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書面総会

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    タワー型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

私は管理組合の理事です。コロナの影響で、「通常総会」を近じか開催する予定ですが、組合員には「議決権行使書」と「委任状」が一体となった「出席届」を提出してもらい決議をするようです。「通常総会」といっても参加するのは理事のみです。このような開催をすることを管理会社と理事長から理事会は押し切られてしまったのですが、後から考えると、私はこれは区分所有法45条2項の書面総会ではないかと思うのですが、そうすると全員の承諾が必要です。それとも理事が参加するので、出席人数を押さえた「通常総会」になってしまうのでしょうかお教えください。管理会社は後者を考えていると思うのですが、それを書面総会だと切り返すのはどう説明したらよいのでしょうか。

みんなの回答

「議決権行使書」と「委任状」が一体となった「出席届」は書面決議とは異なります。

議決権行使書と委任状が一体となった出席通知は区分所有法第39条2項に規定する書面又は代理人による議決権の行使であり、実際に日時と場所を決めて招集された総会に出席した組合員同様に出席して議決権を行使したとみなす規定です。これは、区分所有法第45条2項の区分所有者全員による書面合意には該当しません。こちらは日時、場所を指定した会議を開催しないで総会決議と同等の効力を与える規定です。総会で決めたい事項を同意する旨の意思表示を全ての組合員が書面で提出した場合に、総会を開かなくても、総会で可決したとみなす規定です。
区分所有法第45条1項には、同様に総会を開かなくても、総会で可決したとみなす別の方策も規定しています。
区分所有者全員が総会で決議すべき事項を組合員の書面による意思表示の多数決で決定することに同意し、その上で議決権行使書の多数決で決する方法です。この場合は以下の書面を全員から回収する必要があり、かつ、総会議案の議決要件(建て替えなら5分の4、規約変更なら4分の3、その他なら過半数など)に準じた多数の同意が必要です。
「書面決議承諾書兼議決権行使書
1.議案及び議決要件
2.1.の議案に関し、区分所有法第45条第1項の規定により書面による決議により決すことを承諾します。
3.1の議案に賛成(又は反対)致します。
 年 月 日  部屋番号〇〇〇    区分所有者氏名〇〇〇 」

苦肉の策かもしれませんが、一般組合員の参加が認められない「通常総会」は無効です。

osamuさん等の組合員から正式に文書で「一般組合員の参加が認められない通常総会は管理規約に違反し無効」との申し入れをすれば、一般組合員の方も出席出来ると思われます。

非常に心強い回答ありがとうございます。ただし、投稿した後、気付いたのですが、管理会社は、マンション管理センターより通知されている「新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関する Q A」のQA1に則って実施しているから大丈夫だというのがロジックではないでしょうか?

今年の場合は、苦肉の策として、そのような方法をとるところは多いです。
会場を決め、役員だけですけれど出席者もいますから、通常の総会を開催したことになります。
他の皆さんは、議決権行使書か委任状での出席をしていただきます。
形式的には総会が通常に開催されたことになります。

書面での決議は、書面だけで行おうと決めて全員が承認しなければ総会の開催はできません。
書面で全員の承諾を取るのは不可能だと思われますので(小数世帯マンションを除く)
役員さんだけでも会場に出席して、通常総会の形を整えるという策です。
奇策かもしれませんが、法に触れるものでもありませんし、今の状況では仕方ないことだと思います。

そのような状況で総会をするのでしたら
最低限必要な議案にとどめていくべきでしょう。
収支報告、事業計画、予算案、管理会社更新、役員選任ぐらいではないでしょうか。

少し落ち着いたら、ほかの議案は臨時総会で審議すればいいことだと思います。

規約には違反しているが、緊急事態だから今回のような総会の開催の仕方はやむを得ないというのは、ある意味、総会開催を開催しないことに抜け道を作ったことになるのではないでしょうか。管理会社側はシメシメと思っているのではないでしょうか。

規約に反していることでもないですし、書面による決議とする総会でもないです。

>>役員だけですけど出席者もいますから、通常の総会を開催したことになります。
とありますが、出席者を募ってけれども、役員だけになってしまったなら問題ないやむを得ないと思いますが、初めから、組合員の出席を認めないのはTamagawaさんのとおり「総会」は無効でなないでしょうか。

