←トップへ戻る

管理組合の会計

管理業の委託

監査をするための期間について

ここ数年私が監事をしておりますマンションでは、定時総会の1週間前にならないと監査に必要な資料が管理会社から提出されません。
会計処理が不適切だったり、エビデンスが欠けていたりするので、管理会社へ問い合わせて、返事を貰って…というやり取りが必要です。日中は働いていますので、総会前の1週間は監査のために徹夜する日もありヘトヘトになります。

考え過ぎかも知れませんが、監査の期間を短くすることで、資料を精査させないように画策されているのでは?と感じています。もっと早く資料を提出して欲しいとお願いしているのですが、管理会社は「XXからの請求書がまだ届かない。」といった理由でその部分のみならず全体の資料提出を遅延させようとします。

監事経験者の方、管理会社のフロント経験者の方、妥当な監査の期間を教えてください。また、監査を妨害?された経験がありましたらお聞かせください。

みんなの回答

ご質問を読ませていただき、最初に感じたことは、総会の1週間前ということは、そもそも総会議案書に添付する監査報告書署名押印は間に合うのでしょうか。議案書の送付は、標準管理規約では2週間前まで、印刷の時間等考えて、総会の3週間前までに、議案書の内容を固める(監査報告書作成)のが常識的です。
よって、監査はその前に終了する必要があります。管理会社ならそれくらいのことは理解しています。
もし決算後3ケ月目の総会であれば、余裕(2ケ月目の初旬~後半)で監査が出来ないとおかしいです。この場合は、管理会社の決算報告が遅すぎます。通常は、決算報告書は決算後、1ケ月程度で出して貰うように指示してください。

川口先生の疑問のとおり監査と資料の送付は前後してしまいます。「不適切な部分が発見されたら是正をする」という管理会社の約束のもとに、定型文の監査報告書に先に署名捺印をしてほしいと言われます。スムーズな組合運営を阻害したくないという気持ちからそうしていますが、そこもいけないのでしょう。
総会は決算後2カ月以内と規約で定められていますが、決算報告書も決算後2カ月以内に提出するという管理委託契約になっているので、そこにも無理がありますね。理事会で話し合ってみます。
アドバイスを拝読し、問題の在処がわかってきました。ありがとうございました。

ご存じかもしれませんが、監査報告は、会計報告だけでなく、業務監査もあります。

業務監査として、管理会社の対応が、管理組合の運営を阻害しているとして理事会で検討してみるのも一考です。

フロント担当の経験から、ご回答させて頂きます。

結論として、1週間は間違いなく短いと考えます。
ただし、決算期を向かえて、定時総会までの期間がどの程度かがわかりませんので、一般論として。

なぜ、短いかは、以下のスケジュールで参考にしてください。
■管理会社からの1年間の管理事務報告を受けましたでしょうか?
■管理会社との委託契約書で、収支決算書案の提出は、何カ月以内ですか?

私が担当したマンションで総会まで期間がタイトな事例で

 3月末決算で、5月20日くらい定期総会のケース
 
 4月上旬で、決算書、予算書案作成、残高証明書段取り
 4月中旬で、報告書と書類関係をまとめて、理事会を調整(総会議案の提案)
 4月下旬で、決算理事会と管理事務報告を行い、その際監査を実施、総会議案決定、
 5月上旬で、監査報告および印刷段取り後議案書送付

その時の監査報告は、夜などにお伺いして、会計の仕分けなどや項目を説明しました。
もしかすると、管理会社の体制も問題があるのかもしれません。
実際に会計が、得意な管理会社と不得意な管理会社には差があります。

ご参考になれば幸いです。 (文責 花田法務事務所)

花田先生、参考事例をありがとうございます。その「総会までの期間がタイトな事例」と似ています。

管理委託契約で「事業年度終了後2カ月以内に~収支決算案の素案を作成し、提出する」となっています。
総会も2カ月以内です。総会の約3週間くらい前の理事会で収支決算案が提出され、1年間の管理事務報告を受けます。その時には監査資料が間に合わないと言われて渡してもらえません。
後日渡される総会資料と決算案の間には食い違う部分が散見され、「月次を纏めたものが決算ではないのか?」と不思議に思います。総会までに間に合う部分は訂正してもらいますが、間に合わなければ次期に繰り越されます。

