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管理組合のディジタル化

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

この度の菅新総理の目玉政策「ディジタル庁設置」に鑑み、管理組合のディジタル化は是非の思いも有っての提言です。
現代社会は、「ICT(情報通信技術)化」と共に「ユビキタス(いつでもどこでも誰でも)社会化」する中でほぼ何処の家庭にもパソコンが有ってなおかつ、老若男女皆がスマフォを持って使いこなしています中で、管理組合の現状は「旧態依然」であります。
当マンションでは具体的に以下の通りです。
1、 当マンションは300戸築50年ですが、連絡や各記録はほぼ「紙」によります。
2、 その内容は、通常の一般組合員への通知や役員への連絡などだけでなく総会の案内や議案書も全て紙媒体です。それだけでなく各議事録や管理会社との契約や各種報告連絡等と、会計記録、各種工事関係の契約書や完成図や長期修繕計画書なども全て紙媒体です。(管理会社からの報告なども紙媒体)だから役員共に誰も見ません。
3、 紙媒体をファイルにして書庫に保管していますが、その数は膨大であり管理室は書庫で一杯狭いです。
4、 書庫のファイルはインデックス等で整理がなされていませんから、探そうとしてもなかなか探せない。だから正に「飾り物」であり、役に立っていません。
5、 一般の各種連絡や議事録のような記録は、ある時期からパソコンが導入されて書かれていますが、作られた書類をプリンタで打ち出して紙媒体でファイルをしています。
6、 パソコンで書いた書類も、ファイルインデックス化がされていないから、電子ファイルではあるも探し出すのに大変です。
7、 ところが当住宅内のICT情報通信インフラ(設備化)光ファイバーで整っていますのでほぼ各戸が導入済みで各連絡関係は今すぐにも可能ですが、何故だか不思議と活用へ行きません。
8、 従って、管理組合に関心を持つ者は、その都度紙による「閲覧請求書」を提出によります。
以上の通りですので何度も提言をしていますが、なかなか理解を得られず未だに進みません。せめてペーパーレスからでも始めてほしいです。
こうしたディジタル化への施策としてマンション管理センターでの「未来ネット」が有り素晴らしいインフラであり役に立つと思える。
この度の国のディジタル庁設置により、その風潮も整いますと共に見込み期待をしています。皆様方の現状実態並びにディジタル化実施実例等と今後への提言のご意見を望みます。

みんなの回答

私もポッターアンクルさんの仰るとおりだと思います。
マンションの文書管理は本当に煩わしいですよね。
私のマンションでも管理人室の書庫はほぼ満杯で理事会の方々の悩みの種と聞いています。なお、電子署名等の制度は採用していません。

数年前、管理会社の提案で、同社のクラウドに当方のマンションのボックスを作って頂いて、そのなかに規約や細則、総会・理事会の議事録、月ごとの予算決算対比表、支出明細書等をPDFファイルにして保管して閲覧できるようにして頂きました(組合員名簿は除きます。)。
マン管センターの「未来ネット」とほぼ同じですが、未来ネットほど整理は行き届いていません。管理会社のサービスは無料なので仕方ないかも。尤も、管理会社関連の家具購入やリフォームなどのお誘い広告は沢山ありますが…。

お陰でパスワードさえ設定すれば自由に規約や議事録、会計諸表などが閲覧できますので、閲覧申請書を提出する人が減り、理事会業務の効率化に一役買っているのではと思っています。

ただ、いくつか問題もあります。
一つは、法令や規約等によって関係者の署名や保存義務を課せられているものは、電子化しても紙原本を廃棄できないということです。
 規約原本や総会・理事会の議事録は、区分所有法や規約によって署名と原本閲覧が義務付けられていますので、申請者が言い張ればPDFの閲覧で茶を濁すわけにはいきません。

二つ目は、閲覧・保管義務のある長期修繕計画や会計帳簿等は、署名が不要なだけに電子化し易いながら、電子化してしまうと何を以て正本とするか分からなくなってしまうおそれがあります。
電子化された文書は改ざん、修正等が容易で、かつ痕跡も残らないので、時の理事長が自分達に都合よく書き換えてしまうのではないかとの不安が常に付き纏います。

三つめは、管理する文書を電子化してUSBメモリ等で保管しても、今使っているメディアやソフトウエアがいつまで使用可能か、誰も保証できないということです。
かつてはフロッピーディスクなんていうでっかい記憶媒体がありましたが、今はこれを復元するパソコンを探す方が難しいでしょう。
USBメモリでもSDカードでも、またハードディスクであっても近い将来更に便利な他の媒体に置き換わってしまうかもしれません。

