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ZOOMを使っての理事会開催についての問題点

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

最近のコロナ騒ぎでZOOM等を使って理事会を開催しているところが増えているのは理解できますし、私のマンションでも3月からZOOMを使った理事会を始めました。

私のマンションでは6月に定期総会が開催されますので、先週のZOOM理事会で議決権行使をZOOM出席者も議決権行使者と認め議案可決しました。

私から重要事項の議決権行使は出来ないのではと質問すると、理事長からは管理規約でZOOM等での出席は通常出席との国交省コメントがあるので問題は無いとのことでした。

さらに理事長からは今後は恒久的にZOOM理事会で議決権行使を続けていくと言われましたが、今のZOOM理事会は以下の問題があります。
(1)無料版のZOOMなので40分毎に切れ再接続に時間がかかります。
(2)ZOOMを使えない一部役員は通常通り出席しますが、ZOOM出席者との意思疎通が図れません。
(3)理事長等数名は個人のノートパソコンと無線LANを持参しZOOM出席者同士で話していますが、通常出席者は全く話が見えません。
(4)理事会で議決権行使で賛否を取る場合にZOOM出席者の賛否が見えないので、通常出席者が理事長のパソコンで確認しなくてはなります。
(5)上記のような問題があり、議決権行使がある場合には通常の理事会の倍以上の時間がかかっています。

上記の(2)の問題を指摘したところ、ZOOM対応のPCが無ければスマホを持参してスマホで参加するように言われましたが、その場合の通信費は役員個人負担とのことです。

このように現状のZOOM理事会は問題が多いことから、来月の定期総会で「ZOOM理事会の導入」を議案に追加し、ZOOMのインフラを整備するように進言しましたが、世間一般では普通にZOOM理事会が行われており、総会決議は不要との見解でした。

ただコメントを見ると「理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる。」とあります。
もしZOOM理事会へ移行するのであれば、総会で住民に周知し、管理規約を変更し、最低限のインフラ整備をするべきだと思いますが、理事会メンバーは聞く耳を持ちません。

世間一般のZOOM理事会でも総会決議を経ずにこのように一部不利益を得る理事を無視したような運営をしているのでしょうか?

みんなの回答

ZOOMでの理事会開催は規約上、技術的に色々な課題がありますので慎重に検討しましょう。

竜巻さん、ありがとうございます。

「理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる。」の中にZOOMでの部分参加は入っていないと思います。

Kawasakiさん、ありがとうございます。

ZOOMを含めて電磁的な方法での議決権行使は許されていまいことから、ZOOMでの理事会の運営には十分な注意が必要だと考えます。

TUMIさん、ありがとうございます。

まず、国土交通省の管理規約は標準、つまり雛形であり正ではありませんことを念頭にお願いします。基本はマンション独自の管理規約が正です。
国土交通省では、https://www.mlit.go.jp/common/001202416.pdfで確かに電子的方法はOKとしてますが、
電子的方法で記録を残すこととなってますので、評決等についてはPDF等でメールで送って頂いた方が無難だと思います。
総会はZOOMで評決は記録に残る方法と分けて考えては、どうでしょうか。

なおさん、ありがとうございます。
ZOOMを使っての理事会を開催しているマンションはあるのでしょうか?

このようなコロナ禍の理事会の運営については、理事の方々がZoom等で行うことを了承していれば規約に反することではないと考えます。
大体コロナ禍のかなり以前からWebで行っていたところもあるました。

また管理規約を読んでも、理事会は現実に集まって開催しなければならないとされているわけではないですし、集まる場所はWeb上の会議室になっただけです。
その会場に理事本人が出席して議論に参加し、議決権を行使するのですから、まさしく規約に定められた理事会と変わりないでしょう。

標準管理規約のコメントにも「テレビ会議等での参加や、議決権行使を認める旨を、規約に定めることも考えられる。」と書かれており、管理規約としてもテレビ会議等での参加や、議決権行使を認めると書かれており、なんだ問題がないと考えられます。

ですので理事会の運営については総会審議事項ではなく全て理事会で決めればよいと思います。

東京急行さん、ありがとうございます。
ZOOMを使って理事会開催しているマンションはあるのでしょうか?

