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臨時総会の延期と説明会の開催を理事会に求める方法について

大規模修繕工事

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

大規模修繕工事設計会社との契約解除を議題とした臨時総会(6月7日)招集通知がきました。私は契約を行ったときの理事長です。現理事長は当時の修繕委員でした。契約解除にあったって不明な点と現時点において住民に向けた改修内容の説明会が開催されていません。解約の理由とされている内容は設計会社を入れるときに説明しており、むしろそのやり方が評価されてこの業者が承認されたと思っております。下記のような要求をしたいと思いますが、リゾートマンションなので署名を集めることも難しい状態です。どのようにしたらよいかお知恵をお貸しください。よろしくお願い致します。


区分所有者の皆様                        2020年5月00日

                          
25期、26期理事長 ○○○○

臨時総会延期と説明会開催要求

このたび臨時総会の招集通知がありましたが、このような重要な問題を出席も出来ないこの時期に急いで決めることではないと思います。

当マンションの大規模修繕工事の、現在の設計状況がどのようになっているのか心配ではありませんか。

修繕委員長であった当時○○理事長は屋上防水不要シーリング不要と㈱○○から出された設計について拒否しており改修設計業務は最後まで仕上がっていない状態です。
設計管理会社の契約を解除するかしないかの前にどのような工事を行うのか詳細説明を伺いたいと思います。

招集通知には他の専門家を入れるような検討も行うようにも読み取れますが、○○理事長は直接発注で動いており、発注する会社もすでに決まっているようです。
それが設計管理会社を解除し理事会中心に推進していくという意味です。

今回の臨時総会の延期と説明会の開催を要求致します。

ご賛同いただける方は下記にご署名をお願い致します。

Medium

みんなの回答

組合員の1/5以上の賛同を得て、臨時総会に理事会の議案とは別に、住民提案の議案を追加させ、内容は理事会提案議案は説明不足で破棄すべきとの議案を、新たに追加させては如何ですか。

竜巻様
ご回答頂きありがとうございました。
組合員を集められれば、その様な方法も出来るのですね。
皆さんからの回答を受けて更に多くの問題があることが分かりました。
何とか議案を破棄できるように動きたいと思います。
お忙しいところ親身になって考えて頂きありがとうございました。

竜巻様
アドバイスありがとうございました。
組合員は集めることは出来ませんでしたが、臨時総会で説明不足で破棄すべきという主張が通り決議は見送りとなりました。
ありがとうございました。

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加藤典保 様
お忙しいところご丁寧にお答え頂きありがとうございました。
解約の理由は、住み込み管理員が建築業界にいたとのことで入れ知恵をし、設計監理会社の仕様書に対して屋上防水は後で行えばよい、シーリングは剥がれている所だけ直せばよいと主張し始め、設計管理会社が足場を組む工事は一気にした方が良いというアドバイスには耳も傾けず、決裂状態で設計仕様書も未完成で終わっています。
設計管理会社の契約は段階ごとに費用が発生する方式ですので違約金はかかりません。
むしろ仕様書も完成しておりませんので、返金するとのことです。施工業者の公募も行っていません。

又今回の臨時総会は人が集まりません。総会の案内に新型コロナウイルスの感染拡大防止を配慮した場合、特定多数の組合員が参集することは出来る限り回避したいので、本総会の出席は原則自粛して頂きたい。委任状もしくは議決権行使書による決議行使をし質問は裏面に書き、後日総会議事録にて回答すると書いてあります。
当日はマンション管理士さんも出席しなく時間短縮して行うとのことです。
そうなると当日の議論は難しいかもしれません。後日理事長解任の議案と臨時総会の方で考えてみます。
細かく色々アドバイス頂きありがとうございました。

お世話になります。
本日請求した議事録が届きましたのでご指摘いただいた点を確認しました。
大規模修繕に関しては1月に「理事長より費用を考えて見直しをしたいとのお話がありました。理事長より責任施工方式として2社の見積りを依頼したとの旨報告がありました。現在改修設計業務が終了しておらず完了するところまでは頼みその後に契約に関して臨時総会で決議する。」と記載されています。
しかし3月の議事録には「臨時総会はコロナウイルスの影響も考慮して臨時総会は見送り通常総会と併せて審議する事と致しました」と記載されています。3月以降の理事会は開催していません。
なぜ今回臨時総会の案内が届くようになったのか不明です。設計監理会社は未完成のまま提出するように言われており全く内容が違います。
マンション管理士は顧問契約第2条信義・義務の観点から、このたびのメールをいただいたことについては、
理事会に報告せざるを得ないこととなります。同条第3項には、理事会以外の組合員と直接接触しないとの規定もあります。
との返信が来て相談には乗って頂けませんでした。

