←トップへ戻る

理事会における欠席役員の扱いについて

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

いつもお世話になっております。

理事会資料は管理会社が作成し、会議の事前に配ってくれます、それと一緒に出欠票も投函してくれます。

その出欠通知票に
私は出席をして決議権を行使します。なお、本票提出後都合にて欠席する場合は議長に下記の権限を委任します。<理事会における決議に関する一切の件>

とあります。

① 役員は委任の委任は出来ない、欠席した役員は欠席の扱いとして、賛否の票は数えないと教えて頂きましたが、一切の件で提出しても欠席扱いでよろしいでしょうか? 

② 事前に賛成(もしくは反対)です、または議長と同じで良い、と表明してた場合は、欠席しても賛否の票として数えられるものでしょうか?

いつも出席してますが、万が一行けなかったら、議長に権限を委任って、どこまでなのか教えて頂ければと思います。

よろしくお願いします。

みんなの回答

欠席は欠席です。
akaさんのところは代理出席を認めているようですから、本人が出席できなければ代理人に出席していただくことができます。
それでも出席できなかったら欠席です。
代理人に委任することと、議長に委任することは全く違う事です。
また、規約には議決権行使書による表決について明記されていないようですので、今のところ認められず欠席扱いになると思います。
議決権行使書や意見書について規約で認められていれば、出席扱いができます。
それから、理事会は理事の半数以上の出席で成立し、その出席理事の過半数で決するということが普通だと思いますが、akaさんのところは過半数の出席が必要となっているのですね。
「半数以上」と「過半数」は違いますので確認してみてください。
議長に委任するのは不適切なことと思います。
出席理事が少なくても、議長の委任数で決議されてしまいます。
最悪、なんでも議長(理事長)の思い通りになってしまう危険があります。
総会の出席表にも同じようなことが書かれていませんか?
出席をするといった方が必ずしも賛成とはかぎらないのに、議長に委任することになるのはおかしなことだと思います。

メロディーさん、お返事ありがとうございます。

すみません、「理事会は理事の半数以上が出席しなければ開くことが出来ず、その議事は出席理事の過半数で決する」です、普通と同じです、先のコメント間違えましたので訂正しておきます。申し訳ありません。

普通は、一任が、欠席ですが他の方たちの進行で構いません、ということか、票として数えます、まで想定されているのかお伺いしました。皆さんの所では書いていないのですね。

総会の時は、委任状と議決権行使書と出席と代理人の欄だったと思います。コピーとっていないので不確かです、すみません。

代理人の委任出してなくても、配偶者OKの暗黙のルールはありますが、票は大事ですよね。ありがとうございます。

管理規約にどのように規定されている確認下さい。国土交通省の見解は、規約に定めあれば、理事に事故があった場合、配偶者、一親等の親族の代理出席は可能、同様、規約に定めあれば、やむを得ず欠席する場合、議決権行使書提出や意見書の提出はできますが、委任は不適当と言うものです。
飽くまで管理規約にどのように定めてあるかが重要です。

Okさん、お返事ありがとうございます。

第57条 理事会の会議及び議事 半数以上のの出席 出席理事の過半数で決する。(訂正しました、すみません)
2 出席できない時 いずれかに該当し、かつ成年・・代理人を選定し、出席させる事ができる。
 1 配偶者 2 生計を一にする一親等の親族
3 前項の代理人は代理権を証する書面を・・
4 議事録については・・  
簡単ですが規約には上記記載あります。出席票には、代理人として・・・に委任します、という欄もあり、57条3の時はここかなっと思います。きちんとした出欠票なので、一般的なのかと思っていました。

前期の理事は委任されてる、で票を数え、今期はわからない、なので一任ってどこまでなのかとお伺いした所です。出席に〇する時、一任にも〇した事になって票もそうなるのかしら、と、もやもや感が有ります。
ありがとうございました。

akaさんの質問は、その出欠票を送っている管理会社を通して管理組合へ尋ねるべき内容です。なぜならakaさんの管理組合のような理事会ルールは世間的には珍しいので、一般論では回答できないからです。

①の役員は委任の委任は出来ない、欠席は欠席として扱う、という話は標準管理規約などの一般的な規定を置いている管理組合ではその通りですが、akaさんの管理組合では異なるようですね。理事会は法律で設置が義務付けられているわけではないので、法律に照らし合わせて回答することも出来ません。独自のルールについてはその規定を決めた管理組合に訊くしかありません。

三毛猫さん、お返事ありがとうございます。

当マンションも一般的な標準管理規約に準じていると思ってます、が、文面が一緒かな程度しか理解できていないので分かりません。

以前の理事会役員の時には無かったので、いつから経緯など不明で、聞かれてもわからない、そういうやり方で廻ってきてるから、でした。

普通この様な文面が入っている場合はどこまでなのかしら、と思ったのですが、一般的には無いのですか、それは申し訳ありませんでした。

管理組合に尋ねたら「そういうやり方で回ってきているから」という回答でしたか。

過去に総会前理事会に出席予定理事の1人がドタキャンしたことがありまして、半数以上の理事の出席がなくなり理事会が成立しなくなってしまった経験があります。総会開催期限まで数週間しかなくて、本当に困りました。そのような場合の弊害を無くす目的でakaさんの管理組合では一般的ではない規定が設けられたものと予想しますが、メロディーさんのご回答にもあるように好ましい規定ではありませんね…。
理事の皆さんが出欠票で表明した通り出席することで、その規定が発動される機会がなくなれば規定が廃止される日も来るのでは…?

