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監査をするための期間について

管理組合の会計

管理業の委託

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

ここ数年私が監事をしておりますマンションでは、定時総会の1週間前にならないと監査に必要な資料が管理会社から提出されません。
会計処理が不適切だったり、エビデンスが欠けていたりするので、管理会社へ問い合わせて、返事を貰って…というやり取りが必要です。日中は働いていますので、総会前の1週間は監査のために徹夜する日もありヘトヘトになります。

考え過ぎかも知れませんが、監査の期間を短くすることで、資料を精査させないように画策されているのでは?と感じています。もっと早く資料を提出して欲しいとお願いしているのですが、管理会社は「XXからの請求書がまだ届かない。」といった理由でその部分のみならず全体の資料提出を遅延させようとします。

監事経験者の方、管理会社のフロント経験者の方、妥当な監査の期間を教えてください。また、監査を妨害?された経験がありましたらお聞かせください。

みんなの回答

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川口先生の疑問のとおり監査と資料の送付は前後してしまいます。「不適切な部分が発見されたら是正をする」という管理会社の約束のもとに、定型文の監査報告書に先に署名捺印をしてほしいと言われます。スムーズな組合運営を阻害したくないという気持ちからそうしていますが、そこもいけないのでしょう。
総会は決算後2カ月以内と規約で定められていますが、決算報告書も決算後2カ月以内に提出するという管理委託契約になっているので、そこにも無理がありますね。理事会で話し合ってみます。
アドバイスを拝読し、問題の在処がわかってきました。ありがとうございました。

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花田先生、参考事例をありがとうございます。その「総会までの期間がタイトな事例」と似ています。

管理委託契約で「事業年度終了後2カ月以内に~収支決算案の素案を作成し、提出する」となっています。
総会も2カ月以内です。総会の約3週間くらい前の理事会で収支決算案が提出され、1年間の管理事務報告を受けます。その時には監査資料が間に合わないと言われて渡してもらえません。
後日渡される総会資料と決算案の間には食い違う部分が散見され、「月次を纏めたものが決算ではないのか?」と不思議に思います。総会までに間に合う部分は訂正してもらいますが、間に合わなければ次期に繰り越されます。

会計が不得手な管理会社があるとは…プロに委託しているつもりでしたが。
フロント経験者の花田先生ならではの情報をありがとうございました。

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脇田先生、ご回答ありがとうございます。
月次報告は理事長さんがメールで受領、承認をしています。
理事長さんを信頼していないようで気が引け、これまで期中の閲覧請求はしていませんでした。
脇田先生の仰るように「適宜適時監査」をできないか提案してみます。

会計監査は今期から上半期で実施をするようにしました。下半期の会計監査と業務監査を期末にしている現状です。
「ほとんど盲判となっている状況」にフロントマンも慣れている?のかもしれませんが、それでは何のために監事がいるのかわかりませんね。
「そもそも論」をありがとうございました。
 

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祖堅先生 ご回答ありがとうございます。「1週間前はあまりに不適切」というお言葉に励まされる思いです。

前期は総会資料の全戸配布後に監査の結果、訂正が必要になり、総会の当日に決算報告書と次期予算案が差し替えになりました。その時はフロントマンの上司も出席し謝罪してくれましたが、今期も業者からの請求書の未着を理由に資料が間に合わない、総会直前になる、と言ってきました。自分でその業者に直接連絡して請求書の状況を確認しようと考えています。

規模が小さく利益にならない管理組合なので後回しにされているのかも知れません。管理会社さんのマンパワーも不足しているのかも知れません。「めくら判を押さない監事は迷惑」といった印象すら受ける時もあるのですが、怯まずに是正を求めてまいります。

監査資料提出のタイミングとして「遅くとも総会案内の草案を出す時点で監査の準備ができていないとまずい」という基準をご教唆頂き、ありがとうございました。

ほとんどの管理会社が新会計年度開始後2か月以内の総会で間に合っています。それができない管理会社というのは…
領収書が届かなければ(考えずらいことですが)振込の記録があるはずですから、それを示せばいいことですよね。
別件で相談された管理組合の管理会社が、あまりに怠慢(総会開催に4~5か月かけている)で管理会社変更したことがあります。組合員の方は、それもおかしいと気が付かないくらい無関心なところでした。そういう管理組合はそれなりの対応しかされなくなってしまいます。今は意識の改革も進んでいます。なんといってもご自分たちの財産なのですから。