加藤様
細かいアドバイスありがとうございました。
質問事項を事前に副理事長に送って相談したところ、理事長が独善的な回答をすることを看過することは出来ないので出席して論議してほしいとのことで臨時総会に出席しました。
解約の理由とした成果物の遅延も理事長が受け取らず、出さないのではなく出せないということが分かりました。
又理事長が責任施工方式にすれば安くなると理事会に説明し選定と報酬に問題があるとしていました。
理事の皆様は理事長の意見に従っておりましたので、理事の方々にアドバイス頂いた問題点を訴えました。
コンサルは出席せず組合員も7人だけでしたが、期待していなかった監事が味方について一緒に役員へ訴えてくれました。
理事の一人が一組合員の言うことなど聞かなくてもいいと退けようとするも、監事があなたが言うことが正しいのだけれども、しこりが残るでしょうと言い、役員で決を取り決議は見送り再度理事会で審議するとのことになりました。
お陰様で主張が通りました。ありがとうございました。

Senさんの思いが伝わってなによりでした。
これもSenさんのご苦労のおかげです。非を以て理に落ちることなく、信念をつらくきましたSenさんの功績だと思います。
これに凝らず、理事会および組合運営にご尽力いただければSenさんの発言力は自然と後からついてくることと思います。
心残りは、ご担当のマンション管理士さんの立ち位置が少し気になりました。
この件も含め、今後の合運営にご尽力いただければと思います。

文面を拝読し、「何か信頼関係が崩れるような事件があったのでしょうか?」という印象を受けました。
私がsenさんの立場でしたら議案書の中で「第27期の理事会で改修設計以降の業務について審議した結果~」と書かれている部分について「どのような審議がなされたのか、議事録の閲覧を希望します。」と申し出て、解約にまで至る経緯の説明を求めると思います。
自分が理事長として契約書に署名捺印をした業者さんが信頼関係をどう崩したのか?も聞きたいところです。

過去に管理を見直し、選考された業者さんが期待を裏切る仕事をしたことがあります。その当時の理事長だった私は責任を感じ、後始末に奔走もしましたが、退任後の理事長には手が出せない事もあると思います。

三毛猫様
いつもご丁寧に答えて下さりありがとうございます。
議事録は11月以降配布されていません。(配られたのは1回目の議事録のみ)
解約の意図は自分で探してきた業者に工事を任せるためです。
再度文章を書き直してみましたので、もう一度アドバイスをお願いできますでしょうか。
手紙はポストに投函をするか、理事会宛てに書き直して公開質問状とするか考えています。
お忙しいところ申し訳ありませんがよろしくお願い致します。

区分所有者の皆様                       2020年5月20日

○○管理組合法人                          
前(第25・26期)理事長○○○○

臨時総会延期と説明会開催要求


このたび臨時総会の招集通知が届き、いきなり業者の契約解除の賛否を問う決議案になっております。理事会は改修設計業務が終わり次の段階の施工業者の選定・工事管理・アフターについて見直しをしたいとの意図のようです。それには次のように分けて審議することが必要であると思います。

① 設計管理業務の報告。
改修設計業務とは建物診断で明らかになった不具合・劣化箇所をどのように直していくか、材料や工法・範囲・予算を決めていく業務です。通常は設計業者より組合員に向けての説明会が開催されます。ここまでが設計管理業務ですので最後まで行う必要があります。
② 施工業者の選定・工事管理・アフターの見直し
○○理事長は直接発注で動いており、発注する会社もすでに決まっているようです。これは責任施工方式になり現在の設計管理方式と異なりますので、メリットデメリットも再確認して進めることが重要であると思います。

設計管理会社に問題があるのではなく、方式の見直しであれば2020年6月7日(日)の第27期臨時総会は延期とし①と②を合わせた説明会を開催して頂くことを理事会に要求したいと思います。

趣旨にご賛同いただける方は、メールアドレス rinnjisoukai@gmail.comあてに、お名前とお部屋番号を送信して下さい。どうぞよろしくお願い致します。

25,26期理事長 とはsenさんの事でしょうか?
既に任期満了退任していらっしゃるのでしたら、過去の理事長の肩書は不要で、一組合員として理事会にお話した方が良いと思います。
また、文面の中に今期の理事長さんの個人名が書かれているところがありますが、このような場では隠して下さい。

私でしたら、まず一組合員として、理事長さんに連絡を取って事情を聞きます。
昨年の選考の段階では最良と思った会社が、事業を進めるうちに問題がある事がわかってくることはあるものですから。
署名活動などしますと理事長さんを始めとする今期の理事会役員は身構えてしまいますから本音が聞き出せないかも知れませんし、管理組合を二分するような争いごとに発展して良い事は1つもありません。

なぜ、解約という結論に至ったのか?なぜ理事会主導で進めることになったのか?説明して頂けば良い事だと思います。
その理由如何によって、臨時総会の延期を申し入れるか否か、決めてはいかがでしょうか?