三毛猫さん、お返事ありがとうございます。

当理事会は出席率はいい方だと思っていますが、いつまでも安心できませんね。
総会の出席も少なくなってきてますし、皆さんに参加してもらえるような取組みを考えていかなければと思っていますが、難しいですね。色々ありがとうございます。

欠席は欠席です。
akaさんのところは代理出席を認めているようですから、本人が出席できなければ代理人に出席していただくことができます。
それでも出席できなかったら欠席です。
代理人に委任することと、議長に委任することは全く違う事です。
また、規約には議決権行使書による表決について明記されていないようですので、今のところ認められず欠席扱いになると思います。
議決権行使書や意見書について規約で認められていれば、出席扱いができます。
それから、理事会は理事の半数以上の出席で成立し、その出席理事の過半数で決するということが普通だと思いますが、akaさんのところは過半数の出席が必要となっているのですね。
「半数以上」と「過半数」は違いますので確認してみてください。
議長に委任するのは不適切なことと思います。
出席理事が少なくても、議長の委任数で決議されてしまいます。
最悪、なんでも議長(理事長)の思い通りになってしまう危険があります。
総会の出席表にも同じようなことが書かれていませんか?
出席をするといった方が必ずしも賛成とはかぎらないのに、議長に委任することになるのはおかしなことだと思います。

メロディーさん、お返事ありがとうございます。

すみません、「理事会は理事の半数以上が出席しなければ開くことが出来ず、その議事は出席理事の過半数で決する」です、普通と同じです、先のコメント間違えましたので訂正しておきます。申し訳ありません。

普通は、一任が、欠席ですが他の方たちの進行で構いません、ということか、票として数えます、まで想定されているのかお伺いしました。皆さんの所では書いていないのですね。

総会の時は、委任状と議決権行使書と出席と代理人の欄だったと思います。コピーとっていないので不確かです、すみません。

代理人の委任出してなくても、配偶者OKの暗黙のルールはありますが、票は大事ですよね。ありがとうございます。

akaさんの質問は、その出欠票を送っている管理会社を通して管理組合へ尋ねるべき内容です。なぜならakaさんの管理組合のような理事会ルールは世間的には珍しいので、一般論では回答できないからです。

①の役員は委任の委任は出来ない、欠席は欠席として扱う、という話は標準管理規約などの一般的な規定を置いている管理組合ではその通りですが、akaさんの管理組合では異なるようですね。理事会は法律で設置が義務付けられているわけではないので、法律に照らし合わせて回答することも出来ません。独自のルールについてはその規定を決めた管理組合に訊くしかありません。

三毛猫さん、お返事ありがとうございます。

当マンションも一般的な標準管理規約に準じていると思ってます、が、文面が一緒かな程度しか理解できていないので分かりません。

以前の理事会役員の時には無かったので、いつから経緯など不明で、聞かれてもわからない、そういうやり方で廻ってきてるから、でした。

普通この様な文面が入っている場合はどこまでなのかしら、と思ったのですが、一般的には無いのですか、それは申し訳ありませんでした。

管理組合に尋ねたら「そういうやり方で回ってきているから」という回答でしたか。

過去に総会前理事会に出席予定理事の1人がドタキャンしたことがありまして、半数以上の理事の出席がなくなり理事会が成立しなくなってしまった経験があります。総会開催期限まで数週間しかなくて、本当に困りました。そのような場合の弊害を無くす目的でakaさんの管理組合では一般的ではない規定が設けられたものと予想しますが、メロディーさんのご回答にもあるように好ましい規定ではありませんね…。
理事の皆さんが出欠票で表明した通り出席することで、その規定が発動される機会がなくなれば規定が廃止される日も来るのでは…?

三毛猫さん、お返事ありがとうございます。

当理事会は出席率はいい方だと思っていますが、いつまでも安心できませんね。
総会の出席も少なくなってきてますし、皆さんに参加してもらえるような取組みを考えていかなければと思っていますが、難しいですね。色々ありがとうございます。

管理規約にどのように規定されている確認下さい。国土交通省の見解は、規約に定めあれば、理事に事故があった場合、配偶者、一親等の親族の代理出席は可能、同様、規約に定めあれば、やむを得ず欠席する場合、議決権行使書提出や意見書の提出はできますが、委任は不適当と言うものです。
飽くまで管理規約にどのように定めてあるかが重要です。

Okさん、お返事ありがとうございます。

第57条 理事会の会議及び議事 半数以上のの出席 出席理事の過半数で決する。(訂正しました、すみません)
2 出席できない時 いずれかに該当し、かつ成年・・代理人を選定し、出席させる事ができる。
 1 配偶者 2 生計を一にする一親等の親族
3 前項の代理人は代理権を証する書面を・・
4 議事録については・・  
簡単ですが規約には上記記載あります。出席票には、代理人として・・・に委任します、という欄もあり、57条3の時はここかなっと思います。きちんとした出欠票なので、一般的なのかと思っていました。

前期の理事は委任されてる、で票を数え、今期はわからない、なので一任ってどこまでなのかとお伺いした所です。出席に〇する時、一任にも〇した事になって票もそうなるのかしら、と、もやもや感が有ります。
ありがとうございました。

回答がありません。