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SNS等を利用した理事会開催について

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

昨今のコロナ禍の影響によって、ZOOM等を使って理事会を開催しているところが増えているのは理解できますが、気になる点について皆さん教えて下さい。

①規約の改定なしでも有効なのでしょうか?
(昨今のコロナ禍という緊急事態を除く平常時)
②SNS(LINE等)を利用して理事役員から各自議案の賛否を問うた場合は有効?
(一斉に議案を役員者全員に発信して、一定期間までに賛否を貰う。理事役員の半数以上から同意を得たと仮定)

よろしくお願いします。

みんなの回答

①規約の改定なしでも有効なのでしょうか?
(昨今のコロナ禍という緊急事態を除く平常時)
→規約の改訂が必要です。

②SNS(LINE等)を利用して理事役員から各自議案の賛否を問うた場合は有効?
→理事全員が了解していれば有効です。

電磁的な手段での理事会の実施は許されていますが、第53条2項で参加の範囲は限定されると考えられます。

Zoom等のWeb会議を開催することと、SNSを使って議決することとは別の問題です。

Web会議の場合には、理事の方々がZoom等で行うことを了承していれば規約に反することではないと考えます。
コロナ禍以前からWebで行っていたところもあるでしょう。
規約に、理事会は現実に集まって開催しなければならないとされているわけではないですし、集まる場所はWeb上の会議室になっただけです。
その会場に理事本人が出席して議論に参加し、議決権を行使するのですから、まさしく規約に定められた理事会と変わりないでしょう。
規約の規定に反するとまで言えないと思います。

標準管理規約のコメントに「テレビ会議等での参加や、議決権行使を認める旨を、規約に定めることも考えられる。」としていることから、規約の定めがなければ規約違反だということではなく、定めておくこともできますよという提案程度のことだと思います。
コロナのことをきっかけにZoom等を利用した理事会も増えてきていると思いますが、今後はWeb会議の取り扱いを規約に明記しておく方がいいとは思います。

一方、SNSでの決議のほうは、規約に電磁的方法による決議が入っていれば問題はないのですが、それでもまず先に、理事全員にSNSで決議をすることを伝え承諾を得る必要があります。そのうえで決議するのでしたら問題はないのではないですか。

有難う御座いました。
規約に電磁的方法の文言はありますので、理事の過半数の承諾を得てから進めたいと思います。

過半数では無く全員からの承諾ですね。失礼しました。

当方のマンションでは昨年からZOOM理事会に移行しています。

移行に当たって管理規約の見直しを行いましたが、「もっちゃんさん」のマンションが標準管理規約ならば下記と思います。
標準規約第53条関係【理事会の会議及び議事】
理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
2. 次条第1項第五号に掲げる事項については、理事の過半数の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議によることができる。

上記標準管理規約コメントではZOOM理事会等の電磁的方法を実施する場合は
標準規約第53条関係コメント【理事会の会議及び議事】
5 理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会 議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも 考えられる。
6 第2項は、本来、1のとおり、理事会には理事本人が出席して相互に議論 することが望ましいところ、例外的に、第54条第1項第五号に掲げる事項 については、申請数が多いことが想定され、かつ、迅速な審査を要するもの であることから、書面又は電磁的方法(電子メール等)による決議を可能とするものである。

上記の規約53条とそのコメントから「理事の半数以上」の要件に電磁的方法での出席を認めるとともに、規約53条2項で電磁的方法で決議出来る範囲を限定(第54条第1項第五号に掲げる事項)していることから、範囲を限定しないよう第2項を変更しました。

ですので当方のマンションの規約第53条関係【理事会の会議及び議事】は
規約第53条関係【理事会の会議及び議事】
理事会の会議は、電磁的方法での出席を含め理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
2. 理事の過半数の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議によることができる。

上記が規約関係の変更ですが、それ以外にマンション会議室のインターネット環境の整備も必要になると思いますし、45分を超える会議ならばZOOMの有料版が必要になります。

有難う御座いました。
参考になりました。
何とか前向きに変更していくことを進めたいと思います。

①現在の標準管理規約に照らし合わせますと、平常時には規約の改定が無ければ有効ではないと思います。
②現在の標準管理規約に照らし合わせますと、平常時には有効ではないと思います。

「有効か、無効か」を優先させる状況的なゆとりのある時は安全な道を選び、それを優先させると総会議案を定める理事会の開催が出来ずに、結果として通常総会が開催できなくなるなど、管理組合全体に不利益が生ずる場合につき、柔軟な道を選ぶのが現実的な気がします。
これはコロナ禍以前からある問題で、理事会を開催したいのに理事の集まりが悪く過半数の出席という成立要件が満たせない場合にも、物事の停滞を避ける趣旨で苦肉の選択をしてきた管理組合は多いのではないでしょうか。

