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理事会が役員担当票を公表しません。

管理規約

管理組合の運営

  • マンションタイプ :
    単棟型
  • マンションの戸数 :
    201〜500戸
  • 竣工年 :
    2001年〜

今期の理事会が秘密主義で困っています。

前期迄は掲示板に連絡事項が掲示され、掲示板一杯に掲示物が貼られていました。

ところが今期の理事会はエレベーター点検日等の必要最小限の情報公開しか公開されず、顧問マンション管理士との契約解除等の重要情報だけでなく、組合員へ公表すべきと思われる役員担当表さえも掲示板に公開されませんので、理事会に質問状を提出しました。

理事会からは回答がないので繰り返し文書での回答を要求したところ下記の回答がきました。
(1)顧問マンション管理士の解任の件
費用削減を目的に理事会の判断で解任したもので理事会の専権事項なので、次回の定期総会の中で報告することから、その前に公開する必要はない。
(2)理事会役員の担当表
従来10年以上担当表が公表されていたのは承知しているが、近年個人情報保護が厳しくなったことから、管理組合のアドバイスにより、名前等公表は個人情報の開示は中止しました。
ただ期初の1週間だけ掲示板で公表しているので、秘密主義にはあたらない。

以上の様に今期の理事会が新理事長の方針で秘密主義に変わってしまいましたが、組合員の委託を受けた理事会役員が理事会役員担当表さえもプライバシー保護を理由で公開できないのはコンプライアンス違反だと思いますが、皆様のお考えは如何でしょうか?

みんなの回答

管理組合から委託を受けているのですから、何だかの形で公表する必要があります。

 福井さん、私のマンションは、理事会役員名は、総会で承認を得る為「理事長 ○○号 氏名」を明記されますが、その後の広報など一切しません。知りたいときは管理人さんに聞く、もしくは総会資料を取っておくという感じです。

 私個人としては、「個人情報保護」かどうかは分かりませんが、役員だからと誰でも見れる掲示板に氏名を公開してほしくない方です。必要であるなら、理事長〇〇号室までなら了承しますが。ただ、今まで慣例でやっていたなら、今期からは〇〇の理由で掲示しなくなりました、とかお知らせした方がいいと思います、というかやって欲しいですね。

 議事録は当マンションも書面にて申請しますが、請求されれば閲覧をさせなければならない、と規約にもあります、個人名が載っていた場合は塗りつぶす等してお渡しすればいいのだからしないのはどうかと思います。
私が書記をした際には、そのまま開示できるように、議事録に個人名を載せる必要があるときは了承を得て、後は、1階居住者、とかお名前は記載しないように議事録を作成しました。要望書・意見書は氏名記載有ですが、それは理事長が管理し多分開示しません。

 私は管理組合の活動にどうやったら皆さんが関心持って頂けるか、理事会便りはどうか、アンケートを活用しよう等模索していますが、福井さんのように関心を持って頂けるのは大変うれしく思います。

的を得た回答かどうかは判りません。
大手管理会社49戸マンション管理員5年目、甲種防火管理者、管理業務主任者。
最近管理会社本社は個人情報保護法をタテに居住者情報を管理組合に一切出さなくなっています。個人情報絡みで何か事件があったのだと思います。
昨年夏の総会の時に居住者向けアンケートがあり、「緊急連絡先や勤務先に変更がありましたら記入してください。その他要望事項を書いてください。」というのが出されました。回答を見ますと記入が多くありました。その後権限者である理事長を介して「アンケート結果を渡してください。」と要望しましたら、「本社決定で渡せない事になっている。」とのこと。フロントを通じて理事長が「そんなアホな」と抗議すると「どうしても、言うのであれば出す。」とのことでした。そして居住者の一人が「資料発送先を変えてほしい。」と要望が書いてありましたがそれに対する対応はできていませんでした。
緊急時、①火災や地震発生、②郵便ボックスへの郵便物の滞留③非常ベルへの対応など管理会社は一体どうする積もりなのでしょうか?居住者情報が手に入らないと万一の場合の対応が非常に危機的な状況になります。
2017年5月に個人情報保護法が改正され、管理組合も対象になりました。その時管理会社は我々管理組合に何もしませんでした。出来ることはイロイロありました。
そして現実として管理会社に何かあったので「情報は管理組合に出さない!」です。総会や、理事会でフロントを通じてお尋ねになってみてください。組合員の情報は管理組合に渡されていますか?」「休日中の火災時の避難体制をどのようにして作ったらいいのでしょうか?」「休日中、行方不明の居住者が現れたら、どんな風に探したらいいのでしょうか?」などなど。