過去に急に管理会社を変更する議案の臨時総会の招集通知が送られてきた時に、理事長さんに個人的にその経緯説明を求めた経験があります。議案書には書かれていなかった様々な事件があったことを直接聞いて、変更は止むを得ないことがわかりました。議案書にハッキリ書かなかったのは、解約する会社への配慮でした。

三毛猫様
ご指摘ありがとうございました。注意を怠りました。名前はすぐ消しましたが、以後気を付けて投稿したいと思います。
私は2年間理事長とその前には修繕委員会に入っており、3年間現理事長と一緒に活動してきました。
しかしながら昨年頃から自分の息のかかった業者を入れ始め、発注していないのに工事を行ったり、依頼されて発注した工事が未だ行われなかったりして業者にも問題があり見直しを図ったことから関係が崩れました。
設計管理業者に対してもろくでもない会社と発言し修繕担当理事から事実でないことを簡単に口にするべきではないと諫められておりました。
新理事長に就任してからは抑える人がいなくなったので総会決議した工事の業者をもろくでもない会社とうそぶき、新たな業者を探すので保留にしました。しかし結局ガスセパレーターという特殊な工事で請負業者がいなく総会決議した業者で工事を行いました。この業者は市役所で地域で行っている業者一覧を頂き、過去の仕事ぶりも誠実であったとの情報もいただき選んだ業者で、ろくでもない会社というのは何の根拠もありません。反対に手を引くと言われたのを私の方から誤って続けて頂きました。
現理事長はリゾートマンションを自宅にしており他の理事は外部に住んでおりますので、殆ど理事長に一任という形です。
彼は修繕工事は素人にもかかわらず、修繕委員会で屋上防水もシーリングもいらないとし2019年1月から設計管理会社との打ち合わせも拒否したままでした。理事長になり2019年12月に設計管理会社を呼び理事会決議で解約しようとしましたが、設計管理会社の方から総会議決で契約しましたので解約も総会議決でしてくださいと言われて今回の臨時総会になったと聞いております。
又理事会支援のコンサルタントも総会で継続契約としましたが、そのコンサルも1回目の理事会で解約すると主張しましたが、今期様子を見てからの判断となりました。そのコンサルも早く手を引きたがっています。大規模修繕設計管理会社もこれ以上かかわりたくないと言われています。
又、先日マスクをしていないとのことで組合員の胸ぐらをつかみ警察沙汰にもなっており、組合員の方からは理事長不適格で辞めさせれないかとの相談も来ております。(マスク着用を張り紙などで義務付けています)
何とかしたいと思い相談させて頂きましたが、手立てはなさそうですね。

様々な事件があったのですね。
監事さんとは連絡が取れますか?監事さんの職務の中には、「理事の業務執状況について法令や規約に違反し、又は著しく不当な事項があると認められる場合の集会への報告」があり、その報告のための臨時総会を単独で招集する権限があります。

マスクを着用しない組合員の胸ぐらをつかんで警察沙汰になったという一件は明らかに法令に違反しており、最高意思決定機関である総会で決めた業者を理事会で解約しようとするところも著しく不当ですから、監事さんが総会を招集する場面かと思います。
その報告によって5分の1以上の区分所有者からの賛同が得られれば、senさんが取りまとめ役となって少数区分所有者による「理事長の解任」を議案とする臨時総会を招集することも出来ます。

貴管理組合には理事会支援のコンサルタントさんが居るようですね?マンション管理士さんでしたら上記のやり方を知っているはずですから、相談してみてはいかがでしょうか?

色々書き込みすぎてしまったので返事を頂くのは難しいと思っておりましたのに
親身になって相談にのって頂き頭の下がる思いです。
実はすでにマンション管理士に相談し以下のように接触も禁じられているという回答で、愕然としました。
管理組合の為に公平に働いてくれるものと思っておりましたので、もうどこにも頼れないとやるせない気持ちでした。
三毛猫さんには本当に親身になって下さるので心から感謝しています。
コンサルタントの回答:
双方代理のように利益相反にあたり、アドバイスは出来かねます。
また、顧問契約第2条信義・義務の観点から、このたびのメールをいただいたことについては、
理事会に報告せざるを得ないこととなります。
同条第3項には、理事会以外の組合員と直接接触しないとの規定もあります。

監事も上の空の方で分かりませんが、連絡してみます。
ありがとうございました。

三毛猫さん
親身にアドバイス頂きありがとうございました。
質問事項を事前に副理事長に送って相談したところ、理事長が独善的な回答をすることを看過することは出来ないので出席して論議してほしいとのことで臨時総会に出席しました。
解約の理由とした成果物の遅延も理事長が受け取らず、出さないのではなく出せないということが分かりました。
又理事長が責任施工方式にすれば安くなると理事会に説明し選定と報酬に問題があるとしていました。
理事の皆様は理事長の意見に従っておりましたので、理事の方々に問題点を訴えました。
コンサルは出席せず組合員も7人だけでした。理事の一人が一組合員の言うことなど聞かなくてもいいと退けようとするも、監事があなたが言うことが正しいのだけれども、しこりが残るでしょうと説得し、役員で決を取り決議は見送り再度理事会で審議するとのことになりました。
お陰様で主張が通りました。ありがとうございました。

senさん、良かったですね。 Senさんの信念と粘り強い行動が、難局から良い方向へと運んだと思います。
臨時総会での質疑応答で これまで何があったのか?理事長さんはどんな理由で解約を提案したのか?が明らかになったのは有意義でした。
また、協力は得られないと絶望していた役員さんの中に「話せばわかる」人がいらっしゃるのがわかったことも、大きな収穫でしたね。
引き続き、管理組合を良い方向へ導いてください。