有難うございます。
なかなか難しいところですね。平常時でもそんなに積極的なマンションではありませんので、SNS等を利用したほうが効率的且つ公平なやり方もできるのではないかと思っていますが、ハードルはありますね。

Zoom等のWeb会議を開催することと、SNSを使って議決することとは別の問題です。

Web会議の場合には、理事の方々がZoom等で行うことを了承していれば規約に反することではないと考えます。
コロナ禍以前からWebで行っていたところもあるでしょう。
規約に、理事会は現実に集まって開催しなければならないとされているわけではないですし、集まる場所はWeb上の会議室になっただけです。
その会場に理事本人が出席して議論に参加し、議決権を行使するのですから、まさしく規約に定められた理事会と変わりないでしょう。
規約の規定に反するとまで言えないと思います。

標準管理規約のコメントに「テレビ会議等での参加や、議決権行使を認める旨を、規約に定めることも考えられる。」としていることから、規約の定めがなければ規約違反だということではなく、定めておくこともできますよという提案程度のことだと思います。
コロナのことをきっかけにZoom等を利用した理事会も増えてきていると思いますが、今後はWeb会議の取り扱いを規約に明記しておく方がいいとは思います。

一方、SNSでの決議のほうは、規約に電磁的方法による決議が入っていれば問題はないのですが、それでもまず先に、理事全員にSNSで決議をすることを伝え承諾を得る必要があります。そのうえで決議するのでしたら問題はないのではないですか。

有難う御座いました。
規約に電磁的方法の文言はありますので、理事の過半数の承諾を得てから進めたいと思います。

過半数では無く全員からの承諾ですね。失礼しました。

当方のマンションでは昨年からZOOM理事会に移行しています。

移行に当たって管理規約の見直しを行いましたが、「もっちゃんさん」のマンションが標準管理規約ならば下記と思います。
標準規約第53条関係【理事会の会議及び議事】
理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
2. 次条第1項第五号に掲げる事項については、理事の過半数の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議によることができる。

上記標準管理規約コメントではZOOM理事会等の電磁的方法を実施する場合は
標準規約第53条関係コメント【理事会の会議及び議事】
5 理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会 議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも 考えられる。
6 第2項は、本来、1のとおり、理事会には理事本人が出席して相互に議論 することが望ましいところ、例外的に、第54条第1項第五号に掲げる事項 については、申請数が多いことが想定され、かつ、迅速な審査を要するもの であることから、書面又は電磁的方法(電子メール等)による決議を可能とするものである。

上記の規約53条とそのコメントから「理事の半数以上」の要件に電磁的方法での出席を認めるとともに、規約53条2項で電磁的方法で決議出来る範囲を限定(第54条第1項第五号に掲げる事項)していることから、範囲を限定しないよう第2項を変更しました。

ですので当方のマンションの規約第53条関係【理事会の会議及び議事】は
規約第53条関係【理事会の会議及び議事】
理事会の会議は、電磁的方法での出席を含め理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
2. 理事の過半数の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議によることができる。

上記が規約関係の変更ですが、それ以外にマンション会議室のインターネット環境の整備も必要になると思いますし、45分を超える会議ならばZOOMの有料版が必要になります。

有難う御座いました。
参考になりました。
何とか前向きに変更していくことを進めたいと思います。

①現在の標準管理規約に照らし合わせますと、平常時には規約の改定が無ければ有効ではないと思います。
②現在の標準管理規約に照らし合わせますと、平常時には有効ではないと思います。

「有効か、無効か」を優先させる状況的なゆとりのある時は安全な道を選び、それを優先させると総会議案を定める理事会の開催が出来ずに、結果として通常総会が開催できなくなるなど、管理組合全体に不利益が生ずる場合につき、柔軟な道を選ぶのが現実的な気がします。
これはコロナ禍以前からある問題で、理事会を開催したいのに理事の集まりが悪く過半数の出席という成立要件が満たせない場合にも、物事の停滞を避ける趣旨で苦肉の選択をしてきた管理組合は多いのではないでしょうか。

有難うございます。
なかなか難しいところですね。平常時でもそんなに積極的なマンションではありませんので、SNS等を利用したほうが効率的且つ公平なやり方もできるのではないかと思っていますが、ハードルはありますね。

電磁的な手段での理事会の実施は許されていますが、第53条2項で参加の範囲は限定されると考えられます。

①規約の改定なしでも有効なのでしょうか?
(昨今のコロナ禍という緊急事態を除く平常時)
→規約の改訂が必要です。

②SNS(LINE等)を利用して理事役員から各自議案の賛否を問うた場合は有効?
→理事全員が了解していれば有効です。

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