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総会で決議すべき事項なのか?

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

管理会社は「居住者向け有料サービス」を提供しており、マンション分譲時に、個人加入ではなく管理組合一括加入が既定になっていました。
入居から数年経過後、そのサービスの費用対効果に甚だ疑問があり、総会において問題提起した結果、居住者にアンケートを実施することになりました。「退会希望」が圧倒的多数で「継続希望」を上回りました。
さて、ここからです。ご教示願います。
(1)アンケート結果を受けて理事会が管理会社に対して「退会」を通知すれば事足りると思っていたのですが、管理会社は「契約解除なので総会決議が必要」と言うのです。
管理会社の言い分は正しいのでしょうか?
(2)「退会」を決議するための臨時総会の招集通知書が配付されました。総会を欠席する人のために、委任状と議決権行使書が添えられています。後者は、解約を「承認する」「承認しない」の二択です。総会出席者は席上で挙手を求められるのでしょう。
これだと、アンケートと総会の二重決議にならないのでしょうか? また、もしも実施済みアンケートと臨時総会とで結論が違った場合は総会結論が優先されるのでしょうが、何か問題が生じたりしないでしょうか?
(3)アンケート回答の回収時期は4月下旬でした。臨時総会の開催日は10月下旬で、解約日を10月末日とすることになっています。アンケート回収から臨時総会開催まで半年は長すぎます。5月半ば頃まではコロナ第1波の影響で管理会社・管理組合とも活動を控え気味だったとはいえ、6月中には開催できた筈だと考えます(解約日6月末日)。
そこで、7~10月の4ヶ月分は過払いだから返金してもらいたい旨を総会席上で主張したいのですが、この主張は非常識でしょうか?

みんなの回答

「居住者向け有料サービス」がどういう形で提供されているのかが不明ですが、たぶん貴管理組合と管理会社との間で、「居住者向け有料サービス提供契約」が締結されていることを前提に考えます。
また、契約を解除するためには、管理会社側に解除事由のあること(頼んでもサービスを提供してくれないとか、サービス内容が契約内容と異なるとか…。)が必要で、単にサービス料が高いといった理由では解除できません。
おそらく、総会でサービス中止を決め、これを元に管理会社に対して合意解約の申入れをなされるものと理解します。

そのうえで、
(1) 管理会社の言い分は正しいかと問われると、契約内容がどういうものか不明なので、正しいとも誤っているとも答えにくいところです。
(解約が標準管理規約に定める「その他管理組合の業務に関する重要事項」(標準48条第15号)に該当すれば総会決議が必要なので、該当の有無を契約内容やマンションが受ける影響等から総合的に判断する必要があるから。)
アンケートを基に、総会抜きの理事会のみで管理会社と交渉することも不可能ではないと思いますが(管理規約の総会議決事項には含まれないと言い張る。)、既に総会開催の通知を出されているとのことですので、議論の余地はないですね。

ただ、面倒な話しは抜きにしても、総会決議を求める管理会社の言い分は「妥当」だと思います。

(2) アンケートは区分所有者の単なる意見表示で法的効果を持たない。総会挙手は区分所有法に基づく議決権行使行為で法的拘束力を持つ。よって、二重決議には「なりません」。
アンケート結果と総会の決議結果が異なっても何ら問題にはならず、総会の結果で「決まり」です。

(3) 理屈を整理すると、「解約申入れは本来ならば6月中に行ったはずだが、新型コロナの流行で総会が開催できず10月になった。疫病蔓延は不可抗力だから、申入れが遅れたことに過失はない。よって7~10月の間は契約未成立と同視できるので、当方が支払った契約料を不当利得として返還せよ。」ということになるのでしょうか。

言ってみる価値はあるかもしれませんが、これを押し通すのは苦しいですねー。
7月以降、もしサービスを受けた入居者がいれば、6月に解約できたのだという説得力は地に堕ちます。また、コロナ禍であっても委任状や議決権行使書を活用すれば、総会の開催は不可能とも言い切れません。

仮に、7月以降サービスを受けた入居者が皆無だったとすれば管理会社には損得ないので、6月末合意解約という手もありかもしれません。ただし、あくまでも管理会社の理解と同意が必要です。そんな理解溢れる管理会社だったらいいんですけど…。

ご回答ありがとうございます。
ご教示くださった「管理会社の言い分は妥当」、「総会決議が優先」について承知いたしました。
「居住者向け有料サービス」については私の説明不足でしたね。申し訳ありません。ここに追記いたします。