隣の猫さん、ありがとうございます。
ただ、理事会役員一覧表は個人情報ではないと思います。

私も役員の名簿は個人情報にあたらないと思います。
名簿を公開せずに管理組合の組織は運営できません。「子供に自転車を買ったんだけど、どこに置いたらいいの?。」「自治会費を払いたいんだけど、誰に払ったらいいの?。」何から何まで理事長が窓口になることになります。議論はあるかもしれませんが、昨今個人情報保護法が独り歩きして行き過ぎた解釈になってしまっていると思います。
また、管理員をやって痛感しましたが、掲示物は殆どの方は見ていません。勤務マンションでは毎月「管理組合だより」を全戸に配布しています。それに管理組合役員の名前等を載せています。

マンション管理士の顧問契約は、総会で承認したのでしょうから解約も総会ですべき事項です。
理事会役員担当表は、議事録に記載すればいいことで、掲示までの必要はないと思います。
これまでの慣習とは違うかもしれませんが、1週間だけでも公表したということですからそれで済んでいるのではないでしょうか。

このみさん、ありがとうございます。

議事録は非公開で開示請求をしなくてはなりません。
開示請求しましたが、プライバシーに関わる情報ということで拒否されました。

議事録を全戸に配布していないところも多いと思いますが、プライバシーの問題で閲覧拒否するのはおかしいですね。
理事長が誰かはおわかりでしょうから、組合員が理事会の活動を知るのは当然の権利だとお話しなさってみてはいかがでしょう。
ちゃんと活動しているのでしたら隠すこともないでしょう。
役員は組合員に委任されて役員の職務を務めているのですから、委任者に仕事の報告をするのは当然ではないでしょうか。

推定ですが、恐らく今期の役員は、業務を管理会社に丸投げし、最低限のことしかやらずその期を終わるつもりなのでしょう。管理会社にとっては煙たい存在のマンション管理士を勝手に解任するのは管理規約違反です。専門家の選任、解任は総会決議事項です。又、役員担当表は区分所有者に周知すべき事項です。個人情報保護やプライバシー保護とは無関係です。高い委託管理費を払っているいるにも拘わらず、管理会社に上手く操られているように思われます。

推定ですが、恐らく今期の役員は、業務を管理会社に丸投げし、最低限のことしかやらずその期を終わるつもりなのでしょう。管理会社にとっては煙たい存在のマンション管理士を勝手に解任するのは管理規約違反です。専門家の選任、解任は総会決議事項です。又、役員担当表は区分所有者に周知すべき事項です。個人情報保護やプライバシー保護とは無関係です。高い委託管理費を払っているいるにも拘わらず、管理会社に上手く操られているように思われます。

Okさん、ありがとうございます。
私も役員担当表の非公開は管理規約違反ではとは思いますが、標準管理規約のどの条文に違反しているのか教えて頂けますと助かります。

マンション管理士の顧問契約は、総会で承認したのでしょうから解約も総会ですべき事項です。
理事会役員担当表は、議事録に記載すればいいことで、掲示までの必要はないと思います。
これまでの慣習とは違うかもしれませんが、1週間だけでも公表したということですからそれで済んでいるのではないでしょうか。

このみさん、ありがとうございます。

議事録は非公開で開示請求をしなくてはなりません。
開示請求しましたが、プライバシーに関わる情報ということで拒否されました。

議事録を全戸に配布していないところも多いと思いますが、プライバシーの問題で閲覧拒否するのはおかしいですね。
理事長が誰かはおわかりでしょうから、組合員が理事会の活動を知るのは当然の権利だとお話しなさってみてはいかがでしょう。
ちゃんと活動しているのでしたら隠すこともないでしょう。
役員は組合員に委任されて役員の職務を務めているのですから、委任者に仕事の報告をするのは当然ではないでしょうか。

管理組合から委託を受けているのですから、何だかの形で公表する必要があります。

 福井さん、私のマンションは、理事会役員名は、総会で承認を得る為「理事長 ○○号 氏名」を明記されますが、その後の広報など一切しません。知りたいときは管理人さんに聞く、もしくは総会資料を取っておくという感じです。

 私個人としては、「個人情報保護」かどうかは分かりませんが、役員だからと誰でも見れる掲示板に氏名を公開してほしくない方です。必要であるなら、理事長〇〇号室までなら了承しますが。ただ、今まで慣例でやっていたなら、今期からは〇〇の理由で掲示しなくなりました、とかお知らせした方がいいと思います、というかやって欲しいですね。