部外者にはどちらの言い分が正しいのかわかりませんので、判断できません。
規模の大きなマンションで、しかもリゾートということですから、他の方々の賛同を得るには時間がなさすぎると思います。
senさん個人として、設計管理会社との契約解除の理由を開示するよう内容証明か何かで突き付けてはいかがですか。

senさんの要求文は、正直インパクトを感じません。
区分所有者に問うているのか、理事長に問うているのかわからないところもあります。
あまり関心のない方には愚痴に取られてしまうかもしれません。
それに<修繕委員長であった当時○○理事長は>⇒<当時修繕委員長であった○○理事長は>ではないでしょうか。
25期、26期理事長というのも変ですし…
細かなことですみません。気になったものですから。

とにかく“再考の余地”がどういうことなのか説明を求めることから始めてはいかがでしょうか。

海様
ありがとうございました。
色々教えて頂きありがとうございました。
契約解除の理由は理事長が大規模修繕工事の請負会社を決めており、直接発注を行うためです。
再度文章も書き直してみましたので、ご意見頂けないでしょうか。
よろしくお願い致します。


区分所有者の皆様                       2020年5月20日

○○管理組合法人                          
前(第25・26期)理事長○○○○

臨時総会延期と説明会開催要求


このたび臨時総会の招集通知が届き、いきなり業者の契約解除の賛否を問う決議案になっております。理事会は改修設計業務が終わり次の段階の施工業者の選定・工事管理・アフターについて見直しをしたいとの意図のようです。それには次のように分けて審議することが必要であると思います。

① 設計管理業務の報告。
改修設計業務とは建物診断で明らかになった不具合・劣化箇所をどのように直していくか、材料や工法・範囲・予算を決めていく業務です。通常は設計業者より組合員に向けての説明会が開催されます。ここまでが設計管理業務ですので最後まで行う必要があります。
② 施工業者の選定・工事管理・アフターの見直し
○○理事長は直接発注で動いており、発注する会社もすでに決まっているようです。これは責任施工方式になり現在の設計管理方式と異なりますので、メリットデメリットも再確認して進めることが重要であると思います。

設計管理会社に問題があるのではなく、方式の見直しであれば2020年6月7日(日)の第27期臨時総会は延期とし①と②を合わせた説明会を開催して頂くことを理事会に要求したいと思います。

趣旨にご賛同いただける方は、メールアドレス rinnjisoukai@gmail.comあてに、お名前とお部屋番号を送信して下さい。どうぞよろしくお願い致します。

senさん、 そういうことではなくて、どういうことを審議して、どういう理由で解約することにしたかを開示しろと通知することをお勧めしたのですが。
それが来てからsenさんの意見を言った方がいいと思います。

※このようなサイトで実名やメールアドレスを書き込むのはまずいですよ。
 すぐに黒塗りにするか削除した方がいいですよ。

海様
ご指摘ありがとうございました。
うっかりして記載してしまいました。名前はすぐ消しました。
ありがとうございました。

海 様
アドバイスありがとうございました。
質問事項を事前に副理事長に送って相談したところ、理事長が独善的な回答をすることを看過することは出来ないので出席して論議してほしいとのことでしたので臨時総会に出席しました。
解約の理由とした成果物の遅延も理事長が受け取らず、出さないのではなく出せないということが分かりました。
又理事長が責任施工方式にすれば安くなると理事会に説明し選定と報酬に問題があるとしていました。
理事の皆様は理事長の意見に従っておりましたので、理事の方々に事実を訴えました。
コンサルは出席せず組合員も7人だけでしたが、期待していなかった監事が味方について一緒に役員へ訴えてくれました。
理事の一人が一組合員の言うことなど聞かなくてもいいと退けようとするも、監事があなたが言うことが正しいのだけれども、しこりが残るでしょうと言い、役員で決を取り決議は見送り再度理事会で審議するとのことになりました。
お陰様で主張が通りました。ありがとうございました。

部外者にはどちらの言い分が正しいのかわかりませんので、判断できません。
規模の大きなマンションで、しかもリゾートということですから、他の方々の賛同を得るには時間がなさすぎると思います。
senさん個人として、設計管理会社との契約解除の理由を開示するよう内容証明か何かで突き付けてはいかがですか。

senさんの要求文は、正直インパクトを感じません。
区分所有者に問うているのか、理事長に問うているのかわからないところもあります。
あまり関心のない方には愚痴に取られてしまうかもしれません。
それに<修繕委員長であった当時○○理事長は>⇒<当時修繕委員長であった○○理事長は>ではないでしょうか。
25期、26期理事長というのも変ですし…
細かなことですみません。気になったものですから。

とにかく“再考の余地”がどういうことなのか説明を求めることから始めてはいかがでしょうか。

海様
ありがとうございました。
色々教えて頂きありがとうございました。
契約解除の理由は理事長が大規模修繕工事の請負会社を決めており、直接発注を行うためです。
再度文章も書き直してみましたので、ご意見頂けないでしょうか。
よろしくお願い致します。