会計が不得手な管理会社があるとは…プロに委託しているつもりでしたが。
フロント経験者の花田先生ならではの情報をありがとうございました。

そもそも論を話します。
管理会社には、月次報告が義務付けされています。監査は総会前に1年分との考えを捨てて下さい。
毎月毎月の報告書を適宜に確認する必要性が来ていると感じています。
管理会社勤務時より疑問に思っていたことです。
管理委託業務等は、総会で承認された予算書に基づき、理事会を主体として履行されていきます。月次報告をしっかりと確認して決算月を迎えると、そんなに問題になることはありません。管理会社のフロントのレベルも低いですが、理事会としても又監事としても大事な監査が総会前のみ短時間での監査でいいのか?に疑問を持って頂きたいと思います。
今回の御経験を生かし、監査のタイミングや回数等、理事会と打ち合わせて見ては如何でしょうか?監事の公正且つニュートラルな立場を再認識されて、生活状況との時間的条件等を考慮し、適宜適時監査の実施を提案してみてはいかがでしょうか?総会前に、期限も限られた中で監査は、ほとんど盲判となっている状況です。

脇田先生、ご回答ありがとうございます。
月次報告は理事長さんがメールで受領、承認をしています。
理事長さんを信頼していないようで気が引け、これまで期中の閲覧請求はしていませんでした。
脇田先生の仰るように「適宜適時監査」をできないか提案してみます。

会計監査は今期から上半期で実施をするようにしました。下半期の会計監査と業務監査を期末にしている現状です。
「ほとんど盲判となっている状況」にフロントマンも慣れている?のかもしれませんが、それでは何のために監事がいるのかわかりませんね。
「そもそも論」をありがとうございました。
 

通常は、会計年度が締まりましたら総会準備に入ります。締めた翌月の理事会で総会案内の草案が出されますので、遅くてもその時点で監査を受ける準備ができていないとまずいのではないでしょうか。そうしなければ総会案内の資料が作れません。配布も遅れてしまいます。総会の1週間前となりますとすでに総会案内も配布された後ですし、そこで監査を行うのは遅すぎますよね。理事会としても監査もされていない収支報告書を総会案内に資料として配布して判断を仰ぐことになります。
三毛猫さんのようにしっかり監査してくださる監事さんがいらっしゃる所は資料配布事後でも何か見つかった場合対処できるかもしれませんが、それでも議決権行使書で意思を示した方の扱いに困ります。また、多くの管理組合では監事さんといっても会計に詳しい方がなっているとは限らず、出された資料に何もわからずに印を押す方もいらっしゃるかもしれません。
管理会社の思惑はわかりませんが、皆様の判断に差し支えるような業務をしているのでしたら是正を申し入れてはいかがでしょうか。管理会社としては一番時間に追われる業務ではあると思いますが、他の管理組合にはしっかり間に合わせているかもしれません。総会1週間前はあまりに不適切に思います。

祖堅先生 ご回答ありがとうございます。「1週間前はあまりに不適切」というお言葉に励まされる思いです。

前期は総会資料の全戸配布後に監査の結果、訂正が必要になり、総会の当日に決算報告書と次期予算案が差し替えになりました。その時はフロントマンの上司も出席し謝罪してくれましたが、今期も業者からの請求書の未着を理由に資料が間に合わない、総会直前になる、と言ってきました。自分でその業者に直接連絡して請求書の状況を確認しようと考えています。

規模が小さく利益にならない管理組合なので後回しにされているのかも知れません。管理会社さんのマンパワーも不足しているのかも知れません。「めくら判を押さない監事は迷惑」といった印象すら受ける時もあるのですが、怯まずに是正を求めてまいります。

