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維持管理業務の見積り取得を管理会社に任せることについて

その他

建物の維持管理

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

 管理組合で、建物の維持管理業務(定期清掃、消防設備点検、雑排水管清掃、植栽管理)について、見積りをとろうと考えています。
 ※維持管理業務の仕様書は、数年前に管理会社変更を検討した際に整理済。

 相見積もり先は、最低1社は管理組合でも探すつもりですが、管理会社にも業界情報を生かして見積先を探してもらおうと考えています。そこで相見積もりをとるのを管理組合が指定した会社も含め、すべて管理会社に任せた場合、管理会社に中抜きされ、費用があまり安くならないことが無いか懸念しています。(例えば、管理会社がバックマージンを懐に収めるなど。)

 管理会社にお任せしても、一般的に心配ないものでしょうか?
 管理組合で探した会社には管理組合役員が直接見積りを依頼・取得し、見積り比較作業や契約手続きのみを管理会社に依頼することも考えていますが、管理組合役員の労力が必要となるため、悩んでいるところです。

 アドバイスをよろしくお願いします。

(補 足)
 当管理組合では、第三者への外注に関する一連の業務を、予め管理会社の行う業務のひとつとしています。

みんなの回答

やまさん  理事長を2年務め、大規模修繕委員長です。少しずつ管理会社から、管理組合での発注に変更しています。管理会社経由では意味ありませんので、ネット等で独自に探しています。ただ、管理会社からの締め付けがあるのかもしれませんが、見積もり先に断られる覚悟が必要です。植栽管理は、シルバー人材センターにお願いしました(費用が、1/4程度、雑排水管清掃は下請けの下請けという状態で、洗濯槽とか難しい箇所の清掃の写真が不明という事で交代しました。実績を出してもらいましたが、直接管理組合から請け負っているようです)、委託契約の変更が必要なものは、途中での変更は委託契約の変更で臨時総会での議決が必要と言われましたので、やっぱり、準備が必要です)

 ナオとリョウさん、回答ありがとうございます。やはり管理会社から管理組合での発注に変更しているのですね。
当管理組合でも自身でも発注先を探し、適正な委託金額の相場観をつかむよう心がけてはいます。管理組合(理事長名)での発注にもしていますが、管理委託契約にそって管理会社に適切にサポートしてもらえるよう、良好な関係を築きたいとも思っています。
 コスト削減と管理会社との良好な関係を両立するような工夫がありましたら、いつでも構いません、ぜひまた教えてください。

やまさん 当方の管理会社は悪い意味で特別かもしれませんが、見積もり先が他の管理会社だったり、きっと、お互いに見積もりのやり取りをしているのでしょうね。見積もり先を選んだ理由は取引があるからだそうです。適切にサポートと割り切るのであれば、管理会社にお任せが良いと思います。労力もかかりませんし。各種業務の実績を見ますと、直接管理会社から依頼されているマンションが多いです。

 コストダウンと管理会社によるサポートを両立する為、当管理組合では、マンションの維持や修繕を外注により管理会社以外の業者に行わせる場合、管理会社は、見積~発注~完了確認~支払いといった業務を管理委託契約の範囲内業務として行う旨、規定しています。ただ、規定だけでは不十分かな、何か工夫も必要かなと思うところです。重ねてのご回答ありがとうございました。

管理会社に任せた場合、管理会社に中抜きされ、費用があまり安くならないことは普通です。
ただ理事会の負担を考えればしょうがないと思います。

竜巻さん、回答ありがとうございました。参考にさせていただきます。

管理組合を代理して管理組合が外注(管理会社を通さず直接専門業者に発注)する業務を管理会社の事務管理と位置付ける契約は一般的ですが、管理会社のほとんどが管理組合の選定業者からバックマージンを取っています。
防止策
その1 管理会社との契約において、外注先からバックマージン、リベート、接待等の利便供与を受けたり、これらを強要することをしない旨誓約させる。これに反した場合、管理委託契約の解約、不更新、違約金の支払いなどのペナルティーを定めておく。
その2 必ず管理組合からも推薦業者を選定し、管理会社推薦業者と別ルートで見積もりを取る。管理会社の見積もり依頼条件に、管理会社に対するその1で記載した利便供与や利便強要は管理組合管理会社双方の合意によりこれを禁じている。万一見積もり提出業者がこれを行った場合は、管理組合との契約は解除となる旨明記させる。