これまで甘い顔をしてきたからこのような事態を招いたのでしょう。「殆どの管理会社は2カ月でできる」ならば出来ない方が異常なのですね。
請求書の発行が遅れている会社に直接確認したところ先方のシステムの不具合が原因でした。請求額が定まっていないので支払いもしていません。発生主義で処理をしているので未払い金を計上すべきですが金額が定まるまでそれができないと管理会社は言っているのですが、「ひとまず0円で計上し、総会資料の提出は遅延させないように!」と要請しました。先生方のアドバイスがあったお陰で、甘い顔はしませんでした。重ね重ねありがとうございました。

三毛猫さん たびたびスミマセン。おせっかいだと思いますが???です。
請求額が決まっていないとのことですが、先に見積もりは出されなかったのでしょうか。何かをするときには見積もりをいただいて理事会で承認するのではないでしょうか。
見積もりのいらない何かでしたら通常のことですので、予算に含まれているはずです。
見積もりもなく、承認もなく何かをして、請求額がまだ決まっていないというのは理解できません。
発生主義というのは「何かをした」という事に対してですので、支払いをした、していないということとは違います。そこで未払いや未収という処理になるわけです。
先方のシステムの不具合も???ですね。

中途半端な説明でご心配をおかけしました。ちょっと長くなりますが事情をお話しします。
この4月から共用部分の電力を割安な契約プランに変更しました。割安になるのは、検針員による検針から機械による自動検針に変わることで人件費が削減される為なのですが、その自動検針システムに不具合が発生し、検針ができていないため、請求額が定まらないのです。照明もEVもあるので消費電力は確実に発生しています。しかし4月、5月分がそれぞれいくらになるのかが未検針で定まっていないのです。復旧したところから順番に請求していくそうですが、それがいつになるのか現時点ではわからないと電力会社から言われました。契約プランを変更する事自体は承認されていますし、従前より割安になるので年単位で考えれば実害は無いのですが、決算期を迎えてしまったため未払い金として計上したいが金額が定まらなくてできない、監査資料も完全にならないと管理会社は言うのです。電力部分以外の監査を先にしたいと申したのですが、管理会社はこのことを理由に電力部分のみならず全体の監査資料の提出を遅らせようとします。自分たちの事務処理の遅さの隠れ蓑に使っているとでも言いましょうか。前期も、前々期も監査資料の提出が遅かったので恣意的に遅らせて監査を妨害しているのか?と疑わしく感じたので、請求書は本当に未着なのかを自分で確認したところ上記のような事情でした。長々と失礼しました。

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前期は総会資料の全戸配布後に監査の結果、訂正が必要になり、総会の当日に決算報告書と次期予算案が差し替えになりました。その時はフロントマンの上司も出席し謝罪してくれましたが、今期も業者からの請求書の未着を理由に資料が間に合わない、総会直前になる、と言ってきました。自分でその業者に直接連絡して請求書の状況を確認しようと考えています。

規模が小さく利益にならない管理組合なので後回しにされているのかも知れません。管理会社さんのマンパワーも不足しているのかも知れません。「めくら判を押さない監事は迷惑」といった印象すら受ける時もあるのですが、怯まずに是正を求めてまいります。

監査資料提出のタイミングとして「遅くとも総会案内の草案を出す時点で監査の準備ができていないとまずい」という基準をご教唆頂き、ありがとうございました。

ほとんどの管理会社が新会計年度開始後2か月以内の総会で間に合っています。それができない管理会社というのは…
領収書が届かなければ(考えずらいことですが)振込の記録があるはずですから、それを示せばいいことですよね。
別件で相談された管理組合の管理会社が、あまりに怠慢(総会開催に4~5か月かけている)で管理会社変更したことがあります。組合員の方は、それもおかしいと気が付かないくらい無関心なところでした。そういう管理組合はそれなりの対応しかされなくなってしまいます。今は意識の改革も進んでいます。なんといってもご自分たちの財産なのですから。