監査資料提出のタイミングとして「遅くとも総会案内の草案を出す時点で監査の準備ができていないとまずい」という基準をご教唆頂き、ありがとうございました。

ほとんどの管理会社が新会計年度開始後2か月以内の総会で間に合っています。それができない管理会社というのは…
領収書が届かなければ(考えずらいことですが)振込の記録があるはずですから、それを示せばいいことですよね。
別件で相談された管理組合の管理会社が、あまりに怠慢(総会開催に4~5か月かけている)で管理会社変更したことがあります。組合員の方は、それもおかしいと気が付かないくらい無関心なところでした。そういう管理組合はそれなりの対応しかされなくなってしまいます。今は意識の改革も進んでいます。なんといってもご自分たちの財産なのですから。

これまで甘い顔をしてきたからこのような事態を招いたのでしょう。「殆どの管理会社は2カ月でできる」ならば出来ない方が異常なのですね。
請求書の発行が遅れている会社に直接確認したところ先方のシステムの不具合が原因でした。請求額が定まっていないので支払いもしていません。発生主義で処理をしているので未払い金を計上すべきですが金額が定まるまでそれができないと管理会社は言っているのですが、「ひとまず0円で計上し、総会資料の提出は遅延させないように!」と要請しました。先生方のアドバイスがあったお陰で、甘い顔はしませんでした。重ね重ねありがとうございました。

三毛猫さん たびたびスミマセン。おせっかいだと思いますが???です。
請求額が決まっていないとのことですが、先に見積もりは出されなかったのでしょうか。何かをするときには見積もりをいただいて理事会で承認するのではないでしょうか。
見積もりのいらない何かでしたら通常のことですので、予算に含まれているはずです。
見積もりもなく、承認もなく何かをして、請求額がまだ決まっていないというのは理解できません。
発生主義というのは「何かをした」という事に対してですので、支払いをした、していないということとは違います。そこで未払いや未収という処理になるわけです。
先方のシステムの不具合も???ですね。

中途半端な説明でご心配をおかけしました。ちょっと長くなりますが事情をお話しします。
この4月から共用部分の電力を割安な契約プランに変更しました。割安になるのは、検針員による検針から機械による自動検針に変わることで人件費が削減される為なのですが、その自動検針システムに不具合が発生し、検針ができていないため、請求額が定まらないのです。照明もEVもあるので消費電力は確実に発生しています。しかし4月、5月分がそれぞれいくらになるのかが未検針で定まっていないのです。復旧したところから順番に請求していくそうですが、それがいつになるのか現時点ではわからないと電力会社から言われました。契約プランを変更する事自体は承認されていますし、従前より割安になるので年単位で考えれば実害は無いのですが、決算期を迎えてしまったため未払い金として計上したいが金額が定まらなくてできない、監査資料も完全にならないと管理会社は言うのです。電力部分以外の監査を先にしたいと申したのですが、管理会社はこのことを理由に電力部分のみならず全体の監査資料の提出を遅らせようとします。自分たちの事務処理の遅さの隠れ蓑に使っているとでも言いましょうか。前期も、前々期も監査資料の提出が遅かったので恣意的に遅らせて監査を妨害しているのか?と疑わしく感じたので、請求書は本当に未着なのかを自分で確認したところ上記のような事情でした。長々と失礼しました。

通常は、会計年度が締まりましたら総会準備に入ります。締めた翌月の理事会で総会案内の草案が出されますので、遅くてもその時点で監査を受ける準備ができていないとまずいのではないでしょうか。そうしなければ総会案内の資料が作れません。配布も遅れてしまいます。総会の1週間前となりますとすでに総会案内も配布された後ですし、そこで監査を行うのは遅すぎますよね。理事会としても監査もされていない収支報告書を総会案内に資料として配布して判断を仰ぐことになります。
三毛猫さんのようにしっかり監査してくださる監事さんがいらっしゃる所は資料配布事後でも何か見つかった場合対処できるかもしれませんが、それでも議決権行使書で意思を示した方の扱いに困ります。また、多くの管理組合では監事さんといっても会計に詳しい方がなっているとは限らず、出された資料に何もわからずに印を押す方もいらっしゃるかもしれません。
管理会社の思惑はわかりませんが、皆様の判断に差し支えるような業務をしているのでしたら是正を申し入れてはいかがでしょうか。管理会社としては一番時間に追われる業務ではあると思いますが、他の管理組合にはしっかり間に合わせているかもしれません。総会1週間前はあまりに不適切に思います。