1.「居住者向け有料サービス」とは
管理会社名とサービス商品名を具体的に書けないため、「居住者向け有料サービス」と表現しました。もう少し具体的に記します。
これは、専有部におけるトラブル(水回り、玄関カギ等)時に駆けつけたり、重い家具を移動したりする作業を、いずれも30分以内なら無料でやってくれるサービスです(作業によっては年1回の回数制限あり)。管理会社が名目的には提供しています。そして、区分所有者全員が毎月一定額を徴収されています。マンション分譲時にはこのサービスに「管理組合一括加入」した状態になっていました。管理会社は東京に本社のある大手で、マンション販売会社は別です。

30分でも無料だから一見良さそうですが、30分を超えたら作業料や部品代などがしっかり発生します。その額が世間相場並ならいいのですが、おそうじ本舗などと比較してやや高いようです。サービス提供窓口である管理会社がすることは、居住者から出動要請を受けたら、提携している業者につなぐだけです。それなら最初から業者の連絡先を居住者に教えておけばいいのです。管理会社は業者からリベートを取っている可能性が多分にあります。

ここで一番問題は、当該サービスの「無料」利用頻度及びそれを金額に換算した額が、管理費として徴収されている額を上回るのかということです。これが、このまま加入を継続すべきかどうかの判断基準です。
調査結果。当マンションの直近1年間の利用実績は僅か3回。30分無料部分の換算額を高めに1回1万円としても計3万円。一方、年間徴収額は3万円の何倍にも上ります。このことを示してアンケートを実施したら、「解約希望」が圧倒的多数となった次第です。
各戸から徴収される月額は町内会費程度の金額であるため、皆さん意識していないようですが、当マンション全体の年額は、当マンション1棟の雑排水管洗浄を実施できる金額に相当します。その大部分が管理会社の不労所得になっていると思われます。

当該サービスの「会員利用規約」には、『[退会] 会員は、本契約の有効期間中であっても、当社への書面による申し出により退会することができます』という条文があります。この規約はいわゆる管理委託契約書とは別の、単独のものです。
従って、近々開催の臨時総会で管理組合の意思を正式決定して、それが「解約」の場合には、理事長が管理会社に対し書面で申し出ることになると考えられます。

2.「解約日10月末日」に関して
解約日は6月末日が妥当だったというのには理由があります。詳細を最初の質問文に書くと複雑になるので割愛しました。
管理会社の担当者A氏の仕事の遅さが尋常ではないのです。この度の臨時総会開催が大幅に遅延した真因はここにあります。
A氏は昨年2月から担当となり、例えば理事会議事録を各戸配付するまでに、開催日起点で最長123日(実に3分の1年)、最短でも68日も要した人なのです。今年2月の定期総会にA氏の直属上司B氏が同席したので、席上で私は担当者交代を要請しました。しかし、B氏はA氏の仕事の遅さはすぐに認めたものの、「仕事のできる先輩C氏をA氏につけて、日常的に指導させるから」と交代には応じませんでした。

しかし、今年2月以降もA氏の仕事ぶりは全然改善せぬまま今日に至っています。「居住者向け有料サービスの解約」以外にも大きな課題が複数あるのに、アンケートや総会付議といった俎上に載った課題は未だに一つもありません。
「居住者向け有料サービスの解約」に関しては、アンケートの締切日が4月下旬だったことから、普通のスピードで仕事をすれば臨時総会開催は6月中に十分可能だったと考えられます。百歩譲って7月中です。アンケート回収から半年経過後の臨時総会開催などありえない話です(議題は本件だけなのに)。コロナ禍によって遅れたのではないのです。
以上のような事情から、私は「7~10月の4ヶ月分返せ」と言いたい気持ちなのです。それだけではなく、複数ある課題が何一つ進捗していない現状を理事会はどう考えているかも質したいと思います。

A氏の仕事の遅さを直属上司B氏はすぐに認め、仕事のできる先輩C氏をつけてもA氏は今日まで全然改善していないのだから、私の主張に法的根拠はなくとも、管理会社が渋々でも応諾する可能性はある程度ありそうな気がします。アンケート回収時点から「半年後」の開催を遅いと管理会社が認めるかがポイントでしょう。

以下は余談です。
4月の緊急事態宣言(コロナ)を受けて、管理会社が管理員を3週間ほど休ませました。管理員が休んだ日数分の管理員業務費はその後、管理会社が減額してくれました。
当マンションにとって異存はない措置だったのですが、正式な「契約」を締結している「管理員勤務時間数」を変更するのに総会は開催されませんでした。緊急事態だったからと言えばそれまでですが、今になって自分の質問テーマに照らして、一抹の割り切れなさは残ります。