総会に出席というのは、会場に行くことだけを意味しているのではありません。
説明が不十分でしたね。
議決権行使書や委任状によっても出席となります。
ただ議決権行使書や委任状だけで開催しようということでしたら書面による決議になってしまいますが、会場に行かれている方がいらっしゃれば、会場での出席、議決権行使書での出席、委任状での出席となって、通常の総会となります。
また、出席の制限をしているということではありませんので、総会は成立いたします。

今年の場合は、苦肉の策として、そのような方法をとるところは多いです。
会場を決め、役員だけですけれど出席者もいますから、通常の総会を開催したことになります。
他の皆さんは、議決権行使書か委任状での出席をしていただきます。
形式的には総会が通常に開催されたことになります。

書面での決議は、書面だけで行おうと決めて全員が承認しなければ総会の開催はできません。
書面で全員の承諾を取るのは不可能だと思われますので(小数世帯マンションを除く)
役員さんだけでも会場に出席して、通常総会の形を整えるという策です。
奇策かもしれませんが、法に触れるものでもありませんし、今の状況では仕方ないことだと思います。

そのような状況で総会をするのでしたら
最低限必要な議案にとどめていくべきでしょう。
収支報告、事業計画、予算案、管理会社更新、役員選任ぐらいではないでしょうか。

少し落ち着いたら、ほかの議案は臨時総会で審議すればいいことだと思います。

規約には違反しているが、緊急事態だから今回のような総会の開催の仕方はやむを得ないというのは、ある意味、総会開催を開催しないことに抜け道を作ったことになるのではないでしょうか。管理会社側はシメシメと思っているのではないでしょうか。

規約に反していることでもないですし、書面による決議とする総会でもないです。

>>役員だけですけど出席者もいますから、通常の総会を開催したことになります。
とありますが、出席者を募ってけれども、役員だけになってしまったなら問題ないやむを得ないと思いますが、初めから、組合員の出席を認めないのはTamagawaさんのとおり「総会」は無効でなないでしょうか。

総会に出席というのは、会場に行くことだけを意味しているのではありません。
説明が不十分でしたね。
議決権行使書や委任状によっても出席となります。
ただ議決権行使書や委任状だけで開催しようということでしたら書面による決議になってしまいますが、会場に行かれている方がいらっしゃれば、会場での出席、議決権行使書での出席、委任状での出席となって、通常の総会となります。
また、出席の制限をしているということではありませんので、総会は成立いたします。

「議決権行使書」と「委任状」が一体となった「出席届」は書面決議とは異なります。

苦肉の策かもしれませんが、一般組合員の参加が認められない「通常総会」は無効です。

osamuさん等の組合員から正式に文書で「一般組合員の参加が認められない通常総会は管理規約に違反し無効」との申し入れをすれば、一般組合員の方も出席出来ると思われます。

非常に心強い回答ありがとうございます。ただし、投稿した後、気付いたのですが、管理会社は、マンション管理センターより通知されている「新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関する Q A」のQA1に則って実施しているから大丈夫だというのがロジックではないでしょうか?

議決権行使書と委任状が一体となった出席通知は区分所有法第39条2項に規定する書面又は代理人による議決権の行使であり、実際に日時と場所を決めて招集された総会に出席した組合員同様に出席して議決権を行使したとみなす規定です。これは、区分所有法第45条2項の区分所有者全員による書面合意には該当しません。こちらは日時、場所を指定した会議を開催しないで総会決議と同等の効力を与える規定です。総会で決めたい事項を同意する旨の意思表示を全ての組合員が書面で提出した場合に、総会を開かなくても、総会で可決したとみなす規定です。
区分所有法第45条1項には、同様に総会を開かなくても、総会で可決したとみなす別の方策も規定しています。
区分所有者全員が総会で決議すべき事項を組合員の書面による意思表示の多数決で決定することに同意し、その上で議決権行使書の多数決で決する方法です。この場合は以下の書面を全員から回収する必要があり、かつ、総会議案の議決要件(建て替えなら5分の4、規約変更なら4分の3、その他なら過半数など)に準じた多数の同意が必要です。
「書面決議承諾書兼議決権行使書
1.議案及び議決要件
2.1.の議案に関し、区分所有法第45条第1項の規定により書面による決議により決すことを承諾します。
3.1の議案に賛成(又は反対)致します。
 年 月 日  部屋番号〇〇〇    区分所有者氏名〇〇〇 」

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