祖堅先生 ご回答ありがとうございます。「1週間前はあまりに不適切」というお言葉に励まされる思いです。

前期は総会資料の全戸配布後に監査の結果、訂正が必要になり、総会の当日に決算報告書と次期予算案が差し替えになりました。その時はフロントマンの上司も出席し謝罪してくれましたが、今期も業者からの請求書の未着を理由に資料が間に合わない、総会直前になる、と言ってきました。自分でその業者に直接連絡して請求書の状況を確認しようと考えています。

規模が小さく利益にならない管理組合なので後回しにされているのかも知れません。管理会社さんのマンパワーも不足しているのかも知れません。「めくら判を押さない監事は迷惑」といった印象すら受ける時もあるのですが、怯まずに是正を求めてまいります。

監査資料提出のタイミングとして「遅くとも総会案内の草案を出す時点で監査の準備ができていないとまずい」という基準をご教唆頂き、ありがとうございました。

ほとんどの管理会社が新会計年度開始後2か月以内の総会で間に合っています。それができない管理会社というのは…
領収書が届かなければ(考えずらいことですが)振込の記録があるはずですから、それを示せばいいことですよね。
別件で相談された管理組合の管理会社が、あまりに怠慢(総会開催に4~5か月かけている)で管理会社変更したことがあります。組合員の方は、それもおかしいと気が付かないくらい無関心なところでした。そういう管理組合はそれなりの対応しかされなくなってしまいます。今は意識の改革も進んでいます。なんといってもご自分たちの財産なのですから。

これまで甘い顔をしてきたからこのような事態を招いたのでしょう。「殆どの管理会社は2カ月でできる」ならば出来ない方が異常なのですね。
請求書の発行が遅れている会社に直接確認したところ先方のシステムの不具合が原因でした。請求額が定まっていないので支払いもしていません。発生主義で処理をしているので未払い金を計上すべきですが金額が定まるまでそれができないと管理会社は言っているのですが、「ひとまず0円で計上し、総会資料の提出は遅延させないように!」と要請しました。先生方のアドバイスがあったお陰で、甘い顔はしませんでした。重ね重ねありがとうございました。

三毛猫さん たびたびスミマセン。おせっかいだと思いますが???です。
請求額が決まっていないとのことですが、先に見積もりは出されなかったのでしょうか。何かをするときには見積もりをいただいて理事会で承認するのではないでしょうか。
見積もりのいらない何かでしたら通常のことですので、予算に含まれているはずです。
見積もりもなく、承認もなく何かをして、請求額がまだ決まっていないというのは理解できません。
発生主義というのは「何かをした」という事に対してですので、支払いをした、していないということとは違います。そこで未払いや未収という処理になるわけです。
先方のシステムの不具合も???ですね。

中途半端な説明でご心配をおかけしました。ちょっと長くなりますが事情をお話しします。
この4月から共用部分の電力を割安な契約プランに変更しました。割安になるのは、検針員による検針から機械による自動検針に変わることで人件費が削減される為なのですが、その自動検針システムに不具合が発生し、検針ができていないため、請求額が定まらないのです。照明もEVもあるので消費電力は確実に発生しています。しかし4月、5月分がそれぞれいくらになるのかが未検針で定まっていないのです。復旧したところから順番に請求していくそうですが、それがいつになるのか現時点ではわからないと電力会社から言われました。契約プランを変更する事自体は承認されていますし、従前より割安になるので年単位で考えれば実害は無いのですが、決算期を迎えてしまったため未払い金として計上したいが金額が定まらなくてできない、監査資料も完全にならないと管理会社は言うのです。電力部分以外の監査を先にしたいと申したのですが、管理会社はこのことを理由に電力部分のみならず全体の監査資料の提出を遅らせようとします。自分たちの事務処理の遅さの隠れ蓑に使っているとでも言いましょうか。前期も、前々期も監査資料の提出が遅かったので恣意的に遅らせて監査を妨害しているのか?と疑わしく感じたので、請求書は本当に未着なのかを自分で確認したところ上記のような事情でした。長々と失礼しました。