長文の御回報、恐れ入ります。
お話しの「会員利用規約」の退会条文からは、理事会の判断だけで十分な気がしますが、管理会社の土俵際の抵抗のようなものなので、臨時総会で一気に寄切れるものと思います。

それと、当初からそうかなーとも思っていたのですが、これって、組合の管理費から支出できるものなんだろうかという疑問があります。

確かに、標準管理規約では、管理組合の業務として「居住環境の維持及び向上」というのがありますので(標準32条第12号)、この中に含まれると解釈しないといけないのでしょうが、これも「建物並びにその敷地及び附属施設の管理」の範囲内で行われる必要があります(同32条本文、標準管理規約32条関係コメント⑧)。
そうであれば、専有部におけるトラブル(水回り、玄関カギ等)時に駆けつけたり、重い家具を移動したりする作業という、明らかに専用部分内での、しかも純粋に家庭的行為がこれに含まれるとは思えません。

私の知り合いのマンションでも、同じようなサービスを提案してきた管理会社があり、高齢者を中心にいいサービスだとの意見が大勢を占め、圧倒的な多数決で一括加入+管理費からの支出が決まったそうです。
管理会社は、一括加入を条件にあたかも管理組合の業務の一環であるような説明をするので、うっかり信用してしまうのかもしれません。しかし、本来的には個人が加入すべき性格のもので、管理費から支出する筋合いのものではないと思います。

そういう意味もあって、早めに解約されるのがよろしいかと思います。
解約時期が6月か10月かについては、交渉次第かもしれません。ご成功をお祈りします。

1.問題(1)について
  契約の当事者が契約の存続期間中に一方的に解消することができるためには、契約にその旨の定があることが必要です。sakuraさんのマンションの管理組合と管理会社との間のマンション管理委託契約書に「居住者向け有料サービス」についての契約の解消について、どう規定されているかを検討する必要があります。契約の存続中のようですので、契約期間中に、管理組合側からの一方的な解約申入により契約を終了させることができるとの規定があれば、sakuraさんのいうとおりですが、このような規定が無ければ無理でしょう。
 なお、解約の手続はどうなっているかも検討の要があります。
2.(2)について
 総会の決議(組合員の団体的意思)が優先されることは、管理規約上当然です。アンケートは参考資料に過ぎませんので、法的にはなんの効力もありません。
3.(3)について
 「7~10月の4ヶ月分は過払」の主張は、法的根拠はないから、無理です。
4.なお、管理組合の目的・本来の業務は建物並びにその敷地及び付属施設の管理」(区分所有法3条)です。「居住者向け有料サービス」は専有部分へのサービスのことと考えられ、大規模マンションでは導入するところもあるようですが、sakuraさんのマンションではどのようなサービスを受けてきたのでしょうか。なんのサービスの提供もなく、提供するとしているサービスに相応な資格もった人的配置もなく、費用だけ取られていたのでしょうか。

ご回答ありがとうございます。また、いろいろとご教示くださり、感謝いたします。
jsmendy様に対する私の返信コメントは、別途Blavetakiyasu様宛の返信コメントと内容が重なります。誠に恐れ入りますが、そちらをご高覧頂けますでしょうか。

「居住者向け有料サービス」がどういう形で提供されているのかが不明ですが、たぶん貴管理組合と管理会社との間で、「居住者向け有料サービス提供契約」が締結されていることを前提に考えます。
また、契約を解除するためには、管理会社側に解除事由のあること(頼んでもサービスを提供してくれないとか、サービス内容が契約内容と異なるとか…。)が必要で、単にサービス料が高いといった理由では解除できません。
おそらく、総会でサービス中止を決め、これを元に管理会社に対して合意解約の申入れをなされるものと理解します。

そのうえで、
(1) 管理会社の言い分は正しいかと問われると、契約内容がどういうものか不明なので、正しいとも誤っているとも答えにくいところです。
(解約が標準管理規約に定める「その他管理組合の業務に関する重要事項」(標準48条第15号)に該当すれば総会決議が必要なので、該当の有無を契約内容やマンションが受ける影響等から総合的に判断する必要があるから。)
アンケートを基に、総会抜きの理事会のみで管理会社と交渉することも不可能ではないと思いますが(管理規約の総会議決事項には含まれないと言い張る。)、既に総会開催の通知を出されているとのことですので、議論の余地はないですね。

ただ、面倒な話しは抜きにしても、総会決議を求める管理会社の言い分は「妥当」だと思います。

(2) アンケートは区分所有者の単なる意見表示で法的効果を持たない。総会挙手は区分所有法に基づく議決権行使行為で法的拘束力を持つ。よって、二重決議には「なりません」。
アンケート結果と総会の決議結果が異なっても何ら問題にはならず、総会の結果で「決まり」です。