区分所有者の皆様                       2020年5月20日

○○管理組合法人                          
前(第25・26期)理事長○○○○

臨時総会延期と説明会開催要求


このたび臨時総会の招集通知が届き、いきなり業者の契約解除の賛否を問う決議案になっております。理事会は改修設計業務が終わり次の段階の施工業者の選定・工事管理・アフターについて見直しをしたいとの意図のようです。それには次のように分けて審議することが必要であると思います。

① 設計管理業務の報告。
改修設計業務とは建物診断で明らかになった不具合・劣化箇所をどのように直していくか、材料や工法・範囲・予算を決めていく業務です。通常は設計業者より組合員に向けての説明会が開催されます。ここまでが設計管理業務ですので最後まで行う必要があります。
② 施工業者の選定・工事管理・アフターの見直し
○○理事長は直接発注で動いており、発注する会社もすでに決まっているようです。これは責任施工方式になり現在の設計管理方式と異なりますので、メリットデメリットも再確認して進めることが重要であると思います。

設計管理会社に問題があるのではなく、方式の見直しであれば2020年6月7日(日)の第27期臨時総会は延期とし①と②を合わせた説明会を開催して頂くことを理事会に要求したいと思います。

趣旨にご賛同いただける方は、メールアドレス rinnjisoukai@gmail.comあてに、お名前とお部屋番号を送信して下さい。どうぞよろしくお願い致します。

senさん、 そういうことではなくて、どういうことを審議して、どういう理由で解約することにしたかを開示しろと通知することをお勧めしたのですが。
それが来てからsenさんの意見を言った方がいいと思います。

※このようなサイトで実名やメールアドレスを書き込むのはまずいですよ。
 すぐに黒塗りにするか削除した方がいいですよ。

海様
ご指摘ありがとうございました。
うっかりして記載してしまいました。名前はすぐ消しました。
ありがとうございました。

海 様
アドバイスありがとうございました。
質問事項を事前に副理事長に送って相談したところ、理事長が独善的な回答をすることを看過することは出来ないので出席して論議してほしいとのことでしたので臨時総会に出席しました。
解約の理由とした成果物の遅延も理事長が受け取らず、出さないのではなく出せないということが分かりました。
又理事長が責任施工方式にすれば安くなると理事会に説明し選定と報酬に問題があるとしていました。
理事の皆様は理事長の意見に従っておりましたので、理事の方々に事実を訴えました。
コンサルは出席せず組合員も7人だけでしたが、期待していなかった監事が味方について一緒に役員へ訴えてくれました。
理事の一人が一組合員の言うことなど聞かなくてもいいと退けようとするも、監事があなたが言うことが正しいのだけれども、しこりが残るでしょうと言い、役員で決を取り決議は見送り再度理事会で審議するとのことになりました。
お陰様で主張が通りました。ありがとうございました。

組合員の1/5以上の賛同を得て、臨時総会に理事会の議案とは別に、住民提案の議案を追加させ、内容は理事会提案議案は説明不足で破棄すべきとの議案を、新たに追加させては如何ですか。

竜巻様
ご回答頂きありがとうございました。
組合員を集められれば、その様な方法も出来るのですね。
皆さんからの回答を受けて更に多くの問題があることが分かりました。
何とか議案を破棄できるように動きたいと思います。
お忙しいところ親身になって考えて頂きありがとうございました。

竜巻様
アドバイスありがとうございました。
組合員は集めることは出来ませんでしたが、臨時総会で説明不足で破棄すべきという主張が通り決議は見送りとなりました。
ありがとうございました。

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加藤典保 様
お忙しいところご丁寧にお答え頂きありがとうございました。
解約の理由は、住み込み管理員が建築業界にいたとのことで入れ知恵をし、設計監理会社の仕様書に対して屋上防水は後で行えばよい、シーリングは剥がれている所だけ直せばよいと主張し始め、設計管理会社が足場を組む工事は一気にした方が良いというアドバイスには耳も傾けず、決裂状態で設計仕様書も未完成で終わっています。
設計管理会社の契約は段階ごとに費用が発生する方式ですので違約金はかかりません。
むしろ仕様書も完成しておりませんので、返金するとのことです。施工業者の公募も行っていません。

又今回の臨時総会は人が集まりません。総会の案内に新型コロナウイルスの感染拡大防止を配慮した場合、特定多数の組合員が参集することは出来る限り回避したいので、本総会の出席は原則自粛して頂きたい。委任状もしくは議決権行使書による決議行使をし質問は裏面に書き、後日総会議事録にて回答すると書いてあります。
当日はマンション管理士さんも出席しなく時間短縮して行うとのことです。
そうなると当日の議論は難しいかもしれません。後日理事長解任の議案と臨時総会の方で考えてみます。
細かく色々アドバイス頂きありがとうございました。

