議決権行使書により議決権を行使してもらう場合には、議案に対する意見を文書で表 明してもらうことも可能であることを併せて知らせる。
◆出席者がある場合には、マスク着用、室内換気、短時間の運営等に努める。
◆なお、「招集してしまったから開催しなければならない」ということではなく、状況を踏まえ、中止することも含め柔軟に判断することも必要と考えられます。

Q4 通常総会の開催を延期することを理事会で決定してよいですか。

A4 管理規約に通常総会の開催を延期し行う規定がない管理組合も多いと推察しますが、緊急時
の対応として、やむを得ず期間を超えて総会を延期せざるを得ないと判断する場合には、管理 組合の業務の運営に当たる執行機関である理事会で通常総会の開催を延期することを決議 する方法が考えられます。 組合員には、緊急時の、組合員の安全・安心のために、やむを得ない対応であることを理解してもらう必要があります。

asaka50さま
ご回答ありがとうございます。

非常事態宣言も解除するので普通に定期総会を開けば良いと思います。

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総会前理事会の開催をしたいと考えても面倒との理由で反対されています。
私も面倒くさいのでこのような理事会は放置しようかと考えています。

これからは、管理不全マンションとそうでないマンションの選別が進んでくると思われます。みんなが面倒くさくなり、ほったらかしにする。それも一つの選択肢かと。最終的にはお金を積んでも購入希望者がいないマンションになってしまうその覚悟であればやむを得ないかと。リゾートマンションではすでにそのようなマンションが出ています。あるいは、うまく売り逃げるか?350名中100名が総会に参加。そう思っていない組合員も多いのでは。