ご回答から、やはり多いのかぁと対策の必要性を感じました。防止策を参考に考えたいと思います。ありがとうございました。

 当管理組合自身でも発注先を探し、適正な委託金額の相場観をつかむよう心がけ、発注は管理組合(理事長名)からの直接発注としていますが、実際の手続き等は管理委託契約にそって管理会社に適切にサポートしてもらえるよう、良好な関係を気づきたいと思います。
 コスト削減&管理会社との良好な関係(エース級のフロントがつき、管理会社からも競争力のあるしっかりした対抗提案が出るような)を両立するような工夫があれば、いつでも構いませんので、またぜひご助言ください。心がけ、注意点、ちょっとしたこと、何でもぜひ勉強させていただきたいと思います。

その業者を見つけたのが誰であれ、見積を取るという作業をさせる以上
管理会社はタダでは動きませんし、必ず管理会社の取り分は乗せるように業者さんと調整するでしょう。
また、発注を管理会社に任せる以上は日程決めや立ち合いといった工事調整も
彼らが担うでしょうから、当然にその分の利益も乗せてくるはずです。

乗せた金額が実際の見積取得・工事調整業務に対して妥当な金額か、
あるいは実態に見合わない過大なバックマージンかはわかりません。
そもそもそこに明確な線など引けないと思うのです。
管理会社が自社で行う業務にいくらの値付けをしようと彼らの自由ですし、
それが見合ってないと思えば、頼まないという選択肢が組合にはあるわけですから。

大原則として「大人はタダ働きなんかしない」と思っていますし、
それを管理会社ならしてくれると期待するのはあまり根拠がないと思います。
管理会社が好んで口にする「組合の味方」って、そういう意味ではないです。
彼らはそのように錯覚してほしくて言うんでしょうけど。

プラムさん、おっしゃる大原則、一般的にはそのとおりと思います。
ご回答ありがとうございました。
(補 足)
当管理組合では、第三者への外注に関する一連の業務を予め管理会社の行う業務のひとつとしています。

私の経験では管理会社に任せしても問題ないと思います。

さくらさん、回答ありがとうございました。参考にさせていただきます。

一般的に、管理組合員の労力をもって相見積もりを取得しないと、管理会社さんが発注したい業者さんへ仕事が行くように調整される場合があるように思います。
もちろん、管理組合からの紹介業者の価格・品質がズバ抜けて優れていたら調整は出来ないと思いますが。

相見積もり取得作業は現場の立ち合いが必要な場合もありますから、けっこう大変ですよね。
ゆとりのある組合員が時間や労力を提供してくれるならば、管理組合が独自で見積もり取得をする価値は大きいと思います。
役員の全員がフルタイムワーカーで平日の昼間は完全に仕事で拘束されている場合は、悩ましいと思います。

Web討論会に出ていらっしゃった三毛猫さんでしょうか。次回も視聴したいと思います。
ご意見参考にさせていただきます。ありがとうございました。

はい、あの三毛猫です。Web.討論会では人間の顔をしていますが(笑)。次回7月5日も参加する予定です。やまさんもチャットで書き込みして下さいませ。

私の経験では管理会社に任せしても問題ないと思います。

さくらさん、回答ありがとうございました。参考にさせていただきます。

管理会社に任せた場合、管理会社に中抜きされ、費用があまり安くならないことは普通です。
ただ理事会の負担を考えればしょうがないと思います。

竜巻さん、回答ありがとうございました。参考にさせていただきます。

その業者を見つけたのが誰であれ、見積を取るという作業をさせる以上
管理会社はタダでは動きませんし、必ず管理会社の取り分は乗せるように業者さんと調整するでしょう。
また、発注を管理会社に任せる以上は日程決めや立ち合いといった工事調整も
彼らが担うでしょうから、当然にその分の利益も乗せてくるはずです。

乗せた金額が実際の見積取得・工事調整業務に対して妥当な金額か、
あるいは実態に見合わない過大なバックマージンかはわかりません。
そもそもそこに明確な線など引けないと思うのです。
管理会社が自社で行う業務にいくらの値付けをしようと彼らの自由ですし、
それが見合ってないと思えば、頼まないという選択肢が組合にはあるわけですから。

大原則として「大人はタダ働きなんかしない」と思っていますし、
それを管理会社ならしてくれると期待するのはあまり根拠がないと思います。
管理会社が好んで口にする「組合の味方」って、そういう意味ではないです。
彼らはそのように錯覚してほしくて言うんでしょうけど。

プラムさん、おっしゃる大原則、一般的にはそのとおりと思います。
ご回答ありがとうございました。
(補 足)
当管理組合では、第三者への外注に関する一連の業務を予め管理会社の行う業務のひとつとしています。