お世話になります。
本日請求した議事録が届きましたのでご指摘いただいた点を確認しました。
大規模修繕に関しては1月に「理事長より費用を考えて見直しをしたいとのお話がありました。理事長より責任施工方式として2社の見積りを依頼したとの旨報告がありました。現在改修設計業務が終了しておらず完了するところまでは頼みその後に契約に関して臨時総会で決議する。」と記載されています。
しかし3月の議事録には「臨時総会はコロナウイルスの影響も考慮して臨時総会は見送り通常総会と併せて審議する事と致しました」と記載されています。3月以降の理事会は開催していません。
なぜ今回臨時総会の案内が届くようになったのか不明です。設計監理会社は未完成のまま提出するように言われており全く内容が違います。
マンション管理士は顧問契約第2条信義・義務の観点から、このたびのメールをいただいたことについては、
理事会に報告せざるを得ないこととなります。同条第3項には、理事会以外の組合員と直接接触しないとの規定もあります。
との返信が来て相談には乗って頂けませんでした。

加藤様
細かいアドバイスありがとうございました。
質問事項を事前に副理事長に送って相談したところ、理事長が独善的な回答をすることを看過することは出来ないので出席して論議してほしいとのことで臨時総会に出席しました。
解約の理由とした成果物の遅延も理事長が受け取らず、出さないのではなく出せないということが分かりました。
又理事長が責任施工方式にすれば安くなると理事会に説明し選定と報酬に問題があるとしていました。
理事の皆様は理事長の意見に従っておりましたので、理事の方々にアドバイス頂いた問題点を訴えました。
コンサルは出席せず組合員も7人だけでしたが、期待していなかった監事が味方について一緒に役員へ訴えてくれました。
理事の一人が一組合員の言うことなど聞かなくてもいいと退けようとするも、監事があなたが言うことが正しいのだけれども、しこりが残るでしょうと言い、役員で決を取り決議は見送り再度理事会で審議するとのことになりました。
お陰様で主張が通りました。ありがとうございました。

Senさんの思いが伝わってなによりでした。
これもSenさんのご苦労のおかげです。非を以て理に落ちることなく、信念をつらくきましたSenさんの功績だと思います。
これに凝らず、理事会および組合運営にご尽力いただければSenさんの発言力は自然と後からついてくることと思います。
心残りは、ご担当のマンション管理士さんの立ち位置が少し気になりました。
この件も含め、今後の合運営にご尽力いただければと思います。

文面を拝読し、「何か信頼関係が崩れるような事件があったのでしょうか?」という印象を受けました。
私がsenさんの立場でしたら議案書の中で「第27期の理事会で改修設計以降の業務について審議した結果~」と書かれている部分について「どのような審議がなされたのか、議事録の閲覧を希望します。」と申し出て、解約にまで至る経緯の説明を求めると思います。
自分が理事長として契約書に署名捺印をした業者さんが信頼関係をどう崩したのか?も聞きたいところです。

過去に管理を見直し、選考された業者さんが期待を裏切る仕事をしたことがあります。その当時の理事長だった私は責任を感じ、後始末に奔走もしましたが、退任後の理事長には手が出せない事もあると思います。

三毛猫様
いつもご丁寧に答えて下さりありがとうございます。
議事録は11月以降配布されていません。(配られたのは1回目の議事録のみ)
解約の意図は自分で探してきた業者に工事を任せるためです。
再度文章を書き直してみましたので、もう一度アドバイスをお願いできますでしょうか。
手紙はポストに投函をするか、理事会宛てに書き直して公開質問状とするか考えています。
お忙しいところ申し訳ありませんがよろしくお願い致します。

区分所有者の皆様                       2020年5月20日

○○管理組合法人                          
前(第25・26期)理事長○○○○

臨時総会延期と説明会開催要求


このたび臨時総会の招集通知が届き、いきなり業者の契約解除の賛否を問う決議案になっております。理事会は改修設計業務が終わり次の段階の施工業者の選定・工事管理・アフターについて見直しをしたいとの意図のようです。それには次のように分けて審議することが必要であると思います。

① 設計管理業務の報告。
改修設計業務とは建物診断で明らかになった不具合・劣化箇所をどのように直していくか、材料や工法・範囲・予算を決めていく業務です。通常は設計業者より組合員に向けての説明会が開催されます。ここまでが設計管理業務ですので最後まで行う必要があります。
② 施工業者の選定・工事管理・アフターの見直し
○○理事長は直接発注で動いており、発注する会社もすでに決まっているようです。これは責任施工方式になり現在の設計管理方式と異なりますので、メリットデメリットも再確認して進めることが重要であると思います。

設計管理会社に問題があるのではなく、方式の見直しであれば2020年6月7日(日)の第27期臨時総会は延期とし①と②を合わせた説明会を開催して頂くことを理事会に要求したいと思います。

趣旨にご賛同いただける方は、メールアドレス rinnjisoukai@gmail.comあてに、お名前とお部屋番号を送信して下さい。どうぞよろしくお願い致します。

25,26期理事長 とはsenさんの事でしょうか?
既に任期満了退任していらっしゃるのでしたら、過去の理事長の肩書は不要で、一組合員として理事会にお話した方が良いと思います。
また、文面の中に今期の理事長さんの個人名が書かれているところがありますが、このような場では隠して下さい。

私でしたら、まず一組合員として、理事長さんに連絡を取って事情を聞きます。
昨年の選考の段階では最良と思った会社が、事業を進めるうちに問題がある事がわかってくることはあるものですから。
署名活動などしますと理事長さんを始めとする今期の理事会役員は身構えてしまいますから本音が聞き出せないかも知れませんし、管理組合を二分するような争いごとに発展して良い事は1つもありません。

なぜ、解約という結論に至ったのか?なぜ理事会主導で進めることになったのか?説明して頂けば良い事だと思います。
その理由如何によって、臨時総会の延期を申し入れるか否か、決めてはいかがでしょうか?