これまで甘い顔をしてきたからこのような事態を招いたのでしょう。「殆どの管理会社は2カ月でできる」ならば出来ない方が異常なのですね。
請求書の発行が遅れている会社に直接確認したところ先方のシステムの不具合が原因でした。請求額が定まっていないので支払いもしていません。発生主義で処理をしているので未払い金を計上すべきですが金額が定まるまでそれができないと管理会社は言っているのですが、「ひとまず0円で計上し、総会資料の提出は遅延させないように!」と要請しました。先生方のアドバイスがあったお陰で、甘い顔はしませんでした。重ね重ねありがとうございました。

三毛猫さん たびたびスミマセン。おせっかいだと思いますが???です。
請求額が決まっていないとのことですが、先に見積もりは出されなかったのでしょうか。何かをするときには見積もりをいただいて理事会で承認するのではないでしょうか。
見積もりのいらない何かでしたら通常のことですので、予算に含まれているはずです。
見積もりもなく、承認もなく何かをして、請求額がまだ決まっていないというのは理解できません。
発生主義というのは「何かをした」という事に対してですので、支払いをした、していないということとは違います。そこで未払いや未収という処理になるわけです。
先方のシステムの不具合も???ですね。

中途半端な説明でご心配をおかけしました。ちょっと長くなりますが事情をお話しします。
この4月から共用部分の電力を割安な契約プランに変更しました。割安になるのは、検針員による検針から機械による自動検針に変わることで人件費が削減される為なのですが、その自動検針システムに不具合が発生し、検針ができていないため、請求額が定まらないのです。照明もEVもあるので消費電力は確実に発生しています。しかし4月、5月分がそれぞれいくらになるのかが未検針で定まっていないのです。復旧したところから順番に請求していくそうですが、それがいつになるのか現時点ではわからないと電力会社から言われました。契約プランを変更する事自体は承認されていますし、従前より割安になるので年単位で考えれば実害は無いのですが、決算期を迎えてしまったため未払い金として計上したいが金額が定まらなくてできない、監査資料も完全にならないと管理会社は言うのです。電力部分以外の監査を先にしたいと申したのですが、管理会社はこのことを理由に電力部分のみならず全体の監査資料の提出を遅らせようとします。自分たちの事務処理の遅さの隠れ蓑に使っているとでも言いましょうか。前期も、前々期も監査資料の提出が遅かったので恣意的に遅らせて監査を妨害しているのか?と疑わしく感じたので、請求書は本当に未着なのかを自分で確認したところ上記のような事情でした。長々と失礼しました。

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総会は決算後2カ月以内と規約で定められていますが、決算報告書も決算後2カ月以内に提出するという管理委託契約になっているので、そこにも無理がありますね。理事会で話し合ってみます。
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脇田先生、ご回答ありがとうございます。
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会計監査は今期から上半期で実施をするようにしました。下半期の会計監査と業務監査を期末にしている現状です。
「ほとんど盲判となっている状況」にフロントマンも慣れている?のかもしれませんが、それでは何のために監事がいるのかわかりませんね。
「そもそも論」をありがとうございました。
 

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総会も2カ月以内です。総会の約3週間くらい前の理事会で収支決算案が提出され、1年間の管理事務報告を受けます。その時には監査資料が間に合わないと言われて渡してもらえません。
後日渡される総会資料と決算案の間には食い違う部分が散見され、「月次を纏めたものが決算ではないのか?」と不思議に思います。総会までに間に合う部分は訂正してもらいますが、間に合わなければ次期に繰り越されます。

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総会は決算後2カ月以内と規約で定められていますが、決算報告書も決算後2カ月以内に提出するという管理委託契約になっているので、そこにも無理がありますね。理事会で話し合ってみます。
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花田先生、参考事例をありがとうございます。その「総会までの期間がタイトな事例」と似ています。

管理委託契約で「事業年度終了後2カ月以内に~収支決算案の素案を作成し、提出する」となっています。
総会も2カ月以内です。総会の約3週間くらい前の理事会で収支決算案が提出され、1年間の管理事務報告を受けます。その時には監査資料が間に合わないと言われて渡してもらえません。
後日渡される総会資料と決算案の間には食い違う部分が散見され、「月次を纏めたものが決算ではないのか?」と不思議に思います。総会までに間に合う部分は訂正してもらいますが、間に合わなければ次期に繰り越されます。

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フロント経験者の花田先生ならではの情報をありがとうございました。