(3) 理屈を整理すると、「解約申入れは本来ならば6月中に行ったはずだが、新型コロナの流行で総会が開催できず10月になった。疫病蔓延は不可抗力だから、申入れが遅れたことに過失はない。よって7~10月の間は契約未成立と同視できるので、当方が支払った契約料を不当利得として返還せよ。」ということになるのでしょうか。

言ってみる価値はあるかもしれませんが、これを押し通すのは苦しいですねー。
7月以降、もしサービスを受けた入居者がいれば、6月に解約できたのだという説得力は地に堕ちます。また、コロナ禍であっても委任状や議決権行使書を活用すれば、総会の開催は不可能とも言い切れません。

仮に、7月以降サービスを受けた入居者が皆無だったとすれば管理会社には損得ないので、6月末合意解約という手もありかもしれません。ただし、あくまでも管理会社の理解と同意が必要です。そんな理解溢れる管理会社だったらいいんですけど…。

ご回答ありがとうございます。
ご教示くださった「管理会社の言い分は妥当」、「総会決議が優先」について承知いたしました。
「居住者向け有料サービス」については私の説明不足でしたね。申し訳ありません。ここに追記いたします。

1.「居住者向け有料サービス」とは
管理会社名とサービス商品名を具体的に書けないため、「居住者向け有料サービス」と表現しました。もう少し具体的に記します。
これは、専有部におけるトラブル(水回り、玄関カギ等)時に駆けつけたり、重い家具を移動したりする作業を、いずれも30分以内なら無料でやってくれるサービスです(作業によっては年1回の回数制限あり)。管理会社が名目的には提供しています。そして、区分所有者全員が毎月一定額を徴収されています。マンション分譲時にはこのサービスに「管理組合一括加入」した状態になっていました。管理会社は東京に本社のある大手で、マンション販売会社は別です。

30分でも無料だから一見良さそうですが、30分を超えたら作業料や部品代などがしっかり発生します。その額が世間相場並ならいいのですが、おそうじ本舗などと比較してやや高いようです。サービス提供窓口である管理会社がすることは、居住者から出動要請を受けたら、提携している業者につなぐだけです。それなら最初から業者の連絡先を居住者に教えておけばいいのです。管理会社は業者からリベートを取っている可能性が多分にあります。

ここで一番問題は、当該サービスの「無料」利用頻度及びそれを金額に換算した額が、管理費として徴収されている額を上回るのかということです。これが、このまま加入を継続すべきかどうかの判断基準です。
調査結果。当マンションの直近1年間の利用実績は僅か3回。30分無料部分の換算額を高めに1回1万円としても計3万円。一方、年間徴収額は3万円の何倍にも上ります。このことを示してアンケートを実施したら、「解約希望」が圧倒的多数となった次第です。
各戸から徴収される月額は町内会費程度の金額であるため、皆さん意識していないようですが、当マンション全体の年額は、当マンション1棟の雑排水管洗浄を実施できる金額に相当します。その大部分が管理会社の不労所得になっていると思われます。

当該サービスの「会員利用規約」には、『[退会] 会員は、本契約の有効期間中であっても、当社への書面による申し出により退会することができます』という条文があります。この規約はいわゆる管理委託契約書とは別の、単独のものです。
従って、近々開催の臨時総会で管理組合の意思を正式決定して、それが「解約」の場合には、理事長が管理会社に対し書面で申し出ることになると考えられます。

2.「解約日10月末日」に関して
解約日は6月末日が妥当だったというのには理由があります。詳細を最初の質問文に書くと複雑になるので割愛しました。
管理会社の担当者A氏の仕事の遅さが尋常ではないのです。この度の臨時総会開催が大幅に遅延した真因はここにあります。
A氏は昨年2月から担当となり、例えば理事会議事録を各戸配付するまでに、開催日起点で最長123日(実に3分の1年)、最短でも68日も要した人なのです。今年2月の定期総会にA氏の直属上司B氏が同席したので、席上で私は担当者交代を要請しました。しかし、B氏はA氏の仕事の遅さはすぐに認めたものの、「仕事のできる先輩C氏をA氏につけて、日常的に指導させるから」と交代には応じませんでした。