管理組合を代理して管理組合が外注(管理会社を通さず直接専門業者に発注)する業務を管理会社の事務管理と位置付ける契約は一般的ですが、管理会社のほとんどが管理組合の選定業者からバックマージンを取っています。
防止策
その1 管理会社との契約において、外注先からバックマージン、リベート、接待等の利便供与を受けたり、これらを強要することをしない旨誓約させる。これに反した場合、管理委託契約の解約、不更新、違約金の支払いなどのペナルティーを定めておく。
その2 必ず管理組合からも推薦業者を選定し、管理会社推薦業者と別ルートで見積もりを取る。管理会社の見積もり依頼条件に、管理会社に対するその1で記載した利便供与や利便強要は管理組合管理会社双方の合意によりこれを禁じている。万一見積もり提出業者がこれを行った場合は、管理組合との契約は解除となる旨明記させる。

ご回答から、やはり多いのかぁと対策の必要性を感じました。防止策を参考に考えたいと思います。ありがとうございました。

 当管理組合自身でも発注先を探し、適正な委託金額の相場観をつかむよう心がけ、発注は管理組合(理事長名)からの直接発注としていますが、実際の手続き等は管理委託契約にそって管理会社に適切にサポートしてもらえるよう、良好な関係を気づきたいと思います。
 コスト削減&管理会社との良好な関係(エース級のフロントがつき、管理会社からも競争力のあるしっかりした対抗提案が出るような)を両立するような工夫があれば、いつでも構いませんので、またぜひご助言ください。心がけ、注意点、ちょっとしたこと、何でもぜひ勉強させていただきたいと思います。

一般的に、管理組合員の労力をもって相見積もりを取得しないと、管理会社さんが発注したい業者さんへ仕事が行くように調整される場合があるように思います。
もちろん、管理組合からの紹介業者の価格・品質がズバ抜けて優れていたら調整は出来ないと思いますが。

相見積もり取得作業は現場の立ち合いが必要な場合もありますから、けっこう大変ですよね。
ゆとりのある組合員が時間や労力を提供してくれるならば、管理組合が独自で見積もり取得をする価値は大きいと思います。
役員の全員がフルタイムワーカーで平日の昼間は完全に仕事で拘束されている場合は、悩ましいと思います。

Web討論会に出ていらっしゃった三毛猫さんでしょうか。次回も視聴したいと思います。
ご意見参考にさせていただきます。ありがとうございました。

はい、あの三毛猫です。Web.討論会では人間の顔をしていますが(笑)。次回7月5日も参加する予定です。やまさんもチャットで書き込みして下さいませ。

やまさん  理事長を2年務め、大規模修繕委員長です。少しずつ管理会社から、管理組合での発注に変更しています。管理会社経由では意味ありませんので、ネット等で独自に探しています。ただ、管理会社からの締め付けがあるのかもしれませんが、見積もり先に断られる覚悟が必要です。植栽管理は、シルバー人材センターにお願いしました(費用が、1/4程度、雑排水管清掃は下請けの下請けという状態で、洗濯槽とか難しい箇所の清掃の写真が不明という事で交代しました。実績を出してもらいましたが、直接管理組合から請け負っているようです)、委託契約の変更が必要なものは、途中での変更は委託契約の変更で臨時総会での議決が必要と言われましたので、やっぱり、準備が必要です)

 ナオとリョウさん、回答ありがとうございます。やはり管理会社から管理組合での発注に変更しているのですね。
当管理組合でも自身でも発注先を探し、適正な委託金額の相場観をつかむよう心がけてはいます。管理組合(理事長名)での発注にもしていますが、管理委託契約にそって管理会社に適切にサポートしてもらえるよう、良好な関係を築きたいとも思っています。
 コスト削減と管理会社との良好な関係を両立するような工夫がありましたら、いつでも構いません、ぜひまた教えてください。

やまさん 当方の管理会社は悪い意味で特別かもしれませんが、見積もり先が他の管理会社だったり、きっと、お互いに見積もりのやり取りをしているのでしょうね。見積もり先を選んだ理由は取引があるからだそうです。適切にサポートと割り切るのであれば、管理会社にお任せが良いと思います。労力もかかりませんし。各種業務の実績を見ますと、直接管理会社から依頼されているマンションが多いです。

 コストダウンと管理会社によるサポートを両立する為、当管理組合では、マンションの維持や修繕を外注により管理会社以外の業者に行わせる場合、管理会社は、見積~発注~完了確認~支払いといった業務を管理委託契約の範囲内業務として行う旨、規定しています。ただ、規定だけでは不十分かな、何か工夫も必要かなと思うところです。重ねてのご回答ありがとうございました。

回答がありません。