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管理会社と管理組合間の個人情報の管理

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    タワー型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

私は、管理組合の理事をしております。先般、定期総会が終了しましたが、今回の総会では議決権行使書を使用しました。議決権行使書の結果として、1人反対者がいましたので、私が理事会で管理会社に反対者の部屋番号と名前を教えて欲しいと発言したところ、個人情報なので開示できないと断られました(私が知りたかった理由は、機会があれば組合にどのような不満があるか、その人から知りたかっただけです)。管理組合と委託契約を結んでいる管理会社の個人情報とはそもそも管理組合の保有情報であり、管理組合は管理会社にとって第3者ではないので、開示できるのではないでしょうか。管理会社と管理組合間の個人情報の管理についての正しい考え方をお教えください。

みんなの回答

その1名は全議案に反対していたのですか?

質問ありがとうございます。詳細は不明です。

管理会社には「守秘義務」がありますから、たとえ知っていても答えられないのではないですか。
誰が反対したなどとペラペラしゃべってしまう方がおかしいと思います。
個人情報だからといったのでしたら、それは間違いですけれど、個人に教えないのは正解です。
理事でしたら理事会で検討することではないでしょうか。
osamuさん一人が対応することではないです。
総会の出欠表はファイルして5年間保存としています。
後はご意見が言いやすい組合運営を考えるのも必要ではないですか。
ご意見箱を置くとか。
そうすれば、こちらから聞きにいかなくても、不満は出してくれるのではないでしょうか。

回答ありがとうございます。micro3さんのおしゃるとおり、延滞者情報が開示できて、なぜ「反対者」の情報は開示できなのでしょうか。

それはosamuさん個人が聞いたからです。
理事会からの問い合わせでしたら答えないわけにはいかなかったでしょう。
また、滞納情報について、しっかりした組合では、理事会でも部屋番号・個人名は伏せて検討しています。
ご本人と面談することになったり、内容証明を出す段階になってから部屋番号・個人名を明かすことになります。
それも、もし個人の方が聞きに来たとしても教えないものです。
管理会社が理事会に開示しないのでしたら問題ですが、個人には教えないのは正解です。
osamuさんが理事長さんでしたら、理事会の代表者への開示、つまり理事会への開示として教えてもらえたでしょう。

賛成とか反対の意思表示は個人情報ではないでしょう。
それでしたら、「会場で賛成の方、挙手願います」ということも言えなくなります。
でも、osamuさんが管理会社に聞くことでもないと思います。
議決権行使書は、総会の場で議長が確認するものですから、つまり理事会に渡されているものです。
管理会社は取りまとめをしているだけで、それを教えろと言っても立場上教えられないでしょう。
議長、つまり理事長に聞けばいいことだと思います。
osamuさんが聞く相手を間違えているだけだと思います。

回答ありがとうございます。議決権行使書が残っているかを確認して、見せてもらうように依頼しようと思います。次回の総会からは必ず、再確認をしていきたいと思います。

私が理事長に就任中には、管理会社から議決権行使書・委任状の原本を渡されました。余白にご質問・ご意見などが細かい字で書かれているものもあり、ご質問に対する回答や、問題提起に対するご返事など、理事長として返信をして郵便受けを通してやり取りも致しました。osamuさんが理事として反対者のご意見に耳を傾けようとしているのを管理会社が拒むのはおかしいですね。理事長さんを通して、特定の方の情報を教えてほしいというのではなく、議決権行使書・委任状原本の引き渡しという形で要請してみるのも一案です。

ご回答ありがとうございました。今回、議決権行使書・委任状原本の引き渡しという形で要請して場合、「既に廃棄した」と言われたら、どう対応すべきでしょうか。

仮に本当に廃棄してしまったならば、の話ですが、「議決権行使書の宛て先は理事長であり、管理会社は管理組合からの委託に基づいて預かっているに過ぎない。所有者である理事長および管理組合の許しを得ずに勝手に処分する権限は管理会社には無い。今後は管理組合へ引き渡すように。」と言うしかないと思います。

私はマンション管理士をしておりますが、最近、とあるマンションの書類倉庫を見せていただく機会がございました。「○○年 通常総会 議決権行使書・委任状」というファイルが、1年ごとに綴じられて、毎年分揃っていました。(鍵のかかる部屋です。)現にそのように保管をしているマンションもあるので、個人情報云々で廃棄する必要があるわけではありません。鍵がかかるキャビネットなど保管場所があるならば今期からでも管理組合でファイリングして保管してはいかがでしょうか?

osamuさん こんばんは
議決権行使書は管理会社に集計をさせて、理事会としては
確認しないのでしょうか?
もし、集計が間違っていても放置ですか?
議決権行使書を確認する責任は、理事会にあります。
管理委託会社は、あくまで総会や理事会をサポートする
役割です。
管理委託契約書を熟読してください。
議決権行使書を見せる見せないではなく、理事会として
確認する義務があります。
あまり、管理委託会社にお任せしていると痛い目に合いますよ。
総会、理事会の主体は、「管理組合である」ことをお忘れなく。

大変、耳の痛いご指導ありがとうございます。次回の総会からは、議決権権の集計は理事会でも確認しようと思います。ただし、一般論として、管理会社と管理組合間の個人情報の管理について、管理組合は管理会社にとって第三者ではないので、個人情報の開示は可能ではないかという論点はいかがでしょうか。

osamuさん こんばんは
個人情報云々と言うのであれば、滞納者情報の開示を
理事会で受けていませんか?
口頭か、書類で報告があると思います。
こちらの方が個人情報として重いと思います。
議決権行使書を見たいではなく、理事会として確認する義務が
あるから、提出しろ! ではだめなのでしょうか?
もし、管理会社が廃棄していれば、管理組合に無断で
捨てたことに対するお仕置きが必要です。
私の住んでいるマンションも、参加票、委任状は
その期の総会資料(議案書・議事録)と一緒に
ファイリングしています。