しかし、今年2月以降もA氏の仕事ぶりは全然改善せぬまま今日に至っています。「居住者向け有料サービスの解約」以外にも大きな課題が複数あるのに、アンケートや総会付議といった俎上に載った課題は未だに一つもありません。
「居住者向け有料サービスの解約」に関しては、アンケートの締切日が4月下旬だったことから、普通のスピードで仕事をすれば臨時総会開催は6月中に十分可能だったと考えられます。百歩譲って7月中です。アンケート回収から半年経過後の臨時総会開催などありえない話です(議題は本件だけなのに)。コロナ禍によって遅れたのではないのです。
以上のような事情から、私は「7~10月の4ヶ月分返せ」と言いたい気持ちなのです。それだけではなく、複数ある課題が何一つ進捗していない現状を理事会はどう考えているかも質したいと思います。

A氏の仕事の遅さを直属上司B氏はすぐに認め、仕事のできる先輩C氏をつけてもA氏は今日まで全然改善していないのだから、私の主張に法的根拠はなくとも、管理会社が渋々でも応諾する可能性はある程度ありそうな気がします。アンケート回収時点から「半年後」の開催を遅いと管理会社が認めるかがポイントでしょう。

以下は余談です。
4月の緊急事態宣言(コロナ)を受けて、管理会社が管理員を3週間ほど休ませました。管理員が休んだ日数分の管理員業務費はその後、管理会社が減額してくれました。
当マンションにとって異存はない措置だったのですが、正式な「契約」を締結している「管理員勤務時間数」を変更するのに総会は開催されませんでした。緊急事態だったからと言えばそれまでですが、今になって自分の質問テーマに照らして、一抹の割り切れなさは残ります。

長文の御回報、恐れ入ります。
お話しの「会員利用規約」の退会条文からは、理事会の判断だけで十分な気がしますが、管理会社の土俵際の抵抗のようなものなので、臨時総会で一気に寄切れるものと思います。

それと、当初からそうかなーとも思っていたのですが、これって、組合の管理費から支出できるものなんだろうかという疑問があります。

確かに、標準管理規約では、管理組合の業務として「居住環境の維持及び向上」というのがありますので(標準32条第12号)、この中に含まれると解釈しないといけないのでしょうが、これも「建物並びにその敷地及び附属施設の管理」の範囲内で行われる必要があります(同32条本文、標準管理規約32条関係コメント⑧)。
そうであれば、専有部におけるトラブル(水回り、玄関カギ等)時に駆けつけたり、重い家具を移動したりする作業という、明らかに専用部分内での、しかも純粋に家庭的行為がこれに含まれるとは思えません。

私の知り合いのマンションでも、同じようなサービスを提案してきた管理会社があり、高齢者を中心にいいサービスだとの意見が大勢を占め、圧倒的な多数決で一括加入+管理費からの支出が決まったそうです。
管理会社は、一括加入を条件にあたかも管理組合の業務の一環であるような説明をするので、うっかり信用してしまうのかもしれません。しかし、本来的には個人が加入すべき性格のもので、管理費から支出する筋合いのものではないと思います。

そういう意味もあって、早めに解約されるのがよろしいかと思います。
解約時期が6月か10月かについては、交渉次第かもしれません。ご成功をお祈りします。

1.問題(1)について
  契約の当事者が契約の存続期間中に一方的に解消することができるためには、契約にその旨の定があることが必要です。sakuraさんのマンションの管理組合と管理会社との間のマンション管理委託契約書に「居住者向け有料サービス」についての契約の解消について、どう規定されているかを検討する必要があります。契約の存続中のようですので、契約期間中に、管理組合側からの一方的な解約申入により契約を終了させることができるとの規定があれば、sakuraさんのいうとおりですが、このような規定が無ければ無理でしょう。
 なお、解約の手続はどうなっているかも検討の要があります。
2.(2)について
 総会の決議(組合員の団体的意思)が優先されることは、管理規約上当然です。アンケートは参考資料に過ぎませんので、法的にはなんの効力もありません。
3.(3)について
 「7~10月の4ヶ月分は過払」の主張は、法的根拠はないから、無理です。
4.なお、管理組合の目的・本来の業務は建物並びにその敷地及び付属施設の管理」(区分所有法3条)です。「居住者向け有料サービス」は専有部分へのサービスのことと考えられ、大規模マンションでは導入するところもあるようですが、sakuraさんのマンションではどのようなサービスを受けてきたのでしょうか。なんのサービスの提供もなく、提供するとしているサービスに相応な資格もった人的配置もなく、費用だけ取られていたのでしょうか。

ご回答ありがとうございます。また、いろいろとご教示くださり、感謝いたします。
jsmendy様に対する私の返信コメントは、別途Blavetakiyasu様宛の返信コメントと内容が重なります。誠に恐れ入りますが、そちらをご高覧頂けますでしょうか。

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