ご質問を読ませていただき、最初に感じたことは、総会の1週間前ということは、そもそも総会議案書に添付する監査報告書署名押印は間に合うのでしょうか。議案書の送付は、標準管理規約では2週間前まで、印刷の時間等考えて、総会の3週間前までに、議案書の内容を固める(監査報告書作成)のが常識的です。
よって、監査はその前に終了する必要があります。管理会社ならそれくらいのことは理解しています。
もし決算後3ケ月目の総会であれば、余裕(2ケ月目の初旬~後半)で監査が出来ないとおかしいです。この場合は、管理会社の決算報告が遅すぎます。通常は、決算報告書は決算後、1ケ月程度で出して貰うように指示してください。

川口先生の疑問のとおり監査と資料の送付は前後してしまいます。「不適切な部分が発見されたら是正をする」という管理会社の約束のもとに、定型文の監査報告書に先に署名捺印をしてほしいと言われます。スムーズな組合運営を阻害したくないという気持ちからそうしていますが、そこもいけないのでしょう。
総会は決算後2カ月以内と規約で定められていますが、決算報告書も決算後2カ月以内に提出するという管理委託契約になっているので、そこにも無理がありますね。理事会で話し合ってみます。
アドバイスを拝読し、問題の在処がわかってきました。ありがとうございました。

ご存じかもしれませんが、監査報告は、会計報告だけでなく、業務監査もあります。

業務監査として、管理会社の対応が、管理組合の運営を阻害しているとして理事会で検討してみるのも一考です。

そもそも論を話します。
管理会社には、月次報告が義務付けされています。監査は総会前に1年分との考えを捨てて下さい。
毎月毎月の報告書を適宜に確認する必要性が来ていると感じています。
管理会社勤務時より疑問に思っていたことです。
管理委託業務等は、総会で承認された予算書に基づき、理事会を主体として履行されていきます。月次報告をしっかりと確認して決算月を迎えると、そんなに問題になることはありません。管理会社のフロントのレベルも低いですが、理事会としても又監事としても大事な監査が総会前のみ短時間での監査でいいのか?に疑問を持って頂きたいと思います。
今回の御経験を生かし、監査のタイミングや回数等、理事会と打ち合わせて見ては如何でしょうか?監事の公正且つニュートラルな立場を再認識されて、生活状況との時間的条件等を考慮し、適宜適時監査の実施を提案してみてはいかがでしょうか?総会前に、期限も限られた中で監査は、ほとんど盲判となっている状況です。

脇田先生、ご回答ありがとうございます。
月次報告は理事長さんがメールで受領、承認をしています。
理事長さんを信頼していないようで気が引け、これまで期中の閲覧請求はしていませんでした。
脇田先生の仰るように「適宜適時監査」をできないか提案してみます。

会計監査は今期から上半期で実施をするようにしました。下半期の会計監査と業務監査を期末にしている現状です。
「ほとんど盲判となっている状況」にフロントマンも慣れている?のかもしれませんが、それでは何のために監事がいるのかわかりませんね。
「そもそも論」をありがとうございました。
 

フロント担当の経験から、ご回答させて頂きます。

結論として、1週間は間違いなく短いと考えます。
ただし、決算期を向かえて、定時総会までの期間がどの程度かがわかりませんので、一般論として。

なぜ、短いかは、以下のスケジュールで参考にしてください。
■管理会社からの1年間の管理事務報告を受けましたでしょうか?
■管理会社との委託契約書で、収支決算書案の提出は、何カ月以内ですか?

