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年度を超えて完了する工事に係る予算・決算処理について

管理組合の会計

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    51〜200戸
  • 竣工年 :
    〜2000年

今回機械式駐車場の改修工事を実施することになりました。
11月に発注・契約締結して、工事は来年1月に着工・完成します。
11~12月は請負会社側で部品調達や施工準備を行うそうです。

当マンションの会計年度は1月に始まって12月に終了します。
理事会では、契約の締結を11月に行うので今期の予算を修正すべきだという人と、
工事が来年度になるので、来年度の当初予算に計上したのでよいとい人との間で問題になっています。(管理会社もこの意見です。)

この場合、予算はどちらの年度に計上すべきなのでしょうか。
管理会社に従って来年度に回すとすれば、予算もないのに今年度で発注できるのかとか、万一、発注した後になって予算が認められなかったらどうしようとか色々心配しています。

また、今年度の予算を修正して工事を発注した場合、12月末の決算では、未払金処理等が必要なのでしょうか。

みんなの回答

解決なさったということのようですので、topさんへの回答というのではなく、一般的な回答とさせていただきます。
改修工事というのは急遽決めるものではないと思いますが、何か不具合が起こってしまわれたのでしょうか。

臨時総会を開催して、工事の実施、工事の費用、施工会社との契約を承認いただくことになっているのでしたら、そこで予算の変更をするのが通常です。
修正と言っても、工事の費用を入れるだけですから手間はかからないはずです。
第1号議案で工事の承認、第2号議案で予算の変更をすればいいだけです。
承認を得た後に、契約ということになります。

今期、支出がないのでしたら、来期に予算を引き継げばいいです。
今期工事が完了して、その支払いをしていないということでしたら、未払い金となりますが、工事も完了しないわけですから、何も処理の必要はありません。
予算はとっても、今期は使わなかったので、来期に引き継ぐということになります。

機械式駐車場の改修は以前からの懸案でしたが、金額も分からないので予算組がなされておらず、我々の理事会であれこれ見積書やメンテ業者のアドバイスを貰ってなんとか漕ぎ付けたら年度末も近づいてしまって、いつまた調子が悪くなるか分からないので、できるときにさっさとやってしまおうというのがざっとした経緯です。

ただ、予算がないのに契約書を締結できるわけないだろと言われればそれもそうだと件の理事(A説)に引っ張られ、いやいや予算がなくても今年度は支払う金額がないので構いませんという管理会社(B説)の板挟みに合って、理事会が膠着してしまいました。

皆さんのご意見では、A説の方、B説の方の双方がおられたので、私もどっちか未だによく分かりません。ただ、理事の中には知恵者がいるもので、このまま発注して、正式発注を1月にしたら?というA+B説を提案したことで双方の顔が立ち、円満解決となりました。が、正直に言うと、単に理論上の問題だけで言い争うのにみんなが疲れてしまったというのが本音です。

結局総会を1週間先延ばしにすることにはなりましたが、議案は工事の実施のみ、予算は次年度だが予算発足後早々に発注して早期に完成させるためこの時期に提案したということで、たぶん総会では誰も反対しないと思います。

いろいろとご心配いただき、ありがとうございました。
それにしても、この「みんなの管理組合」の底力には驚きました。皆さんに感謝申し上げたいと思います。

工事完成が来期ですので、来年度の予算に計上してあれば問題ありません。

もし今期に着手金を支払う場合でも、来期の完成時に一括して会計処理すれば良いだけの話ですので、臨時総会で提案する議案書には今期の予算修正は必要ありません。

このような会計処理については、生半可な知識を持ったクレマー住民が文句を言ってくることは多々あります。

クレームがあった場合でも、管理会社のアドバイスに従ってさえいれば問題が発生することはありませんし、その場合のクレーム処理は管理会社に任せればよいだけだと思います。

明確かつ貴重なご意見ありがとうございました。
管理会社も予算なしで大丈夫と言っていますので、それでいいのかもしれません。
ただ、管理会社は予算がないのに発注=契約締結してよいという根拠を説明してくれません。それで一部の理事がなかなか納得してくれません。私もどちらかと言うと予算なしで発注することに不安を感じている一人です。