当方のマンションでは以前からZoom理事会を開いており、こんかのコロナ騒ぎでも自宅等からから出席することが出来るのでスムーズな理事会運営が出来ます。

ただ理事会参加や議決権行使を認める Zoom理事会導入の際には十分な調査、検討の時間が必要と思います。
しかも管理規約ではZoom のようなテレビ会議については何か規定しているわけではないので、規約で正当としている訳でも、規約違反としている訳ではあく非常に曖昧です。

ですので「さくらさん」が言われるとおり、Zoom 会議の正式導入については総会に諮り、管理規約の変更、理事会運営細則のZoom 会議対応が必要ではと思います。

それとは別にWi-Fi環境の整備と有料のZoomを整備する必要がありますが対した費用にはなりません。
尚、有料のZoomについてはプロ用とビジネス用で大きな費用差がないので、 ビジネス版を使った方がよいと思います。

何れにしても今回のコロナ騒ぎは今後、第2派、第3波も予想されましすので、是非総会で提案してZoom理事会をされたと思います。

asaka50さん、ありがとうございます。
ZOOMを使っての理事会を開催しているマンションは実際にあるのでしょうか?

今のところZoomのようなWeb会議について、標準管理規約が何か規定しているわけではないです。
規約で正当としているわけでも、規約違反としているわけではありません。
もしWebでの参加や議決権行使を認めるなら、規約に定めてはどうですかということぐらいです。
まぁ深読みしたら、Web会議を容認しているからこそ規約に明記しておいてはということなのかもしれませんが。

コロナ禍でZoomなどを利用した会議が増えてきたといっても、インターネットが使えない方もまだいると思います。
そういう方に対する対策は取っておくべきでしょう。

私は理事会をZoomで行うか、現実に集まって行うかは理事会で決めればいいことだと思っています。
規約に反していることとも思いません。
ただ、Zoomを使えない役員に対して対策を取っておかなければ理事会成立ではないと思います。
役員全員がどのような方法でも出席できるようにしておいて、後はそれぞれの都合で欠席するのは構わないでしょう。
それで理事の半数以上が出席すれば理事会成立です。

今はまだ集会室などに集まれないところがあると思いますので、そういう場合には事前に議案書を配ってご意見や議決権行使書を出してもらうとか、Web会議の後に、どのような審議をしたかを参加されなかった方に説明書を配り、承認をもらうなどの方法が考えられます。

もう少し落ち着いて集まれるようになったら、PCとプロジェクターをつないで、Webが苦手な方にもやりとりが見えるようにすることも考えられるのではないでしょうか。

Web会議での参加や議決権行使を規約に明記することと、インフラ整備とは問題が違いますから、総会にかけるとしても別々の議案になるでしょう。

また総会で、理事会をWebで行うと決めるのもおかしいと思います。
現実に集まる方法をとっても、Webを使う方法を取っても、理事会で決めればいいことで、そのため選択肢を規約に明記しておくだけのことではないですか。
規約に追加するには総会が必要。
Webを使うのならインフラ整備してねということで、お金の問題で総会にかけましょうということではないですか。
でも大した金額にはならないと思います。

美夕さん、ありがとうございます。
PCとプロジェクターをつないでテレビ会議方式でやっておられるマンションは実際にあるのでしょうか?

今のところZoomのようなWeb会議について、標準管理規約が何か規定しているわけではないです。
規約で正当としているわけでも、規約違反としているわけではありません。
もしWebでの参加や議決権行使を認めるなら、規約に定めてはどうですかということぐらいです。
まぁ深読みしたら、Web会議を容認しているからこそ規約に明記しておいてはということなのかもしれませんが。

コロナ禍でZoomなどを利用した会議が増えてきたといっても、インターネットが使えない方もまだいると思います。
そういう方に対する対策は取っておくべきでしょう。

私は理事会をZoomで行うか、現実に集まって行うかは理事会で決めればいいことだと思っています。
規約に反していることとも思いません。
ただ、Zoomを使えない役員に対して対策を取っておかなければ理事会成立ではないと思います。
役員全員がどのような方法でも出席できるようにしておいて、後はそれぞれの都合で欠席するのは構わないでしょう。
それで理事の半数以上が出席すれば理事会成立です。