私が担当したマンションで総会まで期間がタイトな事例で

 3月末決算で、5月20日くらい定期総会のケース
 
 4月上旬で、決算書、予算書案作成、残高証明書段取り
 4月中旬で、報告書と書類関係をまとめて、理事会を調整(総会議案の提案)
 4月下旬で、決算理事会と管理事務報告を行い、その際監査を実施、総会議案決定、
 5月上旬で、監査報告および印刷段取り後議案書送付

その時の監査報告は、夜などにお伺いして、会計の仕分けなどや項目を説明しました。
もしかすると、管理会社の体制も問題があるのかもしれません。
実際に会計が、得意な管理会社と不得意な管理会社には差があります。

ご参考になれば幸いです。 (文責 花田法務事務所)

花田先生、参考事例をありがとうございます。その「総会までの期間がタイトな事例」と似ています。

管理委託契約で「事業年度終了後2カ月以内に~収支決算案の素案を作成し、提出する」となっています。
総会も2カ月以内です。総会の約3週間くらい前の理事会で収支決算案が提出され、1年間の管理事務報告を受けます。その時には監査資料が間に合わないと言われて渡してもらえません。
後日渡される総会資料と決算案の間には食い違う部分が散見され、「月次を纏めたものが決算ではないのか?」と不思議に思います。総会までに間に合う部分は訂正してもらいますが、間に合わなければ次期に繰り越されます。

会計が不得手な管理会社があるとは…プロに委託しているつもりでしたが。
フロント経験者の花田先生ならではの情報をありがとうございました。

ご質問を読ませていただき、最初に感じたことは、総会の1週間前ということは、そもそも総会議案書に添付する監査報告書署名押印は間に合うのでしょうか。議案書の送付は、標準管理規約では2週間前まで、印刷の時間等考えて、総会の3週間前までに、議案書の内容を固める(監査報告書作成)のが常識的です。
よって、監査はその前に終了する必要があります。管理会社ならそれくらいのことは理解しています。
もし決算後3ケ月目の総会であれば、余裕(2ケ月目の初旬~後半)で監査が出来ないとおかしいです。この場合は、管理会社の決算報告が遅すぎます。通常は、決算報告書は決算後、1ケ月程度で出して貰うように指示してください。

川口先生の疑問のとおり監査と資料の送付は前後してしまいます。「不適切な部分が発見されたら是正をする」という管理会社の約束のもとに、定型文の監査報告書に先に署名捺印をしてほしいと言われます。スムーズな組合運営を阻害したくないという気持ちからそうしていますが、そこもいけないのでしょう。
総会は決算後2カ月以内と規約で定められていますが、決算報告書も決算後2カ月以内に提出するという管理委託契約になっているので、そこにも無理がありますね。理事会で話し合ってみます。
アドバイスを拝読し、問題の在処がわかってきました。ありがとうございました。

ご存じかもしれませんが、監査報告は、会計報告だけでなく、業務監査もあります。

業務監査として、管理会社の対応が、管理組合の運営を阻害しているとして理事会で検討してみるのも一考です。

フロント担当の経験から、ご回答させて頂きます。

結論として、1週間は間違いなく短いと考えます。
ただし、決算期を向かえて、定時総会までの期間がどの程度かがわかりませんので、一般論として。

なぜ、短いかは、以下のスケジュールで参考にしてください。
■管理会社からの1年間の管理事務報告を受けましたでしょうか?
■管理会社との委託契約書で、収支決算書案の提出は、何カ月以内ですか?