過去に急に管理会社を変更する議案の臨時総会の招集通知が送られてきた時に、理事長さんに個人的にその経緯説明を求めた経験があります。議案書には書かれていなかった様々な事件があったことを直接聞いて、変更は止むを得ないことがわかりました。議案書にハッキリ書かなかったのは、解約する会社への配慮でした。

三毛猫様
ご指摘ありがとうございました。注意を怠りました。名前はすぐ消しましたが、以後気を付けて投稿したいと思います。
私は2年間理事長とその前には修繕委員会に入っており、3年間現理事長と一緒に活動してきました。
しかしながら昨年頃から自分の息のかかった業者を入れ始め、発注していないのに工事を行ったり、依頼されて発注した工事が未だ行われなかったりして業者にも問題があり見直しを図ったことから関係が崩れました。
設計管理業者に対してもろくでもない会社と発言し修繕担当理事から事実でないことを簡単に口にするべきではないと諫められておりました。
新理事長に就任してからは抑える人がいなくなったので総会決議した工事の業者をもろくでもない会社とうそぶき、新たな業者を探すので保留にしました。しかし結局ガスセパレーターという特殊な工事で請負業者がいなく総会決議した業者で工事を行いました。この業者は市役所で地域で行っている業者一覧を頂き、過去の仕事ぶりも誠実であったとの情報もいただき選んだ業者で、ろくでもない会社というのは何の根拠もありません。反対に手を引くと言われたのを私の方から誤って続けて頂きました。
現理事長はリゾートマンションを自宅にしており他の理事は外部に住んでおりますので、殆ど理事長に一任という形です。
彼は修繕工事は素人にもかかわらず、修繕委員会で屋上防水もシーリングもいらないとし2019年1月から設計管理会社との打ち合わせも拒否したままでした。理事長になり2019年12月に設計管理会社を呼び理事会決議で解約しようとしましたが、設計管理会社の方から総会議決で契約しましたので解約も総会議決でしてくださいと言われて今回の臨時総会になったと聞いております。
又理事会支援のコンサルタントも総会で継続契約としましたが、そのコンサルも1回目の理事会で解約すると主張しましたが、今期様子を見てからの判断となりました。そのコンサルも早く手を引きたがっています。大規模修繕設計管理会社もこれ以上かかわりたくないと言われています。
又、先日マスクをしていないとのことで組合員の胸ぐらをつかみ警察沙汰にもなっており、組合員の方からは理事長不適格で辞めさせれないかとの相談も来ております。(マスク着用を張り紙などで義務付けています)
何とかしたいと思い相談させて頂きましたが、手立てはなさそうですね。

様々な事件があったのですね。
監事さんとは連絡が取れますか?監事さんの職務の中には、「理事の業務執状況について法令や規約に違反し、又は著しく不当な事項があると認められる場合の集会への報告」があり、その報告のための臨時総会を単独で招集する権限があります。

マスクを着用しない組合員の胸ぐらをつかんで警察沙汰になったという一件は明らかに法令に違反しており、最高意思決定機関である総会で決めた業者を理事会で解約しようとするところも著しく不当ですから、監事さんが総会を招集する場面かと思います。
その報告によって5分の1以上の区分所有者からの賛同が得られれば、senさんが取りまとめ役となって少数区分所有者による「理事長の解任」を議案とする臨時総会を招集することも出来ます。

貴管理組合には理事会支援のコンサルタントさんが居るようですね?マンション管理士さんでしたら上記のやり方を知っているはずですから、相談してみてはいかがでしょうか?

色々書き込みすぎてしまったので返事を頂くのは難しいと思っておりましたのに
親身になって相談にのって頂き頭の下がる思いです。
実はすでにマンション管理士に相談し以下のように接触も禁じられているという回答で、愕然としました。
管理組合の為に公平に働いてくれるものと思っておりましたので、もうどこにも頼れないとやるせない気持ちでした。
三毛猫さんには本当に親身になって下さるので心から感謝しています。
コンサルタントの回答:
双方代理のように利益相反にあたり、アドバイスは出来かねます。
また、顧問契約第2条信義・義務の観点から、このたびのメールをいただいたことについては、
理事会に報告せざるを得ないこととなります。
同条第3項には、理事会以外の組合員と直接接触しないとの規定もあります。