 議事録は当マンションも書面にて申請しますが、請求されれば閲覧をさせなければならない、と規約にもあります、個人名が載っていた場合は塗りつぶす等してお渡しすればいいのだからしないのはどうかと思います。
私が書記をした際には、そのまま開示できるように、議事録に個人名を載せる必要があるときは了承を得て、後は、1階居住者、とかお名前は記載しないように議事録を作成しました。要望書・意見書は氏名記載有ですが、それは理事長が管理し多分開示しません。

 私は管理組合の活動にどうやったら皆さんが関心持って頂けるか、理事会便りはどうか、アンケートを活用しよう等模索していますが、福井さんのように関心を持って頂けるのは大変うれしく思います。

推定ですが、恐らく今期の役員は、業務を管理会社に丸投げし、最低限のことしかやらずその期を終わるつもりなのでしょう。管理会社にとっては煙たい存在のマンション管理士を勝手に解任するのは管理規約違反です。専門家の選任、解任は総会決議事項です。又、役員担当表は区分所有者に周知すべき事項です。個人情報保護やプライバシー保護とは無関係です。高い委託管理費を払っているいるにも拘わらず、管理会社に上手く操られているように思われます。

Okさん、ありがとうございます。
私も役員担当表の非公開は管理規約違反ではとは思いますが、標準管理規約のどの条文に違反しているのか教えて頂けますと助かります。

推定ですが、恐らく今期の役員は、業務を管理会社に丸投げし、最低限のことしかやらずその期を終わるつもりなのでしょう。管理会社にとっては煙たい存在のマンション管理士を勝手に解任するのは管理規約違反です。専門家の選任、解任は総会決議事項です。又、役員担当表は区分所有者に周知すべき事項です。個人情報保護やプライバシー保護とは無関係です。高い委託管理費を払っているいるにも拘わらず、管理会社に上手く操られているように思われます。

的を得た回答かどうかは判りません。
大手管理会社49戸マンション管理員5年目、甲種防火管理者、管理業務主任者。
最近管理会社本社は個人情報保護法をタテに居住者情報を管理組合に一切出さなくなっています。個人情報絡みで何か事件があったのだと思います。
昨年夏の総会の時に居住者向けアンケートがあり、「緊急連絡先や勤務先に変更がありましたら記入してください。その他要望事項を書いてください。」というのが出されました。回答を見ますと記入が多くありました。その後権限者である理事長を介して「アンケート結果を渡してください。」と要望しましたら、「本社決定で渡せない事になっている。」とのこと。フロントを通じて理事長が「そんなアホな」と抗議すると「どうしても、言うのであれば出す。」とのことでした。そして居住者の一人が「資料発送先を変えてほしい。」と要望が書いてありましたがそれに対する対応はできていませんでした。
緊急時、①火災や地震発生、②郵便ボックスへの郵便物の滞留③非常ベルへの対応など管理会社は一体どうする積もりなのでしょうか?居住者情報が手に入らないと万一の場合の対応が非常に危機的な状況になります。
2017年5月に個人情報保護法が改正され、管理組合も対象になりました。その時管理会社は我々管理組合に何もしませんでした。出来ることはイロイロありました。
そして現実として管理会社に何かあったので「情報は管理組合に出さない!」です。総会や、理事会でフロントを通じてお尋ねになってみてください。組合員の情報は管理組合に渡されていますか?」「休日中の火災時の避難体制をどのようにして作ったらいいのでしょうか?」「休日中、行方不明の居住者が現れたら、どんな風に探したらいいのでしょうか?」などなど。

隣の猫さん、ありがとうございます。
ただ、理事会役員一覧表は個人情報ではないと思います。

私も役員の名簿は個人情報にあたらないと思います。
名簿を公開せずに管理組合の組織は運営できません。「子供に自転車を買ったんだけど、どこに置いたらいいの?。」「自治会費を払いたいんだけど、誰に払ったらいいの?。」何から何まで理事長が窓口になることになります。議論はあるかもしれませんが、昨今個人情報保護法が独り歩きして行き過ぎた解釈になってしまっていると思います。
また、管理員をやって痛感しましたが、掲示物は殆どの方は見ていません。勤務マンションでは毎月「管理組合だより」を全戸に配布しています。それに管理組合役員の名前等を載せています。

回答がありません。