私が担当したマンションで総会まで期間がタイトな事例で

 3月末決算で、5月20日くらい定期総会のケース
 
 4月上旬で、決算書、予算書案作成、残高証明書段取り
 4月中旬で、報告書と書類関係をまとめて、理事会を調整(総会議案の提案)
 4月下旬で、決算理事会と管理事務報告を行い、その際監査を実施、総会議案決定、
 5月上旬で、監査報告および印刷段取り後議案書送付

その時の監査報告は、夜などにお伺いして、会計の仕分けなどや項目を説明しました。
もしかすると、管理会社の体制も問題があるのかもしれません。
実際に会計が、得意な管理会社と不得意な管理会社には差があります。

ご参考になれば幸いです。 (文責 花田法務事務所)

花田先生、参考事例をありがとうございます。その「総会までの期間がタイトな事例」と似ています。

管理委託契約で「事業年度終了後2カ月以内に~収支決算案の素案を作成し、提出する」となっています。
総会も2カ月以内です。総会の約3週間くらい前の理事会で収支決算案が提出され、1年間の管理事務報告を受けます。その時には監査資料が間に合わないと言われて渡してもらえません。
後日渡される総会資料と決算案の間には食い違う部分が散見され、「月次を纏めたものが決算ではないのか?」と不思議に思います。総会までに間に合う部分は訂正してもらいますが、間に合わなければ次期に繰り越されます。

会計が不得手な管理会社があるとは…プロに委託しているつもりでしたが。
フロント経験者の花田先生ならではの情報をありがとうございました。

そもそも論を話します。
管理会社には、月次報告が義務付けされています。監査は総会前に1年分との考えを捨てて下さい。
毎月毎月の報告書を適宜に確認する必要性が来ていると感じています。
管理会社勤務時より疑問に思っていたことです。
管理委託業務等は、総会で承認された予算書に基づき、理事会を主体として履行されていきます。月次報告をしっかりと確認して決算月を迎えると、そんなに問題になることはありません。管理会社のフロントのレベルも低いですが、理事会としても又監事としても大事な監査が総会前のみ短時間での監査でいいのか?に疑問を持って頂きたいと思います。
今回の御経験を生かし、監査のタイミングや回数等、理事会と打ち合わせて見ては如何でしょうか?監事の公正且つニュートラルな立場を再認識されて、生活状況との時間的条件等を考慮し、適宜適時監査の実施を提案してみてはいかがでしょうか?総会前に、期限も限られた中で監査は、ほとんど盲判となっている状況です。

脇田先生、ご回答ありがとうございます。
月次報告は理事長さんがメールで受領、承認をしています。
理事長さんを信頼していないようで気が引け、これまで期中の閲覧請求はしていませんでした。
脇田先生の仰るように「適宜適時監査」をできないか提案してみます。

会計監査は今期から上半期で実施をするようにしました。下半期の会計監査と業務監査を期末にしている現状です。
「ほとんど盲判となっている状況」にフロントマンも慣れている?のかもしれませんが、それでは何のために監事がいるのかわかりませんね。
「そもそも論」をありがとうございました。
 

通常は、会計年度が締まりましたら総会準備に入ります。締めた翌月の理事会で総会案内の草案が出されますので、遅くてもその時点で監査を受ける準備ができていないとまずいのではないでしょうか。そうしなければ総会案内の資料が作れません。配布も遅れてしまいます。総会の1週間前となりますとすでに総会案内も配布された後ですし、そこで監査を行うのは遅すぎますよね。理事会としても監査もされていない収支報告書を総会案内に資料として配布して判断を仰ぐことになります。
三毛猫さんのようにしっかり監査してくださる監事さんがいらっしゃる所は資料配布事後でも何か見つかった場合対処できるかもしれませんが、それでも議決権行使書で意思を示した方の扱いに困ります。また、多くの管理組合では監事さんといっても会計に詳しい方がなっているとは限らず、出された資料に何もわからずに印を押す方もいらっしゃるかもしれません。
管理会社の思惑はわかりませんが、皆様の判断に差し支えるような業務をしているのでしたら是正を申し入れてはいかがでしょうか。管理会社としては一番時間に追われる業務ではあると思いますが、他の管理組合にはしっかり間に合わせているかもしれません。総会1週間前はあまりに不適切に思います。

