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標準管理規約の「電磁的方法」の導入について

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

管理規約の見直しをしています。
標準管理規約をベースに見直しをしているのですが、総会の招集、議決権行使、議事録など、「電磁的方法」を標準管理規約は取り入れています。
ですが、標準管理規約の内容では、住民には判りずらいのです。
皆様のマンションで良い規約案(電磁的方法)の案文を作成されていませんでしょうか。参考までにお教えいただければありがたいです。

みんなの回答

当方のマンションでも電磁的方法の導入について現在検討中しているところです。まだ管理規約の改正も案の途中で、実現していません。
従って、参考にはならないかもしれませんが、同じ仲間としてご意見等を頂ければありがたいと思って送信します。

当方の基本方針としては、
当マンションで採用する電磁的方法を、区分所有法が想定している2通りの方法(①メール送信、②USBメモリ等の提出。区分所有法39条第3項、同法施行規則(平成15.5.23法務省令47号)3条第1項)のうち、①のメール送信のみとし、②は面倒なので採用しない。よって、管理規約は、標準管理規約の「電磁的方法」を「メール送信」に置き換えるという方式で臨むことにしています。
なお、当方のマンションでは、管理会社が自社のクラウドに専用のフォルダ(以下「当組合HP」)を作ってくれているので、区分所有者全員がインターネットを通じて総会開催等のお知らせや議事録等を閲覧できるようになっています。

これを前提にして現在検討しているところでは、
1 総会の招集
総会招集には不在者等への公示送達類似の制度が定められているので(区分所有法35条第4項。マンション内での開催通知掲示)、これを紙ベースで残しつつ、電子メールでの通知を行えるよう管理規約を改正する方向で考えています。(改正案43条2項、44条2項)

2 議決権行使
冒頭基本方針のとおり、標準管理規約にある「電磁的方法」を「電子メール」に置き換える方針で臨んでいます。ポイントは3つです。
①総会への議決権行使書(区分所有法39条2項)の提出に加えて、電子メールでの議決権行使を認める。(改正案44条4項、5項、46条7項外)
②総会を開催しない場合の電磁的方法による議決権行使(区分所有法45条1項)は、その都度全員の賛成が必要だし、まずはあり得ないと思われるので電子メール方式を認めたくないが、①とツラを合わせるため管理規約を改正し、やろうと思えばできるようにする。(改正案50条1項)
③分譲時の原始規約のような持ち回り書面合意のケース(同条第3項)も、今後当マンションでは②以上にあり得ないし、電子メールを認めても複雑になるだけでこれも認めたくはないが、②と同様、①とツラを合わせるため管理規約の改正だけは行う。(改正案50条2項)
以上ですが、改正条文は多岐に及びます。

3 議事録
議事録については(上記区分所有法施行規則1条)、規定内容もそれほど複雑ではないので、標準管理規約どおり改正することでよいのではないかと思っています。
ただし、当マンションでは、管理規約の改正は行うが、①電子署名が要求され(区分所有法42条第4項)、ソフト導入が面倒なのと、②これまでの議事録は依然紙ベースで保管しないといけないこと、③紙ベースの議事録をPDFファイル化して常時当組合HPに掲示することで利便性を保つことができること、の3点から改正後もなお従来の方式を踏襲することにしています。
なお、デジタル庁の設置、判子の廃止等国の動きが激しいので、区分所有法においても何らかの制度改正があるかもしれません。その動きを注視しながら対応していこうと思っています。

長文となりますが、以下に標準管理規約をベースに現時点で当方が考えている改正案の主な部分を掲載します。推敲は全くもって不十分です。とんでもない間違いがあるかもしれません。ご指摘、ご指導頂ければ幸いです。
なお、条・項のずれによる改正条文は基本的に省略しています。