今はまだ集会室などに集まれないところがあると思いますので、そういう場合には事前に議案書を配ってご意見や議決権行使書を出してもらうとか、Web会議の後に、どのような審議をしたかを参加されなかった方に説明書を配り、承認をもらうなどの方法が考えられます。

もう少し落ち着いて集まれるようになったら、PCとプロジェクターをつないで、Webが苦手な方にもやりとりが見えるようにすることも考えられるのではないでしょうか。

Web会議での参加や議決権行使を規約に明記することと、インフラ整備とは問題が違いますから、総会にかけるとしても別々の議案になるでしょう。

また総会で、理事会をWebで行うと決めるのもおかしいと思います。
現実に集まる方法をとっても、Webを使う方法を取っても、理事会で決めればいいことで、そのため選択肢を規約に明記しておくだけのことではないですか。
規約に追加するには総会が必要。
Webを使うのならインフラ整備してねということで、お金の問題で総会にかけましょうということではないですか。
でも大した金額にはならないと思います。

美夕さん、ありがとうございます。
PCとプロジェクターをつないでテレビ会議方式でやっておられるマンションは実際にあるのでしょうか?

当方のマンションでは以前からZoom理事会を開いており、こんかのコロナ騒ぎでも自宅等からから出席することが出来るのでスムーズな理事会運営が出来ます。

ただ理事会参加や議決権行使を認める Zoom理事会導入の際には十分な調査、検討の時間が必要と思います。
しかも管理規約ではZoom のようなテレビ会議については何か規定しているわけではないので、規約で正当としている訳でも、規約違反としている訳ではあく非常に曖昧です。

ですので「さくらさん」が言われるとおり、Zoom 会議の正式導入については総会に諮り、管理規約の変更、理事会運営細則のZoom 会議対応が必要ではと思います。

それとは別にWi-Fi環境の整備と有料のZoomを整備する必要がありますが対した費用にはなりません。
尚、有料のZoomについてはプロ用とビジネス用で大きな費用差がないので、 ビジネス版を使った方がよいと思います。

何れにしても今回のコロナ騒ぎは今後、第2派、第3波も予想されましすので、是非総会で提案してZoom理事会をされたと思います。

asaka50さん、ありがとうございます。
ZOOMを使っての理事会を開催しているマンションは実際にあるのでしょうか?

ZOOMを含めて電磁的な方法での議決権行使は許されていまいことから、ZOOMでの理事会の運営には十分な注意が必要だと考えます。

TUMIさん、ありがとうございます。

このようなコロナ禍の理事会の運営については、理事の方々がZoom等で行うことを了承していれば規約に反することではないと考えます。
大体コロナ禍のかなり以前からWebで行っていたところもあるました。

また管理規約を読んでも、理事会は現実に集まって開催しなければならないとされているわけではないですし、集まる場所はWeb上の会議室になっただけです。
その会場に理事本人が出席して議論に参加し、議決権を行使するのですから、まさしく規約に定められた理事会と変わりないでしょう。

標準管理規約のコメントにも「テレビ会議等での参加や、議決権行使を認める旨を、規約に定めることも考えられる。」と書かれており、管理規約としてもテレビ会議等での参加や、議決権行使を認めると書かれており、なんだ問題がないと考えられます。

ですので理事会の運営については総会審議事項ではなく全て理事会で決めればよいと思います。

東京急行さん、ありがとうございます。
ZOOMを使って理事会開催しているマンションはあるのでしょうか?

まず、国土交通省の管理規約は標準、つまり雛形であり正ではありませんことを念頭にお願いします。基本はマンション独自の管理規約が正です。
国土交通省では、https://www.mlit.go.jp/common/001202416.pdfで確かに電子的方法はOKとしてますが、
電子的方法で記録を残すこととなってますので、評決等についてはPDF等でメールで送って頂いた方が無難だと思います。
総会はZOOMで評決は記録に残る方法と分けて考えては、どうでしょうか。

なおさん、ありがとうございます。
ZOOMを使っての理事会を開催しているマンションはあるのでしょうか?

「理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる。」の中にZOOMでの部分参加は入っていないと思います。

Kawasakiさん、ありがとうございます。

ZOOMでの理事会開催は規約上、技術的に色々な課題がありますので慎重に検討しましょう。

竜巻さん、ありがとうございます。

回答がありません。