このようなリスクを受け入れつつ全ての文書が電子化できたとしても、紙ベースで保存しなければならないものは依然そのままというジレンマは残ります。

参考になるかどうか分かりませんが、現時点での当方マンションの案では、
紙ベースの保管文書を極力限定すると共に電子化を大いに活用するという基本方針のもと、文書管理規程を改正し、
①「紙保管文書」と「電子保管文書」とに分類し、更に紙保管文書を電子化後に廃棄できるものとそうでないものとに分ける。
②紙保管文書は全てPDF化して閲覧可能とする一方、紙原本も併せて保管する。紙保管文書でも「役所への届出文書の控え」等重要でないものはPDF化した後1~3年程度の短期間で廃棄する。
③管理会社の報告書や管理員の日誌など電子ベースで作成・保管できる文書はPDF等のみでよしとする。
④大規模修繕工事などの関係図書は、業者にCADデータをCD等にして貰ったものを保管する。
⑤電子化した文書の管理方法は記憶媒体に影響されないクラウド方式とし、管理会社ホームページ内に当マンションに適合するファイルを作成させることで対応する。又は未来ネットに加入する。
といったようなことを漠然と考えています。

今の制度自体が中途半端ではありますが、デジタル庁の設置により、紙文書の廃棄を可能とするe-文書法の適用範囲が拡大されて区分所有法にも及ぶようなことになれば、区分所有法や標準管理規約等が大きく見直されるかもしれません。
また、文書管理だけでなく電子総会の開催等にも道が開けるかもしれません。
今後、どのように展開していくのか、大いに期待しているところです。

なにか良い情報があれば、是非お寄せください。

Blavetakiyasuさん回答ありがとうございます。
その中身は1600字に及ぶ詳細であり、大いに参考になると共に、共感者を得て喜んでいます。
少し他の回答を待っていましたが、どうやら少しテーマが大きすぎる事と専門性が強いのでしょうか、他からの意見回答が無いは至極残念です。
さて、「管理会社の提案で、同社のクラウドに当方のマンションのボックスを作った」有り良い管理会社と共に貴管理組合も理解されている環境が有りうらやましい限りです。インフラが管理会社で無料と云うのも良い環境ですね。何処の管理会社ですか?
そして大方の文書がPDF電子化されてなおかつ閲覧が出来るのだから素晴らしいです。
ところで、いくつかの問題点の指摘も参考になります。その点はインフラ(未来ネットやマンボウとか)によりますので今後へは見込みは有ります。
その事ではやはり管理組合員の理解度によりますが、いずれはこの業界の専門家がより最適なシステムへ期待をしています。
そのためには、まずは国行政と共に、この関係専門家者がもっと関心を持ってもらう必要が有ります。
ともかく電子化(ペーパレスだけでなく)はメリット(情報共有やコミュニケーション、キャッシュレス等)大なのだから、この機会に啓蒙をし続けるしか有りません。
国のディジタル革命を機に管理組合の革命へ期待しています。
今後ともこの場だけでなく発信をしていきますので、その節はご協力ご指導の程お願いいたします。

丁重なご返信ありがとうございました。
管理会社の名称ですが、ここでは具体的な固有名詞を挙げるのはどうやらNGのようです。「マンション管理組合 サポート」で検索すると、いくつかヒットするようです。これでご勘弁ください。
恐らく大手の管理会社であれば、マンション管理とセットで同類のサービスを行っているところは多いと思います。

電子文書等に対しては、まだまだ知識も理解も不十分なのですが、なんとか食い付いていかないと、時代に取り残されたマンションになってしまうと心配しています。
これからも情報収集に励み、検討を続けて参りたいと思っておりますので、よろしくお願いします。

私もポッターアンクルさんの仰るとおりだと思います。
マンションの文書管理は本当に煩わしいですよね。
私のマンションでも管理人室の書庫はほぼ満杯で理事会の方々の悩みの種と聞いています。なお、電子署名等の制度は採用していません。

数年前、管理会社の提案で、同社のクラウドに当方のマンションのボックスを作って頂いて、そのなかに規約や細則、総会・理事会の議事録、月ごとの予算決算対比表、支出明細書等をPDFファイルにして保管して閲覧できるようにして頂きました(組合員名簿は除きます。)。
マン管センターの「未来ネット」とほぼ同じですが、未来ネットほど整理は行き届いていません。管理会社のサービスは無料なので仕方ないかも。尤も、管理会社関連の家具購入やリフォームなどのお誘い広告は沢山ありますが…。

お陰でパスワードさえ設定すれば自由に規約や議事録、会計諸表などが閲覧できますので、閲覧申請書を提出する人が減り、理事会業務の効率化に一役買っているのではと思っています。

