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理事会及び総会の議事録

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

今まで、議事録をロビーの掲示板に掲載してましたが、見苦しと苦情があり、移動しましたところ、今度は閲覧性が低くなると苦情が…
で、管理規約等を調べますと、掲示ではなく閲覧になってましたので、本来掲示することに問題がある様に思えました。確かに、議事録にはプライバシーの問題も取り上げられてますので、不特定多数が閲覧、まして部外者が閲覧可能な場所に掲示することは、個人情報保護に違反してるかと思われます。
議事録の掲示について、なんらかの工夫方法があればお願いします。
ちなみに、議事録は掲示されているのでしょうか。

みんなの回答

理事です。掲示板に掲示しています。掲示板は、ゴミ集積場に行く通路にあります。また、意見は、個人が特定できないような、形式をとっています。特に利害関係があるような事案については、管理会社の作成した議事録をチェックしています。正しいかはわかりませんが。

①議事録の掲示について、なんらかの工夫方法があればお願いします。
→従前の通りにすれば問題無いと思います。

②ちなみに、議事録は掲示されているのでしょうか。
→掲示しておりません。

ありがとうございます。
管理規約は閲覧で、掲示するようになった経緯や目的は議事録にもなかったため不明です。勝手に掲示をはじめたみたいです。

しかし、私は管理人室扉に
議事録は左記に保管してますと言う管理会社の張紙を見つけてしまいました。
で、再確認すると閲覧と訂正回答されました

その程度の意見にいちいち対応していたらキリがありません。 竣工年からかなり高齢化してると思いますから、同じ意見が無い事を根拠に今後は現状維持のままにする方向で考えてはいかがでしょうか?

掲示ですが個人が容易に特定されない限り違法性はありません。

当方は総会議事録も理事会議事録も全戸配布しています。
掲示はしていません。
掲示だと自分は見てないうちに取り外されたとか、他の問題が発生しませんか?

理事会議事内容は個人が特定さない表現に書き換えています。 
そちらでもそのまま実名や部屋番号は書いてないと思いますが!?

コメントありがとうございます。
以前は配布だったのですが…

総会議事録と理事会議事録は、扱いを別にすべきです。総会議事録は全戸配布しても構いません。総会の議題は全戸に周知であり、討議が総会と言う公開の場で行われるからです。しかし、理事会議事録はそのまま掲示したり配布するのは問題です。理事会では往々にして個別のプライバシーや個人情報に関する事柄にも触れる場合があるからです。個人情報やブライバシーに関わることを公開されたとして名誉毀損の裁判を起こされた事例もあります。但し、一方で情報公開の要求もあります。そこで、理事会議事録はそのまま掲示、配付せず、理事会ニュース或いは理事会活動報告として、個人情報等差し障りのある事柄は省いて要約した上で掲示、配布することをお勧めします。

かなり、参考になりました。
確かに、その通りです。
掲示する場合は
総会議事録は、組合員のみ閲覧出る場所に掲示。
理事会議事録は、閲覧のみで掲示しない。
が今後のトラブルにならない対応になるかと思います。
ありがとうございます。

<管理規約等を調べますと、掲示ではなく閲覧になってました>
これは誰かが見たいといってきたときの規定であって、掲示が規約上問題ということではないです。
ただ、議事録が掲示されていても、立ち止まってじっくり読むのは難しいのではないですか。
ご指摘のようにプライバシーのこともありますし、外部の方にも組合内の問題がわかってしまう可能性もあります。

議事録はできれば全戸配布がいいと思います。
その時でさえプライバシーには気をつける必要があると思います。
例えば滞納者のことを取り上げるとき、部屋番号や個人名を明かさないというようなことも重要なことです。

やほり、プライバシー保護を考えますと掲示板はやはりまずいですよね。
また、プライバシーを気にして理事会に意見を出さなくてなる可能性もありますよね。

総会議案書は全戸配布していますが、掲示はしていません。
例えば売り出し/貸し出し物件があって、不動産屋さんが内見客をご案内する場合もあります。掲示板がオートロックの内側にあったとしても掲示物は彼ら(部外者)の目に触れますから注意が必要と思います。
「議事録の閲覧を希望する方は、時間内に管理事務室へ~」など、”閲覧の方法”だけ掲示しておくのはいかがでしょうか?

