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組合員からの理事会議事録の閲覧要求

管理規約

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

(財)マンション管理センターのQAで「組合員から理事会議事録の閲覧要求があった場合どうするか」との質問に「標準管理規約では総会議事録に準用し、組合員は利害関係者なので、要求によって閲覧させると規定されている。ただし、議事録には組合員の個人に係わる事項が記載されていることがあり、閲覧させるときには注意を要します。」との回答例です。ただ、理事会で具体的な個人名があがって議論されたときに、その名前を議事録に残すことは必要と思いますが、組合員からの議事録閲覧要求があった場合、どのようにすればいいのでしょうか。もしその記載された人が本人だったら最悪です。そのままの閲覧は拒否して、コピーして個人名を黒塗りにして渡す方法しかないのでしょうか。アドバイお願いします。

みんなの回答

理事会席上では部屋番号やお名前で問題住戸を特定して議論しますが、理事会議事録には「A氏」「B氏」と表記しています。
既に個人名が書かれた議事録に黒塗りを加えると不自然ですので、生データが残っていれば個人名をわからない表現に直して「閲覧用」とハッキリ書いた上で閲覧に供する方法もあります。

私も過去に理事会議事録の閲覧請求をしたことがありますが、総会議案が上程された経緯が知りたかっただけで、個人名など興味はありませんでした。

ありがとうございます。
大変参考になりました

マサヒロさんのご質問とは少しずれてしまうかもしれませんがご容赦ください。
理事会の活動はオープンにするのが望ましいので、理事会議事録は全戸配布した方がいいと考えています。
閲覧請求しなければ理事会が何をやっているのかわからないというのでは皆さんの関心が得られないと思います。
また、理事会で個人名を挙げて議論したとしても、議事録には個人を特定する記載は必要ないでしょう。
裁判などで公にすることになるのでしたらしかたないかもしれません。
私のところは理事会の時に、滞納者の部屋番号、氏名さえ伏せています。
個人名を出さなくても審議はできます。
また、占有者の協力も必要なことから、住民全戸に配布しています。

回答ありがとうございます。
結局は理事会の議事録の書き方ですね。

マサヒロさん、こんにちは。

貴マンションの規約が標準管理規約に準拠されているのでしたら、
第49条3項
理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。
この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
とありますので、書面による請求になります。

私のところでは、申請書に閲覧希望の書類、帳簿、台帳名と理由を書いた書面を必要とします。
理事長が不承認とする場合には、申請書に不承認理由を記載して返却します。
「全部を自由に」などは「なるべく範囲を限定してください」で不承認でしょう。
申請書の手続きにより、閲覧したいところを事前に確認できます。
過去書類の記載内容が、現行の個人情報保護法その他に抵触するか否かを管理会社に問い合わせてみることもできます。
最初から抵触する部分を黒塗りすると、心証が悪いですね。
閲覧希望者に、抵触箇所を黒塗りか、知りえた情報については責任をもって取り扱うことで塗らずか、
を選択させるのも一つの手かと思います。

なお、理事会などで個人名や部屋番号がわかったうえで議題にしたとしても、
議事録については事象に限定して記載するなどの工夫も必要かと思います。
XX号室Aさんの夜間の騒音がひどい → X階東側の夜間騒音の件 
いかがでしょうか?

回答ありがとうございます。
やはり、貴方の方法しかないのかと思います。

マサヒロさんのご質問とは少しずれてしまうかもしれませんがご容赦ください。
理事会の活動はオープンにするのが望ましいので、理事会議事録は全戸配布した方がいいと考えています。
閲覧請求しなければ理事会が何をやっているのかわからないというのでは皆さんの関心が得られないと思います。
また、理事会で個人名を挙げて議論したとしても、議事録には個人を特定する記載は必要ないでしょう。
裁判などで公にすることになるのでしたらしかたないかもしれません。
私のところは理事会の時に、滞納者の部屋番号、氏名さえ伏せています。
個人名を出さなくても審議はできます。
また、占有者の協力も必要なことから、住民全戸に配布しています。

回答ありがとうございます。
結局は理事会の議事録の書き方ですね。

理事会席上では部屋番号やお名前で問題住戸を特定して議論しますが、理事会議事録には「A氏」「B氏」と表記しています。
既に個人名が書かれた議事録に黒塗りを加えると不自然ですので、生データが残っていれば個人名をわからない表現に直して「閲覧用」とハッキリ書いた上で閲覧に供する方法もあります。

私も過去に理事会議事録の閲覧請求をしたことがありますが、総会議案が上程された経緯が知りたかっただけで、個人名など興味はありませんでした。

ありがとうございます。
大変参考になりました

マサヒロさん、こんにちは。

貴マンションの規約が標準管理規約に準拠されているのでしたら、
第49条3項
理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。
この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
とありますので、書面による請求になります。

私のところでは、申請書に閲覧希望の書類、帳簿、台帳名と理由を書いた書面を必要とします。
理事長が不承認とする場合には、申請書に不承認理由を記載して返却します。
「全部を自由に」などは「なるべく範囲を限定してください」で不承認でしょう。
申請書の手続きにより、閲覧したいところを事前に確認できます。
過去書類の記載内容が、現行の個人情報保護法その他に抵触するか否かを管理会社に問い合わせてみることもできます。
最初から抵触する部分を黒塗りすると、心証が悪いですね。
閲覧希望者に、抵触箇所を黒塗りか、知りえた情報については責任をもって取り扱うことで塗らずか、
を選択させるのも一つの手かと思います。

なお、理事会などで個人名や部屋番号がわかったうえで議題にしたとしても、
議事録については事象に限定して記載するなどの工夫も必要かと思います。
XX号室Aさんの夜間の騒音がひどい → X階東側の夜間騒音の件 
いかがでしょうか?

回答ありがとうございます。
やはり、貴方の方法しかないのかと思います。

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