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脇田先生、ご回答ありがとうございます。
月次報告は理事長さんがメールで受領、承認をしています。
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会計監査は今期から上半期で実施をするようにしました。下半期の会計監査と業務監査を期末にしている現状です。
「ほとんど盲判となっている状況」にフロントマンも慣れている?のかもしれませんが、それでは何のために監事がいるのかわかりませんね。
「そもそも論」をありがとうございました。
 

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前期は総会資料の全戸配布後に監査の結果、訂正が必要になり、総会の当日に決算報告書と次期予算案が差し替えになりました。その時はフロントマンの上司も出席し謝罪してくれましたが、今期も業者からの請求書の未着を理由に資料が間に合わない、総会直前になる、と言ってきました。自分でその業者に直接連絡して請求書の状況を確認しようと考えています。

規模が小さく利益にならない管理組合なので後回しにされているのかも知れません。管理会社さんのマンパワーも不足しているのかも知れません。「めくら判を押さない監事は迷惑」といった印象すら受ける時もあるのですが、怯まずに是正を求めてまいります。

監査資料提出のタイミングとして「遅くとも総会案内の草案を出す時点で監査の準備ができていないとまずい」という基準をご教唆頂き、ありがとうございました。

ほとんどの管理会社が新会計年度開始後2か月以内の総会で間に合っています。それができない管理会社というのは…
領収書が届かなければ(考えずらいことですが)振込の記録があるはずですから、それを示せばいいことですよね。
別件で相談された管理組合の管理会社が、あまりに怠慢(総会開催に4~5か月かけている)で管理会社変更したことがあります。組合員の方は、それもおかしいと気が付かないくらい無関心なところでした。そういう管理組合はそれなりの対応しかされなくなってしまいます。今は意識の改革も進んでいます。なんといってもご自分たちの財産なのですから。

これまで甘い顔をしてきたからこのような事態を招いたのでしょう。「殆どの管理会社は2カ月でできる」ならば出来ない方が異常なのですね。
請求書の発行が遅れている会社に直接確認したところ先方のシステムの不具合が原因でした。請求額が定まっていないので支払いもしていません。発生主義で処理をしているので未払い金を計上すべきですが金額が定まるまでそれができないと管理会社は言っているのですが、「ひとまず0円で計上し、総会資料の提出は遅延させないように!」と要請しました。先生方のアドバイスがあったお陰で、甘い顔はしませんでした。重ね重ねありがとうございました。

三毛猫さん たびたびスミマセン。おせっかいだと思いますが???です。
請求額が決まっていないとのことですが、先に見積もりは出されなかったのでしょうか。何かをするときには見積もりをいただいて理事会で承認するのではないでしょうか。
見積もりのいらない何かでしたら通常のことですので、予算に含まれているはずです。
見積もりもなく、承認もなく何かをして、請求額がまだ決まっていないというのは理解できません。
発生主義というのは「何かをした」という事に対してですので、支払いをした、していないということとは違います。そこで未払いや未収という処理になるわけです。
先方のシステムの不具合も???ですね。

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この4月から共用部分の電力を割安な契約プランに変更しました。割安になるのは、検針員による検針から機械による自動検針に変わることで人件費が削減される為なのですが、その自動検針システムに不具合が発生し、検針ができていないため、請求額が定まらないのです。照明もEVもあるので消費電力は確実に発生しています。しかし4月、5月分がそれぞれいくらになるのかが未検針で定まっていないのです。復旧したところから順番に請求していくそうですが、それがいつになるのか現時点ではわからないと電力会社から言われました。契約プランを変更する事自体は承認されていますし、従前より割安になるので年単位で考えれば実害は無いのですが、決算期を迎えてしまったため未払い金として計上したいが金額が定まらなくてできない、監査資料も完全にならないと管理会社は言うのです。電力部分以外の監査を先にしたいと申したのですが、管理会社はこのことを理由に電力部分のみならず全体の監査資料の提出を遅らせようとします。自分たちの事務処理の遅さの隠れ蓑に使っているとでも言いましょうか。前期も、前々期も監査資料の提出が遅かったので恣意的に遅らせて監査を妨害しているのか?と疑わしく感じたので、請求書は本当に未着なのかを自分で確認したところ上記のような事情でした。長々と失礼しました。