余談ですが、内見したマンションで掲示板に共用部分の掃除当番表が掲示されているを見たことがあります。このマンションでは区分所有者が持ち回りで清掃していることがわかりました。内見客は掲示板も見ています。

掲示場所も問題になりますよね。
エレベーター前から比較的外部の人に見えない奥のボスト上に掲示する様にしたのですが、老体から見えない、掲示力が薄いとクレームが入りました。

理事会議事録と総会議事録は、全戸配布しています。

問題はいつまにか、配布になって
昨年コスト削減で希望者には配布の上掲示に理事会で決められたようです。

<管理規約等を調べますと、掲示ではなく閲覧になってました>
これは誰かが見たいといってきたときの規定であって、掲示が規約上問題ということではないです。
ただ、議事録が掲示されていても、立ち止まってじっくり読むのは難しいのではないですか。
ご指摘のようにプライバシーのこともありますし、外部の方にも組合内の問題がわかってしまう可能性もあります。

議事録はできれば全戸配布がいいと思います。
その時でさえプライバシーには気をつける必要があると思います。
例えば滞納者のことを取り上げるとき、部屋番号や個人名を明かさないというようなことも重要なことです。

やほり、プライバシー保護を考えますと掲示板はやはりまずいですよね。
また、プライバシーを気にして理事会に意見を出さなくてなる可能性もありますよね。

総会議案書は全戸配布していますが、掲示はしていません。
例えば売り出し/貸し出し物件があって、不動産屋さんが内見客をご案内する場合もあります。掲示板がオートロックの内側にあったとしても掲示物は彼ら(部外者)の目に触れますから注意が必要と思います。
「議事録の閲覧を希望する方は、時間内に管理事務室へ~」など、”閲覧の方法”だけ掲示しておくのはいかがでしょうか?

余談ですが、内見したマンションで掲示板に共用部分の掃除当番表が掲示されているを見たことがあります。このマンションでは区分所有者が持ち回りで清掃していることがわかりました。内見客は掲示板も見ています。

掲示場所も問題になりますよね。
エレベーター前から比較的外部の人に見えない奥のボスト上に掲示する様にしたのですが、老体から見えない、掲示力が薄いとクレームが入りました。

理事会議事録と総会議事録は、全戸配布しています。

問題はいつまにか、配布になって
昨年コスト削減で希望者には配布の上掲示に理事会で決められたようです。

総会議事録と理事会議事録は、扱いを別にすべきです。総会議事録は全戸配布しても構いません。総会の議題は全戸に周知であり、討議が総会と言う公開の場で行われるからです。しかし、理事会議事録はそのまま掲示したり配布するのは問題です。理事会では往々にして個別のプライバシーや個人情報に関する事柄にも触れる場合があるからです。個人情報やブライバシーに関わることを公開されたとして名誉毀損の裁判を起こされた事例もあります。但し、一方で情報公開の要求もあります。そこで、理事会議事録はそのまま掲示、配付せず、理事会ニュース或いは理事会活動報告として、個人情報等差し障りのある事柄は省いて要約した上で掲示、配布することをお勧めします。

かなり、参考になりました。
確かに、その通りです。
掲示する場合は
総会議事録は、組合員のみ閲覧出る場所に掲示。
理事会議事録は、閲覧のみで掲示しない。
が今後のトラブルにならない対応になるかと思います。
ありがとうございます。

①議事録の掲示について、なんらかの工夫方法があればお願いします。
→従前の通りにすれば問題無いと思います。

②ちなみに、議事録は掲示されているのでしょうか。
→掲示しておりません。

ありがとうございます。
管理規約は閲覧で、掲示するようになった経緯や目的は議事録にもなかったため不明です。勝手に掲示をはじめたみたいです。

しかし、私は管理人室扉に
議事録は左記に保管してますと言う管理会社の張紙を見つけてしまいました。
で、再確認すると閲覧と訂正回答されました

その程度の意見にいちいち対応していたらキリがありません。 竣工年からかなり高齢化してると思いますから、同じ意見が無い事を根拠に今後は現状維持のままにする方向で考えてはいかがでしょうか?

掲示ですが個人が容易に特定されない限り違法性はありません。

当方は総会議事録も理事会議事録も全戸配布しています。
掲示はしていません。
掲示だと自分は見てないうちに取り外されたとか、他の問題が発生しませんか?

理事会議事内容は個人が特定さない表現に書き換えています。 
そちらでもそのまま実名や部屋番号は書いてないと思いますが!?

コメントありがとうございます。
以前は配布だったのですが…

理事です。掲示板に掲示しています。掲示板は、ゴミ集積場に行く通路にあります。また、意見は、個人が特定できないような、形式をとっています。特に利害関係があるような事案については、管理会社の作成した議事録をチェックしています。正しいかはわかりませんが。

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