祖堅先生 ご回答ありがとうございます。「1週間前はあまりに不適切」というお言葉に励まされる思いです。

前期は総会資料の全戸配布後に監査の結果、訂正が必要になり、総会の当日に決算報告書と次期予算案が差し替えになりました。その時はフロントマンの上司も出席し謝罪してくれましたが、今期も業者からの請求書の未着を理由に資料が間に合わない、総会直前になる、と言ってきました。自分でその業者に直接連絡して請求書の状況を確認しようと考えています。

規模が小さく利益にならない管理組合なので後回しにされているのかも知れません。管理会社さんのマンパワーも不足しているのかも知れません。「めくら判を押さない監事は迷惑」といった印象すら受ける時もあるのですが、怯まずに是正を求めてまいります。

監査資料提出のタイミングとして「遅くとも総会案内の草案を出す時点で監査の準備ができていないとまずい」という基準をご教唆頂き、ありがとうございました。

ほとんどの管理会社が新会計年度開始後2か月以内の総会で間に合っています。それができない管理会社というのは…
領収書が届かなければ(考えずらいことですが)振込の記録があるはずですから、それを示せばいいことですよね。
別件で相談された管理組合の管理会社が、あまりに怠慢(総会開催に4~5か月かけている)で管理会社変更したことがあります。組合員の方は、それもおかしいと気が付かないくらい無関心なところでした。そういう管理組合はそれなりの対応しかされなくなってしまいます。今は意識の改革も進んでいます。なんといってもご自分たちの財産なのですから。

これまで甘い顔をしてきたからこのような事態を招いたのでしょう。「殆どの管理会社は2カ月でできる」ならば出来ない方が異常なのですね。
請求書の発行が遅れている会社に直接確認したところ先方のシステムの不具合が原因でした。請求額が定まっていないので支払いもしていません。発生主義で処理をしているので未払い金を計上すべきですが金額が定まるまでそれができないと管理会社は言っているのですが、「ひとまず0円で計上し、総会資料の提出は遅延させないように!」と要請しました。先生方のアドバイスがあったお陰で、甘い顔はしませんでした。重ね重ねありがとうございました。

三毛猫さん たびたびスミマセン。おせっかいだと思いますが???です。
請求額が決まっていないとのことですが、先に見積もりは出されなかったのでしょうか。何かをするときには見積もりをいただいて理事会で承認するのではないでしょうか。
見積もりのいらない何かでしたら通常のことですので、予算に含まれているはずです。
見積もりもなく、承認もなく何かをして、請求額がまだ決まっていないというのは理解できません。
発生主義というのは「何かをした」という事に対してですので、支払いをした、していないということとは違います。そこで未払いや未収という処理になるわけです。
先方のシステムの不具合も???ですね。

中途半端な説明でご心配をおかけしました。ちょっと長くなりますが事情をお話しします。
この4月から共用部分の電力を割安な契約プランに変更しました。割安になるのは、検針員による検針から機械による自動検針に変わることで人件費が削減される為なのですが、その自動検針システムに不具合が発生し、検針ができていないため、請求額が定まらないのです。照明もEVもあるので消費電力は確実に発生しています。しかし4月、5月分がそれぞれいくらになるのかが未検針で定まっていないのです。復旧したところから順番に請求していくそうですが、それがいつになるのか現時点ではわからないと電力会社から言われました。契約プランを変更する事自体は承認されていますし、従前より割安になるので年単位で考えれば実害は無いのですが、決算期を迎えてしまったため未払い金として計上したいが金額が定まらなくてできない、監査資料も完全にならないと管理会社は言うのです。電力部分以外の監査を先にしたいと申したのですが、管理会社はこのことを理由に電力部分のみならず全体の監査資料の提出を遅らせようとします。自分たちの事務処理の遅さの隠れ蓑に使っているとでも言いましょうか。前期も、前々期も監査資料の提出が遅かったので恣意的に遅らせて監査を妨害しているのか?と疑わしく感じたので、請求書は本当に未着なのかを自分で確認したところ上記のような事情でした。長々と失礼しました。