予算がなくても契約を締結しても構わないという、誰でも(某理事がすとんと)納得できるような理由があれば助かります。

当方でしたら、臨時総会の議案書に、工事内容と共に、工事金額について記述すれば問題ないと思います。

具体的には「工事費用は来期の修繕積立金会計から支出する」と議案書に明記し、臨時総会で承認を得れば、手続き的にも問題もないと思います。

何れにしても、このようなことは多くの管理組合で経験されているので、(大手の真っ当な管理会社なら)管理会社に任せれば心配する必要はありません。

ご教示ありがとうございました。

昨夜、理事会を開催し、管理会社も一緒に協議しました。
結局、件の理事がさらにパワーアップして、予算(修繕費)を超えて発注して翌年度の予算にツケを回すとは管理組合を破壊するに等しいとまで主張され、とうとう管理会社も折れてしまいました。
管理会社は、これまでに例がない、他のマンションも同じようにやっているというばかりで、なぜダメなのかを説明してくれないので、他の理事も件の理事の声に押されてしまいました。

しかし、更に一悶着あって、もうすぐ年度末ですし、総会まで間もないので、短期間で補正予算を作る手間が大変だということになって、
結論としては、年末までに口頭で仮発注して施工会社には準備に取りかかってもらい、年明けの新年度予算作成早々に正式発注と契約書の締結をすることで、理事会での収まりがつきました。

結局、実質的には管理会社の言う通り、形式的には件の理事の言う通りという、両者のいいとこ取りをしたようなことになりました。
何か釈然としないものが残りましたが、これで解決して前に進むようになったので、ほっとしています。

僅かの時間内に、貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。
asaka50さんのアドバイスも理事会で紹介させていただきました。感謝申し上げます。

総会の承認はどうなっているのでしょうか。総会で工事の実施と予算の承認を受けてから発注するのが通常手続きです。通常の手続き通りならば何ら問題ないと思いますが。

早速のご回答ありがとうございました。
総会(臨時)はこれからです。
総会に提案するにあたって、工事実施議案を修正予算付きで提案するか、予算は来期に回して工事実施のみの提案にするかということで、管理会社も含めて理事同士で意見がまとまらず、困っています。

おかげで昨夜の理事会で一応の決着はみました。
詳しくはasaka50さんの返信に記載しましたので、ご参照ください。
結局管理会社も「総会で工事の実施と予算の承認を受けてから発注するのが通常手続き」と納得してもらいました。
ありがとうございました。

工事完成が来期ですので、来年度の予算に計上してあれば問題ありません。

もし今期に着手金を支払う場合でも、来期の完成時に一括して会計処理すれば良いだけの話ですので、臨時総会で提案する議案書には今期の予算修正は必要ありません。

このような会計処理については、生半可な知識を持ったクレマー住民が文句を言ってくることは多々あります。

クレームがあった場合でも、管理会社のアドバイスに従ってさえいれば問題が発生することはありませんし、その場合のクレーム処理は管理会社に任せればよいだけだと思います。

明確かつ貴重なご意見ありがとうございました。
管理会社も予算なしで大丈夫と言っていますので、それでいいのかもしれません。
ただ、管理会社は予算がないのに発注=契約締結してよいという根拠を説明してくれません。それで一部の理事がなかなか納得してくれません。私もどちらかと言うと予算なしで発注することに不安を感じている一人です。

予算がなくても契約を締結しても構わないという、誰でも(某理事がすとんと)納得できるような理由があれば助かります。

当方でしたら、臨時総会の議案書に、工事内容と共に、工事金額について記述すれば問題ないと思います。

具体的には「工事費用は来期の修繕積立金会計から支出する」と議案書に明記し、臨時総会で承認を得れば、手続き的にも問題もないと思います。

何れにしても、このようなことは多くの管理組合で経験されているので、(大手の真っ当な管理会社なら)管理会社に任せれば心配する必要はありません。

ご教示ありがとうございました。

昨夜、理事会を開催し、管理会社も一緒に協議しました。
結局、件の理事がさらにパワーアップして、予算(修繕費)を超えて発注して翌年度の予算にツケを回すとは管理組合を破壊するに等しいとまで主張され、とうとう管理会社も折れてしまいました。
管理会社は、これまでに例がない、他のマンションも同じようにやっているというばかりで、なぜダメなのかを説明してくれないので、他の理事も件の理事の声に押されてしまいました。

