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理事会への欠席理事に対する対応について

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    団地型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

お世話になります。4月より理事会が新体制となりました。前理事との引継ぎのため3月から毎月理事会を開催しております(5月はコロナのため中止で今週6月分開催予定)が、1名どうしても出席されない理事がいます。
休んだもの勝ちみたいにとられている感じがし、周りのモチベーションを下げる要因となるので何とか出席いただきたいのですが、皆様同様の事例に対してどのような対策をとられているかご教授いただければ幸いです。
(催促文書のサンプルなどあれば共有いただけるとありがたいです。)
※マンション規約で理事会1回欠席につき罰金を徴収するようになっているのですが、徴収事例はありません。

みんなの回答

出席されない理事がいるのはしょうがないと思います。

出席しない理事さんは当方にも居ました。このような手法をとりました。
・管理会社から電話する。玄関先まで行ってピンポンする。
・役員が玄関先まで行ってピンポンする。
・役員の電話番号やメアドを明記して連絡を乞う内容の手紙を集合郵便受けに投函/玄関ドアに挟む。

督促文は、さとしさんの思いを正直に、手紙で書くことをお勧めします。差出人は理事長の個人名を使い、肉筆で書くと良いです。
管理会社の事務的な印刷文字の手紙はゴミ箱に直行でも、さとしさんや同じマンションに住む人間が書いたとわかる手紙を受け取れば誰でもギョッとするものです。中を開けて読む確率が上がります。
それでも返答が無いなら、そういう方には無理に理事をやって頂いても仕方がないのかな…と思います。
そのような方は、理事会で解任して補欠の理事を選任し代わって頂いた方が管理組合のためになると思います。

マンションによっては出席率に応じた役員報酬を出している管理組合もあります。出席する気を起させる手法です。

輪番を「辞退金」を払ってスキップできるシステムを導入しているマンションもありますが、約半数の方がお金を払ってスキップしていて、残りの半分の方が「輪番がやたらに早く回ってくる。」と嘆いています。罰金システムが却って欠席を助長する可能性は否めません。

三毛猫様
ご回答ありがとうございます。手書きで手紙を書くとよいということですね。罰金については徴収事例もまだないみたいでした。確かに金払えば参加しなくて良いという人が増えても困る人も出てくるだろうし、まずは手紙で様子をみてみます。

出てこない方ってどこの組合でもいると思います。
私のところは理事会議事録(全戸配布しています)の一番最後に役員の出席票一覧を載せています。
1年間を通して真面目に出ている方、そうでない方が一目瞭然になります。
出てこない役員にプレッシャーとなるようにです。
また出席率により役員報酬の額が変わります。
ただ、お金のために出ているのではないし、どうしても都合がつかないときもあるでしょうから
3分の1以上出席していただいたら全額お支払いとしています。
罰金はあまりいい方法とは思えません。
お金払ったら出なくていいということになるかもしれません。
ボランティアで役員を引き受けているのに、用事があって出られなかったなんて言うときにも
罰金だなんて、少し厳しいと思います。

黒猫様
ご回答ありがとうございます。
当方は理事会議事録全戸配布してないのですが、理事メンバー出欠を載せるのはプレッシャーになりますね。
罰金については管理規約にはあるけど徴収事例はまだありません。役員報酬の仕組みはないですか、役員報酬でモチベーションあげるほうがベターなんですかね。。。

出てこない方ってどこの組合でもいると思います。
私のところは理事会議事録(全戸配布しています)の一番最後に役員の出席票一覧を載せています。
1年間を通して真面目に出ている方、そうでない方が一目瞭然になります。
出てこない役員にプレッシャーとなるようにです。
また出席率により役員報酬の額が変わります。
ただ、お金のために出ているのではないし、どうしても都合がつかないときもあるでしょうから
3分の1以上出席していただいたら全額お支払いとしています。
罰金はあまりいい方法とは思えません。
お金払ったら出なくていいということになるかもしれません。
ボランティアで役員を引き受けているのに、用事があって出られなかったなんて言うときにも
罰金だなんて、少し厳しいと思います。

黒猫様
ご回答ありがとうございます。
当方は理事会議事録全戸配布してないのですが、理事メンバー出欠を載せるのはプレッシャーになりますね。
罰金については管理規約にはあるけど徴収事例はまだありません。役員報酬の仕組みはないですか、役員報酬でモチベーションあげるほうがベターなんですかね。。。

出席しない理事さんは当方にも居ました。このような手法をとりました。
・管理会社から電話する。玄関先まで行ってピンポンする。
・役員が玄関先まで行ってピンポンする。
・役員の電話番号やメアドを明記して連絡を乞う内容の手紙を集合郵便受けに投函/玄関ドアに挟む。

督促文は、さとしさんの思いを正直に、手紙で書くことをお勧めします。差出人は理事長の個人名を使い、肉筆で書くと良いです。
管理会社の事務的な印刷文字の手紙はゴミ箱に直行でも、さとしさんや同じマンションに住む人間が書いたとわかる手紙を受け取れば誰でもギョッとするものです。中を開けて読む確率が上がります。
それでも返答が無いなら、そういう方には無理に理事をやって頂いても仕方がないのかな…と思います。
そのような方は、理事会で解任して補欠の理事を選任し代わって頂いた方が管理組合のためになると思います。

マンションによっては出席率に応じた役員報酬を出している管理組合もあります。出席する気を起させる手法です。

輪番を「辞退金」を払ってスキップできるシステムを導入しているマンションもありますが、約半数の方がお金を払ってスキップしていて、残りの半分の方が「輪番がやたらに早く回ってくる。」と嘆いています。罰金システムが却って欠席を助長する可能性は否めません。

三毛猫様
ご回答ありがとうございます。手書きで手紙を書くとよいということですね。罰金については徴収事例もまだないみたいでした。確かに金払えば参加しなくて良いという人が増えても困る人も出てくるだろうし、まずは手紙で様子をみてみます。

出席されない理事がいるのはしょうがないと思います。

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