監事も上の空の方で分かりませんが、連絡してみます。
ありがとうございました。

三毛猫さん
親身にアドバイス頂きありがとうございました。
質問事項を事前に副理事長に送って相談したところ、理事長が独善的な回答をすることを看過することは出来ないので出席して論議してほしいとのことで臨時総会に出席しました。
解約の理由とした成果物の遅延も理事長が受け取らず、出さないのではなく出せないということが分かりました。
又理事長が責任施工方式にすれば安くなると理事会に説明し選定と報酬に問題があるとしていました。
理事の皆様は理事長の意見に従っておりましたので、理事の方々に問題点を訴えました。
コンサルは出席せず組合員も7人だけでした。理事の一人が一組合員の言うことなど聞かなくてもいいと退けようとするも、監事があなたが言うことが正しいのだけれども、しこりが残るでしょうと説得し、役員で決を取り決議は見送り再度理事会で審議するとのことになりました。
お陰様で主張が通りました。ありがとうございました。

senさん、良かったですね。 Senさんの信念と粘り強い行動が、難局から良い方向へと運んだと思います。
臨時総会での質疑応答で これまで何があったのか?理事長さんはどんな理由で解約を提案したのか?が明らかになったのは有意義でした。
また、協力は得られないと絶望していた役員さんの中に「話せばわかる」人がいらっしゃるのがわかったことも、大きな収穫でしたね。
引き続き、管理組合を良い方向へ導いてください。

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加藤典保 様
お忙しいところご丁寧にお答え頂きありがとうございました。
解約の理由は、住み込み管理員が建築業界にいたとのことで入れ知恵をし、設計監理会社の仕様書に対して屋上防水は後で行えばよい、シーリングは剥がれている所だけ直せばよいと主張し始め、設計管理会社が足場を組む工事は一気にした方が良いというアドバイスには耳も傾けず、決裂状態で設計仕様書も未完成で終わっています。
設計管理会社の契約は段階ごとに費用が発生する方式ですので違約金はかかりません。
むしろ仕様書も完成しておりませんので、返金するとのことです。施工業者の公募も行っていません。

又今回の臨時総会は人が集まりません。総会の案内に新型コロナウイルスの感染拡大防止を配慮した場合、特定多数の組合員が参集することは出来る限り回避したいので、本総会の出席は原則自粛して頂きたい。委任状もしくは議決権行使書による決議行使をし質問は裏面に書き、後日総会議事録にて回答すると書いてあります。
当日はマンション管理士さんも出席しなく時間短縮して行うとのことです。
そうなると当日の議論は難しいかもしれません。後日理事長解任の議案と臨時総会の方で考えてみます。
細かく色々アドバイス頂きありがとうございました。

お世話になります。
本日請求した議事録が届きましたのでご指摘いただいた点を確認しました。
大規模修繕に関しては1月に「理事長より費用を考えて見直しをしたいとのお話がありました。理事長より責任施工方式として2社の見積りを依頼したとの旨報告がありました。現在改修設計業務が終了しておらず完了するところまでは頼みその後に契約に関して臨時総会で決議する。」と記載されています。
しかし3月の議事録には「臨時総会はコロナウイルスの影響も考慮して臨時総会は見送り通常総会と併せて審議する事と致しました」と記載されています。3月以降の理事会は開催していません。
なぜ今回臨時総会の案内が届くようになったのか不明です。設計監理会社は未完成のまま提出するように言われており全く内容が違います。
マンション管理士は顧問契約第2条信義・義務の観点から、このたびのメールをいただいたことについては、
理事会に報告せざるを得ないこととなります。同条第3項には、理事会以外の組合員と直接接触しないとの規定もあります。
との返信が来て相談には乗って頂けませんでした。

加藤様
細かいアドバイスありがとうございました。
質問事項を事前に副理事長に送って相談したところ、理事長が独善的な回答をすることを看過することは出来ないので出席して論議してほしいとのことで臨時総会に出席しました。
解約の理由とした成果物の遅延も理事長が受け取らず、出さないのではなく出せないということが分かりました。
又理事長が責任施工方式にすれば安くなると理事会に説明し選定と報酬に問題があるとしていました。
理事の皆様は理事長の意見に従っておりましたので、理事の方々にアドバイス頂いた問題点を訴えました。
コンサルは出席せず組合員も7人だけでしたが、期待していなかった監事が味方について一緒に役員へ訴えてくれました。
理事の一人が一組合員の言うことなど聞かなくてもいいと退けようとするも、監事があなたが言うことが正しいのだけれども、しこりが残るでしょうと言い、役員で決を取り決議は見送り再度理事会で審議するとのことになりました。
お陰様で主張が通りました。ありがとうございました。

Senさんの思いが伝わってなによりでした。
これもSenさんのご苦労のおかげです。非を以て理に落ちることなく、信念をつらくきましたSenさんの功績だと思います。
これに凝らず、理事会および組合運営にご尽力いただければSenさんの発言力は自然と後からついてくることと思います。
心残りは、ご担当のマンション管理士さんの立ち位置が少し気になりました。
この件も含め、今後の合運営にご尽力いただければと思います。