(招集手続)
第43条 総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議又はマンション敷地売却決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
2 前項の通知は、電子メールによっても行うことができる。
3 第1項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先又はメールアドレスに発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする。
(組合員の総会招集権)
第44条 組合員が組合員総数の5分の1以上及び第46条第1項に定める議決権総数の5分の1以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、理事長は、2週間以内にその請求があった日から4週間以内の日(会議の目的が建替え決議又はマンション敷地売却決議であるときは、2か月と2週間以内の日)を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない。
2 前条第2項の規定は、前項の通知について準用する。
3 理事長が第1項の通知を発しない場合には、第1項の請求をした組合員は、臨時総会を招集することができる。
4 第1項及び前項により招集された臨時総会においては、第42条第5項にかかわらず、議長は、総会に出席した組合員(書面、電子メール又は代理人によって議決権を行使する者を含む。)の議決権の過半数をもって、組合員の中から選任する。
5 前項の電子メールによって議決権を行使する場合は、次の各号に定めるところによる。
(1) 電子メールの送信先は、理事会が定める所定のアドレスとする。
(2) 送信者のアドレスは、予め管理組合に届け出ておかなければならない。
(3) 議長は、前項の電子メールの送信があった場合は、その内容を理事長が保管するファイルに記録し、当該記録を出力することにより書面を作成できるようにしておかなければならない。
(注)第3号はH15.5.23法務省令47号第3条第2項が根拠
(議決権)
第46条 1~6項 (略)
7 組合員は、第4項の書面による議決権の行使に代えて、電子メールによって議決権を行使することができる。
8 第44条第5項の規定は、前項の電子メールによる議決権の行使について準用する。
(総会の会議及び議事)
第47条 1~5項(略)
6 前5項の場合において、書面、電子メール又は代理人によって議決権を行使する者は、出席組合員とみなす。
(議事録の作成、保管等)
第49条 総会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録(磁気ディスクその他これに準ずる方法により一定の情報を確実に記録しておくことができる物をもって調製するファイルに情報を記録したもの。以下同じ。)により、議事録を作成しなければならない。
2~6(略)
(注)電磁的記録を定義する44条第4項を改正したため49条で定義し直したもの。
(書面又は電子メールによる決議)
第50条 規約により総会において決議をすべき場合において、組合員全員の承諾があるときは、書面又は電子メールによる決議をすることができる。
2 規約により総会において決議すべきものとされた事項については、組合員の全員の書面又は電子メールによる合意があったときは、書面又は電子メールによる決議があったものとみなす。
3 第44条第5項の規定は、前2項の電子メールによる議決権の行使及び合意について準用する。
4 規約により総会において決議すべきものとされた事項についての書面又は電子メールによる決議は、総会の決議と同一の効力を有する。
5 前条第5項及び第6項の規定は、書面又は電子メールによる決議に係る書面並びに第3項の電子メールによる合意が行われた場合に当該電子メールに基づいて作成される電磁的記録について準用する。
6 総会に関する規定は、書面又は電子メールによる決議について準用する。

以上です。なお、議事録に関するものは標準管理規約とほぼ同様なので省略します。

当方のマンションでも電磁的方法の導入について現在検討中しているところです。まだ管理規約の改正も案の途中で、実現していません。
従って、参考にはならないかもしれませんが、同じ仲間としてご意見等を頂ければありがたいと思って送信します。

当方の基本方針としては、
当マンションで採用する電磁的方法を、区分所有法が想定している2通りの方法(①メール送信、②USBメモリ等の提出。区分所有法39条第3項、同法施行規則(平成15.5.23法務省令47号)3条第1項)のうち、①のメール送信のみとし、②は面倒なので採用しない。よって、管理規約は、標準管理規約の「電磁的方法」を「メール送信」に置き換えるという方式で臨むことにしています。
なお、当方のマンションでは、管理会社が自社のクラウドに専用のフォルダ(以下「当組合HP」)を作ってくれているので、区分所有者全員がインターネットを通じて総会開催等のお知らせや議事録等を閲覧できるようになっています。

これを前提にして現在検討しているところでは、
1 総会の招集
総会招集には不在者等への公示送達類似の制度が定められているので(区分所有法35条第4項。マンション内での開催通知掲示)、これを紙ベースで残しつつ、電子メールでの通知を行えるよう管理規約を改正する方向で考えています。(改正案43条2項、44条2項)

2 議決権行使
冒頭基本方針のとおり、標準管理規約にある「電磁的方法」を「電子メール」に置き換える方針で臨んでいます。ポイントは3つです。
①総会への議決権行使書(区分所有法39条2項)の提出に加えて、電子メールでの議決権行使を認める。(改正案44条4項、5項、46条7項外)
②総会を開催しない場合の電磁的方法による議決権行使(区分所有法45条1項)は、その都度全員の賛成が必要だし、まずはあり得ないと思われるので電子メール方式を認めたくないが、①とツラを合わせるため管理規約を改正し、やろうと思えばできるようにする。(改正案50条1項)
③分譲時の原始規約のような持ち回り書面合意のケース(同条第3項)も、今後当マンションでは②以上にあり得ないし、電子メールを認めても複雑になるだけでこれも認めたくはないが、②と同様、①とツラを合わせるため管理規約の改正だけは行う。(改正案50条2項)
以上ですが、改正条文は多岐に及びます。