ただ、いくつか問題もあります。
一つは、法令や規約等によって関係者の署名や保存義務を課せられているものは、電子化しても紙原本を廃棄できないということです。
 規約原本や総会・理事会の議事録は、区分所有法や規約によって署名と原本閲覧が義務付けられていますので、申請者が言い張ればPDFの閲覧で茶を濁すわけにはいきません。

二つ目は、閲覧・保管義務のある長期修繕計画や会計帳簿等は、署名が不要なだけに電子化し易いながら、電子化してしまうと何を以て正本とするか分からなくなってしまうおそれがあります。
電子化された文書は改ざん、修正等が容易で、かつ痕跡も残らないので、時の理事長が自分達に都合よく書き換えてしまうのではないかとの不安が常に付き纏います。

三つめは、管理する文書を電子化してUSBメモリ等で保管しても、今使っているメディアやソフトウエアがいつまで使用可能か、誰も保証できないということです。
かつてはフロッピーディスクなんていうでっかい記憶媒体がありましたが、今はこれを復元するパソコンを探す方が難しいでしょう。
USBメモリでもSDカードでも、またハードディスクであっても近い将来更に便利な他の媒体に置き換わってしまうかもしれません。

このようなリスクを受け入れつつ全ての文書が電子化できたとしても、紙ベースで保存しなければならないものは依然そのままというジレンマは残ります。

参考になるかどうか分かりませんが、現時点での当方マンションの案では、
紙ベースの保管文書を極力限定すると共に電子化を大いに活用するという基本方針のもと、文書管理規程を改正し、
①「紙保管文書」と「電子保管文書」とに分類し、更に紙保管文書を電子化後に廃棄できるものとそうでないものとに分ける。
②紙保管文書は全てPDF化して閲覧可能とする一方、紙原本も併せて保管する。紙保管文書でも「役所への届出文書の控え」等重要でないものはPDF化した後1~3年程度の短期間で廃棄する。
③管理会社の報告書や管理員の日誌など電子ベースで作成・保管できる文書はPDF等のみでよしとする。
④大規模修繕工事などの関係図書は、業者にCADデータをCD等にして貰ったものを保管する。
⑤電子化した文書の管理方法は記憶媒体に影響されないクラウド方式とし、管理会社ホームページ内に当マンションに適合するファイルを作成させることで対応する。又は未来ネットに加入する。
といったようなことを漠然と考えています。

今の制度自体が中途半端ではありますが、デジタル庁の設置により、紙文書の廃棄を可能とするe-文書法の適用範囲が拡大されて区分所有法にも及ぶようなことになれば、区分所有法や標準管理規約等が大きく見直されるかもしれません。
また、文書管理だけでなく電子総会の開催等にも道が開けるかもしれません。
今後、どのように展開していくのか、大いに期待しているところです。

なにか良い情報があれば、是非お寄せください。

Blavetakiyasuさん回答ありがとうございます。
その中身は1600字に及ぶ詳細であり、大いに参考になると共に、共感者を得て喜んでいます。
少し他の回答を待っていましたが、どうやら少しテーマが大きすぎる事と専門性が強いのでしょうか、他からの意見回答が無いは至極残念です。
さて、「管理会社の提案で、同社のクラウドに当方のマンションのボックスを作った」有り良い管理会社と共に貴管理組合も理解されている環境が有りうらやましい限りです。インフラが管理会社で無料と云うのも良い環境ですね。何処の管理会社ですか?
そして大方の文書がPDF電子化されてなおかつ閲覧が出来るのだから素晴らしいです。
ところで、いくつかの問題点の指摘も参考になります。その点はインフラ(未来ネットやマンボウとか)によりますので今後へは見込みは有ります。
その事ではやはり管理組合員の理解度によりますが、いずれはこの業界の専門家がより最適なシステムへ期待をしています。
そのためには、まずは国行政と共に、この関係専門家者がもっと関心を持ってもらう必要が有ります。
ともかく電子化(ペーパレスだけでなく)はメリット(情報共有やコミュニケーション、キャッシュレス等)大なのだから、この機会に啓蒙をし続けるしか有りません。
国のディジタル革命を機に管理組合の革命へ期待しています。
今後ともこの場だけでなく発信をしていきますので、その節はご協力ご指導の程お願いいたします。

丁重なご返信ありがとうございました。
管理会社の名称ですが、ここでは具体的な固有名詞を挙げるのはどうやらNGのようです。「マンション管理組合 サポート」で検索すると、いくつかヒットするようです。これでご勘弁ください。
恐らく大手の管理会社であれば、マンション管理とセットで同類のサービスを行っているところは多いと思います。

電子文書等に対しては、まだまだ知識も理解も不十分なのですが、なんとか食い付いていかないと、時代に取り残されたマンションになってしまうと心配しています。
これからも情報収集に励み、検討を続けて参りたいと思っておりますので、よろしくお願いします。

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