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総会決定後 却下された議案について

その他

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

複合マンションで、1~4階には会社事務所が入っております。
その1つの会社が玄関のところに看板をつけたいと総会で認められました。そのときの話合いでは、全ての費用を持つならばという条件付きでした。総会議事録には、その文章が入っておらず、設置する際には理事会にて設置する場所、設置するものを確認の上、看板を付けるという事だけ記載されています。

しかし、その後理事会が招集されましたが、既定の3名がそろわず、理事2名と会社の人だけで話し合いました。総会での話と違い、保守費用までは会社で持てないとなったので、結局看板はつけないことになりました。

そこで、質問です。総会で決まったことが取りやめになった場合、どこかに文書化しておいた方が今後のためによいと思うのですが、管理会社は、理事が2名しかいなかったから、理事会という認識はないから議事録は作成しなかった。
その会社に看板をつけないことについて了解をされたという認識でいると言われました。
総会で決まったことが覆されたのに、そのまま何もせずでよいのでしょうか?
何年も後に、会社の担当者が変わり、「そのときの総会議事録に書いてあるじゃないか」と言われてこまるのではないかと、文書化していないことを心配しております。 

みんなの回答

総会で決まったことを中止するなら、次の総会で承認を得る必要があります。

総会の決定は、全ての維持費(文意からすれば不要となった場合の撤去費、現像回復費用を含むと解せます。)を負担する事が必要条件ですね。その条件を満たさないため実施しないことに総会決議不履行の誹りは失当ですので心配いりません。
一応後日の為いくつかの方策を示します。
①設置者から申請書を出させ、そこに設置費用は負担する者の、維持費は管理組合にて負担していただきたいとの一文を入れさせる。
 ⇒総会決議違反の申請である証明となる。
②理事全員の書面による設置を認められないとの意思表示を提出させる。
③再度同一議案による理事会を開催し、2名の理事の判断を追認し決議する。

ご意見ありがとうございます。
それが、困ったことに、総会の議事録に、その必要条件が書かれていなかったのです。ただ設置を承認するとだけ。
なので、なぜそれが不履行になったのか理由ととともに、③で議事録を作り、署名しておきたいと思いました。

理事会の議事録くらいは作成して貰える管理会社にリプレイスしたほうが良いと思われます。

お返事遅くなり、申し訳ありませんでした。ありがとうございます。今調べているのですが、臨時理事会は、全て議事録の作成をやってないようです。総会で決まっていた銀行の管理費口座から修繕金口座への積み増しをやってなかった、大規模修繕で2000万くらいぼったくられそうだった、消防署への届け出も遅延、区の補助金申請も完了報告をしてなかったためにもらえてなかった、名簿も知る権利がなく、管理室にも入れない管理組合。これだけ材料はあるのに、認識の低すぎる住民がたくさん。今、他会社の検討中ですが、住民の無知と、妨害工作があり、リプレイスできるかどうか瀬戸際です。ほんとに疲れます。

理事3名のうち2名の出席なら、半数以上の出席となり理事会成立です。
また、理事が5、6名いて最低3名以上の出席が必要ということで、2名だけしか出席しなかったのでしたら理事会は成立せずに、打ち合わせとなります。
理事(監事は除く)の人数は何名なのですか?

たとえ打ち合わせとなった場合でも話し合った記録は残すものです。

総会決定後却下ではなく、辞退したということですから、決議は要らないので、打ち合わせの時に辞退されたということを残しておくべきです。

仮に理事さんが3名で、2名しか出席しなかったので理事会という認識はないということでしたら、管理会社を変えた方がいいのではないですか。
打ち合わせの記録も残さないということも、管理会社のレベルの低さを感じます。

ありがとうございました。6名のうちの2名出席でした。打ち合わせということになります。
今までも打ち合わせの記録は何も残してありません。
普通の管理会社は打ち合わせの内容も何も言わなくても記録を残しておいてくださるのですか?