しかし、更に一悶着あって、もうすぐ年度末ですし、総会まで間もないので、短期間で補正予算を作る手間が大変だということになって、
結論としては、年末までに口頭で仮発注して施工会社には準備に取りかかってもらい、年明けの新年度予算作成早々に正式発注と契約書の締結をすることで、理事会での収まりがつきました。

結局、実質的には管理会社の言う通り、形式的には件の理事の言う通りという、両者のいいとこ取りをしたようなことになりました。
何か釈然としないものが残りましたが、これで解決して前に進むようになったので、ほっとしています。

僅かの時間内に、貴重なご意見をいただき、ありがとうございました。
asaka50さんのアドバイスも理事会で紹介させていただきました。感謝申し上げます。

解決なさったということのようですので、topさんへの回答というのではなく、一般的な回答とさせていただきます。
改修工事というのは急遽決めるものではないと思いますが、何か不具合が起こってしまわれたのでしょうか。

臨時総会を開催して、工事の実施、工事の費用、施工会社との契約を承認いただくことになっているのでしたら、そこで予算の変更をするのが通常です。
修正と言っても、工事の費用を入れるだけですから手間はかからないはずです。
第1号議案で工事の承認、第2号議案で予算の変更をすればいいだけです。
承認を得た後に、契約ということになります。

今期、支出がないのでしたら、来期に予算を引き継げばいいです。
今期工事が完了して、その支払いをしていないということでしたら、未払い金となりますが、工事も完了しないわけですから、何も処理の必要はありません。
予算はとっても、今期は使わなかったので、来期に引き継ぐということになります。

機械式駐車場の改修は以前からの懸案でしたが、金額も分からないので予算組がなされておらず、我々の理事会であれこれ見積書やメンテ業者のアドバイスを貰ってなんとか漕ぎ付けたら年度末も近づいてしまって、いつまた調子が悪くなるか分からないので、できるときにさっさとやってしまおうというのがざっとした経緯です。

ただ、予算がないのに契約書を締結できるわけないだろと言われればそれもそうだと件の理事(A説)に引っ張られ、いやいや予算がなくても今年度は支払う金額がないので構いませんという管理会社(B説)の板挟みに合って、理事会が膠着してしまいました。

皆さんのご意見では、A説の方、B説の方の双方がおられたので、私もどっちか未だによく分かりません。ただ、理事の中には知恵者がいるもので、このまま発注して、正式発注を1月にしたら?というA+B説を提案したことで双方の顔が立ち、円満解決となりました。が、正直に言うと、単に理論上の問題だけで言い争うのにみんなが疲れてしまったというのが本音です。

結局総会を1週間先延ばしにすることにはなりましたが、議案は工事の実施のみ、予算は次年度だが予算発足後早々に発注して早期に完成させるためこの時期に提案したということで、たぶん総会では誰も反対しないと思います。

いろいろとご心配いただき、ありがとうございました。
それにしても、この「みんなの管理組合」の底力には驚きました。皆さんに感謝申し上げたいと思います。

総会の承認はどうなっているのでしょうか。総会で工事の実施と予算の承認を受けてから発注するのが通常手続きです。通常の手続き通りならば何ら問題ないと思いますが。

早速のご回答ありがとうございました。
総会(臨時)はこれからです。
総会に提案するにあたって、工事実施議案を修正予算付きで提案するか、予算は来期に回して工事実施のみの提案にするかということで、管理会社も含めて理事同士で意見がまとまらず、困っています。

おかげで昨夜の理事会で一応の決着はみました。
詳しくはasaka50さんの返信に記載しましたので、ご参照ください。
結局管理会社も「総会で工事の実施と予算の承認を受けてから発注するのが通常手続き」と納得してもらいました。
ありがとうございました。

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