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年1回行われる総会の出席者について

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    〜50戸
  • 竣工年 :
    〜1981年

私のマンションでは、総会で1世帯で2人が出席される方がおります。
但し、1住戸につき1議決権ですが、総会出席に関しては暗黙の了解で認めており、2人でも質問はでき、但し採決の時にはどちらか1人が挙手しておりました。

しかし、新理事会では、
1、複数人出席の有無について

2,規約上オーナー以外の、代理出席は規約で認めらおり、その際には本来書面提出することになっているが、これまで普通に非オーナーが出席し、採決に当たり前のように挙手・採決されていた。
(非オーナー⇒オーナーが夫で妻出席や、オーナーが娘で母出席など…)
今後住戸での代理出席の書面提出をするか?否か?

3、急に投書をオーナーから行うことを呼びかける文章を理事会議事録を出そうとした←当方より、規約で決まっていないと主張し、認識違いを認め、それについてはなしとなりました。

尚、当マンションは小規模マンションで、
世帯数も少ないことから、
オーナーでない方が役員をされている場合も多い状況です。
役員は2親等までOK。

1,2を次回理事会で議論する予定でおります。
皆様のマンションでは、どのような取り決めになっておりますでしょうか?
教えていただけると幸いです。

みんなの回答

当マンションの取扱い(取決めというほどのものはありません。)は次のとおりです。
1 複数人出席の有無について
 →複数人で出席する組合員が当然のようにいます。
 組合員の配偶者が主です。個人的には、奥様やご家族が出席されて多様な意見が交わされることは歓迎すべきと思っています。

2 配偶者その他の家族が出席する場合の本人の委任状について
 →配偶者又は同居する親族の場合は徴していません。
 ただし、標準管理規約第46条6項では「組合員又は代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければならない」と定めていますので(当マンションも同じです。)、上記取扱いはアウトということになります。しっかりと委任状を徴すべきだというのが正解だと思います。

 しかし、当管理組合では、今のところこれまでの取扱いを変える必要性は感じていません。

というのも、そもそも妻や息子が委任状なく総会に出席すると一体どんなまずい問題が生じるのでしょうか。個人的には、特段の問題もなく、かつ争いのない慣例的取扱いであれば、杓子定規に取り扱うより、慣習に従う方が業務も簡素になることだし、緩く解釈していいのではないかと思っています。
 組合員本人が家族に委任し、当該家族にも受任意思があり、管理組合もそれでよいと認めている情況下であれば、書面の未徴取は軽微な瑕疵であって、決議を覆すほどでもないというのが常識的判断かと思います。
 杓子定規にやり過ぎると、直前に奥さんに代わって息子さんが出席するような場合、委任状の再提出がない限り駄目だと決議参加を断らなければならないなど、却って不便になるケースもあります。

例えば総会にご夫婦で出席して、それぞれが意見を言ったとしても、議決権が1ならどちらかが挙手するということはよくあることだと思います。ご夫婦で共有なさっていて、お二人とも組合員だということも多いです。
区分所有者でない同居のご家族の方が出席することも多いと思います。
当マンションでは、普通のことでしたし、問題にはしておりませんでした。
ただ、万が一、異議を唱えたり、総会の決議を無効と主張する方が訴訟などを起こされたらどうなるかわかりませんので、規約改正時に、役員の資格、受任者の資格の範囲を広げて明記いたしました。
総会では「代理出席」と言うより「委任」ということになります。
ご家族同士で委任状を出すのもどうかなということで、出席票に出席者の名前を書いていただいています。
(これは厳密にはだめかもしれませんが。)
委任状は、議長への委任、他の組合員への委任に使っています。

同様に理事会でも、ご主人が忙しいからと言って奥様が出られたりしていたこともありましたので、役員の資格の範囲も広げ、なおかつ、代理出席を認めることも新たに明確に規定しました。

規約は何かあったときに対抗できるようにしましたが、今まで通りで変わらないということになります。
規約は改正しておいた方が無難だと思います。

例えば総会にご夫婦で出席して、それぞれが意見を言ったとしても、議決権が1ならどちらかが挙手するということはよくあることだと思います。ご夫婦で共有なさっていて、お二人とも組合員だということも多いです。
区分所有者でない同居のご家族の方が出席することも多いと思います。
当マンションでは、普通のことでしたし、問題にはしておりませんでした。
ただ、万が一、異議を唱えたり、総会の決議を無効と主張する方が訴訟などを起こされたらどうなるかわかりませんので、規約改正時に、役員の資格、受任者の資格の範囲を広げて明記いたしました。
総会では「代理出席」と言うより「委任」ということになります。
ご家族同士で委任状を出すのもどうかなということで、出席票に出席者の名前を書いていただいています。
(これは厳密にはだめかもしれませんが。)
委任状は、議長への委任、他の組合員への委任に使っています。

同様に理事会でも、ご主人が忙しいからと言って奥様が出られたりしていたこともありましたので、役員の資格の範囲も広げ、なおかつ、代理出席を認めることも新たに明確に規定しました。

規約は何かあったときに対抗できるようにしましたが、今まで通りで変わらないということになります。
規約は改正しておいた方が無難だと思います。

当マンションの取扱い(取決めというほどのものはありません。)は次のとおりです。
1 複数人出席の有無について
 →複数人で出席する組合員が当然のようにいます。
 組合員の配偶者が主です。個人的には、奥様やご家族が出席されて多様な意見が交わされることは歓迎すべきと思っています。

2 配偶者その他の家族が出席する場合の本人の委任状について
 →配偶者又は同居する親族の場合は徴していません。
 ただし、標準管理規約第46条6項では「組合員又は代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければならない」と定めていますので(当マンションも同じです。)、上記取扱いはアウトということになります。しっかりと委任状を徴すべきだというのが正解だと思います。

 しかし、当管理組合では、今のところこれまでの取扱いを変える必要性は感じていません。

というのも、そもそも妻や息子が委任状なく総会に出席すると一体どんなまずい問題が生じるのでしょうか。個人的には、特段の問題もなく、かつ争いのない慣例的取扱いであれば、杓子定規に取り扱うより、慣習に従う方が業務も簡素になることだし、緩く解釈していいのではないかと思っています。
 組合員本人が家族に委任し、当該家族にも受任意思があり、管理組合もそれでよいと認めている情況下であれば、書面の未徴取は軽微な瑕疵であって、決議を覆すほどでもないというのが常識的判断かと思います。
 杓子定規にやり過ぎると、直前に奥さんに代わって息子さんが出席するような場合、委任状の再提出がない限り駄目だと決議参加を断らなければならないなど、却って不便になるケースもあります。

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