賛成とか反対の意思表示は個人情報ではないでしょう。
それでしたら、「会場で賛成の方、挙手願います」ということも言えなくなります。
でも、osamuさんが管理会社に聞くことでもないと思います。
議決権行使書は、総会の場で議長が確認するものですから、つまり理事会に渡されているものです。
管理会社は取りまとめをしているだけで、それを教えろと言っても立場上教えられないでしょう。
議長、つまり理事長に聞けばいいことだと思います。
osamuさんが聞く相手を間違えているだけだと思います。

回答ありがとうございます。議決権行使書が残っているかを確認して、見せてもらうように依頼しようと思います。次回の総会からは必ず、再確認をしていきたいと思います。

管理会社には「守秘義務」がありますから、たとえ知っていても答えられないのではないですか。
誰が反対したなどとペラペラしゃべってしまう方がおかしいと思います。
個人情報だからといったのでしたら、それは間違いですけれど、個人に教えないのは正解です。
理事でしたら理事会で検討することではないでしょうか。
osamuさん一人が対応することではないです。
総会の出欠表はファイルして5年間保存としています。
後はご意見が言いやすい組合運営を考えるのも必要ではないですか。
ご意見箱を置くとか。
そうすれば、こちらから聞きにいかなくても、不満は出してくれるのではないでしょうか。

回答ありがとうございます。micro3さんのおしゃるとおり、延滞者情報が開示できて、なぜ「反対者」の情報は開示できなのでしょうか。

それはosamuさん個人が聞いたからです。
理事会からの問い合わせでしたら答えないわけにはいかなかったでしょう。
また、滞納情報について、しっかりした組合では、理事会でも部屋番号・個人名は伏せて検討しています。
ご本人と面談することになったり、内容証明を出す段階になってから部屋番号・個人名を明かすことになります。
それも、もし個人の方が聞きに来たとしても教えないものです。
管理会社が理事会に開示しないのでしたら問題ですが、個人には教えないのは正解です。
osamuさんが理事長さんでしたら、理事会の代表者への開示、つまり理事会への開示として教えてもらえたでしょう。

osamuさん こんばんは
議決権行使書は管理会社に集計をさせて、理事会としては
確認しないのでしょうか?
もし、集計が間違っていても放置ですか?
議決権行使書を確認する責任は、理事会にあります。
管理委託会社は、あくまで総会や理事会をサポートする
役割です。
管理委託契約書を熟読してください。
議決権行使書を見せる見せないではなく、理事会として
確認する義務があります。
あまり、管理委託会社にお任せしていると痛い目に合いますよ。
総会、理事会の主体は、「管理組合である」ことをお忘れなく。

大変、耳の痛いご指導ありがとうございます。次回の総会からは、議決権権の集計は理事会でも確認しようと思います。ただし、一般論として、管理会社と管理組合間の個人情報の管理について、管理組合は管理会社にとって第三者ではないので、個人情報の開示は可能ではないかという論点はいかがでしょうか。

osamuさん こんばんは
個人情報云々と言うのであれば、滞納者情報の開示を
理事会で受けていませんか?
口頭か、書類で報告があると思います。
こちらの方が個人情報として重いと思います。
議決権行使書を見たいではなく、理事会として確認する義務が
あるから、提出しろ! ではだめなのでしょうか?
もし、管理会社が廃棄していれば、管理組合に無断で
捨てたことに対するお仕置きが必要です。
私の住んでいるマンションも、参加票、委任状は
その期の総会資料(議案書・議事録)と一緒に
ファイリングしています。

私が理事長に就任中には、管理会社から議決権行使書・委任状の原本を渡されました。余白にご質問・ご意見などが細かい字で書かれているものもあり、ご質問に対する回答や、問題提起に対するご返事など、理事長として返信をして郵便受けを通してやり取りも致しました。osamuさんが理事として反対者のご意見に耳を傾けようとしているのを管理会社が拒むのはおかしいですね。理事長さんを通して、特定の方の情報を教えてほしいというのではなく、議決権行使書・委任状原本の引き渡しという形で要請してみるのも一案です。

ご回答ありがとうございました。今回、議決権行使書・委任状原本の引き渡しという形で要請して場合、「既に廃棄した」と言われたら、どう対応すべきでしょうか。

仮に本当に廃棄してしまったならば、の話ですが、「議決権行使書の宛て先は理事長であり、管理会社は管理組合からの委託に基づいて預かっているに過ぎない。所有者である理事長および管理組合の許しを得ずに勝手に処分する権限は管理会社には無い。今後は管理組合へ引き渡すように。」と言うしかないと思います。

私はマンション管理士をしておりますが、最近、とあるマンションの書類倉庫を見せていただく機会がございました。「○○年 通常総会 議決権行使書・委任状」というファイルが、1年ごとに綴じられて、毎年分揃っていました。(鍵のかかる部屋です。)現にそのように保管をしているマンションもあるので、個人情報云々で廃棄する必要があるわけではありません。鍵がかかるキャビネットなど保管場所があるならば今期からでも管理組合でファイリングして保管してはいかがでしょうか?

その1名は全議案に反対していたのですか?

質問ありがとうございます。詳細は不明です。

回答がありません。