3 議事録
議事録については(上記区分所有法施行規則1条)、規定内容もそれほど複雑ではないので、標準管理規約どおり改正することでよいのではないかと思っています。
ただし、当マンションでは、管理規約の改正は行うが、①電子署名が要求され(区分所有法42条第4項)、ソフト導入が面倒なのと、②これまでの議事録は依然紙ベースで保管しないといけないこと、③紙ベースの議事録をPDFファイル化して常時当組合HPに掲示することで利便性を保つことができること、の3点から改正後もなお従来の方式を踏襲することにしています。
なお、デジタル庁の設置、判子の廃止等国の動きが激しいので、区分所有法においても何らかの制度改正があるかもしれません。その動きを注視しながら対応していこうと思っています。

長文となりますが、以下に標準管理規約をベースに現時点で当方が考えている改正案の主な部分を掲載します。推敲は全くもって不十分です。とんでもない間違いがあるかもしれません。ご指摘、ご指導頂ければ幸いです。
なお、条・項のずれによる改正条文は基本的に省略しています。

(招集手続)
第43条 総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議又はマンション敷地売却決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。
2 前項の通知は、電子メールによっても行うことができる。
3 第1項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先又はメールアドレスに発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする。
(組合員の総会招集権)
第44条 組合員が組合員総数の5分の1以上及び第46条第1項に定める議決権総数の5分の1以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して総会の招集を請求した場合には、理事長は、2週間以内にその請求があった日から4週間以内の日(会議の目的が建替え決議又はマンション敷地売却決議であるときは、2か月と2週間以内の日)を会日とする臨時総会の招集の通知を発しなければならない。
2 前条第2項の規定は、前項の通知について準用する。
3 理事長が第1項の通知を発しない場合には、第1項の請求をした組合員は、臨時総会を招集することができる。
4 第1項及び前項により招集された臨時総会においては、第42条第5項にかかわらず、議長は、総会に出席した組合員(書面、電子メール又は代理人によって議決権を行使する者を含む。)の議決権の過半数をもって、組合員の中から選任する。
5 前項の電子メールによって議決権を行使する場合は、次の各号に定めるところによる。
(1) 電子メールの送信先は、理事会が定める所定のアドレスとする。
(2) 送信者のアドレスは、予め管理組合に届け出ておかなければならない。
(3) 議長は、前項の電子メールの送信があった場合は、その内容を理事長が保管するファイルに記録し、当該記録を出力することにより書面を作成できるようにしておかなければならない。
(注)第3号はH15.5.23法務省令47号第3条第2項が根拠
(議決権)
第46条 1~6項 (略)
7 組合員は、第4項の書面による議決権の行使に代えて、電子メールによって議決権を行使することができる。
8 第44条第5項の規定は、前項の電子メールによる議決権の行使について準用する。
(総会の会議及び議事)
第47条 1~5項(略)
6 前5項の場合において、書面、電子メール又は代理人によって議決権を行使する者は、出席組合員とみなす。
(議事録の作成、保管等)
第49条 総会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録(磁気ディスクその他これに準ずる方法により一定の情報を確実に記録しておくことができる物をもって調製するファイルに情報を記録したもの。以下同じ。)により、議事録を作成しなければならない。
2~6(略)
(注)電磁的記録を定義する44条第4項を改正したため49条で定義し直したもの。
(書面又は電子メールによる決議)
第50条 規約により総会において決議をすべき場合において、組合員全員の承諾があるときは、書面又は電子メールによる決議をすることができる。
2 規約により総会において決議すべきものとされた事項については、組合員の全員の書面又は電子メールによる合意があったときは、書面又は電子メールによる決議があったものとみなす。
3 第44条第5項の規定は、前2項の電子メールによる議決権の行使及び合意について準用する。
4 規約により総会において決議すべきものとされた事項についての書面又は電子メールによる決議は、総会の決議と同一の効力を有する。
5 前条第5項及び第6項の規定は、書面又は電子メールによる決議に係る書面並びに第3項の電子メールによる合意が行われた場合に当該電子メールに基づいて作成される電磁的記録について準用する。
6 総会に関する規定は、書面又は電子メールによる決議について準用する。

以上です。なお、議事録に関するものは標準管理規約とほぼ同様なので省略します。

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