今回、総会の議事録に、設置の際は理事会を開きいろいろ取り決めをしてからの設置となっていたので、
理事会が招集されたことは記録が必要だと思いました。
総会の決議が変わったのですから、記録は必要ではないかと申し上げたら、
理事会として成立していないから残す認識を感じてないと回答がありました。
その記録がないと、理事会が招集されたことにもならないので、記録を残すように言おうと思います。
いちいち、記録を残すように言わないとやらない管理会社って、やはり相当レベルが低いのですね。
今、管理会社を変える検討をしていて、来月中に総会です。
既に妨害工作をされ、嫌な思いをしておりますが頑張りたいと思います。

理事3名のうち2名の出席なら、半数以上の出席となり理事会成立です。
また、理事が5、6名いて最低3名以上の出席が必要ということで、2名だけしか出席しなかったのでしたら理事会は成立せずに、打ち合わせとなります。
理事(監事は除く)の人数は何名なのですか?

たとえ打ち合わせとなった場合でも話し合った記録は残すものです。

総会決定後却下ではなく、辞退したということですから、決議は要らないので、打ち合わせの時に辞退されたということを残しておくべきです。

仮に理事さんが3名で、2名しか出席しなかったので理事会という認識はないということでしたら、管理会社を変えた方がいいのではないですか。
打ち合わせの記録も残さないということも、管理会社のレベルの低さを感じます。

ありがとうございました。6名のうちの2名出席でした。打ち合わせということになります。
今までも打ち合わせの記録は何も残してありません。
普通の管理会社は打ち合わせの内容も何も言わなくても記録を残しておいてくださるのですか?

今回、総会の議事録に、設置の際は理事会を開きいろいろ取り決めをしてからの設置となっていたので、
理事会が招集されたことは記録が必要だと思いました。
総会の決議が変わったのですから、記録は必要ではないかと申し上げたら、
理事会として成立していないから残す認識を感じてないと回答がありました。
その記録がないと、理事会が招集されたことにもならないので、記録を残すように言おうと思います。
いちいち、記録を残すように言わないとやらない管理会社って、やはり相当レベルが低いのですね。
今、管理会社を変える検討をしていて、来月中に総会です。
既に妨害工作をされ、嫌な思いをしておりますが頑張りたいと思います。

総会で決まったことを中止するなら、次の総会で承認を得る必要があります。

総会の決定は、全ての維持費(文意からすれば不要となった場合の撤去費、現像回復費用を含むと解せます。)を負担する事が必要条件ですね。その条件を満たさないため実施しないことに総会決議不履行の誹りは失当ですので心配いりません。
一応後日の為いくつかの方策を示します。
①設置者から申請書を出させ、そこに設置費用は負担する者の、維持費は管理組合にて負担していただきたいとの一文を入れさせる。
 ⇒総会決議違反の申請である証明となる。
②理事全員の書面による設置を認められないとの意思表示を提出させる。
③再度同一議案による理事会を開催し、2名の理事の判断を追認し決議する。

ご意見ありがとうございます。
それが、困ったことに、総会の議事録に、その必要条件が書かれていなかったのです。ただ設置を承認するとだけ。
なので、なぜそれが不履行になったのか理由ととともに、③で議事録を作り、署名しておきたいと思いました。

理事会の議事録くらいは作成して貰える管理会社にリプレイスしたほうが良いと思われます。

お返事遅くなり、申し訳ありませんでした。ありがとうございます。今調べているのですが、臨時理事会は、全て議事録の作成をやってないようです。総会で決まっていた銀行の管理費口座から修繕金口座への積み増しをやってなかった、大規模修繕で2000万くらいぼったくられそうだった、消防署への届け出も遅延、区の補助金申請も完了報告をしてなかったためにもらえてなかった、名簿も知る権利がなく、管理室にも入れない管理組合。これだけ材料はあるのに、認識の低すぎる住民がたくさん。今、他会社の検討中ですが、住民の無知と、妨害工作があり、リプレイスできるかどうか瀬戸際です。ほんとに疲れます。

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